Chapter 5: Organising - Important Topics:
- Meaning and Definition of Organising
- Steps in the Process of Organising
- Importance of Organising
- Organisation Structure (Functional and Divisional)
- Formal and Informal Organisation
- Delegation of Authority (Elements & Importance)
- Decentralisation (Meaning & Importance)
- Distinction between Delegation and Decentralisation
Meaning of Organising
Organising
According to Louis A. Allen "Organising is the process of identifying and grouping the work to be performed, defining and delegating responsibility and authority and establishing relationships for the purpose of enabling people to work most effectively together in accomplishing objectives".
Once the plans have been laid down and objectives specified therein, the next step is to organise resources in a manner which leads to the accomplishment of objectives. A critical issue in accomplishing the goals specified in the planning process is structuring the work of an organisation to adapt to the dynamic business environment. The activities of an enterprise must be organised in such a manner that plans can be successfully implemented.
Steps in the Process of Organising (സംഘാടന പ്രകിയയിലെ പടികൾ)
1. Division of work (തൊഴിൽ വിഭജനം)
This is the first step in organising. The need for setting up an organisation arises because the total work of an organisation cannot be performed by a single individual. The total work is, therefore, to be divided into various functions or activities so that each activity may be one person or a group of persons. This brings in specialization of efforts and skills.
2.Departmentalistion (ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റലൈസഷൻ)
Once, work has been divided into small and manageable activities, then those activities which are similar in nature, are grouped together. This process is called departmentalisation.
3. Assigning duties (ചുമതല ഏല്പിക്കൽ)
After forming departments each employee should be placed in their respective positions under a manager and allocate them the duties based on their skill and knowledge.. 'Right man at the right job is the motto'.
4. Establishing reporting relationships (അധികാര-ഉത്തരവാദിത്തബന്ധം നിർണ്ണയിക്കൽ)
It is at this stage that the various members of the organisation are linked by authority responsibility relations. In other words, an authority structure is created to facilitate the smooth functioning of the business.
Simple Hints: Think about efficiency, quality of care, and the need for specialized skills.
Answer Structure: List the four steps (1 mark). Explain each step briefly (2 marks). Provide a clear, original example (1 mark).
Hint: Use the example of setting up a new cafe to explain the steps.
Importance of Organising (സംഘാടനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)
1. Specialisation (വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം)
Since the activities are divided and subdivided into convenient jobs, it encourages specialisation, increased efficiency and productivity.
2. Clarity in working relationships (സുനിശ്ചിതമായ ജോലികൾ)
The establishment of working relationships clarifies lines of communication and specifies who is accountable to whom.
3. Optimum utilisation of resources (വിഭങ്ങളുടെ പരമാവധി ഉപയോഗം)
It leads to proper usage of all materials, financial and human resources by proper assignment of jobs. Assignment of jobs to workers reduces duplication of work, prevents confusion, minimise wastage and allows the best possible use of resources.
4. Adaption to change (പൊരുത്തങ്ങൾ സാധ്യമാക്കുന്നു)
It facilitates modification in organisational structural and revision of interrelationships among people in order to adapt to environmental changes.
5. Effective Administration (കാര്യക്ഷമമായ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ)
It gives a clear description of duties and responsibilities of each individual. This helps to avoid confusion regarding work and avoids duplication of activities. Thus, it helps in bringing efficiency in administration.
6. Development of personnel (ജോലിക്കാരുടെ ഗണത്തിലുള്ള വളർച്ച)
Organizing provides creativity among managers. Through delegation of authority, superiors can be engaged in exceptional matters and the lower level managers get an opportunity to develop.
7. Expansion and growth (വിപുലീകരണവും വളർച്ചയും)
Organising helps in the growth and diversification of an enterprise by adding more job positions, departments and new lines of product.
Organisation Structure (സംഘടനാസംവിധാനം)
Organisation structure is the established pattern of relationship among various components or parts of the enterprise. It states the relationship among various positions and activities.
The organisation structure can be classified under two categories according to the nature and type of activities performed by an organisation, which are as follows: –
- Functional structure ഫങ്ഷണൽ ഘടന
- Divisional structure ഡിവിഷണൽ ഘടന
1. Functional structure (ഫങ്ഷ ണൽ ഘടന)
An organisation structure in which departments are created on the basis of different functions performed in the organisation is called a functional structure.
Advantages of Functional structure
- It is the most logical and easier form of an organisation structure.
- It provides specialisation thus making possible efficiency in operations.
- It facilitates better co-ordination of activities within each department.
- It facilitates delegation of authority.
- It helps in training of specialist managers rather than generalist managers.
Disadvantages:
- Managers may try to build their own functional empires leading to conflicts.
- It is not easy to fix responsibility with a particular department for any problems or issues that may arise. This is because of the interdependent nature of departments.
- Functional specialisation restricts the development of managers with all round capabilities.
- Since there is too much specialisation, the organisational perspective may be overlooked.
Simple Hints: Think about the interdependence of departments and the challenge of fixing blame.
2. Divisional Structure (ഡിവിഷണൽ ഘടന)
This structure is followed by large scale services organisation whose activities are geographically spread. Banks, insurance companies, transport companies, distribution agencies are the examples of such organisations.
Advantages
- It brings about efficiency and economy in operations.
- Activities associated with a product or a territory can be easily integrated and co-ordinated.
- It gives freedom of action to each division.
- Decision making can be faster and effective.
- Each division can take advantage of centralised services available at the headquarters of the company.
Disadvantage
- There is duplication of different functions and equipment's in various divisions.
- Benefits of centralisation of certain activities like finance, accounting, distribution, etc., cannot be reaped.
- There may be under utilisation of plant capacity when the demand for a particular product is inadequate.
- Management cost will be high as each division employs its own team of specialists.
Answer Structure: Identify the structure (Divisional) (1 mark). Give reasons: product specialisation, flexibility, accountability (2 marks). Compare with functional structure (2 marks).
Hint: (Refer to question 6 from Long Answer Type in the textbook PDF).
Differences between Functional structure and divisional structure
| Basis | Functional Structure | Divisional Structure |
| Formation | Based on functions | Based on product lines |
| Specialisation | Functional specialisation | Product specialisation |
| Responsibility | Difficult to fix on a department | Easy to fix responsibility for performance |
| Managerial Development | Difficult, limited scope | Easier, due to autonomy and multiple functions |
| Cost | Economical, functions not duplicated | Costly, duplication of resources |
| Coordination | Difficult for multi-product company | Easy within a division |
Formal and Informal Organisation (ഔപചാരിക സംഘടനയും അനൗപചാരിക സംഘടനയും)
Formal Organisation (ഔപചാരിക സംഘടന)
According to Chester Bernard " An organisation is formal when the activities of two or more persons are consciously co-ordinated towards a common objective
A formal organisation refers to the structure of relationships deliberately designed by the top management. It is officially set to realise the objectives.
