Nature and Significance of Management
Definition / നിർവചനം
Management is the art of getting things done through people – ആളുകളിലൂടെ കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാനുള്ള കലയാണ് മാനേജ്മെന്റ്.
Key Concepts / പ്രധാന ആശയങ്ങൾ
- Management as an economic resource – മാനേജ്മെന്റ് ഒരു സാമ്പത്തിക വിഭവമാണ്.
- Management as a group – മാനേജ്മെന്റ് ഒരു ക്ലാസ്സാണ്.
- Management as authority system – മാനേജ്മെന്റ് ഒരു അധികാര വ്യവസ്ഥയാണ്.
- Management as a discipline – മാനേജ്മെന്റ് ഒരു പഠന വിഷയമാണ്.
- Management as a process – മാനേജ്മെന്റ് ഒരു പ്രക്രിയയാണ്.
Concepts with Reason
- Economic Resource — Coordinates men, money, materials and machinery efficiently. മനുഷ്യർ, പണം, വസ്തുക്കൾ, യന്ത്രങ്ങൾ എന്നിവ ഏകോപിപ്പിക്കുന്നു.
- Group — Refers to managers responsible for organisation. സ്ഥാപനത്തെ നിയന്ത്രിക്കുന്ന മാനേജർമാരുടെ കൂട്ടം.
- Authority System — Defines power and responsibility. അധികാരവും ഉത്തരവാദിത്തവും നിർവചിക്കുന്നു.
- Discipline — Studied as a separate subject. പ്രത്യേക പഠന വിഷയമാണ്.
- Process — Series of continuous functions. തുടർച്ചയായ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ശ്രേണി.
Objectives / ലക്ഷ്യങ്ങൾ
Organisational
- Survival – അതിജീവനം
- Profit – ലാഭം
- Growth – വളർച്ച
Social
- Quality goods – ഗുണനിലവാരം
- Employment – തൊഴിൽ
- Environment care – പരിസ്ഥിതി സംരക്ഷണം
Personal
- Fair wages – ശമ്പളം
- Growth – വളർച്ച
- Recognition – അംഗീകാരം
Importance / പ്രാധാന്യം
- Achieves goals – ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നു
- Efficiency – കാര്യക്ഷമത
- Dynamic organisation – ചലനാത്മകത
- Personal growth – വളർച്ച
- Social development – സാമൂഹിക വികസനം
Nature / സ്വഭാവം
Science
- Systematic knowledge ചിട്ടയായ വിജ്ഞാനം
- Experiments പരീക്ഷണം
- Universal principles സാർവത്രിക തത്ത്വങ്ങൾ
Art
- Practical application പ്രയോഗം
- Skill കഴിവ്
- Creativity സർഗാത്മകത
Profession
- Specialised knowledge പ്രത്യേക വിജ്ഞാനം
- Association സംഘടന
- Code of conduct പെരുമാറ്റച്ചട്ടം
Process / പ്രക്രിയ
- Planning — Decide in advance. മുൻകൂട്ടി തീരുമാനിക്കൽ.
- Organising — Arrange resources. വിഭവങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കൽ.
- Staffing — Select employees. ആളുകളെ തിരഞ്ഞെടുക്കൽ.
- Directing — Guide employees. നയിക്കൽ.
- Controlling — Check performance. പരിശോധന.
Levels of Management / തലങ്ങൾ
Top Level
Examples: CEO, MD, Chairman
- Set goals
- Major decisions
- Long term plans
- Coordinate departments
- Evaluate performance
Middle Level
Examples: Department Manager, Branch Manager
- Implement policies
- Coordinate lower level
- Department plans
- Motivate supervisors
- Report to top level
Lower Level
Examples: Supervisor, Foreman
- Assign daily work
- Supervise workers
- Maintain discipline
- Ensure work
- Solve problems
Administration vs Management
| Administration | Management |
|---|---|
| Policy making | Implementation |
| Top level | Lower level |
| Decision oriented | Execution oriented |
Key Points
- Define management — Art of getting work done.
- Objectives — Profit, growth.
- Importance — Efficiency, goals.
- Levels — Top, Middle, Lower.
- Functions — Planning to Controlling.
Key Previous Year Questions (with answers)
- Define management. – മാനേജ്മെന്റ് ആളുകളിലൂടെ കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാനുള്ള കലയാണ്.
- State any two objectives of management. – ലാഭം, വളർച്ച.
- Give two importance of management. – കാര്യക്ഷമത വർധിപ്പിക്കുന്നു, ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നു.
- Name levels of management. – ഉന്നത, മധ്യ, കീഴ്ത്തലം.
- Is management a science? – അതെ, ചിട്ടയായ വിജ്ഞാനശാഖയാണ്.
- Is management an art? – അതെ, കഴിവ് ഉപയോഗിക്കുന്നതിനാൽ.
- Write managerial functions. – Planning, Organising, Staffing, Directing, Controlling.
- What is planning? – മുൻകൂട്ടി തീരുമാനിക്കൽ.
- What is organising? – പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്യൽ.
- What is staffing? – യോഗ്യരായ ആളുകളെ നിയമിക്കൽ.
