Chapter 1: Nature and Significance of Management
1. Definition / നിർവചനം
Mary Parker Follett: “Art of getting things done through people.”
“ആളുകളിലൂടെ കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യിക്കുന്ന കല.”
Koontz & Weihrich: “Process of designing & maintaining environment for efficient goal achievement.”
2. Key Concepts / പ്രധാന ആശയങ്ങൾ
Management as: economic resource, class, authority system, discipline, process.
സാമ്പത്തിക വിഭവം, ക്ലാസ്സ്, അധികാര വ്യവസ്ഥ, പഠനവിഷയം, പ്രക്രിയ.
3. Objectives / ലക്ഷ്യങ്ങൾ
Organisational (സംഘടനാ): Survival, Profit, Growth – (അതിജീവനം, ലാഭം, വളർച്ച).
Social (സാമൂഹിക): Quality goods, jobs, eco‑friendly – (ഗുണമേന്മയുള്ള ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ, തൊഴിൽ, പരിസ്ഥിതി സൗഹൃദം).
Personal (വ്യക്തിഗത): Fair pay, recognition, growth – (ഉയർന്ന ശമ്പളം, അംഗീകാരം, വികസനം).
4. Importance / പ്രാധാന്യം
- Optimum utilisation of scarce resources – ദുർലഭ വിഭവങ്ങളുടെ ഒപ്റ്റിമം ഉപയോഗം.
- Accomplishment of group goals – കൂട്ടായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാൻ സഹായിക്കുന്നു.
- Minimises cost – ചെലവ് കുറയ്ക്കുന്നു.
- Helps in social development – സാമൂഹിക വികസനത്തിന് സഹായകമാകുന്നു.
- Brings stability to business – ബിസിനസ്സിൽ സ്ഥിരത കൈവരുത്തുന്നു.
5. Nature of Management / സ്വഭാവം
As an Art (കല)
- Personalised application – വ്യക്തിഗത ആവിഷ്കാരം.
- Practice & creativity – പരിശീലനവും സർഗ്ഗാത്മകതയും.
As a Science (ശാസ്ത്രം)
- Systematised body of knowledge – ചിട്ടയായ വിജ്ഞാനശാഖ.
- Principles based on experiments – പരീക്ഷണങ്ങളുടെ ഫലമായുള്ള തത്ത്വങ്ങൾ.
- Universal validity – സാർവത്രിക സ്വീകാര്യത.
- But it is an inexact science – കൃത്യതയില്ലാത്ത ശാസ്ത്രം (deals with human behaviour).
As a Profession (വിദഗ്ദ്ധ തൊഴിൽ)
- Specialised knowledge – പ്രത്യേക പഠനവിഷയം.
- Restricted entry – നിയന്ത്രിത പ്രവേശനം (though not compulsory).
- Professional associations – പ്രൊഫഷണൽ സംഘടന (eg. AIMA).
- Code of conduct – പെരുമാറ്റച്ചട്ടങ്ങൾ.
- Not a full‑fledged profession – പൂർണ്ണ പ്രൊഫഷനല്ല (no compulsory license, salary based).
6. Levels of Management / മാനേജ്മെന്റ് തലങ്ങൾ
Top Level Management (ഉന്നത തലം)
Chairman, CEO, MD, Board of Directors.
- Formulate policies & strategies – നയങ്ങളും തന്ത്രങ്ങളും രൂപീകരിക്കുക.
- Set organisational goals – സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിർണ്ണയിക്കുക.
- Overall coordination & control – മൊത്തത്തിലുള്ള ഏകോപനവും നിയന്ത്രണവും.
- Appoint middle level executives – മധ്യനിര മാനേജർമാരെ നിയമിക്കുക.
- Decide expansion & survival strategies – വളർച്ചയും നിലനിൽപ്പും ഉറപ്പാക്കുക.
Middle Level Management (മധ്യ തലം)
Department heads (Production, Marketing, Finance Manager).
- Implement top level plans – ഉന്നതതല പദ്ധതികൾ നടപ്പിലാക്കുക.
- Coordinate activities of departments – വകുപ്പുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുക.
- Recruit & train lower level staff – കീഴ് തല ജീവനക്കാരെ നിയമിക്കുക, പരിശീലിപ്പിക്കുക.
- Report to top management – ഉന്നതതലത്തിന് റിപ്പോർട്ട് നൽകുക.
- Interpret policies for lower levels – നയങ്ങൾ കീഴ് തലത്തിന് വിശദീകരിക്കുക.
Lower Level / Supervisory Level (കീഴ് തലം)
Foreman, Supervisor, Section Officer.
- Oversee daily operations – ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് മേൽനോട്ടം വഹിക്കുക.
- Assign tasks to workers – തൊഴിലാളികൾക്ക് ജോലി നൽകുക.
- Maintain discipline & safety – അച്ചടക്കവും സുരക്ഷയും ഉറപ്പാക്കുക.
- Maintain machinery & equipment – യന്ത്രങ്ങളും ഉപകരണങ്ങളും പരിപാലിക്കുക.
- Act as link between workers & middle management – തൊഴിലാളികൾക്കും മധ്യതലത്തിനും ഇടയിൽ ബന്ധം സ്ഥാപിക്കുക.
7. Functions of Management / ധർമ്മങ്ങൾ
- Planning (ആസൂത്രണം): Deciding in advance – എന്ത്, എങ്ങനെ, എപ്പോൾ, ആര്.
- Organising (സംഘാടനം): Grouping activities & assigning duties – പ്രവർത്തനങ്ങൾ തിരിച്ചറിഞ്ഞ് ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്യുക.
- Staffing (ഉദ്യോഗവൽക്കരണം): Recruitment, training, placement – നിയമനം, പരിശീലനം.
- Directing (നിർദ്ദേശിക്കൽ): Leading, motivating, supervising – നേതൃത്വം, പ്രചോദനം, മേൽനോട്ടം.
- Controlling (നിയന്ത്രണം): Measuring performance & corrective action – പ്രകടനം അളക്കുക, തിരുത്തുക.
8. Co‑ordination – The Essence of Management / ഏകോപനം – മാനേജ്മെന്റിന്റെ സത്ത
Definition: Synchronising activities of different departments. (വിവിധ വകുപ്പുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുക).
Features / സവിശേഷതകൾ
- Integrates group efforts – ഗ്രൂപ്പ് പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഏകീകരിക്കുന്നു.
- Ensures unity of action – പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ ഏകത ഉറപ്പാക്കുന്നു.
- Continuous process – തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയ.
- All pervasive – എല്ലാ തലങ്ങളിലും ആവശ്യം.
- Responsibility of all managers – എല്ലാ മാനേജർമാരുടെയും ഉത്തരവാദിത്തം.
- Deliberate function – ബോധപൂർവ്വം നടത്തുന്ന പ്രക്രിയ.
Importance / പ്രാധാന്യം: Growth in size, functional differentiation, specialisation.
9. Administration vs Management
Administration: Policy formulation, thinking function, top level.
Management: Execution, doing function, middle/lower levels.
Chapter 2: Principles of Management
1. Definition / നിർവചനം
Management Principles: Broad and general guidelines for decision-making and behaviour of managers.
മാനേജർമാരുടെ തീരുമാനങ്ങൾക്കും പെരുമാറ്റത്തിനും വഴികാട്ടിയായ വിശാലവും പൊതുവായതുമായ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ.
F.W. Taylor (Scientific Management): “Developing standard methods for every task to increase efficiency and productivity.”
കാര്യക്ഷമതയും ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിന് ഓരോ ജോലിക്കും സ്റ്റാൻഡേർഡ് രീതികൾ വികസിപ്പിക്കുക.
Henri Fayol (General Management): “Principles that can be taught and applied in all types of organizations.”
എല്ലാത്തരം സംഘടനകളിലും പഠിപ്പിക്കാനും പ്രയോഗിക്കാനും കഴിയുന്ന തത്ത്വങ്ങൾ.
2. Nature of Principles / പ്രകൃതി
- Universal applicability – സാർവത്രിക പ്രയോഗക്ഷമത.