Advantages of formal organisation
- Organisational work can be done orderly and systematically
- Avoids duplication of work
- Co-ordination is possible
- Easy to fix responsibility
- Unity of command
- it ensures the attainments of goals.
- Stability
Disadvantages of formal organisation
- Delay is caused in jobs
- Social needs of employees are not looked into
- Give importance to only job
Informal Organisation (അനൗപചാരിക സംഘടന)
Informal organization structure is developed within the formal organization spontaneously. The network of personal and social relationships on the basis of friendship and common interest is called informal organization.
Features of informal organisation
- It originates from within the formal organization as a result of personal interaction among employees.
- No official rules and regulations.
- Independent channel of communication without specified direction.
- It emerges spontaneously.
- No definite structure.
Advantages of Informal organisation
- Quick communication possible
- Give importance to social needs of employees
- Better feedback from subordinates to superiors
Disadvantages of Informal organisation
- Spreads false news
- May cause for employees work against management
- Priority given to personnel interests than common interests
Simple Hints: Think about the speed of information vs. the accuracy of information.
Answer Structure: Define both (1 mark). Compare on Origin (created vs. spontaneous), Structure (rigid vs. flexible), Communication (official channels vs. grapevine) (3 marks).
Delegation of Authority (അധികാർ ഏല്പ്പിച്ചു കൊടുക്കൽ)
In a business organisation, all important decisions are taken at top level by the board of directors. The chief executive is entrusted with the execution. He assigns the work to departmental managers who in turn assigns the authority to lower level managers. At the supervisory level, supervisors assigns the task to workers to get it done. The process of assigning duties by the superior to his subordinate is called delegation of authority.
Elements of delegation (ഏല്പിച്ചു കൊടുക്കലിന്റെ ഘടകങ്ങൾ)
- Authority ( അധികാരം)
- Responsibility (ഉത്തരവാദിത്വം)
- Accountability (ചുമതല ബാധ്യത)
1. Authority (അധികാരം)
According to Henry Fayol "Authority is the right to give orders and the power to exact obedience".
2. Responsibility (ഉത്തരവാദിത്വം)
According to Koontz O'Donnell "Responsibility is the obligation of a subordinate to whom a duty has been assigned to perform the duty."
3. Accountability (ചുമതല ബാധ്യത)
According to Louis A. Allen "Accountability is the obligation to carry out the responsibility and exercise of authority in terms of performance of standards established."
Authority (Right): The manager gives the subordinate the right to use resources and make decisions.
Responsibility (Duty): The subordinate has the duty to complete the assigned task.
Accountability (Answerability): The subordinate must answer to the manager for the results. The manager is still ultimately accountable to his own boss.
| Basis | Authority | Responsibility | Accountability |
| Meaning | Right to command | Obligation to perform a task | Answerability for outcome |
| Delegation | Can be delegated | Cannot be entirely delegated | Cannot be delegated |
| Flow | Flows downward | Flows upward | Flows upward |
Authority: The junior can now approve small ad spends and talk to the design team.
Responsibility: The junior must create and run the campaign.
Accountability: The junior must explain to the manager if the campaign fails. The manager is still accountable to the Director for the overall marketing results.
Importance of Delegation (അധികാരമേല്പിക്കലിന്റെ പ്രാധാന്യം)
1. Effective Management (പര്യാപ്തമായ മാനേജ്മെന്റ്)
Delegation reduces the workload of management. They can concentrate more on important matters of business.
2. Employee development (ജീവനക്കാരുടെ വികസനം)
Delegation provides more opportunities to the employees to utilise their talent and develop latent and abilities. It helps to make them better leaders and decision makers, thus, creating future managers.
3. Motivation of employees (തൊഴിലാളികൾക്ക് പ്രചോദനം നൽകുന്നു)
Delegation motivates the subordinates to improve their performance as well as their capabilities.
4. Facilitation of growth (പുരോഗതി സുമഗമാക്കുന്നു)
Delegation helps in the expansion of an organisation. It enables the firm to grow and expand.
5. Basis of management (മാനേജ്മെന്റിന്റെ അധികാരകമം)
Delegation of authority establishes superior subordinates relationship, which are the basis of hierarchy of management.
6. Better co-ordination (ഏകോപനം സാധ്യമാക്കുന്നു)
Delegation ensures co-ordination of various managerial activities.
Simple Hints: Remember the difference between responsibility and accountability. Can accountability be delegated?
Decentralisation (വികേന്ദ്രീകരണം)
Decentralisation of authority means systematic dispersal of authority among all departments and at all levels of management for taking decisions and actions appropriate at the respective levels. An organisation is said to be decentralised when managers at middle and lower level have been given the authority to take decisions for their respective areas.
According to Louis Allen "Decentralisation refers to systematic effort to delegate to the lowest level all authority to take decisions for their respective areas."
Importance of decentralisation (വികേന്ദ്രീകരണത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)
1. Develops initiative among subordinates (കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ മുൻകൈയ്യെടുക്കൽ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു)
It helps to promote self-reliance and confidence amongst the subordinates.
2. Develops managerial talent for the future (മാനേജീരിയൽ പ്രാഗത്ഭ്യം വളർത്തിയെടുക്കു ന്നു)
In a decentralised organisation, the subordinates get an opportunity to take decision and develop themselves for promotion to higher levels.
3. Quick decision making (പെട്ടെന്നു തീരുമാനമെടുക്കാം)
Under decentralisation, decision making power is entrusted with those who are supposed to excute the decisions. In other words, decisions making is kept near to the point of action. This speeds up the process of decision making.
4. Relief to top management (ഉന്നതതല മാനേജ്മെന്റിന് ആശ്വാസം നൽകുന്നു)
In decentralised organisation top executives are not engaged in day to day problems. This is because the authority is delegated to the lower levels.
5. Facilitates growth (സുഗമമായ വളർച്ച സാധ്യമാക്കുന്നു)
Employees at lower levels are given greater autonomy. They will then take initiative and adopt innovative methods. This encourages in them the creativity. Thus decentralisation facilitates growth and diversification of the organisation.
6. Effective control (ഫലപ്രദമായ നിയന്ത്രണം)
In a decentralised set up, it becomes easier to fix standards of performance, evaluate the performance and take corrective action. This will lead to effective control.
Answer Structure: Start by distinguishing it from compulsory delegation (1 mark). List and explain 4 key points: quick decisions, developing managers, reducing burden on top management, and facilitating growth (4 marks).
Hint: (Refer to question 40 from the previous year questions PDF).
