Plus One Accountancy Notes Chapter 3 Recording of Transactions – I

Kerala Plus One Accountancy Chapter 3: Recording of Transactions - I

English Notes

പ്രധാന പാഠഭാഗങ്ങൾ:

• Source Documents
• Accounting Vouchers
• Accounting Equation
• Rules of Debit and Credit
• Books of Original Entry (Journal)
• Special Journals (Subsidiary books)
• Ledger
• Posting
• Balancing Accounts
• GST Accounts

Source Documents

According to the verifiable objective concept, each transaction recorded in the books of accounts should have adequate proof to support it. The documents on the basis of which transactions are recorded in the books of accounts are called source documents.

Example 1: Cash memo issued for cash sales.
Example 2: Invoice prepared for credit purchases.

Think: A business receives an order from a customer but no payment is made yet. Should this be recorded as a transaction?
Hint: Consider what constitutes a valid transaction according to accounting principles.

Accounting Vouchers

A transaction with one debit and one credit is a simple transaction and the voucher prepared for it is known as Transaction Voucher.

Accounting vouchers can be classified as:

1. Cash vouchers
2. Non-cash or transfer vouchers

Debit Voucher

It is used for expenses or expenditures.

Credit Voucher

It is used to record incomes and gains.

Transaction Voucher

A transaction with one debit and one credit is a simple transaction and the accounting vouchers prepared for such transaction is known as transaction voucher.

Try for Exam! (6–8 Marks)
Question: Explain different types of accounting vouchers with examples.
Answer Structure / Hints:

1. Define accounting vouchers
2. Explain debit voucher with example
3. Explain credit voucher with example
4. Explain transaction voucher
5. Differentiate between cash and non-cash vouchers
6. Conclusion on importance

Accounting Equation

Accounting equation states that the asset of a business are always equal to the total of its liabilities and capital.

Accounting Equation:
Assets = Liabilities + Capital

Alternative forms:

1. Assets – Liabilities = Capital
2. Assets – Capital = Liabilities
3. Assets – Liabilities – Capital = 0

The accounting equation is also called the 'Balance sheet equation' as it expresses the fundamental relationship among the components of the balance sheet.

Think: A business starts with capital of ₹1,00,000 and takes a loan of ₹50,000. What will be the total assets?
Hint: Apply the accounting equation: Assets = Liabilities + Capital

Rules of Debit and Credit

Every transaction has a dual aspect – the receiving aspect is called Debit and the giving aspect is called Credit. According to modern approach, business transactions are divided into five categories: Assets, Liabilities, Capital, Income (Revenue) and Expenses.

Debit	Credit
Asset (increases)	Asset (Decreases)
Expenses (increases)	Expenses (Decreases)
Liabilities (Decreases)	Liabilities (increases)
Capital (Decreases)	Capital (increases)
Income (Decreases)	Income (Increases)

Example 1: Purchased goods for cash: Debit Purchases, Credit Cash
Example 2: Received commission: Debit Cash, Credit Commission

Books of Original Entry (Journal)

The book in which the transactions are recorded for the first time (including Debit and Credit) is called Journal or Books of original entry. The process of recording transactions in the journal is called 'Journalising'.

Example Journal Entry:
Cash Received from Simon ₹1000
Journal entry: Cash A/c Dr 1000
                       To Simon 1000

Simple Journal Entry

When only two accounts are involved to record a transaction, it is called simple journal entry.

Compound Journal Entry

Compound entry is the entry in which more than one account is debited or credited.

Special Journals (Subsidiary books)

The journal is subdivided into special journals in which the transactions of similar nature are recorded. It is also called 'Day books'.

The important day books are:

1. Cash book – for recording all cash transactions
2. Purchases book – for recording credit purchases of goods
3. Sales book – for recording credit sale of goods
4. Purchase returns – for recording the goods returned to the supplier
5. Sales returns book – for recording goods returned by customer
6. Bills receivable – for recording bills received from customers
7. Bills payable book – for recording bills given to suppliers
8. Journal proper – for transactions that cannot be recorded in any of the above special journal

Ledger

A ledger is a book which contains different accounts where transactions relating to that account are recorded. It is the principal book or book of final entry.

