1. Meaning / അർത്ഥം
Definition: “Managerial control implies the measurement of accomplishment against the standard and the correction of deviations to assure attainment of objectives according to plans.” – Koontz and O’Donnell
മലയാളം: “മാനദണ്ഡങ്ങൾക്കെതിരെയുള്ള നേട്ടത്തിന്റെ അളവെടുപ്പും പദ്ധതികൾക്കനുസരിച്ച് ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നതിന് വ്യതിയാനങ്ങൾ തിരുത്തലുമാണ് മാനേജീരിയൽ നിയന്ത്രണം.”
Simple Hint: Controlling checks if everything is going according to plan. It's like a GPS in a car – it constantly checks your current location against the planned route and recalculates if you go off track.
2. Importance / പ്രാധാന്യം
- Accomplishing goals (ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കൽ): Ensures progress towards organisational goals – സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങളിലേക്കുള്ള പുരോഗതി ഉറപ്പാക്കുന്നു.
- Judging accuracy of standards (മാനദണ്ഡങ്ങളുടെ കൃത്യത വിലയിരുത്തൽ): Verifies if set standards are correct – നിശ്ചയിച്ച മാനദണ്ഡങ്ങൾ ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുന്നു.
- Efficient use of resources (വിഭവങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമമായ ഉപയോഗം): Reduces wastage of resources – വിഭവങ്ങളുടെ പാഴാക്കൽ കുറയ്ക്കുന്നു.
- Improving employee motivation (ജീവനക്കാരുടെ പ്രചോദനം മെച്ചപ്പെടുത്തൽ): Motivates employees for better performance – മികച്ച പ്രകടനത്തിന് ജീവനക്കാരെ പ്രചോദിപ്പിക്കുന്നു.
- Ensuring order and discipline (ക്രമവും അച്ചടക്കവും ഉറപ്പാക്കൽ): Creates an atmosphere of discipline – അച്ചടക്കത്തിന്റെ അന്തരീക്ഷം സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
- Facilitating co-ordination (ഏകോപനം സുഗമമാക്കൽ): Helps coordinate all activities – എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളും ഏകോപിപ്പിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
3. Limitations / പരിമിതികൾ
- Difficulty in quantitative standards (അളവ് മാനദണ്ഡങ്ങളിലെ ബുദ്ധിമുട്ട്): Hard to set standards for qualitative factors – ഗുണപരമായ ഘടകങ്ങൾക്ക് മാനദണ്ഡം നിശ്ചയിക്കാൻ പ്രയാസം.
- Little control on external factors (ബാഹ്യ ഘടകങ്ങളിൽ നിയന്ത്രണമില്ല): Cannot control government policies, competition – സർക്കാർ നയങ്ങൾ, മത്സരം എന്നിവ നിയന്ത്രിക്കാനാവില്ല.
- Resistance from employees (ജീവനക്കാരിൽ നിന്നുള്ള എതിർപ്പ്): Seen as restriction on freedom – സ്വാതന്ത്ര്യത്തിനുള്ള നിയന്ത്രണമായി കാണുന്നു.
- Costly affair (ചെലവേറിയത്): Involves expenditure, time and effort – ചെലവ്, സമയം, പരിശ്രമം എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.
4. Relationship: Planning & Controlling / ആസൂത്രണവും നിയന്ത്രണവും തമ്മിലുള്ള ബന്ധം
Planning and controlling are inseparable twins (വേർതിരിക്കാനാവാത്ത ഇരട്ടകൾ). Plans provide standards for control; control provides feedback for future planning. Planning without control is meaningless; control without planning is blind.
5. Steps in Control Process / നിയന്ത്രണ പ്രക്രിയയിലെ ഘട്ടങ്ങൾ
- Setting performance standards (നിലവാരം നിശ്ചയിക്കൽ): Establish criteria against which actual results are measured – യഥാർത്ഥ ഫലങ്ങൾ അളക്കുന്നതിനുള്ള മാനദണ്ഡം സ്ഥാപിക്കുക.
- Measurement of actual performance (യഥാർത്ഥ പ്രകടനം അളക്കൽ): Evaluate work done and results achieved – ചെയ്ത ജോലിയും നേടിയ ഫലങ്ങളും വിലയിരുത്തുക.
- Comparing actual performance with standards (താരതമ്യം): Reveal deviations between actual and desired results – യഥാർത്ഥവും ആവശ്യമുള്ളതുമായ ഫലങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള വ്യതിയാനങ്ങൾ വെളിപ്പെടുത്തുക.
- Analysing deviations (വ്യതിയാന വിശകലനം): Pinpoint significant deviations and analyse causes – കാര്യമായ വ്യതിയാനങ്ങൾ കണ്ടെത്തി കാരണങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുക.
- Taking corrective action (തിരുത്തൽ നടപടികൾ): Initiate actions to correct deviations – വ്യതിയാനങ്ങൾ തിരുത്തുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ ആരംഭിക്കുക.
Key Principles in Step 4:
- Critical Point Control (നിർണായക പോയിന്റ് നിയന്ത്രണം): Focus on key result areas (KRAs).