Difference between Delegation and Decentralisation
| Basis | Delegation | Decentralisation |
| Nature | Delegation is a compulsory act; a process. | Decentralisation is an optional policy decision; the result of a policy. |
| Freedom of action | More control by superiors; less freedom. | Less control; greater freedom for lower levels. |
| Scope | Narrow; limited to a superior and immediate subordinate. | Wide; implies extension of delegation to the lowest level. |
| Purpose | To lessen the burden of the manager. | To increase the role and autonomy of subordinates. |
| Control | Control rests with the delegator. | Control is exercised at departmental levels. |
പ്രധാന പാഠഭാഗങ്ങൾ:
- സംഘാടനം - അർത്ഥവും നിർവചനവും
- സംഘാടന പ്രക്രിയയിലെ പടികൾ
- സംഘാടനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
- സംഘടനാ ഘടന (ഫങ്ഷണൽ, ഡിവിഷണൽ)
- ഔപചാരിക, അനൗപചാരിക സംഘടനകൾ
- അധികാര ഏല്പിക്കൽ (ഘടകങ്ങളും പ്രാധാന്യവും)
- വികേന്ദ്രീകരണം (അർത്ഥവും പ്രാധാന്യവും)
- അധികാര ഏല്പിക്കലും വികേന്ദ്രീകരണവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം
സംഘാടനം
ലൂയിസ് എ. അലൻ പറയുന്നതനുസരിച്ച്, "നിർവഹിക്കേണ്ട ജോലികൾ തിരിച്ചറിയുന്നതിനും ഗ്രൂപ്പുചെയ്യുന്നതിനും ഉത്തരവാദിത്തവും അധികാരവും നിർവചിക്കുന്നതും നിയുക്തമാക്കുന്നതും ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിൽ ആളുകളെ ഏറ്റവും ഫലപ്രദമായി ഒരുമിച്ച് പ്രവർത്തിക്കാൻ പ്രാപ്തരാക്കുന്നതിനായി ബന്ധങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ്".
സംഘാടന പ്രക്രിയയിലെ പടികൾ
1. തൊഴിൽ വിഭജനം: സംഘാടനത്തിലെ ആദ്യ പടിയാണിത്. ഒരു ഓർഗനൈസേഷന്റെ മൊത്തം ജോലികൾ ഒരു വ്യക്തിക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. അപ്പോഴാണ് സംഘത്തിന്റേയും സംഘടനയുടെയും ആവശ്യം ഉത്ഭവിക്കുന്നത്. അതിനാൽ മൊത്തം പ്രവർത്തനം വിവിധ ജോലികളായി വിഭജിക്കുന്നു. ഓരോ ജോലിയും ഓരോ ആളെയോ ഓരോ സംഘത്തെയോ ഏല്പിക്കുന്നു. അവർക്ക് ആ ജോലി സുഗമമായി നിർവ്വഹിക്കാൻ കഴിയും. ഇത് പരിശ്രമങ്ങളുടെയും കഴിവുകളുടെയും വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം നൽകുന്നു.
2. ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റലൈസേഷൻ: സംഘാടനത്തിലെ അടുത്തപടി ഒരേതരം ജോലികളെ സംയോജിപ്പിച്ച് ഓരോ ഗ്രൂപ്പുകളാക്കുക എന്നതാണ്. പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഇങ്ങനെ ഗ്രൂപുകളാക്കുന്നതിന് ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റലൈസേഷൻ എന്നു പറയുന്നു.
3. ചുമതല ഏല്പിക്കൽ: വകുപ്പുകൾ രൂപീകരിച്ചതിനുശേഷം ഓരോ ജീവനക്കാരനെയും ഒരു മാനേജർക്ക് കീഴിൽ അതത് സ്ഥാനങ്ങളിൽ നിർത്തി അവരുടെ കഴിവും അറിവും അടിസ്ഥാനമാക്കി ചുമതലകൾ അനുവദിക്കണം. ശരിയായ ജോലിക്ക് ശരിയായ ആളെ നിയോഗിക്കുക എന്നതാണ് മുദ്രാവാക്യം.
4. അധികാര-ഉത്തരവാദിത്തബന്ധം നിർണ്ണയിക്കൽ: സംഘടനയിലെ വിവിധ അംഗങ്ങൾക്ക് അധികാര ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ പരസ്പരബന്ധമുണ്ടാക്കുന്നത് ഈ ഘട്ടത്തിലാണ്. ബിസിനസ്സിന്റെ സുഗമമായ പ്രവർത്തനത്തിന് അധികാരത്വത്തിന്റെതായ ഒരു സംവിധാനം അങ്ങനെ രൂപം കൊള്ളുന്നു.
ലളിതമായ സൂചനകൾ: കാര്യക്ഷമത, പ്രത്യേക വൈദഗ്ധ്യത്തിന്റെ ആവശ്യകത എന്നിവയെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുക.
സംഘാടനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
1. വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം: സംഘടനയുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ പലതായി വിഭജിക്കുകയും അവയോരോന്നും സൗകര്യപ്രദമായ ജോലികളായി വീണ്ടും വിഭജിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതിനാൽ ഓരോ ജോലിയിലും വൈദഗ്ധ്യ വൽക്കരണം സാധ്യമാകുന്നു. അത് കാര്യക്ഷമതയും ഉൽപാദനക്ഷമതയും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.
2. സുനിശ്ചിതമായ ജോലികൾ: സംഘാടനത്തിന്റെ ഫലമായി മാനേജർമാർക്കും തൊഴിലാളികൾക്കും ജോലി കൃത്യമായി നിർണ്ണയിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. ശരിയായ ജോലിക്ക് ശരിയായ ആളെ കണ്ടെത്താൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
3. വിഭവങ്ങളുടെ പരമാവധി ഉപയോഗം: ഉപകരണങ്ങൾ, സാമ്പത്തിക മാനുഷിക വിഭവങ്ങൾ തുടങ്ങിയവയുടെ ശരിയായ ഉപയോഗത്തിലൂടെ സംഘാടനം വഴി ഓരോ ജോലിയും ഓരോരുത്തർക്ക് ഏൽപ്പിച്ചുകൊടുക്കുന്നു. ഇത് ജോലി ഇരട്ടിപ്പും കാലതാമസവും ഒഴിവാക്കുകയും തന്മൂലം പാഴ്ചെലവുകൾ കുറച്ച് വിഭവങ്ങൾ പരമാവധി പ്രയോജനപ്പെടുത്താൻ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
4. പൊരുത്തപ്പെടുത്തലുകൾ സാധ്യമാക്കുന്നു: പാരിസ്ഥിതിക വ്യതിയാനങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നതിനായി സ്ഥാപനഘടന മാറ്റം വരുത്താനും ആളുകൾ തമ്മിലുള്ള പരസ്പരബന്ധം പരിഷ്കരിക്കാനും ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
5. കാര്യക്ഷമമായ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ: സംഘാടനത്തിലൂടെ ഓരോ ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റിന്റെയും ചുമതലകളും ജോലികളും കൃത്യമായി നിർവ്വചിക്കപ്പെടും. ഇത് ജോലി ഇരട്ടിപ്പ്, ആശയക്കുഴപ്പം ഇവ ഒഴിവാക്കി സ്ഥാപനത്തിൽ കാര്യക്ഷമമായ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ സാധ്യമാക്കുന്നു.