Journal		Ledger
1)	Journal is the book of first entry	1)	Ledger is the book of second entry
2)	Transactions are recorded in chronological order	2)	Transactions are recorded in analytical manner
3)	Source document is the basis for writing journal	3)	Entries recorded in the journal is the basis for writing ledger A/c
4)	Transaction is the basis of classification of data within the journal	4)	Account is the basis of classification of data within the ledger
5)	Process of recording transaction in the journal is called journalising	5)	Process of recording entries ledger is called 'Posting'

Think: Why is a ledger called the 'book of final entry' while journal is called 'book of original entry'?
Hint: Consider the sequence of recording transactions in accounting process.

Posting

The process of transferring the entries recorded in the journal into appropriate accounts in the ledger is called posting.

Example: Cash Received from Simon ₹1000
This entry will be posted to both Cash account and Simon's account in the ledger.

Balancing an Account

The process of ascertaining the balance of each and every account in the ledger at the end of accounting period is called balancing. The difference between the two sides of an account is known as account balance.

Types of balances:

1. If debit side is heavier than credit side → Debit balance
2. If credit side is heavier than debit side → Credit balance

Opening and Closing Balances

While closing the ledger accounts, we ascertain the balances at the end of accounting period. These are closing balances. This becomes opening balance for the next accounting period.

Trial Balance

Trial balance is a statement prepared to test the books kept under double entry system. It is prepared with the debit and credit balances of ledger accounts. If total debit balances equal total credit balances, it is presumed no mistake in posting and balancing.

Try for Exam! (6–8 Marks)
Question: Differentiate between Journal and Ledger. Explain the process of posting with example.
Answer Structure / Hints:

1. Define Journal and Ledger
2. Explain 5 differences in tabular form
3. Define posting process
4. Give example of a transaction
5. Show journal entry and ledger posting
6. Conclusion on importance

Accounts to be maintained under GST

1. Input CGST A/c – Tax paid on purchase of goods intra-state – treated as asset
2. Output CGST A/c – Tax collected on sale of goods intra-state – treated as liability – payable to Central Govt.
3. Input SGST A/c – Tax paid on purchase of goods intra-state – treated as asset
4. Output SGST A/c – Tax collected on sale of goods intra-state – treated as liability – payable to State Govt.
5. Input IGST A/c – Tax paid on purchase of goods inter-state – treated as asset
6. Output IGST A/c – Tax collected on sale of goods inter-state – treated as liability – payable to Central Govt.
7. Electronic Cash Ledger – to be maintained on Government GST portal to pay GST.

മലയാളം കുറിപ്പുകൾ (Malayalam Notes)

പ്രധാന പാഠഭാഗങ്ങൾ:

• ഉറവിട പ്രമാണങ്ങൾ
• അക്കൗണ്ടിംഗ് വൗച്ചറുകൾ
• അക്കൗണ്ടിംഗ് സമവാക്യം
• ഡെബിറ്റ്, ക്രെഡിറ്റ് നിയമങ്ങൾ
• ആദ്യ എൻ‌ട്രിയുടെ പുസ്തകങ്ങൾ (ജേണൽ)
• പ്രത്യേക ജേണലുകൾ (സബ്സിഡിയറി ബുക്കുകൾ)
• ലെഡ്ജർ
• പോസ്റ്റിംഗ്
• അക്കൗണ്ടുകൾ ബാലൻസ് ചെയ്യൽ
• ജിഎസ്ടി അക്കൗണ്ടുകൾ

Source Documents (ഉറവിട പ്രമാണങ്ങൾ)

പരിശോധിക്കാവുന്ന വസ്തുനിഷ്ഠ ആശയം അനുസരിച്ച്, അക്കൗണ്ടുകളുടെ പുസ്തകങ്ങളിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന ഓരോ ഇടപാടിനും അതിനെ പിന്തുണയ്ക്കുന്നതിന് മതിയായ തെളിവുകൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം. അക്കൗണ്ടുകളുടെ പുസ്തകങ്ങളിൽ ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള രേഖകളെ ഉറവിട രേഖകൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം 1: കാഷ് സെയിൽസിനായി ഇഷ്യൂ ചെയ്ത ക്യാഷ് മെമ്മോ.
ഉദാഹരണം 2: ക്രെഡിറ്റ് വാങ്ങലുകൾക്കായി തയ്യാറാക്കിയ ഇൻവോയ്സ്.