- What is directing? – ജീവനക്കാരെ നയിക്കൽ.
- What is controlling? – പ്രകടനം വിലയിരുത്തൽ.
- State one personal objective. – ശമ്പളം.
- State one social objective. – തൊഴിലവസരം സൃഷ്ടിക്കൽ.
- State one organisational objective. – ലാഭം.
Chapter 2 — Principles of Management
മാനേജ്മെന്റിന്റെ സിദ്ധാന്തങ്ങൾ
Meaning of Principles of Management
Principles of management are general guidelines to help managers make decisions and take actions.
മാനേജർമാർക്ക് തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാനും പ്രവർത്തിക്കാനും സഹായിക്കുന്ന പൊതുവായ മാർഗ്ഗരേഖകളാണ് മാനേജ്മെന്റ് സിദ്ധാന്തങ്ങൾ.
Nature of Principles
- Universal applicability — സർവത്ര പ്രയോഗിക്കാവുന്നതാണ്
- General guidelines — പൊതുവായ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ
- Formed by practice and experience — അനുഭവത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ രൂപപ്പെട്ടത്
- Flexible — ഇളവുള്ളതാണ്
- Mainly behavioural — മനുഷ്യ പെരുമാറ്റവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടത്
- Cause and effect relationship — കാരണം–ഫലം ബന്ധം
Significance of Principles
- Provide useful insights to managers — മാനേജർമാർക്ക് ഉപകാരപ്രദമായ അറിവ് നൽകുന്നു
- Scientific decisions — ശാസ്ത്രീയ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു
- Meet changing environment — മാറുന്ന സാഹചര്യങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യം
- Optimum use of resources — വിഭവങ്ങളുടെ പരമാവധി ഉപയോഗം
- Improve efficiency — കാര്യക്ഷമത വർധിപ്പിക്കുന്നു
- Develop management training — മാനേജ്മെന്റ് പരിശീലനം വികസിപ്പിക്കുന്നു
F.W. Taylor — Scientific Management
F.W. Taylor is known as the Father of Scientific Management.
ശാസ്ത്രീയ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പിതാവാണ് F.W. ടെയ്ലർ.
Principles of Scientific Management
- Science not rule of thumb — thumb rule മാറ്റി ശാസ്ത്രീയ രീതികൾ
- Harmony not discord — സൗഹൃദം, തർക്കമില്ലാതെ
- Cooperation not individualism — സഹകരണം
- Development of workers — തൊഴിലാളികളുടെ വികസനം
- Maximum output — പരമാവധി ഉൽപ്പാദനം
Techniques of Scientific Management
- Functional foremanship — പ്രത്യേക മേൽനോട്ടം
- Standardisation — നിലവാര നിർണ്ണയം
- Method study — മികച്ച പ്രവർത്തനരീതി കണ്ടെത്തൽ
- Motion study — അനാവശ്യ ചലനങ്ങൾ കുറയ്ക്കൽ
- Time study — ജോലി സമയം നിർണ്ണയം
- Fatigue study — ക്ഷീണം കുറയ്ക്കൽ
- Differential wage system — വ്യത്യസ്ത വേതന സംവിധാനം
Henry Fayol — Administrative Management
Henry Fayol is known as the Father of General Management.
പൊതുമാനേജ്മെന്റിന്റെ പിതാവാണ് ഹെൻറി ഫയോൾ.
14 Principles of Management
- Division of work — ജോലി വിഭജനം
- Authority and responsibility — അധികാരവും ഉത്തരവാദിത്വവും
- Discipline — അനുസരണം
- Unity of command — ഒരാൾക്ക് ഒരേയൊരു മേൽനോട്ടം
- Unity of direction — ഒരേയൊരു പദ്ധതി
- Subordination of individual interest — വ്യക്തിപരമായ താൽപ്പര്യം താഴ്ത്തൽ
- Remuneration — ശമ്പളം
- Centralisation — അധികാരം കേന്ദ്രീകരിക്കൽ
- Scalar chain — അധികാര നിര
- Order — ക്രമം
- Equity — നീതി
- Stability of personnel — ജീവനക്കാരുടെ സ്ഥിരത
- Initiative — തുടക്കം കുറിക്കൽ
- Esprit de corps — സംഘ ആത്മാവ്
Difference Between Taylor and Fayol
| Taylor | Fayol |
|---|---|
| Shop floor level — താഴ്ന്നതല ശ്രദ്ധ | Top level focus — ഉയർന്നതല ശ്രദ്ധ |
| Scientific management — ശാസ്ത്രീയ സമീപനം | Administrative management — ഭരണപര സമീപനം |
| Improves productivity — ഉൽപ്പാദനം വർധിപ്പിക്കുന്നു | Improves administration — ഭരണക്ഷമത വർധിപ്പിക്കുന്നു |
| Focus on workers — തൊഴിലാളികൾ | Focus on managers — മാനേജർമാർ |
Key Previous Year Questions (with answers) — Study Well
- Who is father of scientific management? — F.W. Taylor
- Who gave 14 principles? — Henry Fayol
- What is unity of command? — One boss for one employee
- What is scalar chain? — Line of authority
- Define principles of management — General guidelines
- State any two principles — Division of work, Discipline
- Meaning of scientific management — Scientific approach to work
- What is differential wage system? — Different pay for efficiency
- Meaning of equity — Fair treatment
- What is centralisation? — Concentration of authority
Chapter 3 — Business Environment
ബിസിനസ് പരിസ്ഥിതി
Meaning of Business Environment
Business environment refers to all external forces, factors and institutions that influence business decisions and performance.