6. ജോലിക്കാരുടെ വികസനം: ഓർഗനൈസുചെയ്യുന്നത് മാനേജർമാർക്കിടയിൽ സർഗ്ഗാത്മകത നൽകുന്നു. അധികാര നിയോഗത്തിലൂടെ, മേലുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് അവരുടെ ജോലിഭാരം കുറയ്ക്കാനും അസാധാരണമായ കാര്യങ്ങളിൽ ഏർപ്പെടാനും താഴത്തെ ലെവൽ മാനേജർമാർക്ക് വളർച്ചയ്ക്ക് അവസരം ലഭിക്കുകയും ചെയ്യും.
7. വിപുലീകരണവും വളർച്ചയും: സ്ഥാപനത്തിലെ കൂടുതൽ തൊഴിൽ സ്ഥാനങ്ങൾ, വകുപ്പുകൾ, ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ പുതിയ ലൈനുകൾ എന്നിവ ചേർത്ത് ഒരു എന്റർപ്രൈസസിന്റെ വളർച്ചയ്ക്കും വൈവിധ്യവൽക്കരണത്തിനും സംഘാടനം സഹായിക്കുന്നു.
സംഘടനാ ഘടന
ബിസിനസ്സ് സ്ഥാപനത്തിന്റെ വിവിധ ഘടകങ്ങൾക്കിടയിലുള്ള ബന്ധത്തിന്റെ സുസ്ഥാപിത സ്വഭാവമാണ് സംഘടനാ സംവിധാനം. വിവിധ പദവികൾക്കും പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കുമിടയിലുള്ള ബന്ധത്തെ അത് വ്യക്തമാക്കുന്നു.
സംഘടനാ സംവിധാനം, അതിന്റെ സ്വഭാവത്തിന്റെയും പ്രവർത്തനത്തിന്റെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ രണ്ടായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു.
1. ഫങ്ഷണൽ ഘടന
നിർവ്വഹിക്കാനുള്ള സുനിശ്ചിത കർത്തവ്യങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഗ്രൂപ്പ്തിരിക്കുന്ന ഒന്നാണ് ഫങ്ഷണൽ ഘടന. ഓരോജോലിയും ഒരു പ്രത്യക ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റായി സംഘടിപ്പിക്കുന്നു. ഓരോ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റിന്റെയും ചുമതല ഒരാളെ ഏല്പ്പിച്ചിരിക്കും.
ഫങ്ഷണൽ ഘടനയുടെ മെച്ചങ്ങൾ
- ഏറ്റവും യുക്തിസഹവും കൂടുതൽ എളുപ്പമുള്ളതായ ഘടനാ രൂപമാണിത്.
- ഇത് സ്പെഷ്യലൈസേഷൻ നൽകുന്നു, അങ്ങനെ പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ കാര്യക്ഷമത സാധ്യമാക്കുന്നു.
- ഓരോ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റിലേയും പ്രവർത്തനങ്ങൾ കൂടുതൽ നന്നായി ഏകോപിപ്പിക്കാൻ അത് സഹായിക്കുന്നു.
- അധികാര കീഴ്ത്തലത്തിലേക്ക് കൈമാറാൻ സൗകര്യമൊരുക്കുന്നു.
- സാധാരണ മാനേജർമാരെക്കാൾ വിദഗ്ധ മാനേജർമാരെ പരിശീലിപ്പിക്കാൻ അത് സൗകര്യമൊരുക്കുന്നു.
ഫങ്ഷണൽ ഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ
- മാനേജർമാർ സ്വന്തമായ പ്രവർത്തനമേഖല ശക്തിപ്പെടുത്താൻ ശ്രമിച്ചുവെന്നു വരും. അത് ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകൾ തമ്മിലുള്ള ഉരസലിനിടയാക്കുന്നു.
- എന്തെങ്കിലും പ്രശ്നമുണ്ടായാൽ ഒരു പ്രത്യേക വകുപ്പുമായി ഉത്തരവാദിത്തം പരിഹരിക്കുന്നത് എളുപ്പമല്ല. വകുപ്പുകളുടെ പരസ്പരാശ്രിത സ്വഭാവമാണ് ഇതിന് കാരണം.
- ഫങ്ഷണൽ വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം സമഗ്രമായ ശേഷിയുള്ള മാനേജർമാർ വളർന്നുവരുന്നതിന് തടസ്സമാകും.
- വളരെയധികം വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണമുള്ളതിനാൽ, സ്ഥാപനത്തിന്റെ പൊതുവായ വീക്ഷണം അവഗണിച്ചേക്കാം.
2. ഡിവിഷണൽ ഘടന
ഭൂമിശാസ്ത്രപരമായി വ്യാപിച്ചുകിടക്കുന്ന വലിയ തോതിലുള്ള സേവന ഓർഗനൈസേഷനാണ് ഈ ഘടനയെ പിന്തുടരുന്നത്. ബാങ്കുകൾ, ഇൻഷുറൻസ് കമ്പനികൾ, ഗതാഗത കമ്പനികൾ, വിതരണ ഏജൻസികൾ എന്നിവ അത്തരം സംഘടനകളുടെ ഉദാഹരണങ്ങളാണ്.
ഡിവിഷണൽ ഘടനയുടെ മെച്ചങ്ങൾ
- പ്രവർത്തനങ്ങൾ കാര്യക്ഷമവും ചെലവ് കുറഞ്ഞതുമാക്കുന്നു.
- ഒരു ഉല്പന്നവുമായോ ഒരു പ്രദേശവുമായോ ബന്ധപ്പെട്ട പ്രവർത്തനങ്ങളെ എളുപ്പത്തിൽ സംയോജിപ്പിക്കാനും ഏകോപിപ്പിക്കാനും കഴിയും
- ഓരോ ഡിവിഷനും പ്രവർത്തന സ്വാതന്ത്യം നൽകുന്നു.
- തീരുമാനങ്ങളെടുക്കുന്നത് സത്വരവും ഫലപ്രദവുമാക്കാം .
- ഓരോ ഡിവിഷനും കമ്പനിയുടെ ആസ്ഥാനത്ത് ലഭ്യമായ കേന്ദ്രീകൃത സേവനങ്ങൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്താം.
