അക്കൗണ്ടിംഗ് ഡാറ്റ റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിനും സംഗ്രഹിക്കുന്നതിനുമുള്ള അനേകം
ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളെ തുടർച്ചയായ ക്രമീകരണത്തിലേക്ക് ക്രമീകരിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു
രീതിയാണ് അക്കൗണ്ട് ഗ്രൂപ്പുചെയ്യൽ. മുൻ‌നിശ്ചയിച്ച ഗ്രൂപ്പുകളും ഉപഗ്രൂപ്പുകളും
ഗ്നുഖാറ്റയിലുണ്ട്.
അവർ:
ബാലൻസ് ഷീറ്റ് ഗ്രൂപ്പുകൾ
ലാഭനഷ്ടം / വരുമാനം, ചെലവ് അക്കൗണ്ട് ഗ്രൂപ്പ്
Balance Sheet Groups
Profit & Loss / Income & Expenditure Account Group
System Generated Ledger Accounts in GNUkhata
ഗ്നുഖത്തയിലെ സിസ്റ്റം ജനറേറ്റഡ് ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ
GNUkhata has 29 predetermined Groups and subGroups. Out of these 13 are Groups
and 16 are sub Groups. 25 Predefined Groups and subgroups are related with
Balance sheet. Out of these 9 are Groups and 16 are Sub Groups. 4 Groups are
related with Profit and Loss Account/ Income and Expenditure Account.
In GNUkhata, there are 4 system generated ledger accounts. We can neither
change the name nor delete these accounts. Do not create accounts with similar
names. These are.
അക്കൗണ്ടുകൾക്ക് മുൻ‌കൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച 29 ഗ്രൂപ്പുകളും ഉപഗ്രൂപ്പുകളും
ഗ്നുഖത്തയിലുണ്ട്. ഇതിൽ 13 എണ്ണം ഗ്രൂപ്പുകളും 16 എണ്ണം ഉപഗ്രൂപ്പുകളുമാണ്. 25
മുൻ‌നിശ്ചയിച്ച ഗ്രൂപ്പുകളും ഉപഗ്രൂപ്പുകളും ബാലൻസ് ഷീറ്റുമായി
ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. ഇതിൽ 9 എണ്ണം ഗ്രൂപ്പുകളും 16 എണ്ണം സബ്
ഗ്രൂപ്പുകളുമാണ്. 4 ഗ്രൂപ്പുകൾ ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട് / വരുമാന, ചെലവ് അക്കൗണ്ടുമായി
ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.
ഗ്നുഖതയിൽ, 4 സിസ്റ്റം ജനറേറ്റുചെയ്ത ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുണ്ട്. നമുക്ക്
പേര് മാറ്റാനോ ഈ അക്കൗണ്ടുകൾ ഇല്ലാതാക്കാനോ കഴിയില്ല. സമാന പേരുകളിൽ അക്കൗണ്ടുകൾ
സൃഷ്ടിക്കരുത്. ഇവയാണ്.
System Generated Ledger Accounts
Description of the Groups and Sub Groups:
(i) (a) Capital: Amount contributed by proprietor, partners and share holders
are recorded in this group.
(b) Corpus: Amount Contributed by the members of a non
profit organisation (capital fund) are recorded in this group.
(ii) Current Assets: The assets which are consumed in operations are known as
current assets. Accounts of such assets generated in the course of doing
business are recorded in this group. The sub groups are
Bank-(Deposits)
Cash – (in hand, at factory, petty cash)
Inventory-(closing stock)
Loans and Advances-(temporary advance to Staff)
Sundry Debtors – (Credit sales)
(iii) Current Liability: The liabilities which are to be paid with in a short
period (less than one year) are called current liabilities. The sub groups of
current liabilities are.
Provisions: (PF, ESI, TDS dues, etc.)
Sundry CreditorsforExpenses: (Outstanding expenses)
Sundry Creditors for Purchase: (Amount payable to suppliers)
(iv) Fixed Assets: Accounts of all fixed assets (life span more than one year)
are recorded in this Group. The subgroups are
Building
Furniture
Land
Plant and Machinery
(v) Investments: Contains accounts of investment made by the organit#ation.
The subgroups are
Investment in Bank Deposits
Investment in shares and Debentures
(vi) Loan (Assets): Includes accounts of long term loans given
(vii) Loans (Liability): Amount borrowed from financial institutions. The sub
Groups are
Secured: (Loan against Security)
Unsecured: (No Security)
(viii) Miscellaneous Expenses (Assets): This includes preliminary and
preformation Expenses to the extent those are not written off.
(ix) Direct Income: Income from sale of goods, included in this group. If it
is a service organisation, income from fees will come under this group.
(x) Indirect Income: All incomes which is not a direct income come under this
group.
Eg: rent received, discount received, dividend received etc.
(xi) Direct Expenses: Expenses of purchase or manufacturing of goods are
included in this group.
Eg. Wages, carriage inward, consumables etc. GNUKhata opens Opening Stock
Account under this group.
(xii) Indirect Expenses: All office, administration sellng and distribution
expenses are coming under this group.
Eg: Salary, Interest, depreciation, etc.
(xiii) Reserves: Contains retained earnings reserves and surplus.