- Flexible – വഴക്കമുള്ളവ.
- Behavioral – മാനുഷിക സ്വഭാവവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടവ.
- Cause and effect relationship – കാരണ-ഫല ബന്ധം.
- General guidelines – പൊതുവായ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ (not rigid / കർക്കശമല്ല).
3. Scientific Management (F.W. Taylor) / ശാസ്ത്രീയ മാനേജ്മെന്റ്
Father of Scientific Management – ശാസ്ത്രീയ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പിതാവ്.
Principles / തത്ത്വങ്ങൾ
- Science, Not Rule of Thumb: Develop standard method for every task – ഓരോ ജോലിക്കും സ്റ്റാൻഡേർഡ് രീതി വികസിപ്പിക്കുക.
- Harmony, Not Discord: Complete harmony between management & workers – മാനേജ്മെന്റും തൊഴിലാളികളും തമ്മിൽ പൂർണ്ണ ഐക്യം.
- Cooperation, Not Individualism: Cooperation between workers & management – തൊഴിലാളികളും മാനേജ്മെന്റും തമ്മിലുള്ള സഹകരണം.
- Development of Each Person: Scientific selection & training – ശാസ്ത്രീയ തിരഞ്ഞെടുപ്പും പരിശീലനവും.
Techniques / സാങ്കേതികതകൾ
- Functional Foremanship (കാര്യക്ഷമമായ മേൽനോട്ട സമ്പ്രദായം): One worker supervised by 8 specialists – ഒരു തൊഴിലാളിക്ക് 8 വിദഗ്ദ്ധരുടെ മേൽനോട്ടം.
- Method Study (രീതി പഠനം): Find 'one best way' to do a task – ഒരു ജോലി ചെയ്യാനുള്ള 'ഏറ്റവും നല്ല മാർഗ്ഗം' കണ്ടെത്തുക.
- Motion Study (ചലന പഠനം): Study of movements to eliminate unnecessary motions – അനാവശ്യ ചലനങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ ചലനങ്ങൾ പഠിക്കുക.
- Time Study (സമയ പഠനം): Determine standard time for a job – ഒരു ജോലിയുടെ സ്റ്റാൻഡേർഡ് സമയം നിർണ്ണയിക്കുക.
- Fatigue Study (ക്ഷീണ പഠനം): Determine rest intervals required – ആവശ്യമായ വിശ്രമ ഇടവേളകൾ നിർണ്ണയിക്കുക.
- Differential Piece Wage System (വ്യത്യസ്ത പീസ് വേതന സമ്പ്രദായം): Higher wage for efficient workers, lower for inefficient – കാര്യക്ഷമരായ തൊഴിലാളികൾക്ക് ഉയർന്ന വേതനം, കാര്യക്ഷമമല്ലാത്തവർക്ക് കുറഞ്ഞ വേതനം.
4. General Management (Henri Fayol) / പൊതു മാനേജ്മെന്റ്
Father of General Management – പൊതു മാനേജ്മെന്റിന്റെ പിതാവ്.
Published 14 principles in 1917 (book).
14 Principles / 14 തത്ത്വങ്ങൾ
- Division of Work (ജോലിയുടെ വിഭജനം): Specialization increases efficiency – വിഭജനം കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.
- Authority & Responsibility (അധികാരവും ഉത്തരവാദിത്വവും): Right to give orders & obligation to perform – ഉത്തരവിടാനുള്ള അവകാശവും നിർവഹിക്കാനുള്ള ബാധ്യതയും.
- Discipline (അച്ചടക്കം): Obedience to rules and agreements – നിയമങ്ങളോടും കരാറുകളോടുമുള്ള അനുസരണം.
- Unity of Command (ഏക കമാൻഡ്): One employee, one superior – ഒരു ജീവനക്കാരന് ഒരു മേലുദ്യോഗസ്ഥൻ മാത്രം.
- Unity of Direction (ഏക ദിശ): One head, one plan for same objective – ഒരു ലക്ഷ്യത്തിന് ഒരു തലവൻ, ഒരു പദ്ധതി.
- Subordination of Individual Interest (വ്യക്തിതാൽപ്പര്യത്തിന് മേലെ സംഘടനാ താൽപ്പര്യം): Organization interest over personal interest – സംഘടനാ താൽപ്പര്യത്തിന് മുൻഗണന.
- Remuneration (പ്രതിഫലം): Fair pay to employees and organization – ജീവനക്കാർക്കും സംഘടനയ്ക്കും ന്യായമായ പ്രതിഫലം.
- Centralization (കേന്ദ്രീകരണം): Concentration of authority – അധികാരത്തിന്റെ കേന്ദ്രീകരണം.
- Scalar Chain (ശ്രേണി ശൃംഖല): Chain of superiors from top to bottom – മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്കുള്ള മേലുദ്യോഗസ്ഥരുടെ ശൃംഖല.
- Order (ക്രമം): "A place for everything and everything in its place" – എല്ലാത്തിനും ഒരു സ്ഥാനം, എല്ലാം അതിന്റെ സ്ഥാനത്ത്.
- Equity (സമത്വം): Kindness and justice in treatment – ദയയും നീതിയും ഒത്തുചേർന്ന പെരുമാറ്റം.
- Stability of Tenure (സ്ഥിരത): Employees need time to learn and perform – ജീവനക്കാർക്ക് പഠിക്കാനും പ്രവർത്തിക്കാനും സമയം നൽകുക.
- Initiative (മുൻകൈ): Workers encouraged to develop and carry out plans – പദ്ധതികൾ വികസിപ്പിക്കാനും നടപ്പാക്കാനും പ്രോത്സാഹനം.
- Esprit de Corps (ടീം സ്പിരിറ്റ്): "Union is strength" – ഐക്യമാണ് ശക്തി.
Chapter 3: Business Environment
1. Definition / നിർവചനം
Business Environment: The sum total of all individuals, institutions, and other forces that are outside a business's control but affect its performance.
ഒരു ബിസിനസ്സിന്റെ നിയന്ത്രണത്തിന് പുറത്തുള്ളതും എന്നാൽ അതിന്റെ പ്രകടനത്തെ ബാധിക്കുന്നതുമായ എല്ലാ വ്യക്തികൾ, സ്ഥാപനങ്ങൾ, മറ്റ് ശക്തികൾ എന്നിവയുടെ ആകെത്തുക.
2. Dimensions of Business Environment / ബിസിനസ് പരിസ്ഥിതിയുടെ മാനങ്ങൾ
a) Economic Environment / സാമ്പത്തിക പരിസ്ഥിതി
Factors: Inflation rate, tax rate, public debt, savings rate, interest rates, liberalization.
പണപ്പെരുപ്പ നിരക്ക്, നികുതി നിരക്ക്, പൊതു കടം, നിക്ഷേപ നിരക്ക്, പലിശ നിരക്ക്, ഉദാരവൽക്കരണം.
b) Social Environment / സാമൂഹിക പരിസ്ഥിതി
Factors: Literacy rate, lifestyle changes, customs & traditions, birth/death rate, life expectancy, demographic composition.
സാക്ഷരതാ നിരക്ക്, ജീവിതശൈലി മാറ്റങ്ങൾ, ആചാരങ്ങൾ & പാരമ്പര്യങ്ങൾ, ജനന/മരണ നിരക്ക്, ആയുർദൈർഘ്യം, ജനസംഖ്യാപരമായ ഘടന.
c) Political Environment / രാഷ്ട്രീയ പരിസ്ഥിതി
Factors: Stability of government, ideology of ruling party, bureaucracy.
സർക്കാരിന്റെ സ്ഥിരത, ഭരണകക്ഷിയുടെ പ്രത്യയശാസ്ത്രം, ബ്യൂറോക്രസി.
d) Legal Environment / നിയമ പരിസ്ഥിതി
Factors: Laws prevailing (e.g., Companies Act, Consumer Protection Act), labor laws, trademark laws.