ഡിവിഷണൽ ഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ
- പല ജോലികളും, പല ഉപകരണങ്ങളും, വിവിധ ഡിവിഷനുകളിലായി ഇരട്ടിപ്പു വരും.
- ധനകാര്യം, അക്കൗണ്ടിംഗ്, വിതരണം മുതലായ ചില പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ കേന്ദ്രീകരണത്തിന്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ കൊയ്യാൻ കഴിയില്ല.
- ഏതെങ്കിലും ഒരു ഉല്പന്നത്തിനുള്ള ചോദനം കുറയുമ്പോൾ ഉല്പാദനശേഷി പൂർണ്ണമായി ഉപയോഗപ്പെടുത്താനാവില്ല.
- ഓരോ ഡിവിഷനും സ്വന്തമായി വിദഗ്ധ സേവനം ഏർപ്പെടുത്തുന്നതു മൂലം മാനേജ്മെന്റ് ചെലവ് കൂടുതലാകും.
ഫങ്ഷണൽ ഘടനയും ഡിവിഷണൽ ഘടനയും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ
| അടിസ്ഥാനം | ഫങ്ഷണൽ ഘടന | ഡിവിഷണൽ ഘടന |
| രൂപീകരണം | പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ | ഉൽപ്പന്ന ലൈനുകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ |
| വൈദഗ്ധ്യം | തൊഴിൽ സ്പെഷ്യലൈസേഷൻ | ഉൽപ്പന്ന സ്പെഷ്യലൈസേഷൻ |
| ഘടന | ലളിതമായ ഘടന | സങ്കീർണ്ണമായ ഘടന |
| ആശ്രിതത്വം | വിവിധ പ്രവർത്തനങ്ങൾ പരസ്പരം ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു | വിവിധ ഡിവിഷനുകൾ സ്വതന്ത്രമാണ് |
| അധികാരം | ഉയർന്ന തലത്തിൽ അധികാര കേന്ദ്രീകരണം | ഡിവിഷണൽ തലത്തിൽ അധികാര വികേന്ദ്രീകരണം |
| നിയന്ത്രണം | നിയന്ത്രിക്കാൻ എളുപ്പമാണ് | നിയന്ത്രിക്കാൻ പ്രയാസമാണ് |
| സ്വയംഭരണം | കുറഞ്ഞ സ്വയംഭരണ പ്രവർത്തനങ്ങൾ | കൂടുതൽ സ്വയംഭരണ പ്രവർത്തനങ്ങൾ |
ഔപചാരിക സംഘടന
ചെസ്റ്റർ ബർണാഡ് നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്: ഒരു പൊതു ലക്ഷ്യം നേടാനായി രണ്ടോ അതിലധികമോ വ്യക്തികളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ബോധപൂർവ്വം ഏകോപിപ്പിക്കുമ്പോൾ, ആ സംഘടന ഔപചാരികമാണെന്നു പറയും.
ഉന്നത മാനേജ്മെന്റ് മനപൂർവ്വം ആവിഷ്കരിച്ച് പരസ്പര ബന്ധങ്ങളുടേതായ സംവിധാനത്തിനാണ് ഔപചാരിക സംഘടന എന്നു പറയുന്നത്. ചില ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാനായി ഔദ്യോഗികമായി കരുപിടിപ്പിക്കുന്നതാണിത്.
ഔപചാരിക സംഘടനയുടെ ഗുണങ്ങൾ
- സംഘടനയിലെ വിവിധങ്ങളായ ജോലികൾ ചിട്ടയായും കമമായും ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നു.
- ജോലിയിലെ ഇരട്ടിപ്പ് ഒഴിവാക്കപ്പെടുന്നു.
- ഏകോപനം സാധ്യമാകുന്നു.
- ഉത്തരവാദിത്തം ഏൽപിക്കാൻ എളുപ്പമാണ്
- ആജ്ഞയുടെ ഐക്യം
- അത് ലക്ഷ്യങ്ങളുടെ നേട്ടം ഉറപ്പാക്കുന്നു.
- സ്ഥിരത
ഔപചാരിക സംഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ
- ജോലിയിൽ കാലതാമസം അനുഭവപ്പെടും
- ജീവനക്കാരുടെ സാമുഹ്യാവശ്യങ്ങൾക്ക് ഒട്ടും വില കല്പ്പിക്കുന്നില്ല.
- തൊഴിലിന് മാത്രം പ്രാധാന്യം നൽകുന്നു
അനൗപചാരിക സംഘടന
ഔപചാരിക ഓർഗനൈസേഷനിൽ അനൗപചാരിക ഓർഗനൈസേഷൻ ഘടന സ്വയമേവ വികസിപ്പിച്ചെടുക്കുന്നു. സൗഹൃദത്തിന്റെയും പൊതു താൽപ്പര്യത്തിന്റെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ വ്യക്തിപരവും സാമൂഹികവുമായ ബന്ധങ്ങളുടെ ശൃംഖലയെ അനൗപചാരിക ഓർഗനൈസേഷൻ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.
അനൗപചാരിക ഓർഗനൈസേഷന്റെ സവിശേഷതകൾ
- ജീവനക്കാർ തമ്മിലുള്ള വ്യക്തിഗത ഇടപെടലിന്റെ ഫലമായി ഇത് ഔപചാരിക ഓർഗനൈസേഷനിൽ നിന്നാണ് ഉത്ഭവിക്കുന്നത്.
- ഔദ്യോഗിക നിയമങ്ങളും നിയന്ത്രണങ്ങളും ഇല്ല.
- നിർദ്ദിഷ്ട ദിശയില്ലാതെ ആശയവിനിമയത്തിന്റെ സ്വതന്ത്ര ചാനൽ.
- അത് സ്വയമേവ ഉയർന്നുവരുന്നു.
- കൃത്യമായ ഘടനയില്ല.
അനൗപചാരിക സംഘടനയുടെ ഗുണങ്ങൾ
- ആശയവിനിമയം എളുപ്പമാകുന്നു
- ജീവനക്കാരുടെ സാമൂഹ്യാവശ്യങ്ങൾക്ക് വേത പരിഗണന ലഭിക്കുന്നു
- മേലുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് കീഴ്ജീവനക്കാരിൽ നിന്ന് പ്രതികരണം വേഗത്തിൽ കിട്ടാറാക്കുന്നു.
അനൗപചാരിക സംഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ
- കിംവദന്തികൾ പരക്കുന്നതിന് ഇടം നൽകുന്നു
- മാനേജ്മെന്റ് നയങ്ങളോട് തൊഴിലാളികൾ വിയോജിപ്പ് പ്രകടിപ്പിക്കുകയും അതിനെതിരെ പ്രവർത്തിക്കാൻ കാരണമാകുകയും ചെയ്യുന്നു.
