Important Topics:
- Meaning and Features of a Joint Stock Company
- Kinds of Companies (based on liability and number of members)
- Share Capital: Authorised, Issued, Subscribed, Called-up, Paid-up, Calls in Arrears, Reserve Capital
- Types of Shares: Preference Shares and Equity Shares
- Issue of Shares: Application, Allotment, Calls – Accounting Entries
- Calls in Arrears and Calls in Advance
- Over Subscription and Under Subscription
- Issue of Shares at Premium and at Discount
- Issue of Shares for Consideration other than Cash
- Forfeiture of Shares and Reissue of Forfeited Shares
Introduction to Joint Stock Company
A company is an artificial person created by law, having separate legal entity, perpetual succession, and a common seal. Its capital is contributed by shareholders who are the real owners. The affairs are managed by a Board of Directors elected by shareholders. According to Chief Justice Marshall, "a company is a person, artificial, invisible, intangible and existing only in the eyes of law."
Features of a Company
- Body Corporate: Formed and registered under Companies Act.
- Separate Legal Entity: Distinct from its members.
- Limited Liability: Members' liability limited to unpaid amount on shares.
- Perpetual Succession: Company continues irrespective of changes in membership.
- Common Seal: Official signature of the company.
- Transferability of Shares: Shares of public companies are freely transferable.
- Can Sue or be Sued: Can enforce contracts in its own name.
Kinds of Companies
Based on Liability:
- Company Limited by Shares: Liability limited to unpaid amount on shares held.
- Company Limited by Guarantee: Liability limited to guaranteed amount in winding up.
- Unlimited Company: Members have unlimited liability.
Based on Number of Members:
- Public Company: Minimum 7 members, no maximum, free transfer of shares.
- Private Company: Minimum 2, maximum 200, restricts share transfer.
- One Person Company (OPC): Only one member.
Share Capital of a Company
The capital raised by a company through issue of shares is called share capital. It is divided into small units called shares.
Categories of Share Capital
- Authorised Capital (Nominal/Registered): Maximum capital the company can issue as per Memorandum.
- Issued Capital: Part of authorised capital offered to public.
- Subscribed Capital: Part of issued capital actually subscribed by public.
- Called-up Capital: Part of subscribed capital called up for payment.
- Paid-up Capital: Called-up capital actually received from shareholders.
- Calls in Arrears: Called-up amount not yet paid by shareholders.
- Uncalled Capital: Part of subscribed capital not yet called up.
- Reserve Capital: Uncalled capital that can be called only at winding up.
Types of Shares
1. Preference Shares: Carry preferential right to dividend (fixed rate) and repayment of capital at winding up before equity shares.
2. Equity Shares: Shares that are not preference shares. Dividend varies with profits. They have voting rights.
Issue of Shares
Shares can be issued for cash or for consideration other than cash. The amount may be collected in instalments: Application, Allotment, Calls.
Important Steps
- Issue of Prospectus (invitation to public).
- Receipt of Applications with application money.
- Minimum Subscription must be received (90% of issued amount).
- Allotment of shares.
- Making Calls (if any).
Journal Entries for Issue of Shares
On receipt of application money:
Bank A/c Dr.
To Share Application A/c
On allotment (transfer of application money to share capital):
Share Application A/c Dr.
To Share Capital A/c
If application money is refunded for rejected applications:
Share Application A/c Dr.
To Bank A/c
On allotment amount due:
Share Allotment A/c Dr.
To Share Capital A/c
On receipt of allotment money:
Bank A/c Dr.
To Share Allotment A/c
On call amount due:
Share Call A/c Dr.
To Share Capital A/c
On receipt of call money:
Bank A/c Dr.
To Share Call A/c
Calls in Arrears
If a shareholder fails to pay call money, the amount is "Calls in Arrears". If a separate account is maintained:
Calls in Arrears A/c Dr.
To Share Call A/c
When received later:
Bank A/c Dr.
To Calls in Arrears A/c
To Interest A/c (if any)
Calls in Advance
If a shareholder pays amount not yet called, it is "Calls in Advance".
Bank A/c Dr.
To Calls in Advance A/c
When call becomes due:
Calls in Advance A/c Dr.