ഒരു ബിസിനസിന്റെ പ്രവർത്തനത്തെയും തീരുമാനങ്ങളെയും സ്വാധീനിക്കുന്ന എല്ലാ ബാഹ്യ ഘടകങ്ങളെയും ബിസിനസ് പരിസ്ഥിതി എന്ന് പറയുന്നു.
Features of Business Environment
- Totality of external forces — ബാഹ്യ ഘടകങ്ങളുടെ സമഗ്രത
- Specific and general forces — പ്രത്യേകവും പൊതുവുമായ ഘടകങ്ങൾ
- Interrelated — പരസ്പരബന്ധിതം
- Dynamic nature — ചലനാത്മക സ്വഭാവം
- Uncertainty — അനിശ്ചിതത്വം
- Complexity — സങ്കീർണ്ണത
- Relativity — ബന്ധിത സ്വഭാവം
Importance of Business Environment
- Identify opportunities — അവസരങ്ങൾ കണ്ടെത്താൻ സഹായിക്കുന്നു
- Identify threats — ഭീഷണികൾ തിരിച്ചറിയാൻ സഹായിക്കുന്നു
- Improve performance — പ്രകടനം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു
- Better planning — മികച്ച ആസൂത്രണം
- Continuous learning — തുടർച്ചയായ പഠനം
- Image building — സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രതിഛായ മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു
Dimensions of Business Environment
1. Economic Environment
- Economic system — സാമ്പത്തിക വ്യവസ്ഥ
- Economic policies — സാമ്പത്തിക നയങ്ങൾ
- Interest rates — പലിശനിരക്ക്
- Inflation — വിലക്കയറ്റം
- Income levels — വരുമാന നില
2. Social Environment
- Customs and traditions — ആചാരങ്ങൾ
- Values — മൂല്യങ്ങൾ
- Education level — വിദ്യാഭ്യാസ നില
- Lifestyle — ജീവിത ശൈലി
3. Political Environment
- Government stability — സർക്കാരിന്റെ സ്ഥിരത
- Political ideology — രാഷ്ട്രീയ ആശയങ്ങൾ
- Government policies — സർക്കാർ നയങ്ങൾ
4. Legal Environment
- Laws and regulations — നിയമങ്ങൾ
- Consumer protection — ഉപഭോക്തൃ സംരക്ഷണം
- Labour laws — തൊഴിൽ നിയമങ്ങൾ
5. Technological Environment
- New innovations — പുതിയ സാങ്കേതിക വിദ്യ
- Research and development — ഗവേഷണം
- Automation — യാന്ത്രികവൽക്കരണം
Economic Reforms (1991)
Economic reforms were introduced to improve efficiency and competitiveness of Indian economy.
ഇന്ത്യൻ സാമ്പത്തിക വ്യവസ്ഥയുടെ കാര്യക്ഷമതയും മത്സരക്ഷമതയും വർധിപ്പിക്കാൻ സാമ്പത്തിക പരിഷ്കാരങ്ങൾ നടപ്പാക്കി.
Main Features of Economic Reforms
Liberalisation
Removal of unnecessary restrictions and controls.
അനാവശ്യ നിയന്ത്രണങ്ങൾ ഒഴിവാക്കൽ.
Privatisation
Increasing role of private sector.
സ്വകാര്യ മേഖലയ്ക്ക് കൂടുതൽ പങ്ക് നൽകൽ.
Globalisation
Integration of Indian economy with world economy.
ആഗോള സാമ്പത്തിക വ്യവസ്ഥയുമായി ബന്ധിപ്പിക്കൽ.
Impact of Government Policy Changes
- Increased competition — മത്സരം വർധിച്ചു
- More demanding customers — ഉപഭോക്താക്കളുടെ പ്രതീക്ഷ വർധിച്ചു
- Rapid technological changes — സാങ്കേതിക മാറ്റങ്ങൾ
- Need for higher efficiency — കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമത ആവശ്യമാണ്
- Market orientation — വിപണി കേന്ദ്രീകൃത സമീപനം
Key Previous Year Questions (with answers)
- Define business environment — External forces influencing business
- State any two features — Dynamic nature, Uncertainty
- What is liberalisation? — Removal of restrictions
- What is privatisation? — Increase role of private sector
- What is globalisation? — Integration with world economy
- Give any two dimensions — Economic, Social
- Importance of business environment — Identify opportunities
- Meaning of economic reforms — Policy changes for growth
- Legal environment includes — Laws and regulations
- Technological environment meaning — Use of new technology
Chapter 4 — Planning
ആസൂത്രണം
Meaning of Planning
Planning is deciding in advance what to do, how to do, when to do and who is to do it.