- സ്ഥാപനത്തിന്റെ പൊതുവായ താല്പര്യങ്ങളേക്കാൾ മുൻതൂക്കം വ്യക്തിതാല്പര്യങ്ങൾക്ക് നൽകാനിടവരുന്നു.
ഔപചാരിക സംഘടനയും അനൗപചാരിക സംഘടനയും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ
| അടിസ്ഥാനം | ഔപചാരിക സംഘടന | അനൗപചാരിക സംഘടന |
| രൂപീകരണം | ഉയർന്ന മാനേജ്മെൻറ് മനപൂർവ്വം ആസൂത്രണം ചെയ്യുകയും സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യുന്നത് | ജീവനക്കാർ തമ്മിലുള്ള സാമൂഹിക ഇടപെടലിന്റെ ഫലമായി സ്വയമേവ ഉയർന്നുവരുന്നു |
| ഉദ്ദേശ്യം | സംഘടനയുടെ മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുക | സാമൂഹികവും സാംസ്കാരികവുമായ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനും പൊതു താൽപ്പര്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനും |
| ഘടന | ജോലികളുടെയും ബന്ധങ്ങളുടെയും നന്നായി നിർവചിക്കപ്പെട്ട ഒരു ഘടനയുണ്ട് | വ്യക്തമായ ഘടനയില്ല, പകരം സങ്കീർണ്ണമായ ബന്ധങ്ങളുടെ ഒരു ശൃംഖല സൃഷ്ടിക്കുന്നു |
| കാഠിന്യം / വഴക്കം | ഉയർന്ന കർക്കശം | കൂടുതൽ വഴക്കമുള്ളത് |
| ആശയവിനിമയം | ഔദ്യോഗിക ആശയവിനിമയ ലൈനുകൾ സ്ഥാപിക്കുന്നു | സൗകര്യത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം |
| ബന്ധം | അധികാരത്തിന്റെയും ഉത്തരവാദിത്തത്തിന്റെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ | പ്രത്യേക ബന്ധമില്ല |
അധികാര ഏല്പിച്ചു കൊടുക്കൽ
ഒരു വ്യക്തിക്ക് നിർവ്വഹിക്കാവുന്ന ജോലിക്ക് ഒരു പരിധിയുണ്ട്, ഒരു ബിസിനസ്സ് സ്ഥാപനത്തിൽ പ്രധാനപ്പെട്ട തീരുമാനങ്ങളെല്ലാം എടുക്കുന്നത് ഉന്നതതലത്തിലുള്ള ഡയറക്ടർ ബോർഡാണ്. ആ തീരുമാനം നടപ്പാക്കാനുള്ള ചുമതല ചീഫ് എക്സിക്യൂട്ടിവിനെ ഏല്പിക്കുന്നു. അദ്ദേഹം ആ ജോലി കീഴ്ത്തല മാനേജർമാർക്ക് ഏല്പിച്ചു കൊടുക്കുന്നു. സൂപ്പർവൈസർ തലത്തിലെത്തുമ്പോൾ, അവർ ജോലി നിർവ്വഹണത്തിന്റെ ഭാരം തൊഴിലാളികളെ ഏല്പ്പിക്കുന്നു. ഇത്തരത്തിൽ മേധാവിമാർ തങ്ങളുടെ കീഴിലുള്ളവർക്കു ജോലി നിശ്ചയിച്ചു കൊടുക്കുന്നതിനെയാണ് അധികാരം ഏല്പിച്ചു കൊടുക്കൽ എന്നു പറയുന്നത്.
അധികാര ഏല്പിക്കലിന്റെ ഘടകങ്ങൾ
- അധികാരം
- ഉത്തരവാദിത്വം
- ചുമതല ബാധ്യത
അധികാരം: കല്പനകൾ നൽകാനുള്ള അവകാശവും അനുസരിപ്പിക്കാനുമുള്ള ശക്തിയുമാണ് അധികാരം എന്നാണ് ഹെൻട്രി ഫയോൾ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.
ഉത്തരവാദിത്വം: ഒരു ജോലി ഏല്പിക്കപ്പെട്ട കീഴ്ജീവനക്കാരന്, ആ ജോലി ചെയ്യാനുള്ള ബാധ്യതയാണ് ഉത്തരവാദിത്തം എന്നാണ് കൂൺസും ഓഡേണല്ലും നിർവ്വചിച്ചിരിക്കുന്നത്.
ചുമതല ബാധ്യത: നിശ്ചിത നിർവ്വഹണനിലവാരം മുന്നിൽ കണ്ടുകൊണ്ട് ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ നിറവേറ്റുകയും അധികാരം വിനിയോഗിക്കുകയും ചെയ്യാനുള്ള ബാധ്യതയാണ് ചുമതല. എന്നാണ് ലൂയി എ. അല്ലൻ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.
അധികാരം (അവകാശം): മാനേജർ കീഴ്ജീവനക്കാരന് വിഭവങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാനും തീരുമാനമെടുക്കാനുമുള്ള അവകാശം നൽകുന്നു.
ഉത്തരവാദിത്തം (കടമ): നൽകിയ ജോലി പൂർത്തിയാക്കുക എന്നത് കീഴ്ജീവനക്കാരന്റെ കടമയാണ്.
ചുമതല ബാധ്യത (മറുപടി പറയേണ്ട അവസ്ഥ): ജോലിയുടെ ഫലത്തെക്കുറിച്ച് കീഴ്ജീവനക്കാരൻ മാനേജരോട് മറുപടി പറയണം. അന്തിമമായി, മാനേജർ തന്റെ മേലുദ്യോഗസ്ഥനോട് മറുപടി പറയേണ്ടതാണ്.
അധികാരമേല്പിക്കലിന്റെ പ്രാധാന്യം
1. പര്യാപ്തമായ മാനേജ്മെന്റ്: അധികാരമേല്പിക്കൽ ഉന്നതതല മാനേജ്മെന്റിന്റെ ജോലിഭാരം കുറയ്ക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് സംബന്ധമായ പ്രധാനകാര്യങ്ങളിൽ കൂടുതൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ തന്മൂലം സാധിക്കുന്നു.
2. ജീവനക്കാരുടെ വികസനം: അധികാര ഏല്പിച്ചുകൊടുക്കുന്നതുമൂലം തൊഴിലാളികളുടെ കഴിവുകൾ വളർത്തിയെടുക്കാനും അത് ഉപയോഗിക്കാനും സാധിക്കുന്നു. തന്മൂലം അവർക്ക് തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാനും ഭാവിയിലെ മാനേജർമാരാവാനും സാധിക്കുന്നു.