ഗ്രൂപ്പുകളുടെയും ഉപഗ്രൂപ്പുകളുടെയും വിവരണം:
(i) (എ) മൂലധനം: ഉടമസ്ഥനും പങ്കാളികളും ഓഹരി ഉടമകളും സംഭാവന ചെയ്ത തുക ഈ
ഗ്രൂപ്പിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
(ബി) കോർപ്പസ്: ഒരു ലാഭേച്ഛയില്ലാത്ത ഓർഗനൈസേഷന്റെ
(ക്യാപിറ്റൽ ഫണ്ട്) അംഗങ്ങൾ സംഭാവന ചെയ്ത തുക ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ
രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
(ii) നിലവിലെ അസറ്റുകൾ: പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന ആസ്തികളെ നിലവിലെ അസറ്റുകൾ
എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് നടത്തുമ്പോൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന അത്തരം ആസ്തികളുടെ
അക്കൗണ്ടുകൾ ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
ബാങ്ക്- (നിക്ഷേപം)
പണം - (കയ്യിൽ, ഫാക്ടറിയിൽ, നിസ്സാര പണം)
ഇൻവെന്ററി- (ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക്)
വായ്പകളും അഡ്വാൻസുകളും- (സ്റ്റാഫിലേക്കുള്ള താൽക്കാലിക അഡ്വാൻസ്)
സൺ‌ഡ്രി കടക്കാർ - (ക്രെഡിറ്റ് വിൽ‌പന)
(iii) നിലവിലെ ബാധ്യത: ഒരു ഹ്രസ്വ കാലയളവിൽ (ഒരു വർഷത്തിൽ താഴെ) നൽകേണ്ട
ബാധ്യതകളെ നിലവിലെ ബാധ്യതകൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. നിലവിലെ ബാധ്യതകളുടെ
ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ.
വ്യവസ്ഥകൾ: (PF, ESI, TDS കുടിശ്ശിക മുതലായവ)
സൺ‌ഡ്രി ക്രെഡിറ്റർ‌മാർ എക്സ്പെൻ‌സുകൾ: (കുടിശ്ശിക ചെലവുകൾ)
വാങ്ങുന്നതിനുള്ള സൺ‌ഡ്രി ക്രെഡിറ്റർ‌മാർ: (വിതരണക്കാർ‌ക്ക് നൽകേണ്ട തുക)
(iv) സ്ഥിര ആസ്തികൾ: എല്ലാ സ്ഥിര ആസ്തികളുടെയും (ഒരു വർഷത്തിൽ കൂടുതൽ ആയുസ്സ് )
അക്കൗണ്ടുകൾ ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
കെട്ടിടം
ഫർണിച്ചർ
ഭൂമി
പ്ലാന്റും യന്ത്രങ്ങളും
(v) നിക്ഷേപങ്ങൾ: # ഓർഗനൈസേഷൻ ഓർഗനൈസേഷൻ നടത്തിയ നിക്ഷേപത്തിന്റെ അക്കൗണ്ടുകൾ
അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
ബാങ്ക് നിക്ഷേപങ്ങളിൽ നിക്ഷേപം
ഷെയറുകളിലും ഡിബഞ്ചറുകളിലും നിക്ഷേപം
(vi) വായ്പ (അസറ്റുകൾ): നൽകിയ ദീർഘകാല വായ്പകളുടെ അക്കൗണ്ടുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു
(vii) വായ്പകൾ (ബാധ്യത): ധനകാര്യ സ്ഥാപനങ്ങളിൽ നിന്ന് കടമെടുത്ത തുക.
ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
സുരക്ഷിതം: (സുരക്ഷയ്‌ക്കെതിരായ വായ്പ)
സുരക്ഷിതമല്ലാത്തത്: (സുരക്ഷയില്ല)
(viii) പലവക ചെലവുകൾ (അസറ്റുകൾ): ഇതിൽ എഴുതിത്തള്ളാത്ത പരിധി വരെ പ്രാഥമികവും
മുൻ‌കൂട്ടി തയ്യാറാക്കുന്നതുമായ ചെലവുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു.
(ix) നേരിട്ടുള്ള വരുമാനം: ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന ചരക്ക്
വിൽപ്പനയിൽ നിന്നുള്ള വരുമാനം. ഇത് ഒരു സേവന ഓർഗനൈസേഷനാണെങ്കിൽ, ഫീസിൽ നിന്നുള്ള
വരുമാനം ഈ ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിൽ വരും.
(x) പരോക്ഷ വരുമാനം: നേരിട്ടുള്ള വരുമാനമല്ലാത്ത എല്ലാ വരുമാനങ്ങളും ഈ ഗ്രൂപ്പിന്
കീഴിൽ വരുന്നു.
ഉദാ: വാടക ലഭിച്ചു, കിഴിവ് ലഭിച്ചു, ലാഭവിഹിതം ലഭിച്ചു.
(xi) നേരിട്ടുള്ള ചെലവുകൾ: സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നതിനോ നിർമ്മിക്കുന്നതിനോ ഉള്ള
ചെലവുകൾ ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
ഉദാ. വേതനം, വണ്ടി അകത്തേക്ക്, ഉപഭോഗവസ്തുക്കൾ തുടങ്ങിയവ. ഈ ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിൽ
ഗ്നുഖാത ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് അക്കൗണ്ട് തുറക്കുന്നു.
(xii) പരോക്ഷ ചെലവുകൾ: എല്ലാ ഓഫീസ്, അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ വിൽപ്പന, വിതരണ ചെലവുകൾ
എന്നിവ ഈ ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിൽ വരുന്നു.
ഉദാ: ശമ്പളം, പലിശ, മൂല്യത്തകർച്ച തുടങ്ങിയവ.
(xiii) കരുതൽ : നിലനിർത്തുന്ന വരുമാന കരുത്തും മിച്ചവും അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