എന്ത് ചെയ്യണം, എങ്ങനെ ചെയ്യണം, എപ്പോൾ ചെയ്യണം, ആരാണ് ചെയ്യേണ്ടത് എന്നത് മുൻകൂട്ടി തീരുമാനിക്കുന്നതാണ് ആസൂത്രണം.
Definition
Planning is thinking before doing.
ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ചിന്തിക്കുന്നതാണ് ആസൂത്രണം.
Features of Planning
- Planning focuses on achieving objectives — ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നതിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നു
- Planning is primary function — പ്രാഥമിക ധർമ്മമാണ്
- Planning is pervasive — എല്ലാതലങ്ങളിലും ആവശ്യമാണ്
- Planning is continuous — തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയയാണ്
- Planning is futuristic — ഭാവി ദൃഷ്ടിയുള്ളതാണ്
- Planning involves decision making — തീരുമാനമെടുക്കൽ ഉൾപ്പെടുന്നു
- Planning is a mental exercise — മാനസിക പ്രവർത്തനമാണ്
Importance of Planning
- Provides direction — ദിശ നൽകുന്നു
- Reduces uncertainty — അനിശ്ചിതത്വം കുറയ്ക്കുന്നു
- Reduces overlapping and waste — പാഴ് ചെലവ് കുറയ്ക്കുന്നു
- Promotes innovative ideas — പുതിയ ആശയങ്ങൾ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു
- Facilitates decision making — തീരുമാനമെടുക്കൽ എളുപ്പമാക്കുന്നു
- Establishes standards for controlling — നിയന്ത്രണത്തിന് മാനദണ്ഡങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു
Limitations of Planning
- Leads to rigidity — കാഠിന്യം ഉണ്ടാക്കുന്നു
- May not work in dynamic environment — മാറ്റമുള്ള സാഹചര്യത്തിൽ ഫലപ്രദമല്ല
- Reduces creativity — സൃഷ്ടിപരത കുറയ്ക്കുന്നു
- Involves huge cost — ചെലവ് കൂടുതലാണ്
- Time consuming — സമയം കൂടുതലെടുക്കുന്നു
- Does not guarantee success — വിജയത്തിന് ഉറപ്പ് നൽകില്ല
Planning Process
- Setting objectives — ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിശ്ചയിക്കൽ
- Developing premises — മുൻകൂർ ധാരണകൾ വികസിപ്പിക്കൽ
- Identifying alternatives — പരിഹാര മാർഗങ്ങൾ കണ്ടെത്തൽ
- Evaluating alternatives — മാർഗങ്ങൾ വിലയിരുത്തൽ
- Selecting best alternative — മികച്ച മാർഗം തിരഞ്ഞെടുക്കൽ
- Implementing the plan — പദ്ധതി നടപ്പാക്കൽ
- Follow up action — തുടർ നടപടി
Types of Plans
1. Objectives
Objectives are the goals to be achieved.
നേടേണ്ട ലക്ഷ്യങ്ങളെയാണ് ഒബ്ജക്റ്റീവ്സ് എന്ന് പറയുന്നത്.
2. Strategy
Strategy is a comprehensive plan to achieve objectives.
ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാനുള്ള സമഗ്ര പദ്ധതിയാണ് സ്ട്രാറ്റജി.
3. Policy
Policy provides guidelines for decision making.
തീരുമാനമെടുക്കാനുള്ള മാർഗനിർദേശമാണ് പോളിസി.
4. Procedure
Procedure is a sequence of steps to perform a task.
ഒരു പ്രവൃത്തി ചെയ്യാനുള്ള ഘട്ടങ്ങളാണ് പ്രൊസീജർ.
5. Method
Method is the way of performing a job.
ഒരു ജോലി ചെയ്യാനുള്ള രീതിയാണ് മെതഡ്.
6. Rule
Rule specifies what must or must not be done.
ചെയ്യേണ്ടതും ചെയ്യരുതാത്തതും വ്യക്തമാക്കുന്നതാണ് റൂൾ.
7. Programme
Programme is a detailed plan including objectives, policies and procedures.
വിശദമായ പദ്ധതിയാണ് പ്രോഗ്രാം.
8. Budget
Budget is a statement of expected results expressed in numerical terms.
സംഖ്യാത്മകമായി പ്രകടിപ്പിച്ച പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ഫലമാണ് ബഡ്ജറ്റ്.
Key Previous Year Questions (with answers)
- Define planning — Deciding in advance what to do
- Give two features — Continuous, Futuristic
- Importance of planning — Provides direction
- Limitations of planning — Time consuming
- First step in planning — Setting objectives
- Meaning of policy — Guideline for decisions
- Meaning of budget — Numerical plan
- Planning is mental exercise — True
- Planning reduces uncertainty — True
- Planning is primary function — True
Chapter 5 – Organising / സംഘടനം
Meaning / അർത്ഥം
Organising is the process of identifying and grouping work to achieve objectives.
സംഘടനം ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാൻ ജോലികളെ തിരിച്ചറിയുകയും കൂട്ടിച്ചേർക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ്.
Importance of Organising / സംഘാടനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
1. Benefits of Specialisation / പ്രത്യേകതയുടെ ഗുണം
It leads to efficiency and better performance.