- Management by Exception (അപവാദ മാനേജ്മെന്റ്): Only significant deviations beyond permissible limits are reported.
6. Techniques of Managerial Control / മാനേജീരിയൽ നിയന്ത്രണ തന്ത്രങ്ങൾ
A) Traditional Techniques (പരമ്പരാഗത തന്ത്രങ്ങൾ)
- Personal observation (വ്യക്തിപരമായ നിരീക്ഷണം): Managers observe employees at work – മാനേജർമാർ ജീവനക്കാരെ ജോലി ചെയ്യുന്നത് നിരീക്ഷിക്കുന്നു.
- Statistical reports (സ്ഥിതിവിവര റിപ്പോർട്ടുകൾ): Use data and charts for analysis – ഡാറ്റയും ചാർട്ടുകളും വിശകലനത്തിനായി ഉപയോഗിക്കുന്നു.
- Breakeven analysis (ബ്രേക്ക്-ഈവൻ വിശകലനം): Studies relationship between costs, volume, and profit – ചെലവ്, അളവ്, ലാഭം എന്നിവ തമ്മിലുള്ള ബന്ധം പഠിക്കുന്നു.
- Budgetary control (ബജറ്റ് നിയന്ത്രണം): Compare actual performance with budgets (Sales, Production, Cash, Capital budgets) – യഥാർത്ഥ പ്രകടനത്തെ ബജറ്റുകളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുന്നു.
B) Modern Techniques (ആധുനിക തന്ത്രങ്ങൾ)
- Return on Investment (ROI) (നിക്ഷേപത്തിന്റെ വരുമാനം): Measures effectiveness of invested capital – നിക്ഷേപിച്ച മൂലധനത്തിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി അളക്കുന്നു.
- Ratio analysis (അനുപാത വിശകലനം): Analysis of financial statements through ratios (Liquidity, Solvency, Profitability) – അനുപാതങ്ങളിലൂടെ സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകളുടെ വിശകലനം.
- Responsibility accounting (ഉത്തരവാദിത്ത അക്കൗണ്ടിംഗ്): Setting up responsibility centres (Cost, Revenue, Profit, Investment centres) – ഉത്തരവാദിത്ത കേന്ദ്രങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുക.
- Management audit (മാനേജ്മെന്റ് ഓഡിറ്റ്): Systematic appraisal of overall management performance – മൊത്തത്തിലുള്ള മാനേജ്മെന്റ് പ്രകടനത്തിന്റെ വ്യവസ്ഥാപിത വിലയിരുത്തൽ.
- PERT and CPM (പെർട്ട് ആൻഡ് സി.പി.എം): Network techniques for planning and controlling projects – പദ്ധതികൾ ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നതിനും നിയന്ത്രിക്കുന്നതിനുമുള്ള നെറ്റ്വർക്ക് ടെക്നിക്കുകൾ.
- MIS (മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫോർമേഷൻ സിസ്റ്റം): Computer-based system providing information for decision-making – തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിനുള്ള വിവരങ്ങൾ നൽകുന്ന കമ്പ്യൂട്ടർ അധിഷ്ഠിത സംവിധാനം.
7. Key Previous Year Questions (with answers)
- Controlling technique that states only significant deviations beyond permissible limit should be noticed? (2019 Mar, 2021 Say) → Management by Exception.
- Function that ensures things are going on according to plan? (2022 Say, 2023 Say) → Controlling.
- The last step in controlling function is? (2024 Mar) → Taking corrective action.
- Only exceptional matters to be reported to top management. Which concept? → Management by Exception.
- Complete the series: Setting standards → ? → Comparing → ? → Corrective action? (2025 Mar) → Measurement of performance, Analysing deviations.
- 'Controlling is called as a backward looking function'. Why? (2019 Say) → It assesses past performance and provides feedback for future.
- Write the four steps of controlling process? (2023 Mar) → Setting standards, Measurement, Comparison, Corrective action.
- Write any two limitations of controlling? (2023 Say) → Difficulty in setting quantitative standards, resistance from employees.
- Briefly explain any three importance of controlling? (2023 Mar, 2024 Mar) → Accomplishing goals, efficient resource use, improving motivation.
- Explain the first three steps in controlling process? (2023 Say) → Setting standards, measurement of performance, comparing performance.
- Explain the limitations of controlling? (2018 Say, 2025 Mar) → Four limitations as in section 3.
- This function ensures all activities are performed as per predetermined plans. a) Identify? b) Explain its first Three steps? (2019 Mar) → a) Controlling; b) Setting standards, measurement, comparison.
- Planning and Controlling are inter-related. Substantiate? (2020 Mar) → Plans provide standards, control provides feedback for future plans.
- "Planning and controlling are the inseparable twins of management." Comment? (2020 Say, 2025 Say) → Explain relationship as in section 4.
- Briefly explain the first Four steps in the process of controlling? (2021 Mar, 2022 Mar) → Setting standards, measurement, comparison, analysing deviations.
- Substantiate the relationship between planning and controlling? (2021 Mar) → As in section 4.
📘 Micro Notes – +2 Business Studies (Chapter 8: Controlling)
SimonMash.com