To Share Call A/c
Interest on calls in advance may be paid at rate specified in Articles (max 12% as per Table F).
Over Subscription
When applications exceed the number of shares offered, it is over subscription. Directors can:
- Reject excess applications and refund money.
- Make pro-rata allotment, adjusting excess application money towards allotment.
- Combine both methods.
Pro-rata allotment: Excess application money is adjusted to allotment. The journal entries are:
Bank A/c Dr.
To Share Application A/c
Share Application A/c Dr.
To Share Capital A/c
To Share Allotment A/c
To Bank A/c (if any refund)
Under Subscription
When applications are less than shares offered. Allotment is made only for the number applied. Ensure minimum subscription is met; otherwise, the issue fails and money must be refunded.
Issue of Shares at Premium
When shares are issued at a price above face value, the excess is "Securities Premium". It is credited to Securities Premium Reserve A/c and can be used only for specific purposes (bonus shares, write-off preliminary expenses, etc.).
Share Allotment A/c Dr.
To Share Capital A/c
To Securities Premium Reserve A/c
Issue of Shares at Discount
Generally not allowed except in case of sweat equity shares. For reissue of forfeited shares, discount allowed is debited to Share Forfeiture A/c.
Issue of Shares for Consideration other than Cash
When a company purchases assets and issues shares to the vendor, the entry is:
Asset A/c Dr.
To Vendor A/c
Vendor A/c Dr.
To Share Capital A/c
To Securities Premium A/c (if any)
Forfeiture of Shares
If a shareholder fails to pay allotment or call money, the company may forfeit the shares. The amount already received is transferred to "Share Forfeiture Account".
Forfeiture of shares issued at par:
Share Capital A/c (called-up amount) Dr.
To Share Forfeiture A/c (amount received)
To Share Allotment A/c (unpaid)
To Share Call A/c (unpaid)
Forfeiture of shares issued at premium (if premium not received): Securities Premium Reserve A/c is also debited.
Reissue of Forfeited Shares
Forfeited shares can be reissued at any price (subject to maximum discount = amount forfeited).
Bank A/c Dr.
Share Forfeiture A/c (discount) Dr.
To Share Capital A/c (face value)
After reissue, the profit on forfeiture (balance in Share Forfeiture A/c for reissued shares) is transferred to Capital Reserve.
Share Forfeiture A/c Dr.
To Capital Reserve
പ്രധാന പാഠഭാഗങ്ങൾ (മലയാളത്തിൽ):
- കമ്പനിയുടെ സവിശേഷതകൾ
- വിവിധ തരം കമ്പനികൾ
- ഓഹരി മൂലധനത്തിന്റെ വിഭാഗങ്ങൾ
- ഓഹരികളുടെ തരങ്ങൾ (മുൻഗണനാ, ഇക്വിറ്റി)
- ഓഹരി വിതരണ പ്രക്രിയയും അക്കൗണ്ടിംഗും
- വിളി കുടിശ്ശികയും മുൻകൂർ വിളിയും
- അമിത ഏറ്റെടുക്കലും ആനുപാതിക വിതരണവും
- പ്രീമിയത്തിലും ഡിസ്കൗണ്ടിലും ഓഹരി വിതരണം
- പണമല്ലാത്ത പ്രതിഫലത്തിനുള്ള ഓഹരി വിതരണം
- ഓഹരി കണ്ടുകെട്ടലും പുനർവിതരണവും
കമ്പനിയുടെ സവിശേഷതകൾ
ഒരു കമ്പനി എന്നത് നിയമപ്രകാരം രൂപീകൃതമായ ഒരു കൃത്രിമ വ്യക്തിയാണ്. ഇതിന് അതിന്റെ അംഗങ്ങളിൽ നിന്ന് വേറിട്ട നിയമപരമായ അസ്തിത്വമുണ്ട്. പരിമിതമായ ബാധ്യത, സ്ഥിരമായ നിലനിൽപ്പ്, പൊതുമുദ്ര എന്നിവ ഇതിന്റെ സവിശേഷതകളാണ്.