ഇത് കാര്യക്ഷമതയും മികച്ച പ്രകടനവും ഉണ്ടാക്കുന്നു.
2. Clarifies Working Relationships / ജോലി ബന്ധം വ്യക്തമാക്കുന്നു
It clearly defines authority and responsibility.
അധികാരവും ഉത്തരവാദിത്വവും വ്യക്തമായി നിർവചിക്കുന്നു.
3. Optimum Utilisation of Resources / വിഭവങ്ങളുടെ പരമാവധി ഉപയോഗം
Resources are used efficiently without wastage.
വിഭവങ്ങൾ നഷ്ടമില്ലാതെ കാര്യക്ഷമമായി ഉപയോഗിക്കുന്നു.
4. Adaptation to Change / മാറ്റങ്ങളോട് പൊരുത്തപ്പെടൽ
Helps organisation adjust to changes.
സംഘടന മാറ്റങ്ങൾക്ക് എളുപ്പത്തിൽ പൊരുത്തപ്പെടുന്നു.
5. Effective Administration / ഫലപ്രദമായ ഭരണനം
Ensures smooth functioning of activities.
പ്രവർത്തനങ്ങൾ സുഗമമായി നടക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
Steps in Organising Process / സംഘാടന പ്രക്രിയയിലെ ഘട്ടങ്ങൾ
1. Identification and Division of Work / ജോലി തിരിച്ചറിയൽ
Work is divided into manageable tasks.
ജോലി ചെറിയ ഭാഗങ്ങളായി വിഭജിക്കുന്നു.
2. Departmentalisation / വകുപ്പീകരണം
Similar activities are grouped together.
സമാന പ്രവർത്തനങ്ങൾ കൂട്ടിച്ചേർക്കുന്നു.
3. Assignment of Duties / ചുമതല നിശ്ചയം
Responsibilities are assigned to employees.
ഉത്തരവാദിത്വങ്ങൾ ജീവനക്കാർക്ക് നൽകുന്നു.
4. Establishing Reporting Relationships / റിപ്പോർട്ടിംഗ് ബന്ധം
Authority relationships are defined.
അധികാരബന്ധങ്ങൾ നിർവചിക്കുന്നു.
Organisation Structure / സംഘടന ഘടന
Functional Structure / ഫംഗ്ഷണൽ ഘടന
Grouping jobs based on functions.
പ്രവർത്തനങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ജോലി കൂട്ടിച്ചേർക്കൽ.
Divisional Structure / ഡിവിഷണൽ ഘടന
Grouping jobs based on product or region.
ഉൽപ്പന്നം അല്ലെങ്കിൽ പ്രദേശം അടിസ്ഥാനമാക്കി കൂട്ടിച്ചേർക്കൽ.
Formal Organisation / ഔപചാരിക സംഘടന
Official structure defined by management.
മാനേജ്മെന്റ് നിർവചിച്ച ഔദ്യോഗിക ഘടന.
Informal Organisation / അനൗപചാരിക സംഘടന
Network of personal relationships.
സ്വകാര്യ ബന്ധങ്ങളുടെ നെറ്റ്വർക്ക്.
Delegation / അധികാര പ്രതിനിധാനം
Assigning authority to subordinates.
അധികാരം കീഴിലുള്ളവർക്കു നൽകൽ.
Elements / ഘടകങ്ങൾ
- Authority / അധികാരം
- Responsibility / ഉത്തരവാദിത്വം
- Accountability / ഉത്തരവാദിത്തം
Decentralisation / അധികാര വികേന്ദ്രീകരണം
Systematic delegation of authority at all levels.
എല്ലാ തലങ്ങളിലും അധികാരം വിതരണം ചെയ്യൽ.
Chapter 6 – Staffing / ഉദ്യോഗവൽക്കരണം
Meaning / അർത്ഥം
Staffing is the process of placing the right person at the right job.
ശരിയായ ജോലിയിൽ ശരിയായ വ്യക്തിയെ നിയമിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് സ്റ്റാഫിംഗ്.
Importance of Staffing / സ്റ്റാഫിംഗിന്റെ പ്രാധാന്യം
1. Efficient Performance / കാര്യക്ഷമ പ്രവർത്തനം
Ensures better performance of employees.
ജീവനക്കാരുടെ മികച്ച പ്രവർത്തനം ഉറപ്പാക്കുന്നു.
2. Better Utilisation of Human Resources / മനുഷ്യ വിഭവങ്ങളുടെ ഉപയോഗം
Helps in proper use of human talent.
മനുഷ്യ ശേഷി ശരിയായി ഉപയോഗിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
3. Improves Job Satisfaction / ജോലി സംതൃപ്തി
Right placement increases satisfaction.
ശരിയായ നിയമനം സംതൃപ്തി വർധിപ്പിക്കുന്നു.
4. Helps in Growth / വളർച്ചയ്ക്ക് സഹായിക്കുന്നു
Develops employees and organisation.
ജീവനക്കാരെയും സ്ഥാപനത്തെയും വളർത്തുന്നു.
Staffing Process / സ്റ്റാഫിംഗ് പ്രക്രിയ
1. Manpower Planning / മനുഷ്യ വിഭവ പദ്ധതി
Estimating future manpower needs.