3. തൊഴിലാളികൾക്ക് പ്രചോദനം നൽകുന്നു: അധികാരമേല്പിക്കൽ കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ ജോലിനിർവ്വഹണം മെച്ചപ്പെടുത്താനും ശേഷികൾ വളർത്താനും സഹായിക്കുന്നു.
4. പുരോഗതി സുഗമമാക്കുന്നു: അധികാര ഏല്പിക്കൽ സ്ഥാപനത്തിന്റെ വളർച്ചയ്ക്ക് സഹായമാകുന്നു. സ്ഥാപനത്തെ വളർത്താനും വികസിപ്പിക്കാനും ഇത് പ്രാപ്തമാക്കുന്നു.
5. മാനേജ്മെന്റിന്റെ അടിസ്ഥാനം: അധികാരം ഏല്പ്പിച്ചുകൊടുക്കൽ വഴി മാനേജ്മെന്റും തൊഴിലാളികളും തമ്മിൽ നല്ലൊരു ബന്ധം സൃഷ്ടിക്കുന്നു. മാനേജ്മെന്റ് അധികാരത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനം അധികാരമേല്പിക്കലാണ്.
6. ഏകോപനം സാധ്യമാക്കുന്നു: വിവിധ മാനേജീരിയൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് അധികാരമേല്പ്പിക്കൽ വഴി ഏകോപനമുണ്ടാകുന്നു.
ലളിതമായ സൂചനകൾ: ചുമതല ബാധ്യത (accountability) ഏൽപ്പിക്കാനാവില്ല എന്ന കാര്യം ഓർക്കുക.
വികേന്ദ്രീകരണം
ഒരു സംഘടനാ സംവിധാനത്തിന്റെ മൂന്ന് മാനേജ്മെന്റ് തലങ്ങളിലുള്ള എല്ലാ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകൾക്കും തീരുമാനം എടുക്കാനുള്ള അധികാരം ക്രമമായി വിഭജിച്ചു നൽകുന്ന പ്രക്രിയയാണ് വികേന്ദ്രീകരണം. വികേന്ദ്രീകരണത്തിൽ, സംഘടനയുടെ കീഴ്ത്തലങ്ങളിലേക്ക് അധികാരം കൈമാറ്റപ്പെടുന്നു. മധ്യതലത്തിലെയും, കീഴ്ത്തലത്തിലെയും മാനേജർമാർക്ക് അവരുടേതായ പ്രവർത്തന മേഖലകൾ സംബന്ധിച്ച കാര്യങ്ങൾക്കു വേണ്ടി തീരുമാനം എടുക്കുവാൻ അധികാരം നൽകുന്നുവെങ്കിൽ ആ സ്ഥാപനം വികേന്ദ്രീകൃതമെന്ന് പറയാം.
ലൂയിസ് എ അല്ലൻ നിർവ്വചിച്ചിരിക്കുന്നത്, ഉന്നത തല മാനേജ്മെന്റിനുമാത്രം പ്രയോഗിക്കാവുന്ന അധികാരം ഒഴിച്ചുള്ള ബാക്കി എല്ലാ അധികാരങ്ങളും കീഴലങ്ങളിലേക്ക് കൈമാറുന്നതിനെയാണ് വികേന്ദ്രീകരണം എന്നുപറയുന്നത്.
വികേന്ദ്രീകരണത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
1. കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ മുൻകൈയ്യെടുക്കൽ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു: കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ ഇടയിൽ ആത്മവിശ്വാസവും സ്വാശ്രയശീലം വളർത്തിയെടുക്കുന്നു.
2. ഭാവിയിലേക്കുള്ള മാനേജീരിയൽ പ്രാഗത്ഭ്യം വളർത്തിയെടുക്കുന്നു: ഒരു വികേന്ദീകൃത സ്ഥാപനത്തിൽ കീഴ്ജീവനക്കാർക്ക് തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാനുള്ള അവസരങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നു. ഉയർന്ന പദവിയിലേക്ക് പ്രൊമോഷൻ ലഭിക്കാൻ വേണ്ട യോഗ്യത നേടാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
3. പെട്ടെന്നു തീരുമാനമെടുക്കാം: ഒരു വികേന്ദ്രീകൃത സ്ഥാപനത്തിൽ തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാനുള്ള അധികാരം, തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പാക്കാൻ ഉദ്ദേശിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ളവർക്കു തന്നെയാണ്.
4. ഉന്നതതല മാനേജ്മെന്റിന് ആശ്വാസം നൽകുന്നു: വികേന്ദ്രീകൃതമായൊരു സ്ഥാപനത്തിൽ ഉന്നത സ്ഥാനങ്ങളിലുള്ള അധികാരികൾ ദൈനംദിന കാര്യങ്ങൾ ഇടപെടാറില്ല. അധികാരം താഴെ തട്ടിലേയ്ക്ക് കൈമാറുന്നതാണ് ഇതിന് കാരണം.
5. സുഗമമായ വളർച്ച സാധ്യമാക്കുന്നു: കീഴ്ത്തലങ്ങളിലുള്ള ജീവനക്കാർക്ക് കൂടുതൽ സ്വയംഭരണാധികാരം നൽകുന്നതോടെ അവർ മുൻകയ്യെടുത്തു പ്രവർത്തിക്കാൻ തുടങ്ങും, പുത്തൻ രീതികൾ അവർ സ്വീകരിക്കും. അവരുടെ സർഗ്ഗാത്മകത വളർത്തുന്നു. അങ്ങനെ അധികാര വികേന്ദ്രീകരണം സ്ഥാപനത്തിന്റെ വളർച്ചയ്ക്ക് സഹായകമാവുന്നു.
6. ഫലപ്രദമായ നിയന്ത്രണം: ഒരു വികേന്ദ്രീകൃത സംവിധാനത്തിൽ പ്രവർത്തന നിലവാരം നിശ്ചയിക്കുക, പ്രവർത്തനം വിലയിരുത്തുക, പാളിച്ചകൾ തിരുത്താൻ നടപടിയെടുക്കുക എന്നിവ കൂടുതൽ എളുപ്പമാണ്. അതാകട്ടെ, കൂടുതൽ ഫലപ്രദമായ നിയന്ത്രണമുണ്ടാക്കുന്നു.