കമ്പനികളുടെ തരങ്ങൾ
- ഓഹരി പരിമിത കമ്പനികൾ: അംഗങ്ങളുടെ ബാധ്യത അവർ കൈവശമുള്ള ഓഹരികളുടെ അടയ്ക്കാത്ത തുകയിൽ മാത്രം പരിമിതപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു.
- ഗ്യാരണ്ടി പരിമിത കമ്പനികൾ: കമ്പനി പിരിച്ചുവിടുമ്പോൾ നിശ്ചിത തുക വരെ ബാധ്യത.
- പരിധിയില്ലാത്ത കമ്പനികൾ: അംഗങ്ങളുടെ ബാധ്യത പരിധിയില്ലാത്തത്.
ഓഹരി മൂലധന വിഭാഗങ്ങൾ
- അംഗീകൃത മൂലധനം: കമ്പനിക്ക് പുറപ്പെടുവിക്കാവുന്ന പരമാവധി മൂലധനം.
- പുറപ്പെടുവിച്ച മൂലധനം: അംഗീകൃത മൂലധനത്തിന്റെ ഒരു ഭാഗം പൊതുജനങ്ങൾക്കായി പുറപ്പെടുവിക്കുന്നു.
- ഏറ്റെടുത്ത മൂലധനം: പുറപ്പെടുവിച്ച മൂലധനത്തിൽ പൊതുജനങ്ങൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ എടുത്ത ഭാഗം.
- വിളിക്കപ്പെട്ട മൂലധനം: ഏറ്റെടുത്ത മൂലധനത്തിൽ അടയ്ക്കാൻ ആവശ്യപ്പെട്ട തുക.
- അടച്ച മൂലധനം: വിളിക്കപ്പെട്ട തുകയിൽ ഓഹരി ഉടമകൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ അടച്ച ഭാഗം.
- വിളി കുടിശ്ശിക: വിളിച്ച തുകയിൽ കിട്ടാനുള്ള ഭാഗം.
- കരുതൽ മൂലധനം: കമ്പനി പിരിച്ചുവിടുമ്പോൾ മാത്രം വിളിക്കാവുന്ന വിളിക്കാത്ത മൂലധനം.
ഓഹരി വിതരണ അക്കൗണ്ടിംഗ്
ഓഹരികൾ പണത്തിനായോ മറ്റ് പ്രതിഫലത്തിനായോ വിതരണം ചെയ്യാം. അപേക്ഷ, അനുവദനം, കോളുകൾ എന്നീ ഘട്ടങ്ങളിലായി തുക പിരിക്കുന്നു.
ജേർണൽ എൻട്രികൾ
അപേക്ഷ പണം ലഭിക്കുമ്പോൾ:
ബാങ്ക് A/c Dr.
To ഷെയർ അപ്ലിക്കേഷൻ A/c
അപേക്ഷ പണം മൂലധനത്തിലേക്ക് മാറ്റുമ്പോൾ:
ഷെയർ അപ്ലിക്കേഷൻ A/c Dr.
To ഷെയർ ക്യാപിറ്റൽ A/c
അപേക്ഷ നിരസിച്ചവർക്ക് പണം തിരികെ നൽകുമ്പോൾ:
ഷെയർ അപ്ലിക്കേഷൻ A/c Dr.
To ബാങ്ക് A/c
അനുവദന തുക കുടിശ്ശികയാകുമ്പോൾ:
ഷെയർ അലോട്ട്മെന്റ് A/c Dr.
To ഷെയർ ക്യാപിറ്റൽ A/c
അനുവദന തുക ലഭിക്കുമ്പോൾ:
ബാങ്ക് A/c Dr.
To ഷെയർ അലോട്ട്മെന്റ് A/c
കോൾ തുക കുടിശ്ശികയാകുമ്പോൾ:
ഷെയർ കോൾ A/c Dr.
To ഷെയർ ക്യാപിറ്റൽ A/c
കോൾ തുക ലഭിക്കുമ്പോൾ:
ബാങ്ക് A/c Dr.
To ഷെയർ കോൾ A/c
വിളി കുടിശ്ശിക
കോൾസ് ഇൻ അറിയേഴ്സ് A/c Dr.
To ഷെയർ കോൾ A/c
മുൻകൂർ വിളി
ബാങ്ക് A/c Dr.