നിലവിലുള്ള നിയമങ്ങൾ (ഉദാ: കമ്പനി നിയമം, ഉപഭോക്തൃ സംരക്ഷണ നിയമം), തൊഴിൽ നിയമങ്ങൾ, വ്യാപാരമുദ്ര നിയമങ്ങൾ.
e) Technological Environment / സാങ്കേതിക പരിസ്ഥിതി
Factors: Scientific improvements, technological advancements.
ശാസ്ത്രീയ പുരോഗതികൾ, സാങ്കേതിക മുന്നേറ്റങ്ങൾ.
3. Key Concepts / പ്രധാന ആശയങ്ങൾ
Specific Forces / പ്രത്യേക ശക്തികൾ: Factors that directly affect a business (e.g., customers, suppliers, competitors).
ഒരു ബിസിനസ്സിനെ നേരിട്ട് ബാധിക്കുന്ന ഘടകങ്ങൾ (ഉദാ: ഉപഭോക്താക്കൾ, വിതരണക്കാർ, എതിരാളികൾ).
General Forces / പൊതുവായ ശക്തികൾ: Factors that affect all businesses indirectly (e.g., economic, social, political conditions).
എല്ലാ ബിസിനസ്സുകളെയും പരോക്ഷമായി ബാധിക്കുന്ന ഘടകങ്ങൾ (ഉദാ: സാമ്പത്തിക, സാമൂഹിക, രാഷ്ട്രീയ സാഹചര്യങ്ങൾ).
LPG / എൽ.പി.ജി (1991 Economic Reforms): Liberalization (ഉദാരവൽക്കരണം), Privatization (സ്വകാര്യവൽക്കരണം), Globalization (ആഗോളവൽക്കരണം).
4. Importance of Business Environment / പ്രാധാന്യം
- First mover advantage – ആദ്യം പ്രവർത്തിക്കുന്നയാൾക്ക് ലാഭം.
- Early warning signal – ഭീഷണികളെ മുൻകൂട്ടി അറിയാൻ.
- Identify opportunities – അവസരങ്ങൾ തിരിച്ചറിയാൻ.
- Improve performance – പ്രകടനം മെച്ചപ്പെടുത്താൻ.
Chapter 4: Planning
1. Concept / ആശയം
Definition: “Deciding in advance what to do, how to do it, when to do it, and who is to do it.” – Koontz & O’Donnell. It bridges the gap between where we are and where we want to go.
“എന്ത് ചെയ്യണം, അത് എപ്രകാരം ചെയ്യണം, അത് എപ്പോൾ ചെയ്യണം, അത് ആര് ചെയ്യുന്നു എന്നെല്ലാം മുൻകൂട്ടി തീരുമാനിക്കലാണ് ആസൂതണം.” ഇത് നമ്മൾ എവിടെയാണ് ഉള്ളത്, എവിടെ പോകണമെന്നത് തമ്മിലുള്ള വിടവ് നികത്തുന്നു.
Simple Hint: Planning is like making a roadmap before a journey – you decide your destination (goals), route (action plan), and timeline.
2. Importance / പ്രാധാന്യം
- Provides direction (ദിശ): Clearly defines what, when, and how to do – എന്ത്, എപ്പോൾ, എങ്ങനെ ചെയ്യണമെന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്നു.
- Reduces risk of uncertainty (അനിശ്ചിതത്വം കുറയ്ക്കുന്നു): Anticipates changes and prepares for them – മാറ്റങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി കാണുകയും തയ്യാറെടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
- Reduces wasteful activities (പാഴ്പ്രവർത്തനങ്ങൾ കുറയ്ക്കുന്നു): Coordinates activities to avoid waste – പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിച്ച് പാഴാക്കൽ ഒഴിവാക്കുന്നു.
- Promotes innovative ideas (പുത്തൻ ആശയങ്ങൾ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു): Encourages finding better methods – മെച്ചപ്പെട്ട രീതികൾ കണ്ടെത്താൻ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു.
- Facilitates decision making (തീരുമാനമെടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു): Helps in choosing the best alternative – മികച്ച ബദൽ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
- Establishes standards for controlling (നിയന്ത്രണത്തിന് മാനദണ്ഡം): Serves as a benchmark for performance – പ്രകടനത്തിനുള്ള മാനദണ്ഡമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു.
3. Features / സവിശേഷതകൾ
- Goal-oriented (ലക്ഷ്യബോധമുള്ളത്): Focuses on achieving objectives – ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നു.
- Primary function (പ്രാഥമിക ധർമ്മം): Lays the base for all other functions – മറ്റെല്ലാ ധർമ്മങ്ങൾക്കും അടിത്തറയിടുന്നു.
- Pervasive (വ്യാപകമായത്): Needed at all levels and in all departments – എല്ലാ തലങ്ങളിലും വകുപ്പുകളിലും ആവശ്യമാണ്.
- Continuous (തുടർച്ചയായത്): An ongoing process – തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയ.
- Futuristic (ഭാവിയെ കുറിച്ചുള്ളത്): Looks ahead based on forecasting – പ്രവചനങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഭാവിയെ നോക്കിക്കാണുന്നു.
- Involves decision making (തീരുമാനമെടുക്കൽ ഉൾപ്പെടുന്നു): Requires choosing from alternatives – ബദലുകളിൽ നിന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കൽ ആവശ്യമാണ്.
- Mental exercise (മാനസിക പ്രക്രിയ): An intellectual activity of thinking – ചിന്തയുടെ ബൗദ്ധിക പ്രവർത്തനം.
4. Limitations / പരിമിതികൾ
- Leads to rigidity (കടുത്ത വഴക്കമില്ലായ്മ): Restricts initiative and creativity – മുൻകൈയും സർഗ്ഗാത്മകതയും നിയന്ത്രിക്കുന്നു.
- May not work in dynamic environment (ചലനാത്മക സാഹചര്യത്തിൽ പരാജയപ്പെടാം): Plans can become irrelevant quickly – പദ്ധതികൾ പെട്ടെന്ന് അപ്രസക്തമായേക്കാം.
- Reduces creativity (സർഗ്ഗാത്മകത കുറയ്ക്കുന്നു): Top-down planning stifles new ideas – മുകളിൽ നിന്നുള്ള ആസൂത്രണം പുത്തൻ ആശയങ്ങളെ അടിച്ചമർത്തുന്നു.
- Involves huge cost (വൻ ചെലവ്): Expensive process involving data collection and experts – ഡാറ്റ ശേഖരണവും വിദഗ്ദ്ധരും ഉൾപ്പെടുന്ന ചെലവേറിയ പ്രക്രിയ.
- Time-consuming (സമയമെടുക്കുന്നത്): Delays quick decisions when needed urgently – അടിയന്തര തീരുമാനങ്ങൾ വൈകിപ്പിക്കുന്നു.
- Lack of reliable data (വിശ്വസനീയമായ ഡാറ്റയുടെ അഭാവം): Poor data leads to poor plans – മോശം ഡാറ്റ മോശം പദ്ധതികളിലേക്ക് നയിക്കുന്നു.
- Does not guarantee success (വിജയം ഉറപ്പുനൽകുന്നില്ല): Unforeseen events can still cause failure – അപ്രതീക്ഷിത സംഭവങ്ങൾ ഇപ്പോഴും പരാജയത്തിന് കാരണമാകാം.
5. Planning Process / ആസൂത്രണ പ്രക്രിയ
- Setting Objectives (ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിശ്ചയിക്കുക): Clearly define what the organisation wants to achieve – സംഘടന എന്താണ് നേടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നതെന്ന് വ്യക്തമായി നിർവചിക്കുക.
- Developing Premises (അടിസ്ഥാന വ്യവസ്ഥകൾ തയ്യാറാക്കുക): Make assumptions about the future (planning premises) – ഭാവിയെ കുറിച്ച് അനുമാനങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുക (ആസൂത്രണ മുൻവ്യവസ്ഥകൾ).
- Identifying Alternatives (ബദലുകൾ തിരിച്ചറിയുക): Discover various ways to achieve objectives – ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാനുള്ള വിവിധ വഴികൾ കണ്ടെത്തുക.