അധികാരം ഏല്പിക്കലും വികേന്ദ്രീകരണവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ
| അടിസ്ഥാനം | ഡെലിഗേഷൻ (ഏല്പിക്കൽ) | വികേന്ദ്രീകരണം |
| അർത്ഥം | ഒരു വ്യക്തി മറ്റൊരാൾക്ക് ഉത്തരവാദിത്തവും അധികാരവും ഏൽപ്പിക്കുക എന്നതാണ്. | ഓർഗനൈസേഷനിലുടനീളം അധികാരത്തിന്റെ ആസൂത്രിതമായ കൈമാറ്റമാണ്. |
| പ്രകൃതി | ഇത് വ്യക്തിപരമാണ്. ഒരു മേലുദ്യോഗസ്ഥനും കീഴുദ്യോഗസ്ഥനും ഇടയിലുള്ള ബന്ധം. | ഇത് സമഗ്രമാണ്. മുഴുവൻ സ്ഥാപനത്തെയും ബാധിക്കുന്ന നയപരമായ തീരുമാനം. |
| നിയന്ത്രണം | അധികാരം ഏൽപ്പിച്ച വ്യക്തിയുടെ (delegator) നിയന്ത്രണത്തിലായിരിക്കും കാര്യങ്ങൾ. | പൊതുവായ രീതിയിലുള്ള നിയന്ത്രണം. നിയന്ത്രിക്കാനുള്ള അധികാരവും താഴ്ന്ന നിലകളിലേക്ക് നിയോഗിക്കപ്പെട്ടേക്കാം. |
| ആവശ്യം | ഇത് നിർബന്ധമാണ്. ഒരു മാനേജർക്ക് എല്ലാ ജോലികളും ഒറ്റയ്ക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. | ഇത് ഓപ്ഷണലാണ്. മാനേജ്മെന്റിന്റെ തിരഞ്ഞെടുപ്പാണിത്. |
| ബന്ധം | ഇത് മേലുദ്യോഗസ്ഥ-കീഴുദ്യോഗസ്ഥ ബന്ധം സൃഷ്ടിക്കുന്നു. | ഇത് എല്ലാ ജീവനക്കാരുമായും ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. |
Important Exam Questions
Very Short Answer Type (1 Mark)
- Identify the network of social relationships which arises spontaneously due to interaction at work. (2021 Mar, 2025 Mar)
- What does the term 'Span of management' refer to? (2021 Mar, 2025 Say)
- __________ organisation structure leads product specialization. (2020 Mar)
- Network of social relationship among employees denotes (a) Formal organization (b) Informal organization (c) Formal communication (d) None (2021 Mar)
- Granting of authority to Sub-ordinates to operate within the prescribed limit is called (a) Delegation (b) Co-ordination (c) Directing (d) Staffing (2021 Say)
- The obligation of a subordinate to properly perform the assigned duty is called (a) authority (b) responsibility (c) accountability (d) loyalty (2023 Say, 2024 Say)
- Which one of the following does not follow scalar chain? (a) Informal organisation (b) Functional structure (c) Formal organisation (d) Divisional structure (2024 Mar)
- The process of grouping together similar activities to facilitate specialization is called (a) Departmentalisation (b) Administration (c) Division of work (d) Specialization (2025 Say)
Short Answer Type (2/3/4 Marks)
- Complete the series: (a) Formation is based on functions - Functional Structure (b) Formation is based on product lines - ? (2022 Say)
- Hint :- Delegation- Transfer of authority from superior to a subordinate. Decentralization :- ? (2019 Mar)
- Megha Pvt. Ltd., a Soap Manufacturing Company has Production, Purchase, Marketing, Finance and Human Resource Departments. Which type of organization structure is using by them? Write any two advantages of it. (2019 Say)
- Arrange the process of organizing properly: a) Assignment of duties b) Departmentalization c) Identification and division of labor d) Establishing reporting relationships (2021 Mar)
- What is meant by span of control? (2021 Say)
- Briefly explain the term delegation. (2022 Say)
- Explain the meaning of formal organisation. (2023 Mar)
- Point out any two advantages of divisional structure. (2024 Mar)
- Give the meaning of Organising function. (2024 Mar)
- What is decentralization? (2024 Say)
- Write the four steps in the process of organizing. (2024 Say)
- Write short notes on: (a) Authority (b) Responsibility (c) Accountability (2024 Mar, 2025 Mar & Say)
- Write any three advantages of divisional structure of organization. (2024 Say)
- The employees of Metro Ltd., a Tea manufacturing company, formed a cricket team as a part of their recreation activities. Name the type of organization so formed (cricket team) and write any three features of it. (2019 Say)
- Explain various steps in the process of organizing. (2021 Say)
- Write any four differences between functional and divisional structure of organisation. (2023 Mar)
- Metro Ltd is engaged in the production of soap and it has Purchase, Production, Marketing and Finance departments. a) Suggest a suitable organization structure. b) State any Two merits and demerits of this organization structure. (2018 Say)
Long Answer Type (5/6/8 Marks)
- Star Ltd produces Three types of products cosmetics, garments and medicines. a) Suggest a suitable organization structure for Star Ltd. b) Represent this structure in a diagram. c) State any Two advantages of it. (2019 Mar)
- It is a network of Personal and Social relations among employees without any conscious purpose. Explain the concept referred here. (2020 Mar)
- Distinguish between delegation and decentralization. (2020 say, 2025 Mar)
- What are the elements of delegation of authority? Explain briefly. (2021 Mar)
- Differentiate between formal and informal organization. (2021 Say, 2018 Mar, 2024 Mar)
- Decentralisation is an optimal policy. Explain why an organisation would choose to be decentralized. (2025 Mar)
- a) The interaction among people at work give rise to a network of social relationships among employees are called _____________ b) List any two features of it. c) Write any two merits of it. (2025 Say)
- Write any Six differences between formal and informal organization. (2022 Mar & 2022 Say)
- A company, which manufactures a popular brand of toys, has been enjoying good market reputation. It has a functional organisational structure with separate departments for Production, Marketing, Finance, Human Resources and Research and Development. Lately to use its brand name and also to cash on to new business opportunities it is thinking to diversify into manufacture of new range of electronic toys for which a new market is emerging. Which organisation structure should be adopted in this situation? Give concrete reasons with regard to benefits the company will derive from the steps it should take. (NCERT Long Answer Type Q6)
- A company X limited manufacturing cosmetics, which has enjoyed a pre-eminent position in business, has grown in size. Its business was very good till 1991. But after that, new liberalised environment has seen entry of many MNC's in the sector. With the result the market share of X limited has declined. The company had followed a very centralised business model with Directors and divisional heads making even minor decisions. Before 1991 this business model had served the company very well as consumers had no choice. But now the company is under pressure to reform. What organisation structure changes should the company bring about in order to retain its market share? How will the changes suggested by you help the firm? Keep in mind that the sector in which the company is FMCG. (NCERT Long Answer Type Q8)
| Column A | Column B |
|---|---|
| Formal Organisation | Grapevine communication |
| Informal Organisation | Delegation to the lowest level |
| Decentralisation | Designed by top management |
| Span of Management | Obligation to perform duty |
| Responsibility | Number of subordinates under a superior |