ഭാവിയിൽ ആവശ്യമായ ജീവനക്കാരുടെ കണക്ക്.
2. Recruitment / നിയമനം
Searching for suitable candidates.
യോഗ്യരായ ആളുകളെ കണ്ടെത്തൽ.
3. Selection / തിരഞ്ഞെടുപ്പ്
Choosing the most suitable candidate.
ഏറ്റവും അനുയോജ്യനായ വ്യക്തിയെ തിരഞ്ഞെടുക്കൽ.
4. Training and Development / പരിശീലനം
Improving skills and knowledge.
കഴിവുകളും അറിവും വർധിപ്പിക്കൽ.
5. Performance Appraisal / പ്രകടന വിലയിരുത്തൽ
Evaluating employee performance.
ജീവനക്കാരുടെ പ്രകടനം വിലയിരുത്തൽ.
6. Promotion and Career Planning / പ്രമോഷൻ
Providing growth opportunities.
വളർച്ചാ അവസരങ്ങൾ നൽകൽ.
Recruitment Sources / നിയമന ഉറവിടങ്ങൾ
Internal Sources / ആഭ്യന്തര ഉറവിടങ്ങൾ
- Promotion / പ്രമോഷൻ
- Transfer / ട്രാൻസ്ഫർ
External Sources / ബാഹ്യ ഉറവിടങ്ങൾ
- Direct Recruitment / നേരിട്ടുള്ള നിയമനം
- Employment Exchange / തൊഴിൽ ഓഫീസ്
- Campus Recruitment / ക്യാമ്പസ് നിയമനം
- Advertisement / പരസ്യം
Selection Process / തിരഞ്ഞെടുപ്പ് പ്രക്രിയ
- Preliminary Screening / പ്രാഥമിക പരിശോധന
- Selection Tests / പരീക്ഷ
- Interview / അഭിമുഖം
- Medical Test / മെഡിക്കൽ പരിശോധന
- Final Selection / അന്തിമ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്
Training / പരിശീലനം
Training improves employee efficiency.
പരിശീലനം ജീവനക്കാരുടെ കാര്യക്ഷമത വർധിപ്പിക്കുന്നു.
Types of Training / പരിശീലന തരം
- On the Job Training / ജോലി സ്ഥലത്ത് പരിശീലനം
- Off the Job Training / ജോലി പുറത്തുള്ള പരിശീലനം
Chapter 7 – Directing / നിർദ്ദേശിക്കൽ
Meaning / അർത്ഥം
Directing is the process of instructing, guiding and motivating employees to achieve organisational goals.
സ്ഥാപന ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാൻ ജീവനക്കാരെ നയിക്കുകയും പ്രേരിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് ഡയറക്ടിംഗ്.
Importance of Directing / നിർദ്ദേശത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
1. Initiates Action / പ്രവർത്തനം ആരംഭിക്കുന്നു
Helps to start actual work.
യഥാർത്ഥ പ്രവർത്തനം ആരംഭിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
2. Integrates Efforts / ശ്രമങ്ങളുടെ ഏകീകരണം
Combines individual efforts.
വ്യക്തിഗത ശ്രമങ്ങളെ ഏകീകരിക്കുന്നു.
3. Improves Efficiency / കാര്യക്ഷമത വർധിപ്പിക്കുന്നു
Motivates employees to perform better.
ജീവനക്കാരെ മികച്ച പ്രവർത്തനത്തിന് പ്രേരിപ്പിക്കുന്നു.
4. Facilitates Change / മാറ്റങ്ങൾക്ക് സഹായിക്കുന്നു
Helps organisation adapt to changes.
സ്ഥാപനം മാറ്റങ്ങളോട് പൊരുത്തപ്പെടാൻ സഹായിക്കുന്നു.
Principles of Directing / നിർദ്ദേശത്തിന്റെ സിദ്ധാന്തങ്ങൾ
- Maximum Individual Contribution – വ്യക്തിഗത സംഭാവന പരമാവധി.
- Harmony of Objectives – ലക്ഷ്യങ്ങളുടെ ഐക്യം.
- Unity of Command – ഒറ്റ നിർദ്ദേശം.
- Appropriate Communication – ശരിയായ ആശയവിനിമയം.
- Effective Leadership – ഫലപ്രദമായ നേതൃത്വവും.
Elements of Directing / നിർദ്ദേശത്തിന്റെ ഘടകങ്ങൾ
1. Supervision / മേൽനോട്ടം
Overseeing employees at work.
ജീവനക്കാരുടെ പ്രവർത്തനം മേൽനോട്ടം വഹിക്കൽ.
2. Motivation / പ്രേരണ
Encouraging employees to perform.
ജീവനക്കാരെ പ്രവർത്തനത്തിന് പ്രേരിപ്പിക്കൽ.
3. Leadership / നേതൃത്വം
Influencing employees to achieve goals.
ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാൻ ജീവനക്കാരെ സ്വാധീനിക്കൽ.
4. Communication / ആശയവിനിമയം
Exchange of ideas and information.
വിവരങ്ങളും ആശയങ്ങളും കൈമാറ്റം.