- Evaluating Alternatives (ബദലുകൾ വിലയിരുത്തുക): Analyse the pros and cons of each – ഓരോന്നിന്റെയും ഗുണദോഷങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുക.
- Selecting an Alternative (ഒരു ബദൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക): Choose the most appropriate option – ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായ ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- Implementing the Plan (പദ്ധതി നടപ്പിലാക്കുക): Put the plan into action – പദ്ധതി പ്രാവർത്തികമാക്കുക.
- Follow-up Action (തുടർനടപടി): Monitor the plan to ensure it is on track – പദ്ധതി ശരിയായ പാതയിലാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ നിരീക്ഷിക്കുക.
6. Types of Plans / പദ്ധതികളുടെ തരങ്ങൾ
Based on Use:
- Single-use Plan (ഒറ്റ ഉപയോഗ പദ്ധതി): For one-time events/goals. E.g., a specific project budget – ഒറ്റത്തവണ പരിപാടികൾക്കോ ലക്ഷ്യങ്ങൾക്കോ വേണ്ടി.
- Standing Plan (സ്ഥിരം പദ്ധതി): For activities that occur regularly. E.g., policies, rules – പതിവായി നടക്കുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് വേണ്ടി.
Based on Content:
- Objectives (ലക്ഷ്യങ്ങൾ): Goals the organisation aims to achieve. E.g., increase sales by 10% – സംഘടന നേടാൻ ലക്ഷ്യമിടുന്ന ഫലങ്ങൾ.
- Strategy (തന്ത്രം): Comprehensive plan to accomplish objectives considering the business environment. E.g., discount sales – ബിസിനസ് പരിസ്ഥിതി പരിഗണിച്ച് ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാനുള്ള സമഗ്ര പദ്ധതി.
- Policy (നയം): General guidelines for decision making. E.g., recruitment policy – തീരുമാനങ്ങൾക്കുള്ള പൊതു മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ.
- Procedure (നടപടിക്രമം): Routine steps in chronological order. E.g., procedure for reporting progress – ക്രമാനുഗതമായ ദൈനംദിന ഘട്ടങ്ങൾ.
- Method (രീതി): Standardized way of doing a specific job. E.g., method for assembling a product – ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ജോലി ചെയ്യുന്നതിനുള്ള സ്റ്റാൻഡേർഡ് മാർഗ്ഗം.
- Rule (നിയമം): Specific statement of what must be done or not done. E.g., "No smoking" – എന്ത് ചെയ്യണം, എന്ത് ചെയ്യരുത് എന്നതിന്റെ നിർദ്ദിഷ്ട പ്രസ്താവന.
- Programme (പരിപാടി): Detailed action plan for a specific objective. E.g., a training programme – ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ലക്ഷ്യത്തിനായുള്ള വിശദമായ പ്രവർത്തന പദ്ധതി.
- Budget (ബജറ്റ്): Plan stated in numerical/quantitative terms. E.g., sales budget – സംഖ്യാപരമായി പ്രസ്താവിച്ചിരിക്കുന്ന പദ്ധതി.
Chapter 5: Organising
1. Meaning / അർത്ഥം
Definition: “Organising is the process of identifying and grouping the work to be performed, defining and delegating responsibility and authority and establishing relationships for the purpose of enabling people to work most effectively together in accomplishing objectives.” – Louis A. Allen
“ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിനായി ആളുകളെ ഏറ്റവും ഫലപ്രദമായി ഒരുമിച്ച് പ്രവർത്തിക്കാൻ പ്രാപ്തരാക്കുന്നതിന്, നിർവഹിക്കേണ്ട ജോലികൾ തിരിച്ചറിയുകയും ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്യുകയും, ഉത്തരവാദിത്തവും അധികാരവും നിർവചിക്കുകയും നിയോഗിക്കുകയും, ബന്ധങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് സംഘാടനം.”
Simple Hint: Organising is the function of arranging people and resources to work together to achieve a goal. It's like deciding who will do what, who will be in charge of whom, and how different parts coordinate.
2. Steps in the Process / സംഘാടന പ്രക്രിയയിലെ ഘട്ടങ്ങൾ
- Division of work (തൊഴിൽ വിഭജനം): Total work is divided into smaller tasks to bring specialization – ആകെയുള്ള ജോലിയെ ചെറിയ ജോലികളായി വിഭജിക്കുക.
- Departmentalisation (വകുപ്പുകളാക്കൽ): Similar activities are grouped together to form departments – സമാന പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഒരുമിച്ച് ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്ത് വകുപ്പുകൾ രൂപീകരിക്കുക.
- Assigning duties (ചുമതല ഏൽപ്പിക്കൽ): Placing the right person in the right job and allocating duties – ശരിയായ വ്യക്തിയെ ശരിയായ ജോലിയിൽ നിയമിക്കുകയും ചുമതലകൾ നൽകുകയും ചെയ്യുക.
- Establishing reporting relationships (അധികാര-ഉത്തരവാദിത്ത ബന്ധം നിർണ്ണയിക്കൽ): Creating an authority structure linking all members – എല്ലാ അംഗങ്ങളെയും ബന്ധിപ്പിക്കുന്ന ഒരു അധികാര ഘടന സൃഷ്ടിക്കുക.
3. Importance / പ്രാധാന്യം
- Specialisation (വൈദഗ്ദ്ധ്യവൽക്കരണം): Division of work encourages efficiency – തൊഴിൽ വിഭജനം കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.
- Clarity in working relationships (സുനിശ്ചിതമായ ജോലികൾ): Clear lines of communication and accountability – ആശയവിനിമയത്തിനും ഉത്തരവാദിത്തത്തിനും വ്യക്തമായ മാർഗ്ഗം.
- Optimum utilisation of resources (വിഭവങ്ങളുടെ പരമാവധി ഉപയോഗം): Proper use of materials, finance, and people – വസ്തുക്കൾ, ധനം, ആളുകൾ എന്നിവയുടെ ശരിയായ ഉപയോഗം.
- Adaptation to change (മാറ്റങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടൽ): Facilitates structural modifications – ഘടനാപരമായ മാറ്റങ്ങൾ സുഗമമാക്കുന്നു.
- Effective Administration (കാര്യക്ഷമമായ ഭരണം): Avoids confusion and duplication of work – ആശയക്കുഴപ്പവും ജോലിയുടെ ആവർത്തനവും ഒഴിവാക്കുന്നു.
- Development of personnel (ജീവനക്കാരുടെ വളർച്ച): Delegation gives managers opportunity to grow – അധികാര വിനിയോഗം മാനേജർമാർക്ക് വളരാനുള്ള അവസരം നൽകുന്നു.
- Expansion and growth (വിപുലീകരണവും വളർച്ചയും): Helps in adding new departments or product lines – പുതിയ വകുപ്പുകളോ ഉൽപ്പന്ന നിരകളോ ചേർക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
4. Organisation Structure / സംഘടനാ ഘടന
A) Functional Structure (ഫങ്ഷണൽ ഘടന)
Meaning: Departments created on the basis of functions performed (e.g., Production, Marketing, Finance) – നിർവ്വഹിക്കുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ വകുപ്പുകൾ രൂപീകരിക്കുന്നു.
Merits: Logical, specialisation, departmental coordination, delegation, training of specialists.
Demerits: Functional empires, difficult to fix responsibility, restricts development of all-round managers.
B) Divisional Structure (ഡിവിഷണൽ ഘടന)
Meaning: Structure based on product lines or geographical divisions – ഉൽപ്പന്ന നിരകളുടെയോ ഭൂമിശാസ്ത്രപരമായ ഡിവിഷനുകളുടെയോ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള ഘടന.
Merits: Product specialisation, easier coordination, faster decisions, accountability clear.
Demerits: Duplication of resources, high cost, under-utilisation of capacity possible.