To കോൾസ് ഇൻ അഡ്വാൻസ് A/c
അമിത ഏറ്റെടുക്കൽ
ഓഹരികളുടെ എണ്ണത്തേക്കാൾ കൂടുതൽ അപേക്ഷകൾ ലഭിച്ചാൽ, അധിക അപേക്ഷ പണം അനുവദന തുകയിലേക്ക് ക്രമീകരിക്കുകയോ തിരികെ നൽകുകയോ ചെയ്യുന്നു.
പ്രീമിയത്തിൽ ഓഹരി വിതരണം
മുഖവിലയേക്കാൾ കൂടുതൽ വിലയ്ക്ക് ഓഹരികൾ വിതരണം ചെയ്യുമ്പോൾ അധിക തുക "സെക്യൂരിറ്റീസ് പ്രീമിയം റിസർവ്" അക്കൗണ്ടിൽ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.
ഡിസ്കൗണ്ടിൽ ഓഹരി വിതരണം
പൊതുവായി ഡിസ്കൗണ്ടിൽ ഓഹരി വിതരണം അനുവദനീയമല്ല. എന്നാൽ കണ്ടുകെട്ടിയ ഓഹരികൾ പുനർവിതരണം ചെയ്യുമ്പോൾ ഡിസ്കൗണ്ട് അനുവദിക്കാം.
ഓഹരി കണ്ടുകെട്ടലും പുനർവിതരണവും
ഓഹരി ഉടമകൾ കോൾ തുക അടയ്ക്കാത്തപക്ഷം കമ്പനിക്ക് അവരുടെ ഓഹരികൾ കണ്ടുകെട്ടാം. കണ്ടുകെട്ടിയ ഓഹരികൾ പിന്നീട് വിറ്റഴിക്കാം.
കണ്ടുകെട്ടലിനുള്ള ജേർണൽ:
ഷെയർ ക്യാപിറ്റൽ A/c (വിളിച്ച തുക) Dr.
To ഷെയർ ഫോർഫീറ്റഡ് A/c (കിട്ടിയ തുക)
To ഷെയർ അലോട്ട്മെന്റ് A/c (കിട്ടാനുള്ളത്)
To ഷെയർ കോൾ A/c (കിട്ടാനുള്ളത്)
പുനർവിതരണത്തിനുള്ള ജേർണൽ:
ബാങ്ക് A/c Dr.
ഷെയർ ഫോർഫീറ്റഡ് A/c (ഡിസ്കൗണ്ട്) Dr.
To ഷെയർ ക്യാപിറ്റൽ A/c (മുഖവില)
പുനർവിതരണത്തിനു ശേഷം ഷെയർ ഫോർഫീറ്റഡ് അക്കൗണ്ടിൽ ബാക്കിയുള്ള ലാഭം ക്യാപിറ്റൽ റിസർവിലേക്ക് മാറ്റുന്നു.
Important Exam Questions
- What is a public company? Explain its characteristics.
- Distinguish between preference shares and equity shares.
- Explain the various categories of share capital with examples.
- What is meant by calls in arrears and calls in advance? How are they treated in accounting?
- Describe the accounting treatment of over-subscription of shares.
- A company issued 10,000 shares of ₹10 each at a premium of ₹2 per share payable: application ₹3, allotment ₹5 (including premium), first call ₹2, final call ₹2. All money was duly received. Pass journal entries.
- What is forfeiture of shares? Give journal entries for forfeiture and reissue of shares.
- Explain the purposes for which securities premium can be used.
- ABC Ltd. purchased machinery worth ₹5,40,000 and issued shares of ₹100 each at par to the vendor. How many shares are issued? Pass entries.
- 200 shares of ₹10 each were forfeited for non-payment of final call of ₹3 per share. These were reissued at ₹8 per share. Give journal entries and show the amount transferred to capital reserve.
| Concept | Formula / Description |
|---|---|
| Number of shares for consideration other than cash | = Amount Payable / Issue Price |
| Calls in Arrears | Called-up Capital – Paid-up Capital |
| Maximum discount on reissue | Amount originally received on forfeited shares |
| Transfer to Capital Reserve | Balance in Share Forfeiture A/c for reissued shares after deducting discount on reissue |