Maslow’s Need Hierarchy / മാസ്ലോയുടെ ആവശ്യങ്ങളുടെ ക്രമം
- Physiological Needs – ശാരീരിക ആവശ്യങ്ങൾ
- Safety Needs – സുരക്ഷാ ആവശ്യങ്ങൾ
- Social Needs – സാമൂഹിക ആവശ്യങ്ങൾ
- Esteem Needs – മാനഭംഗി ആവശ്യങ്ങൾ
- Self Actualisation – സ്വയം സാക്ഷാത്കാരം
Communication Process / ആശയവിനിമയ പ്രക്രിയ
- Sender – അയക്കുന്നവൻ
- Message – സന്ദേശം
- Encoding – കോഡിംഗ്
- Channel – മാധ്യമം
- Receiver – സ്വീകരിക്കുന്നവൻ
- Feedback – പ്രതികരണം
Barriers to Communication / ആശയവിനിമയ തടസ്സങ്ങൾ
- Semantic Barriers – ഭാഷാ തടസ്സങ്ങൾ
- Psychological Barriers – മനോവിജ്ഞാന തടസ്സങ്ങൾ
- Organisational Barriers – സ്ഥാപന തടസ്സങ്ങൾ
- Personal Barriers – വ്യക്തിഗത തടസ്സങ്ങൾ
Leadership Styles / നേതൃത്വ ശൈലികൾ
- Autocratic – സ്വേച്ഛാധിപത്യ ശൈലി
- Democratic – ജനാധിപത്യ ശൈലി
- Laissez-faire – സ്വാതന്ത്ര്യ ശൈലി
Chapter 8 – Controlling / നിയന്ത്രണം
Meaning / അർത്ഥം
Controlling is the process of comparing actual performance with standards and taking corrective action.
യഥാർത്ഥ പ്രകടനം സ്റ്റാൻഡേർഡുമായി താരതമ്യം ചെയ്ത് തിരുത്തൽ നടപടി സ്വീകരിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് നിയന്ത്രണം.
Importance of Controlling / നിയന്ത്രണത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
1. Achieving Goals / ലക്ഷ്യസാധനം
Ensures organisational goals are achieved.
സ്ഥാപന ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാൻ സഹായിക്കുന്നു.
2. Improves Efficiency / കാര്യക്ഷമത വർധിപ്പിക്കുന്നു
Helps in better use of resources.
വിഭവങ്ങളുടെ മികച്ച ഉപയോഗം ഉറപ്പാക്കുന്നു.
3. Judging Accuracy of Standards / സ്റ്റാൻഡേർഡിന്റെ കൃത്യത പരിശോധിക്കുന്നു
Helps to revise standards.
സ്റ്റാൻഡേർഡുകൾ തിരുത്താൻ സഹായിക്കുന്നു.
4. Facilitates Coordination / ഏകോപനം സഹായിക്കുന്നു
Ensures activities are coordinated.
പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുന്നു.
Steps in Controlling Process / നിയന്ത്രണ പ്രക്രിയയുടെ ഘട്ടങ്ങൾ
- Setting Performance Standards – പ്രകടന സ്റ്റാൻഡേർഡുകൾ നിശ്ചയിക്കൽ
- Measuring Actual Performance – യഥാർത്ഥ പ്രകടനം അളക്കൽ
- Comparing Performance – താരതമ്യം ചെയ്യൽ
- Analysing Deviations – വ്യത്യാസങ്ങൾ വിശകലനം
- Taking Corrective Action – തിരുത്തൽ നടപടി
Relationship between Planning and Controlling / ആസൂത്രണവും നിയന്ത്രണവും തമ്മിലുള്ള ബന്ധം
- Planning sets standards; controlling ensures achievement. – ആസൂത്രണം സ്റ്റാൻഡേർഡ് നിശ്ചയിക്കുന്നു; നിയന്ത്രണം അത് നേടാൻ സഹായിക്കുന്നു.
- Both are interdependent. – ഇരുവരും പരസ്പരം ആശ്രിതമാണ്.
- Planning without controlling is meaningless. – നിയന്ത്രണം ഇല്ലാതെ ആസൂത്രണം അർഥശൂന്യം.
Techniques of Controlling / നിയന്ത്രണ സാങ്കേതികങ്ങൾ
Traditional Techniques / പരമ്പരാഗത സാങ്കേതികങ്ങൾ
- Personal Observation – സ്വകാര്യ നിരീക്ഷണം
- Statistical Reports – സ്ഥിതിവിവര റിപ്പോർട്ടുകൾ
- Budgetary Control – ബജറ്റ് നിയന്ത്രണം
- Break-even Analysis – ബ്രേക്ക് ഈവൻ വിശകലനം
Modern Techniques / ആധുനിക സാങ്കേതികങ്ങൾ
- Return on Investment – നിക്ഷേപ ലാഭനിരക്ക്
- Management Audit – മാനേജ്മെന്റ് ഓഡിറ്റ്
- PERT & CPM – പേർട്ട് & സിപിഎം
- Management Information System – മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫർമേഷൻ സിസ്റ്റം
Limitations of Controlling / നിയന്ത്രണത്തിന്റെ പരിമിതികൾ
- Difficult to set standards – സ്റ്റാൻഡേർഡ് നിശ്ചയിക്കൽ ബുദ്ധിമുട്ടാണ്
- Resistance from employees – ജീവനക്കാരുടെ എതിർപ്പ്
- Costly process – ചെലവേറിയ പ്രക്രിയ
- External factors cannot be controlled – ബാഹ്യ ഘടകങ്ങൾ നിയന്ത്രിക്കാൻ കഴിയില്ല
Chapter 9 – Financial Management / സാമ്പത്തിക മാനേജ്മെന്റ്
Meaning / അർത്ഥം
Financial management is concerned with planning, organising and controlling financial resources.