Comparison (താരതമ്യം)
| Basis | Functional Structure | Divisional Structure |
|---|---|---|
| Formation | Based on functions | Based on product lines |
| Specialisation | Functional specialisation | Product specialisation |
| Responsibility | Difficult to fix | Easy to fix |
| Managerial Development | Limited scope | Easier, due to autonomy |
| Cost | Economical | Costly (duplication) |
5. Formal & Informal Organisation / ഔപചാരിക-അനൗപചാരിക സംഘടന
Formal Organisation (ഔപചാരിക സംഘടന)
Meaning: Deliberately designed structure of relationships by top management – മുതിർന്ന മാനേജ്മെന്റ് മനഃപൂർവ്വം രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത ബന്ധങ്ങളുടെ ഘടന.
Features: Official, goal-oriented, based on rules, stable.
Merits: Orderly work, avoids duplication, unity of command, stability.
Demerits: Delays, ignores social needs, rigid.
Informal Organisation (അനൗപചാരിക സംഘടന)
Meaning: Network of personal and social relationships arising spontaneously – സ്വതസിദ്ധമായി ഉടലെടുക്കുന്ന വ്യക്തിപരവും സാമൂഹികവുമായ ബന്ധങ്ങളുടെ ശൃംഖല.
Features: Spontaneous, no rules, personal relationships, no definite structure.
Merits: Quick communication, fulfills social needs, better feedback.
Demerits: Spreads rumours, may work against management, personal interests dominate.
Chapter 6: Staffing
1. Meaning / അർത്ഥം
Definition: “Staffing or Human Resources Management is the recruitment, selection, development, utilisation, compensation and motivation of human resources of the organisation.” – French Wendell
“ഒരു സംഘടനയിലെ മനുഷ്യവിഭവശേഷിയുടെ റിക്രൂട്ട്മെന്റ്, തിരഞ്ഞെടുപ്പ്, വികസനം, വിനിയോഗം, നഷ്ടപരിഹാരം, പ്രചോദനം എന്നിവയാണ് ഉദ്യോഗവൽക്കരണം അഥവാ മാനവവിഭവ മാനേജ്മെന്റ്.”
Simple Hint: Staffing is the function of finding, hiring, and keeping the right people for the right jobs. It's like being the casting director for a movie – finding the perfect actor for each role.
2. Importance / പ്രാധാന്യം
- Competent personnel (കഴിവുള്ള ഉദ്യോഗാർത്ഥികൾ): Helps discover and obtain skilled people – വിദഗ്ദ്ധരായ ആളുകളെ കണ്ടെത്താനും നേടാനും സഹായിക്കുന്നു.
- Higher performance (ഉയർന്ന പ്രകടനം): Puts the right person in the right job – ശരിയായ വ്യക്തിയെ ശരിയായ ജോലിയിൽ നിയമിക്കുന്നു.
- Survival and growth (നിലനിൽപ്പും വളർച്ചയും): Ensures continuity through succession planning – പിന്തുടർച്ച ആസൂത്രണത്തിലൂടെ തുടർച്ച ഉറപ്പാക്കുന്നു.
- Optimum utilisation (പരമാവധി വിനിയോഗം): Makes the best use of human resources – മനുഷ്യവിഭവശേഷിയുടെ മികച്ച ഉപയോഗം.
- Job satisfaction (ജോലി സംതൃപ്തി): Improves morale of employees – ജീവനക്കാരുടെ ധാർമ്മികതയും സംതൃപ്തിയും മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു.
3. Steps in Staffing Process / ഉദ്യോഗവൽക്കരണത്തിന്റെ ഘട്ടങ്ങൾ
- Estimating Manpower Requirements (മനുഷ്യശേഷി കണക്കാക്കുക): Forecasting number and kind of employees needed – ആവശ്യമായ ജീവനക്കാരുടെ എണ്ണവും തരവും മുൻകൂട്ടി കാണുക.
- Recruitment (റിക്രൂട്ട്മെന്റ്): Searching for prospective employees and stimulating them to apply – സാധ്യതയുള്ള ജീവനക്കാരെ തിരയുകയും അപേക്ഷിക്കാൻ പ്രേരിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- Selection (തിരഞ്ഞെടുപ്പ്): Choosing the most suitable candidate from among the applicants – അപേക്ഷകരിൽ നിന്ന് ഏറ്റവും അനുയോജ്യനായ ഉദ്യോഗാർത്ഥിയെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- Placement and Orientation (നിയോഗിക്കലും പരിചയപ്പെടുത്തലും): Putting the person on the job and introducing them to the organization – വ്യക്തിയെ ജോലിയിൽ നിയോഗിക്കുകയും സംഘടനയെ പരിചയപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
- Training and Development (പരിശീലനവും വികസനവും): Improving skills for present and future jobs – നിലവിലെയും ഭാവിയിലെയും ജോലികൾക്കായി കഴിവുകൾ മെച്ചപ്പെടുത്തുക.
- Performance Appraisal (പ്രകടന വിലയിരുത്തൽ): Periodic assessment of employee performance – ജീവനക്കാരുടെ പ്രകടനത്തിന്റെ ആനുകാലിക വിലയിരുത്തൽ.
- Promotion and Career Planning (സ്ഥാനക്കയറ്റവും കരിയർ ആസൂത്രണവും): Moving to higher positions and planning future growth – ഉയർന്ന സ്ഥാനങ്ങളിലേക്കുള്ള മാറ്റവും ഭാവി വളർച്ചയുടെ ആസൂത്രണവും.
- Compensation (വേതനം): Determining salary and other benefits – ശമ്പളവും മറ്റ് ആനുകൂല്യങ്ങളും നിർണ്ണയിക്കുക.
4. Recruitment (Internal vs External) / റിക്രൂട്ട്മെന്റ് (ആഭ്യന്തരം vs ബാഹ്യം)
Definition: Process of searching for prospective employees and stimulating them to apply – സാധ്യതയുള്ള ജീവനക്കാരെ തിരയുകയും അപേക്ഷിക്കാൻ പ്രേരിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയ. It is a positive process / ക്രിയാത്മക പ്രക്രിയ.
A) Internal Sources (ആഭ്യന്തര ഉറവിടങ്ങൾ)
Types: Promotion (സ്ഥാനക്കയറ്റം), Transfer (സ്ഥലമാറ്റം).
Merits: Economical (മിതവ്യയകരം), builds loyalty (കൂറു വളർത്തുന്നു), sense of security (സുരക്ഷിതത്വബോധം), industrial peace (വ്യവസായ സമാധാനം).
Demerits: Favouritism (പക്ഷപാതം), discourages fresh talent (പുതിയ പ്രതിഭകളെ നിരുത്സാഹപ്പെടുത്തുന്നു), restricts choice (തിരഞ്ഞെടുപ്പ് പരിമിതപ്പെടുത്തുന്നു), hampers competition (മത്സരബോധം കുറയ്ക്കുന്നു).
B) External Sources (ബാഹ്യ ഉറവിടങ്ങൾ)
Types: Direct recruitment (നേരിട്ടുള്ള നിയമനം), Advertisement (പരസ്യം), Employment Exchanges (തൊഴിൽ വിനിമയ കേന്ദ്രങ്ങൾ), Campus Recruitment (ക്യാമ്പസ് റിക്രൂട്ട്മെന്റ്), Placement Agencies (പ്ലേസ്മെന്റ് ഏജൻസികൾ), Casual callers (താൽക്കാലിക അപേക്ഷകർ), Recommendations (ശുപാർശകൾ), Labour Contractors (തൊഴിൽ കരാറുകാർ), Online Job Portals (ഓൺലൈൻ പോർട്ടലുകൾ).
Merits: Qualified personnel (യോഗ്യരായ ആളുകൾ), wider choice (വിശാലമായ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്), fresh talent (പുതിയ പ്രതിഭ), competitive spirit (മത്സരാത്മകത).
Demerits: Dissatisfaction among existing staff (നിലവിലുള്ളവരുടെ അസംതൃപ്തി), lengthy process (ദൈർഘ്യമേറിയ പ്രക്രിയ), costly (ചെലവേറിയത്).