ചിന്തിക്കുക: ഒരു ബിസിനസ്സിന് ഒരു ഉപഭോക്താവിൽ നിന്ന് ഓർഡർ ലഭിക്കുന്നു, പക്ഷേ ഇതുവരെ പണമടച്ചിട്ടില്ല. ഇത് ഒരു ഇടപാടായി രേഖപ്പെടുത്തണോ?
സൂചന: അക്കൗണ്ടിംഗ് തത്വങ്ങൾ അനുസരിച്ച് സാധുവായ ഇടപാട് എന്താണെന്ന് പരിഗണിക്കുക.

Accounting Vouchers (അക്കൗണ്ടിംഗ് വൗച്ചറുകൾ)

ഒരു ഡെബിറ്റും ഒരു ക്രെഡിറ്റും ഉള്ള ഒരു ഇടപാട് ലളിതമായ ഇടപാടാണ്, അതിനായി തയ്യാറാക്കിയ വൗച്ചറിനെ ട്രാൻസാക്ഷൻ വൗച്ചർ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

അക്കൗണ്ടിംഗ് വൗച്ചറുകൾ തരം തിരിക്കാം:

1. ക്യാഷ് വൗച്ചറുകൾ
2. പണമല്ലാത്ത അല്ലെങ്കിൽ ട്രാൻസ്ഫർ വൗച്ചറുകൾ

Debit Voucher (ഡെബിറ്റ് വൗച്ചർ)

ഇത് ചെലവുകൾക്കോ ​​ചെലവുകൾക്കോ ​​ഉപയോഗിക്കുന്നു.

Credit Voucher (ക്രെഡിറ്റ് വൗച്ചർ)

വരുമാനവും നേട്ടങ്ങളും രേഖപ്പെടുത്താൻ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു.

Transaction Voucher (ഇടപാട് വൗച്ചർ)

ഒരു ഡെബിറ്റും ഒരു ക്രെഡിറ്റും ഉള്ള ഒരു ഇടപാട് ലളിതമായ ഇടപാടാണ്, അത്തരം ഇടപാടിനായി തയ്യാറാക്കിയ അക്കൗണ്ടിംഗ് വൗച്ചറുകൾ ഇടപാട് വൗച്ചർ എന്നറിയപ്പെടുന്നു.

പരീക്ഷയ്ക്ക് ശ്രമിക്കുക! (6–8 മാർക്ക്)
ചോദ്യം: വിവിധ തരം അക്കൗണ്ടിംഗ് വൗച്ചറുകൾ ഉദാഹരണങ്ങളോടെ വിശദീകരിക്കുക.
ഉത്തര ഘടന / സൂചനകൾ:

1. അക്കൗണ്ടിംഗ് വൗച്ചറുകൾ നിർവ്വചിക്കുക
2. ഡെബിറ്റ് വൗച്ചർ ഉദാഹരണത്തോടെ വിശദീകരിക്കുക
3. ക്രെഡിറ്റ് വൗച്ചർ ഉദാഹരണത്തോടെ വിശദീകരിക്കുക
4. ട്രാൻസാക്ഷൻ വൗച്ചർ വിശദീകരിക്കുക
5. ക്യാഷ്, നോൺ-ക്യാഷ് വൗച്ചറുകൾ തമ്മിൽ വ്യത്യാസം കാണിക്കുക
6. പ്രാധാന്യം ഉപസംഹരിക്കുക

Accounting Equation (അക്കൗണ്ടിംഗ് സമവാക്യം)

ഒരു ബിസിനസ്സിന്റെ അസറ്റ് എല്ലായ്പ്പോഴും അതിന്റെ ബാധ്യതകളുടെയും മൂലധനത്തിന്റെയും ആകെത്തുകയ്ക്ക് തുല്യമാണെന്ന് അക്കൗണ്ടിംഗ് സമവാക്യം പറയുന്നു.