സാമ്പത്തിക വിഭവങ്ങൾ ആസൂത്രണം ചെയ്യുകയും നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് സാമ്പത്തിക മാനേജ്മെന്റ്.
Objectives / ലക്ഷ്യങ്ങൾ
Profit Maximisation / ലാഭ പരമാവധി
Focuses on increasing profits.
ലാഭം വർധിപ്പിക്കുക.
Wealth Maximisation / സമ്പത്ത് പരമാവധി
Focuses on increasing shareholders wealth.
ഓഹരിയുടമകളുടെ സമ്പത്ത് വർധിപ്പിക്കുക.
Functions of Financial Management / പ്രവർത്തനങ്ങൾ
- Investment Decision – നിക്ഷേപ തീരുമാനം
- Financing Decision – ധന സമാഹരണ തീരുമാനം
- Dividend Decision – ലാഭവിഹിത തീരുമാനം
Financial Decisions / സാമ്പത്തിക തീരുമാനങ്ങൾ
Investment Decision / നിക്ഷേപ തീരുമാനം
Decides where funds should be invested.
പണം എവിടെ നിക്ഷേപിക്കണമെന്ന് തീരുമാനിക്കുന്നു.
Financing Decision / ധന സമാഹരണ തീരുമാനം
Decides sources of finance.
ധനം എവിടെ നിന്ന് ലഭ്യമാക്കണമെന്ന് തീരുമാനിക്കുന്നു.
Dividend Decision / ലാഭവിഹിത തീരുമാനം
Decides how much profit to distribute.
ലാഭം എത്ര വിതരണം ചെയ്യണമെന്ന് തീരുമാനിക്കുന്നു.
Financial Planning / സാമ്പത്തിക ആസൂത്രണം
It means estimating capital requirements and determining sources of funds.
മൂലധന ആവശ്യകത കണക്കാക്കുകയും ധന സ്രോതസ്സുകൾ നിശ്ചയിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതാണ്.
Importance of Financial Planning / പ്രാധാന്യം
- Ensures adequate funds – പര്യാപ്ത ധനം ഉറപ്പാക്കുന്നു
- Avoids wastage – നഷ്ടം ഒഴിവാക്കുന്നു
- Ensures stability – സ്ഥിരത ഉറപ്പാക്കുന്നു
- Helps growth – വളർച്ചയ്ക്ക് സഹായിക്കുന്നു
Capital Structure / മൂലധന ഘടന
Proportion of debt and equity used in business.
കടവും ഇക്വിറ്റിയും തമ്മിലുള്ള അനുപാതമാണ്.
Factors Affecting Capital Structure / ഘടകങ്ങൾ
- Cost of debt – കടച്ചെലവ്
- Risk – അപകടസാധ്യത
- Cash flow position – നഗദ് പ്രവാഹം
- Control consideration – നിയന്ത്രണ പരിഗണന
Fixed Capital vs Working Capital
| Fixed Capital | Working Capital |
|---|---|
| Used for long term assets – ദീർഘകാല ആസ്തികൾക്ക് | Used for daily operations – ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് |
| Invested once – ഒറ്റത്തവണ നിക്ഷേപം | Used repeatedly – പുനരുപയോഗം |
Factors Affecting Working Capital / ഘടകങ്ങൾ
- Nature of business – ബിസിനസിന്റെ സ്വഭാവം
- Scale of operations – പ്രവർത്തന വ്യാപ്തി
- Business cycle – വ്യാപാര ചക്രം
- Credit policy – ക്രെഡിറ്റ് നയം
Key Previous Year Questions (with answers)
- Define financial management – ധന വിഭവങ്ങൾ നിയന്ത്രിക്കുന്ന പ്രക്രിയ
- State objectives – ലാഭ പരമാവധി, സമ്പത്ത് പരമാവധി
- Name financial decisions – നിക്ഷേപം, ധന സമാഹരണം, ലാഭവിഹിതം
- What is capital structure – കടവും ഇക്വിറ്റിയും അനുപാതം
- Meaning of working capital – ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് ധനം
- Meaning of fixed capital – ദീർഘകാല നിക്ഷേപം
- State importance of financial planning – സ്ഥിരത ഉറപ്പാക്കുന്നു
- One factor affecting capital structure – അപകടസാധ്യത
- One factor affecting working capital – ബിസിനസിന്റെ സ്വഭാവം
- What is dividend decision – ലാഭവിഹിത തീരുമാനമ