5. Selection Tests / തിരഞ്ഞെടുപ്പ് പരീക്ഷകൾ
- Trade Test (ട്രേഡ് ടെസ്റ്റ്): Measures ability to perform a given task – ഒരു നിശ്ചിത ജോലി ചെയ്യാനുള്ള കഴിവ് അളക്കുന്നു.
- Aptitude Test (അപ്റ്റിറ്റ്യൂഡ് ടെസ്റ്റ്): Measures potential for learning a new skill – ഒരു പുതിയ വൈദഗ്ദ്ധ്യം പഠിക്കാനുള്ള സാധ്യത അളക്കുന്നു.
- Intelligence Test (ഇന്റലിജൻസ് ടെസ്റ്റ്): Measures mental capacity and reasoning – മാനസിക ശേഷിയും യുക്തിയും അളക്കുന്നു.
- Personality Test (വ്യക്തിത്വ പരീക്ഷ): Assesses overall personality traits – മൊത്തത്തിലുള്ള വ്യക്തിത്വ സവിശേഷതകൾ വിലയിരുത്തുന്നു.
- Interest Test (താൽപ്പര്യ പരീക്ഷ): Identifies areas of interest – താൽപ്പര്യമുള്ള മേഖലകൾ തിരിച്ചറിയുന്നു.
6. Training Methods / പരിശീലന രീതികൾ
On-the-Job Methods (ജോലിക്കിടയിലുള്ള പരിശീലനം)
- Apprenticeship (അപ്രന്റീസ്ഷിപ്പ്): Learning while doing under a master – ഒരു മാസ്റ്ററിന് കീഴിൽ ജോലി ചെയ്തുകൊണ്ട് പഠിക്കുക.
- Coaching (കോച്ചിംഗ്): Direct guidance by a superior – മേലുദ്യോഗസ്ഥന്റെ നേരിട്ടുള്ള മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം.
- Internship (ഇന്റേൺഷിപ്പ്): Joint program by educational institutes and businesses – വിദ്യാഭ്യാസ സ്ഥാപനങ്ങളും ബിസിനസ്സുകളും ചേർന്നുള്ള സംയുക്ത പരിപാടി.
- Job Rotation (ജോബ് റൊട്ടേഷൻ): Shifting employee from one job to another – ജീവനക്കാരനെ ഒരു ജോലിയിൽ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് മാറ്റുക.
Off-the-Job Methods (ജോലിക്ക് പുറത്തുള്ള പരിശീലനം)
- Vestibule Training (വെസ്റ്റിബ്യൂൾ പരിശീലനം): Training on dummy equipment in a separate classroom – പ്രത്യേക ക്ലാസ് മുറിയിൽ ഡമ്മി ഉപകരണങ്ങളിൽ പരിശീലനം.
- Lecture Method (ലക്ചർ രീതി): Classroom teaching – ക്ലാസ് മുറി അധ്യാപനം.
- Conference (കോൺഫറൻസ്): Group discussion for problem-solving – പ്രശ്നപരിഹാരത്തിനുള്ള ഗ്രൂപ്പ് ചർച്ച.
- Case Study (കേസ് സ്റ്റഡി): Analyzing real-life business situations – യഥാർത്ഥ ബിസിനസ് സാഹചര്യങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുക.
Chapter 7: Directing
1. Meaning / അർത്ഥം
Definition: “Directing is a complex function that includes all those activities which are designed to encourage subordinates to work effectively and efficiently.” – Koontz and O’Donnell
“കീഴുദ്യോഗസ്ഥരെ ഫലപ്രദമായും കാര്യക്ഷമമായും പ്രവർത്തിക്കാൻ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നതിനായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ള എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളും ഉൾക്കൊള്ളുന്ന സങ്കീർണ്ണമായ പ്രവർത്തനമാണ് നിർദ്ദേശിക്കൽ.”
Simple Hint: Directing is the process of telling people what to do and making sure they do it well and with enthusiasm. It's like a film director guiding actors to give their best performance.
2. Features / സവിശേഷതകൾ
- Initiates action (പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആരംഭിക്കുന്നു): Work begins only when directing is done – നിർദ്ദേശം നൽകുമ്പോൾ മാത്രമേ ജോലി ആരംഭിക്കൂ.
- Takes place at every level (എല്ലാ തലങ്ങളിലും): All managers direct their subordinates – എല്ലാ മാനേജർമാരും അവരുടെ കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് നിർദ്ദേശം നൽകുന്നു.
- Continuous process (തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയ): Ongoing activity throughout the organisation – സംഘടനയിലുടനീളം തുടർച്ചയായ പ്രവർത്തനം.
- Flows from top to bottom (മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക്): Direction flows from superior to subordinate – മേലുദ്യോഗസ്ഥരിൽ നിന്ന് കീഴുദ്യോഗസ്ഥരിലേക്ക് ഒഴുകുന്നു.
- Pervasive (സർവ്വവ്യാപി): Required wherever superior-subordinate relationship exists – മേലുദ്യോഗസ്ഥ-കീഴുദ്യോഗസ്ഥ ബന്ധമുള്ളിടത്തെല്ലാം ആവശ്യമാണ്.
3. Importance / പ്രാധാന്യം
- Initiates action (പ്രവർത്തനം ആരംഭിക്കുന്നു): Converts plans into action – പദ്ധതികളെ പ്രവർത്തനമാക്കി മാറ്റുന്നു.
- Integrates efforts (പ്രയത്നങ്ങൾ സംയോജിപ്പിക്കുന്നു): Aligns individual efforts with organisational goals – വ്യക്തിഗത ശ്രമങ്ങളെ സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങളുമായി വിന്യസിക്കുന്നു.
- Provides leadership (നേതൃത്വം നൽകുന്നു): Guides and inspires employees – ജീവനക്കാരെ നയിക്കുകയും പ്രചോദിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
- Introduces changes (മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരുന്നു): Helps employees accept change – മാറ്റങ്ങൾ അംഗീകരിക്കാൻ ജീവനക്കാരെ സഹായിക്കുന്നു.
- Provides stability (സ്ഥിരത നൽകുന്നു): Creates cooperation and commitment – സഹകരണവും പ്രതിബദ്ധതയും സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
4. Elements of Directing / ഘടകങ്ങൾ
A) Supervision (മേൽനോട്ടം)
Meaning: Direct and immediate guidance of subordinates at work – ജോലിസ്ഥലത്ത് കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് നേരിട്ടുള്ള മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം.
Role of Supervisor: Link between workers & management (ബന്ധം), on-the-job training (പരിശീലനം), maintains discipline (അച്ചടക്കം), feedback (ഫീഡ്ബാക്ക്).
B) Motivation (പ്രചോദനം)
Meaning: Process of stimulating people to action to accomplish goals – ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നതിന് ആളുകളെ പ്രവർത്തനത്തിന് പ്രേരിപ്പിക്കുന്ന പ്രക്രിയ.
Maslow's Need Hierarchy Theory (ആവശ്യങ്ങളുടെ ശ്രേണി സിദ്ധാന്തം):
- Physiological (ശാരീരികം): Food, clothing, shelter – ഭക്ഷണം, വസ്ത്രം, പാർപ്പിടം.
- Safety/Security (സുരക്ഷ): Job security, insurance – തൊഴിൽ സുരക്ഷ, ഇൻഷുറൻസ്.
- Social (സാമൂഹികം): Friendship, belonging – സൗഹൃദം, സ്വീകാര്യത.
- Esteem (അഭിമാനം): Status, recognition – പദവി, അംഗീകാരം.
- Self-actualisation (ആത്മസാക്ഷാത്കാരം): Realising full potential – പൂർണ്ണ കഴിവ് തിരിച്ചറിയുക.
Key point: A satisfied need is not a motivator – തൃപ്തിപ്പെട്ട ആവശ്യം ഒരു പ്രചോദകമല്ല.
C) Leadership (നേതൃത്വം)
Meaning: Ability to induce subordinates to work with confidence and zeal – ആത്മവിശ്വാസത്തോടെയും ഉത്സാഹത്തോടെയും പ്രവർത്തിക്കാൻ കീഴുദ്യോഗസ്ഥരെ പ്രേരിപ്പിക്കാനുള്ള കഴിവ്.