അക്കൗണ്ടിംഗ് സമവാക്യം:
ആസ്തികൾ = ബാധ്യതകൾ + മൂലധനം

മറ്റ് രൂപങ്ങൾ:

1. ആസ്തികൾ – ബാധ്യതകൾ = മൂലധനം
2. ആസ്തികൾ – മൂലധനം = ബാധ്യതകൾ
3. ആസ്തികൾ – ബാധ്യതകൾ – മൂലധനം = 0

ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ ഘടകങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള അടിസ്ഥാന ബന്ധം പ്രകടിപ്പിക്കുന്നതിനാൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് സമവാക്യത്തെ 'ബാലൻസ് ഷീറ്റ് സമവാക്യം' എന്നും വിളിക്കുന്നു.

ചിന്തിക്കുക: ₹1,00,000 മൂലധനത്തോടെ ഒരു ബിസിനസ് ആരംഭിക്കുകയും ₹50,000 വായ്പ എടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ആകെ ആസ്തികൾ എത്രയായിരിക്കും?
സൂചന: അക്കൗണ്ടിംഗ് സമവാക്യം പ്രയോഗിക്കുക: ആസ്തികൾ = ബാധ്യതകൾ + മൂലധനം

Rules of Debit and Credit (ഡെബിറ്റ്, ക്രെഡിറ്റ് നിയമങ്ങൾ)

ഓരോ ഇടപാടിനും ഒരു ഇരട്ട വശം ഉണ്ട് - സ്വീകരിക്കുന്ന വശം ഡെബിറ്റ് എന്നും നൽകുന്ന വശം ക്രെഡിറ്റ് എന്നും വിളിക്കുന്നു. ആധുനിക സമീപനമനുസരിച്ച്, ബിസിനസ് ഇടപാടുകൾ അഞ്ച് വിഭാഗങ്ങളായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു: ആസ്തികൾ, ബാധ്യതകൾ, മൂലധനം, വരുമാനം, ചെലവുകൾ.

ഡെബിറ്റ്	ക്രെഡിറ്റ്
അസറ്റ് (വർദ്ധിക്കുന്നു)	അസറ്റ് (കുറയുന്നു)
ചെലവുകൾ (വർദ്ധിക്കുന്നു)	ചെലവുകൾ (കുറയുന്നു)
ബാധ്യതകൾ (കുറയുന്നു)	ബാധ്യതകൾ (വർദ്ധിക്കുന്നു)
മൂലധനം (കുറയുന്നു)	മൂലധനം (വർദ്ധിക്കുന്നു)
വരുമാനം (കുറയുന്നു)	വരുമാനം (വർദ്ധിക്കുന്നു)

ഉദാഹരണം 1: പണം നൽകി സാധനങ്ങൾ വാങ്ങൽ: ഡെബിറ്റ് വാങ്ങൽ, ക്രെഡിറ്റ് ക്യാഷ്
ഉദാഹരണം 2: കമ്മീഷൻ ലഭിച്ചു: ഡെബിറ്റ് ക്യാഷ്, ക്രെഡിറ്റ് കമ്മീഷൻ

Books of Original Entry (Journal) (ആദ്യ എൻ‌ട്രിയുടെ പുസ്തകങ്ങൾ)

ഇടപാടുകൾ ആദ്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പുസ്തകത്തെ ജേണൽ അല്ലെങ്കിൽ ഒറിജിനൽ എൻട്രിയുടെ പുസ്തകങ്ങൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ജേണലിൽ ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പ്രക്രിയയെ 'ജേണലൈസിംഗ്' എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

ജേണൽ എൻട്രി ഉദാഹരണം:
സൈമണിൽ നിന്ന് ₹1000 ലഭിച്ചു
ജേണൽ എൻട്രി: ക്യാഷ് A/c ഡോക്ടർ 1000
                       ടു സൈമൺ 1000

