വെക്കേഷന്‍ കാലായളവില്‍ മൂല്യ നിര്‍ണ്ണയ ക്യാമ്പുകളില്‍ പങ്കെടുത്ത സെല്‍ഫ് ഡ്രോയിംഗ് ഓഫീസര്‍മാരായ അധ്യാപകര്‍ക്ക് അവര്‍ക്ക് ലഭിക്കുന്ന ആര്‍ജ്ജിത അവധി (Earned Leave) സറണ്ടര്‍ ചെയ്യുന്നതിനു വേണ്ടി സമര്‍പ്പിക്കേണ്ട ഫോമുകള്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള എക്സല്‍ സോഫ്റ്റ് വെയറാണ് ELS 4 SDO. മറ്റൊരാളെ ആശ്രയിക്കാതെ തന്നെ അവരവരുടെ ലീവ് സറണ്ടര്‍ അപേക്ഷകള്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതിന് ഇത് ഉപകരിക്കുന്നു. ആവശ്യമായ എല്ലാ ഫോറങ്ങളും ഇതില്‍ നിന്ന് ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടും. ഒന്നില്‍ കൂടുതല്‍ വര്‍ഷങ്ങളിലെ സര്‍ണ്ടര്‍ ചെയ്യാനുള്ളവര്‍ക്കും അപേക്ഷകള്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള സൗകര്യം ഇതില്‍ ഉള്‍ക്കൊള്ളിച്ചിട്ടുണ്ട്. 2008 മുതലുള്ള ഏത് വര്‍ഷങ്ങളിലെ സര്‍ണ്ടര്‍ അപേക്ഷകളും തയ്യാറാക്കാവുന്ന രീതിയിലാണ് ഇപ്പോള്‍ സോഫ്റ്റ് വെയര്‍ സജ്ജീകരിച്ചിട്ടുള്ളത്.
സറണ്ടര്‍ അപേക്ഷകള്‍ തയ്യാറാക്കി AGs ഓഫീസിലേക്ക് താഴെ പറയുന്ന രേഖകളാണ്അയക്കേണ്ടത്.
1) Covering Letter of the Principal to the AGs Office
2) Application for Leave (Form-13) submitted by the concerned teacher
3) Proceedings of the Principal sanctioning Leave Surrender
4) Original Duty Certificate(s) issued by Camp Officer(s)
സ്പാര്‍ക്കില്‍ ലീവ് സറണ്ടര്‍ ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന വിധം.
AGs ഓഫീസില്‍ നിന്നും ലീവ് സറണ്ടര്‍ അനുവദിച്ചുകൊണ്ടുള്ള Pay Slip ലഭിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്നും ലീവ് സറണ്ടര്‍ ബില്ല് ജനറേറ്റ് ചെയ്യാം.
ഒരു കാരണവശാലും ലീവ് സറണ്ടര്‍ അനുവദിച്ചുകൊണ്ടുള്ള Pay Slip ഡീറ്റയില്‍സ് AG Pay Slip Details ല്‍ എന്‍റര്‍ ചെയ്യേണ്ടതില്ല.
1) SDO യൂസര്‍ നെയിമും പാസ് വേര്‍ഡും ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിന്‍ ചെയ്ത് Leave --- Leave Account എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ Leave Type ല്‍ EL എന്ന റേഡിയോ ബട്ടണില്‍ ടിക് ചെയ്ത് Enter Opening Balance എന്നതിലും ടിക് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് വരുന്ന ഫീല്‍ഡുകളില്‍ As on Date എന്ന കോളത്തില്‍ ലീവ് സര്‍ണ്ടര്‍ ചെയ്യുന്നതോ അതിന് മുമ്പോ ഉള്ള ഒരു തിയതി കാണിക്കുക. No. of Days എന്നതിന് നേരെ അനുവദിക്കപ്പെട്ട ലീവ് സറണ്ടര്‍ ദിവസങ്ങളുടെ എണ്ണം AG Pay Slip ല്‍ നോക്കി എന്‍റര്‍ ചെയ്യുക. അതിന് ശേഷം Proceed ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക.
2) അതിന് ശേഷം Salary --- Leave Surrender ---- Leave Surrender Sanction എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് ലഭിക്കുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ താഴെ വ്യത്തത്തില്‍ കാണിച്ച വിവരങ്ങള്‍ ചേര്‍ക്കുക. ഇതില്‍ No. of Days, As on Date എന്നിവ AG Payslip നോക്കി എന്‍റര്‍ ചെയ്യുക. ഇത് തെറ്റിയാല്‍ സറണ്ടര്‍ ബില്ലിലെ തുകയില്‍ വ്യത്യാസം വരും. എല്ലാം എന്‍റര്‍ ചെയ്ത് കണ്‍ഫര്‍മേഷന്‍ ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക.
3) Salary --- Leave Surrender ---- Leave Surrender Processing മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടര്‍ ലഭിക്കുന്ന താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോയില്‍ Sanctioned Year, Sanctioned Month എന്നിവ എന്‍റര്‍ ചെയ്യുക. ഇത് രണ്ടും രണ്ടാമത്തെ സ്റ്റെപ്പില്‍ എന്‍റര്‍ ചെയ്ത Sanction Date ന് തുല്യമാകണം. ശേഷം Process ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക.
4) Bill Processed Successfully എന്ന മെസേജിന് ശേഷം Salary --- Leave Surrender ---- Leave SurrenderBillഎന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ ലഭിക്കും. അതില്‍ വര്‍ഷവും മാസവും എന്‍റര്‍ ചെയ്ത് നിങ്ങള്‍ക്ക് സറണ്ടര്‍ ബില്ല് പ്രിന്‍റെടുക്കാം.