Leadership Styles (നേതൃത്വ ശൈലികൾ):
- Autocratic (സ്വേച്ഛാധിപത്യപരം): Centralised authority, quick decisions – കേന്ദ്രീകൃത അധികാരം, പെട്ടെന്നുള്ള തീരുമാനം.
- Democratic (ജനാധിപത്യപരം): Participative, consults subordinates – പങ്കാളിത്തം, കീഴുദ്യോഗസ്ഥരുമായി കൂടിയാലോചന.
- Laissez-faire (സ്വതന്ത്രം): Complete freedom to subordinates – കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് പൂർണ്ണ സ്വാതന്ത്ര്യം.
D) Communication (ആശയവിനിമയം)
Meaning: Exchange of ideas, facts, opinions between persons – വ്യക്തികൾ തമ്മിലുള്ള ആശയങ്ങൾ, വസ്തുതകൾ, അഭിപ്രായങ്ങൾ എന്നിവയുടെ കൈമാറ്റം.
Process (പ്രക്രിയ): Sender → Encoding → Media → Decoding → Receiver → Feedback (with Noise).
Formal Communication Networks (ഔപചാരിക ശൃംഖലകൾ): Single chain, Wheel, Circular, Free flow, Inverted V.
Informal Communication (അനൗപചാരികം): Grapevine – കോപ്പ.
Barriers (തടസ്സങ്ങൾ):
- Semantic (അർത്ഥപരം): Language, words with different meanings – ഭാഷ, വ്യത്യസ്ത അർത്ഥങ്ങളുള്ള വാക്കുകൾ.
- Organisational (സംഘടനാപരം): Hierarchy, rules, status – ശ്രേണി, നിയമങ്ങൾ, പദവി.
- Personal (വ്യക്തിപരം): Attitudes, emotions – മനോഭാവങ്ങൾ, വികാരങ്ങൾ.
5. Incentives / പ്രോത്സാഹനങ്ങൾ
Financial (ധനപരം)
- Pay & Allowances (ശമ്പളം & അലവൻസുകൾ)
- Bonus (ബോണസ്)
- Profit Sharing (ലാഭവിഹിതം)
- Stock Option (ഓഹരി ഓപ്ഷൻ)
- Retirement Benefits (പെൻഷൻ, ഗ്രാറ്റുവിറ്റി)
- Perquisites (കാർ, ഭവനം)
Non-Financial (ധനേതരം)
- Status (പദവി)
- Job Security (തൊഴിൽ സുരക്ഷ)
- Career Advancement (കരിയർ പുരോഗതി)
- Job Enrichment (ജോലി സമ്പുഷ്ടീകരണം)
- Employee Recognition (അംഗീകാരം)
- Participation (പങ്കാളിത്തം)
Chapter 8: Controlling
1. Meaning / അർത്ഥം
Definition: “Managerial control implies the measurement of accomplishment against the standard and the correction of deviations to assure attainment of objectives according to plans.” – Koontz and O’Donnell
“മാനദണ്ഡങ്ങൾക്കെതിരെയുള്ള നേട്ടത്തിന്റെ അളവെടുപ്പും പദ്ധതികൾക്കനുസരിച്ച് ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നതിന് വ്യതിയാനങ്ങൾ തിരുത്തലുമാണ് മാനേജീരിയൽ നിയന്ത്രണം.”
Simple Hint: Controlling checks if everything is going according to plan. It's like a GPS in a car – it constantly checks your current location against the planned route and recalculates if you go off track.
2. Importance / പ്രാധാന്യം
- Accomplishing goals (ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കൽ): Ensures progress towards organisational goals – സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങളിലേക്കുള്ള പുരോഗതി ഉറപ്പാക്കുന്നു.
- Judging accuracy of standards (മാനദണ്ഡങ്ങളുടെ കൃത്യത വിലയിരുത്തൽ): Verifies if set standards are correct – നിശ്ചയിച്ച മാനദണ്ഡങ്ങൾ ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുന്നു.
- Efficient use of resources (വിഭവങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമമായ ഉപയോഗം): Reduces wastage of resources – വിഭവങ്ങളുടെ പാഴാക്കൽ കുറയ്ക്കുന്നു.
- Improving employee motivation (ജീവനക്കാരുടെ പ്രചോദനം മെച്ചപ്പെടുത്തൽ): Motivates employees for better performance – മികച്ച പ്രകടനത്തിന് ജീവനക്കാരെ പ്രചോദിപ്പിക്കുന്നു.
- Ensuring order and discipline (ക്രമവും അച്ചടക്കവും ഉറപ്പാക്കൽ): Creates an atmosphere of discipline – അച്ചടക്കത്തിന്റെ അന്തരീക്ഷം സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
- Facilitating co-ordination (ഏകോപനം സുഗമമാക്കൽ): Helps coordinate all activities – എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളും ഏകോപിപ്പിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
3. Limitations / പരിമിതികൾ
- Difficulty in quantitative standards (അളവ് മാനദണ്ഡങ്ങളിലെ ബുദ്ധിമുട്ട്): Hard to set standards for qualitative factors – ഗുണപരമായ ഘടകങ്ങൾക്ക് മാനദണ്ഡം നിശ്ചയിക്കാൻ പ്രയാസം.
- Little control on external factors (ബാഹ്യ ഘടകങ്ങളിൽ നിയന്ത്രണമില്ല): Cannot control government policies, competition – സർക്കാർ നയങ്ങൾ, മത്സരം എന്നിവ നിയന്ത്രിക്കാനാവില്ല.
- Resistance from employees (ജീവനക്കാരിൽ നിന്നുള്ള എതിർപ്പ്): Seen as restriction on freedom – സ്വാതന്ത്ര്യത്തിനുള്ള നിയന്ത്രണമായി കാണുന്നു.
- Costly affair (ചെലവേറിയത്): Involves expenditure, time and effort – ചെലവ്, സമയം, പരിശ്രമം എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.
4. Relationship: Planning & Controlling / ആസൂത്രണവും നിയന്ത്രണവും തമ്മിലുള്ള ബന്ധം
Planning and controlling are inseparable twins (വേർതിരിക്കാനാവാത്ത ഇരട്ടകൾ). Plans provide standards for control; control provides feedback for future planning. Planning without control is meaningless; control without planning is blind.
5. Steps in Control Process / നിയന്ത്രണ പ്രക്രിയയിലെ ഘട്ടങ്ങൾ
- Setting performance standards (നിലവാരം നിശ്ചയിക്കൽ): Establish criteria against which actual results are measured – യഥാർത്ഥ ഫലങ്ങൾ അളക്കുന്നതിനുള്ള മാനദണ്ഡം സ്ഥാപിക്കുക.
- Measurement of actual performance (യഥാർത്ഥ പ്രകടനം അളക്കൽ): Evaluate work done and results achieved – ചെയ്ത ജോലിയും നേടിയ ഫലങ്ങളും വിലയിരുത്തുക.
- Comparing actual performance with standards (താരതമ്യം): Reveal deviations between actual and desired results – യഥാർത്ഥവും ആവശ്യമുള്ളതുമായ ഫലങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള വ്യതിയാനങ്ങൾ വെളിപ്പെടുത്തുക.
- Analysing deviations (വ്യതിയാന വിശകലനം): Pinpoint significant deviations and analyse causes – കാര്യമായ വ്യതിയാനങ്ങൾ കണ്ടെത്തി കാരണങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുക.
- Taking corrective action (തിരുത്തൽ നടപടികൾ): Initiate actions to correct deviations – വ്യതിയാനങ്ങൾ തിരുത്തുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ ആരംഭിക്കുക.
Key Principles in Step 4:
- Critical Point Control (നിർണായക പോയിന്റ് നിയന്ത്രണം): Focus on key result areas (KRAs).
- Management by Exception (അപവാദ മാനേജ്മെന്റ്): Only significant deviations beyond permissible limits are reported.