Simple Journal Entry (ലളിതമായ ജേണൽ എൻ‌ട്രി)

ഒരു ഇടപാട് റെക്കോർഡുചെയ്യാൻ രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകൾ മാത്രം ഉൾപ്പെടുമ്പോൾ, അതിനെ ലളിതമായ ജേണൽ എൻട്രി എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

Compound Journal Entry (കോമ്പൗണ്ട് ജേണൽ എൻട്രി)

ഒന്നിലധികം അക്കൗണ്ടുകൾ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുകയോ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുകയോ ചെയ്യുന്ന എൻട്രിയാണ് കോമ്പൗണ്ട് എൻട്രി.

Special Journals (Subsidiary books) (പ്രത്യേക ജേണലുകൾ)

ജേണൽ പ്രത്യേക ജേണലുകളായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു, അതിൽ സമാന സ്വഭാവമുള്ള ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഇതിനെ 'ഡേ ബുക്കുകൾ' എന്നും വിളിക്കുന്നു.

പ്രധാന ഡേ ബുക്കുകൾ:

1. ക്യാഷ് ബുക്ക് - എല്ലാ ക്യാഷ് ഇടപാടുകളും രേഖപ്പെടുത്താൻ
2. വാങ്ങൽ ബുക്ക് - സാധനങ്ങളുടെ ക്രെഡിറ്റ് വാങ്ങലുകൾ രേഖപ്പെടുത്താൻ
3. വിൽപ്പന ബുക്ക് - സാധനങ്ങളുടെ ക്രെഡിറ്റ് വിൽപ്പന രേഖപ്പെടുത്താൻ
4. വാങ്ങൽ റിട്ടേൺസ് - സപ്ലയറിന് തിരികെ നൽകിയ സാധനങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്താൻ
5. വിൽപ്പന റിട്ടേൺസ് ബുക്ക് - ഉപഭോക്താവ് തിരികെ നൽകിയ സാധനങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്താൻ
6. ബിൽസ് റിസീവബിൾ - ഉപഭോക്താക്കളിൽ നിന്ന് ലഭിച്ച ബില്ലുകൾ രേഖപ്പെടുത്താൻ
7. ബിൽസ് പേയബിൾ ബുക്ക് - സപ്ലയർമാർക്ക് നൽകിയ ബില്ലുകൾ രേഖപ്പെടുത്താൻ
8. ജേണൽ പ്രോപ്പർ - മുകളിൽ പറഞ്ഞ ഏത് പ്രത്യേക ജേണലിലും രേഖപ്പെടുത്താൻ കഴിയാത്ത ഇടപാടുകൾക്ക്

Ledger (ലെഡ്ജർ)

ലെഡ്ജർ എന്നത് വ്യത്യസ്ത അക്കൗണ്ടുകൾ അടങ്ങിയ ഒരു പുസ്തകമാണ്, അതിൽ ആ അക്കൗണ്ടുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു.

ജേണൽ		ലെഡ്ജർ
1)	ആദ്യ എൻ‌ട്രിയുടെ പുസ്തകമാണ് ജേണൽ	1)	രണ്ടാമത്തെ എൻ‌ട്രിയുടെ പുസ്തകമാണ് ലെഡ്ജർ
2)	ഇടപാടുകൾ ഇതിൽ കാലക്രമമായി രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്	2)	ഇടപാടുകൾ വിശകലനപരമായ രീതിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു
3)	ജേണൽ എഴുതുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാനം ഉറവിട പ്രമാണമാണ്	3)	ലെഡ്ജർ A/c എഴുതുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാനം ജേണലിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയ എൻട്രികളാണ്
4)	ഇടപാടാണ് ജേണലിനുള്ളിലെ ഡാറ്റ വർഗ്ഗീകരണത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനം	4)	അക്കൗണ്ടാണ് ലെഡ്ജറിനുള്ളിലെ ഡാറ്റ വർഗ്ഗീകരണത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനം
5)	ജേണലിലെ ഇടപാട് റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിനെ ജേണലൈസിംഗ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു	5)	ലെഡ്ജറിൽ എൻട്രികൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനെ 'പോസ്റ്റിംഗ്' എന്ന് വിളിക്കുന്നു