6. Techniques of Managerial Control / മാനേജീരിയൽ നിയന്ത്രണ തന്ത്രങ്ങൾ
A) Traditional Techniques (പരമ്പരാഗത തന്ത്രങ്ങൾ)
- Personal observation (വ്യക്തിപരമായ നിരീക്ഷണം): Managers observe employees at work – മാനേജർമാർ ജീവനക്കാരെ ജോലി ചെയ്യുന്നത് നിരീക്ഷിക്കുന്നു.
- Statistical reports (സ്ഥിതിവിവര റിപ്പോർട്ടുകൾ): Use data and charts for analysis – ഡാറ്റയും ചാർട്ടുകളും വിശകലനത്തിനായി ഉപയോഗിക്കുന്നു.
- Breakeven analysis (ബ്രേക്ക്-ഈവൻ വിശകലനം): Studies relationship between costs, volume, and profit – ചെലവ്, അളവ്, ലാഭം എന്നിവ തമ്മിലുള്ള ബന്ധം പഠിക്കുന്നു.
- Budgetary control (ബജറ്റ് നിയന്ത്രണം): Compare actual performance with budgets (Sales, Production, Cash, Capital budgets) – യഥാർത്ഥ പ്രകടനത്തെ ബജറ്റുകളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുന്നു.
B) Modern Techniques (ആധുനിക തന്ത്രങ്ങൾ)
- Return on Investment (ROI) (നിക്ഷേപത്തിന്റെ വരുമാനം): Measures effectiveness of invested capital – നിക്ഷേപിച്ച മൂലധനത്തിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി അളക്കുന്നു.
- Ratio analysis (അനുപാത വിശകലനം): Analysis of financial statements through ratios (Liquidity, Solvency, Profitability) – അനുപാതങ്ങളിലൂടെ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകളുടെ വിശകലനം.
- Responsibility accounting (ഉത്തരവാദിത്ത അക്കൗണ്ടിംഗ്): Setting up responsibility centres (Cost, Revenue, Profit, Investment centres) – ഉത്തരവാദിത്ത കേന്ദ്രങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുക.
- Management audit (മാനേജ്മെന്റ് ഓഡിറ്റ്): Systematic appraisal of overall management performance – മൊത്തത്തിലുള്ള മാനേജ്മെന്റ് പ്രകടനത്തിന്റെ വ്യവസ്ഥാപിത വിലയിരുത്തൽ.
- PERT and CPM (പെർട്ട് ആൻഡ് സി.പി.എം): Network techniques for planning and controlling projects – പദ്ധതികൾ ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നതിനും നിയന്ത്രിക്കുന്നതിനുമുള്ള നെറ്റ്വർക്ക് ടെക്നിക്കുകൾ.
- MIS (മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫോർമേഷൻ സിസ്റ്റം): Computer-based system providing information for decision-making – തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിനുള്ള വിവരങ്ങൾ നൽകുന്ന കമ്പ്യൂട്ടർ അധിഷ്ഠിത സംവിധാനം.
Chapter 9: Financial Management
1. Business Finance & Financial Management / ബിസിനസ്സ് ഫിനാൻസ് & സാമ്പത്തിക മാനേജ്മെന്റ്
Business Finance (ബിസിനസ്സ് ഫിനാൻസ്): Money required for carrying out business activities – ബിസിനസ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടത്തുന്നതിന് ആവശ്യമായ പണം.
Financial Management (സാമ്പത്തിക മാനേജ്മെന്റ്): “Deals with procurement of funds and their effective utilization in the business.” – S.C. Kuchhal
“ഫണ്ടുകളുടെ സമ്പാദനവും ബിസിനസ്സിൽ അവയുടെ ഫലപ്രദമായ വിനിയോഗവും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു.”
2. Objectives / ലക്ഷ്യങ്ങൾ
- Profit Maximisation (ലാഭം പരമാവധിയാക്കൽ): Focus on short-term profits – ഹ്രസ്വകാല ലാഭത്തിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക.
- Wealth Maximisation (സമ്പത്ത് പരമാവധിയാക്കൽ): Increase market value of shares (long-term) – ഓഹരികളുടെ വിപണി മൂല്യം വർദ്ധിപ്പിക്കുക (ദീർഘകാല). Wealth = No. of shares × Market price.
3. Three Major Financial Decisions / മൂന്ന് പ്രധാന സാമ്പത്തിക തീരുമാനങ്ങൾ
A) Investment Decision / Capital Budgeting (നിക്ഷേപ തീരുമാനം)
Meaning: How funds are invested in assets (long-term & short-term) – ആസ്തികളിൽ ഫണ്ട് എങ്ങനെ നിക്ഷേപിക്കുന്നു.
Factors affecting (ഘടകങ്ങൾ): Cashflow of project, Rate of return, Investment criteria.
B) Financing Decision (ധനശേഖരണ തീരുമാനം)
Meaning: How to raise funds (shares, debentures, loans) – ഫണ്ട് എങ്ങനെ സമാഹരിക്കുന്നു.
Factors affecting (ഘടകങ്ങൾ): Cost, Risk, Flotation cost, Cash flow, Control, Capital market condition.
C) Dividend Decision (ഡിവിഡന്റ് തീരുമാനം)
Meaning: How much profit to distribute as dividend vs. retain – എത്ര ലാഭം ഡിവിഡന്റായി വിതരണം ചെയ്യണം, എത്രം കമ്പനിയിൽ നിലനിർത്തണം.
Factors affecting (ഘടകങ്ങൾ): Earnings amount & stability, Growth opportunities, Cash flow, Shareholders’ preference, Tax policy.
4. Financial Planning / സാമ്പത്തിക ആസൂത്രണം
Meaning: Estimating fund requirements and specifying sources – ഫണ്ട് ആവശ്യകതകൾ കണക്കാക്കുകയും ഉറവിടങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കുകയും ചെയ്യുക.
Objectives (ലക്ഷ്യങ്ങൾ):
1. Ensure availability of funds when required – ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ ഫണ്ട് ലഭ്യത ഉറപ്പാക്കുക.
2. Ensure firm does not raise resources unnecessarily – കമ്പനി അനാവശ്യമായി ഫണ്ട് സമാഹരിക്കുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
5. Capital Structure / മൂലധനഘടന
Meaning: Mix between owner's funds (equity) and borrowed funds (debt) – ഉടമസ്ഥരുടെ ഫണ്ടും (ഇക്വിറ്റി) വായ്പാ ഫണ്ടും (ഡെറ്റ്) തമ്മിലുള്ള മിശ്രിതം.
Trading on Equity / Financial Leverage (സാമ്പത്തിക പ്രയോജനം): Using fixed-cost funds (debt) to increase returns for equity shareholders – ഇക്വിറ്റി ഓഹരി ഉടമകളുടെ വരുമാനം വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിന് നിശ്ചിത ചെലവുള്ള ഫണ്ട് (ഡെറ്റ്) ഉപയോഗിക്കുന്നു.
Factors Affecting Capital Structure (മൂലധനഘടനയെ ബാധിക്കുന്ന ഘടകങ്ങൾ): Cash flow position, Interest coverage ratio, Debt service coverage ratio, Return on Investment (ROI), Tax rate, Cost of capital, Risk, Flexibility, Control.
6. Fixed Capital & Working Capital / സ്ഥിര മൂലധനവും പ്രവർത്തന മൂലധനവും
A) Fixed Capital (സ്ഥിര മൂലധനം)
Meaning: Investment in long-term assets (land, machinery) – ദീർഘകാല ആസ്തികളിലെ നിക്ഷേപം.
Factors affecting (ഘടകങ്ങൾ): Nature of business, Scale of operations, Technology, Growth prospects.
B) Working Capital (പ്രവർത്തന മൂലധനം)
Meaning: Funds for day-to-day operations (Current Assets – Current Liabilities) – ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കുള്ള ഫണ്ട്.
Factors affecting (ഘടകങ്ങൾ): Nature of business, Operating cycle, Scale of operations, Business cycle, Credit policy.