ചിന്തിക്കുക: ജേണൽ 'ആദ്യ എൻട്രിയുടെ പുസ്തകം' എന്നും ലെഡ്ജർ 'അവസാന എൻട്രിയുടെ പുസ്തകം' എന്നും എന്തുകൊണ്ട് വിളിക്കുന്നു?
സൂചന: അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രക്രിയയിൽ ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ക്രമം പരിഗണിക്കുക.

Posting (പോസ്റ്റിംഗ്)

ലെഡ്ജറിലെ ഉചിതമായ അക്കൗണ്ടുകളിലേക്ക് ജേണലിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന എൻട്രികൾ കൈമാറുന്ന പ്രക്രിയയെ പോസ്റ്റിംഗ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

ഉദാഹരണം: സൈമണിൽ നിന്ന് ₹1000 ലഭിച്ചു
ഈ എൻട്രി ക്യാഷ് അക്കൗണ്ടിലേക്കും സൈമണിന്റെ അക്കൗണ്ടിലേക്കും ലെഡ്ജറിൽ പോസ്റ്റ് ചെയ്യും.

Balancing an Account (ഒരു അക്കൗണ്ട് ബാലൻസ് ചെയ്യുന്നു)

അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവ് അവസാനിക്കുമ്പോൾ ലെഡ്ജറിലെ ഓരോ അക്കൗണ്ടിന്റെയും ബാലൻസ് കണ്ടെത്തുന്ന പ്രക്രിയയെ ബാലൻസിംഗ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

ബാലൻസുകളുടെ തരങ്ങൾ:

1. ഡെബിറ്റ് വശം ക്രെഡിറ്റ് വശത്തേക്കാൾ കൂടുതലാണെങ്കിൽ → ഡെബിറ്റ് ബാലൻസ്
2. ക്രെഡിറ്റ് വശം ഡെബിറ്റ് വശത്തേക്കാൾ കൂടുതലാണെങ്കിൽ → ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസ്

Opening and Closing Balances (ഓപ്പണിംഗ്, ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസുകൾ)

ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ അടയ്ക്കുമ്പോൾ, അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവിന്റെ അവസാനത്തിൽ ഞങ്ങൾ ബാലൻസുകൾ നിർണ്ണയിക്കുന്നു. ഇവ ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസുകളാണ്. അടുത്ത അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവിലെ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസായി മാറുന്നു.

Trial Balance (ട്രയൽ ബാലൻസ്)

ഇരട്ട പ്രവേശന സംവിധാനത്തിൽ സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്ന പുസ്തകങ്ങൾ പരീക്ഷിക്കാൻ തയ്യാറാക്കിയ പ്രസ്താവനയാണ് ട്രയൽ ബാലൻസ്. ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ഡെബിറ്റ്, ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസുകൾ ഉപയോഗിച്ചാണ് ഇത് തയ്യാറാക്കുന്നത്. ആകെ ഡെബിറ്റ് ബാലൻസുകൾ ആകെ ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസുകൾക്ക് തുല്യമാണെങ്കിൽ, പോസ്റ്റിംഗിലും ബാലൻസിംഗിലും തെറ്റില്ലെന്ന് അനുമാനിക്കാം.

പരീക്ഷയ്ക്ക് ശ്രമിക്കുക! (6–8 മാർക്ക്)
ചോദ്യം: ജേണൽ, ലെഡ്ജർ തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ വിവരിക്കുക. പോസ്റ്റിംഗ് പ്രക്രിയ ഉദാഹരണത്തോടെ വിശദീകരിക്കുക.
ഉത്തര ഘടന / സൂചനകൾ:

1. ജേണൽ, ലെഡ്ജർ നിർവ്വചിക്കുക
2. 5 വ്യത്യാസങ്ങൾ ടാബുലാർ രൂപത്തിൽ വിശദീകരിക്കുക
3. പോസ്റ്റിംഗ് പ്രക്രിയ നിർവ്വചിക്കുക
4. ഒരു ഇടപാടിന്റെ ഉദാഹരണം നൽകുക
5. ജേണൽ എൻട്രിയും ലെഡ്ജർ പോസ്റ്റിംഗും കാണിക്കുക
6. പ്രാധാന്യം ഉപസംഹരിക്കുക

Accounts to be maintained under GST (ജിഎസ്ടി പ്രകാരം പരിപാലിക്കേണ്ട അക്കൗണ്ടുകൾ)

1. ഇൻ‌പുട്ട് സി‌ജി‌എസ്ടി A/c – ഇൻട്രാ-സ്റ്റേറ്റ് സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നതിന് അടച്ച നികുതി - അസറ്റായി കണക്കാക്കുന്നു
2. ഔട്ട്‌പുട്ട് സി‌ജി‌എസ്ടി A/c – ഇൻട്രാ-സ്റ്റേറ്റ് സാധനങ്ങൾ വിൽക്കുന്നതിന് പിരിച്ച നികുതി - ബാധ്യതയായി കണക്കാക്കുന്നു - കേന്ദ്ര സർക്കാരിന് നൽകേണ്ടത്
3. ഇൻ‌പുട്ട് എസ്‌ജി‌എസ്ടി A/c – ഇൻട്രാ-സ്റ്റേറ്റ് സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നതിന് അടച്ച നികുതി - അസറ്റായി കണക്കാക്കുന്നു
4. ഔട്ട്‌പുട്ട് എസ്‌ജി‌എസ്ടി A/c – ഇൻട്രാ-സ്റ്റേറ്റ് സാധനങ്ങൾ വിൽക്കുന്നതിന് പിരിച്ച നികുതി - ബാധ്യതയായി കണക്കാക്കുന്നു - സംസ്ഥാന സർക്കാരിന് നൽകേണ്ടത്
5. ഇൻ‌പുട്ട് ഐ‌ജി‌എസ്ടി A/c – അന്തർ-സംസ്ഥാന സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നതിന് അടച്ച നികുതി - അസറ്റായി കണക്കാക്കുന്നു
6. ഔട്ട്‌പുട്ട് ഐ‌ജി‌എസ്ടി A/c – അന്തർ-സംസ്ഥാന സാധനങ്ങൾ വിൽക്കുന്നതിന് പിരിച്ച നികുതി - ബാധ്യതയായി കണക്കാക്കുന്നു - കേന്ദ്ര സർക്കാരിന് നൽകണം
7. ഇലക്ട്രോണിക് ക്യാഷ് ലെഡ്ജർ – ജിഎസ്ടി അടയ്ക്കുന്നതിന് സർക്കാർ ജിഎസ്ടി പോർട്ടലിൽ സൂക്ഷിക്കണം

Important Exam Questions

Chapter 3: Recording of Transactions - I - Important Questions

1. Short Answer Questions (2-3 marks):

1. What are source documents? Give examples.
2. Differentiate between debit voucher and credit voucher.
3. State the accounting equation in three different forms.
4. What are the rules of debit and credit for assets and liabilities?
5. What is a journal? Give an example of journal entry.
6. List any four special journals (subsidiary books).
7. What is the difference between simple entry and compound entry?
8. What is posting?
9. What is trial balance?

2. Essay Questions (6-8 marks):

1. Explain the rules of debit and credit with examples.
2. Differentiate between journal and ledger with five points.
3. What are accounting vouchers? Explain different types with examples.
4. Explain the accounting equation and its importance.
5. What are special journals? Explain any four of them.

3. Practical Problems:

1. Prepare journal entries for given transactions.
2. Post journal entries to ledger accounts.
3. Balance the ledger accounts and prepare trial balance.
4. Prepare accounting equation from given transactions.

Exam Preparation Tips:

• Practice journal entries for various transactions
• Memorize the rules of debit and credit
• Practice posting journal entries to ledger
• Learn to prepare trial balance
• Solve previous year question papers
• Understand GST accounts and their treatment