FOCUS POINT NOTES Plus Two Business Studies Notes Chapter 4

Chapter 4: Planning

1. Concept / ആശയം

Definition: “Deciding in advance what to do, how to do it, when to do it, and who is to do it.” – Koontz & O’Donnell. It bridges the gap between where we are and where we want to go.
മലയാളം: “എന്ത് ചെയ്യണം, അത് എപ്രകാരം ചെയ്യണം, അത് എപ്പോൾ ചെയ്യണം, അത് ആര് ചെയ്യുന്നു എന്നെല്ലാം മുൻകൂട്ടി തീരുമാനിക്കലാണ് ആസൂതണം.” ഇത് നമ്മൾ എവിടെയാണ് ഉള്ളത്, എവിടെ പോകണമെന്നത് തമ്മിലുള്ള വിടവ് നികത്തുന്നു.

Simple Hint: Planning is like making a roadmap before a journey – you decide your destination (goals), route (action plan), and timeline.

2. Importance / പ്രാധാന്യം

• Provides direction (ദിശ): Clearly defines what, when, and how to do – എന്ത്, എപ്പോൾ, എങ്ങനെ ചെയ്യണമെന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്നു.
• Reduces risk of uncertainty (അനിശ്ചിതത്വം കുറയ്ക്കുന്നു): Anticipates changes and prepares for them – മാറ്റങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി കാണുകയും തയ്യാറെടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
• Reduces wasteful activities (പാഴ്പ്രവർത്തനങ്ങൾ കുറയ്ക്കുന്നു): Coordinates activities to avoid waste – പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിച്ച് പാഴാക്കൽ ഒഴിവാക്കുന്നു.
• Promotes innovative ideas (പുത്തൻ ആശയങ്ങൾ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു): Encourages finding better methods – മെച്ചപ്പെട്ട രീതികൾ കണ്ടെത്താൻ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു.
• Facilitates decision making (തീരുമാനമെടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു): Helps in choosing the best alternative – മികച്ച ബദൽ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
• Establishes standards for controlling (നിയന്ത്രണത്തിന് മാനദണ്ഡം): Serves as a benchmark for performance – പ്രകടനത്തിനുള്ള മാനദണ്ഡമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു.

3. Features / സവിശേഷതകൾ

• Goal-oriented (ലക്ഷ്യബോധമുള്ളത്): Focuses on achieving objectives – ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നു.
• Primary function (പ്രാഥമിക ധർമ്മം): Lays the base for all other functions – മറ്റെല്ലാ ധർമ്മങ്ങൾക്കും അടിത്തറയിടുന്നു.
• Pervasive (വ്യാപകമായത്): Needed at all levels and in all departments – എല്ലാ തലങ്ങളിലും വകുപ്പുകളിലും ആവശ്യമാണ്.
• Continuous (തുടർച്ചയായത്): An ongoing process – തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയ.
• Futuristic (ഭാവിയെ കുറിച്ചുള്ളത്): Looks ahead based on forecasting – പ്രവചനങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഭാവിയെ നോക്കിക്കാണുന്നു.
• Involves decision making (തീരുമാനമെടുക്കൽ ഉൾപ്പെടുന്നു): Requires choosing from alternatives – ബദലുകളിൽ നിന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കൽ ആവശ്യമാണ്.
• Mental exercise (മാനസിക പ്രക്രിയ): An intellectual activity of thinking – ചിന്തയുടെ ബൗദ്ധിക പ്രവർത്തനം.

4. Limitations / പരിമിതികൾ

• Leads to rigidity (കടുത്ത വഴക്കമില്ലായ്മ): Restricts initiative and creativity – മുൻകൈയും സർഗ്ഗാത്മകതയും നിയന്ത്രിക്കുന്നു.
• May not work in dynamic environment (ചലനാത്മക സാഹചര്യത്തിൽ പരാജയപ്പെടാം): Plans can become irrelevant quickly – പദ്ധതികൾ പെട്ടെന്ന് അപ്രസക്തമായേക്കാം.
• Reduces creativity (സർഗ്ഗാത്മകത കുറയ്ക്കുന്നു): Top-down planning stifles new ideas – മുകളിൽ നിന്നുള്ള ആസൂത്രണം പുത്തൻ ആശയങ്ങളെ അടിച്ചമർത്തുന്നു.
• Involves huge cost (വൻ ചെലവ്): Expensive process involving data collection and experts – ഡാറ്റ ശേഖരണവും വിദഗ്ദ്ധരും ഉൾപ്പെടുന്ന ചെലവേറിയ പ്രക്രിയ.
• Time-consuming (സമയമെടുക്കുന്നത്): Delays quick decisions when needed urgently – അടിയന്തര തീരുമാനങ്ങൾ വൈകിപ്പിക്കുന്നു.
• Lack of reliable data (വിശ്വസനീയമായ ഡാറ്റയുടെ അഭാവം): Poor data leads to poor plans – മോശം ഡാറ്റ മോശം പദ്ധതികളിലേക്ക് നയിക്കുന്നു.
• Does not guarantee success (വിജയം ഉറപ്പുനൽകുന്നില്ല): Unforeseen events can still cause failure – അപ്രതീക്ഷിത സംഭവങ്ങൾ ഇപ്പോഴും പരാജയത്തിന് കാരണമാകാം.

5. Planning Process / ആസൂത്രണ പ്രക്രിയ

1. Setting Objectives (ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിശ്ചയിക്കുക): Clearly define what the organisation wants to achieve – സംഘടന എന്താണ് നേടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നതെന്ന് വ്യക്തമായി നിർവചിക്കുക.
2. Developing Premises (അടിസ്ഥാന വ്യവസ്ഥകൾ തയ്യാറാക്കുക): Make assumptions about the future (planning premises) – ഭാവിയെ കുറിച്ച് അനുമാനങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുക (ആസൂത്രണ മുൻവ്യവസ്ഥകൾ).
3. Identifying Alternatives (ബദലുകൾ തിരിച്ചറിയുക): Discover various ways to achieve objectives – ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാനുള്ള വിവിധ വഴികൾ കണ്ടെത്തുക.
4. Evaluating Alternatives (ബദലുകൾ വിലയിരുത്തുക): Analyse the pros and cons of each – ഓരോന്നിന്റെയും ഗുണദോഷങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുക.
5. Selecting an Alternative (ഒരു ബദൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക): Choose the most appropriate option – ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായ ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
6. Implementing the Plan (പദ്ധതി നടപ്പിലാക്കുക): Put the plan into action – പദ്ധതി പ്രാവർത്തികമാക്കുക.
7. Follow-up Action (തുടർനടപടി): Monitor the plan to ensure it is on track – പദ്ധതി ശരിയായ പാതയിലാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ നിരീക്ഷിക്കുക.

6. Types of Plans / പദ്ധതികളുടെ തരങ്ങൾ

Based on Use:

• Single-use Plan (ഒറ്റ ഉപയോഗ പദ്ധതി): For one-time events/goals. E.g., a specific project budget – ഒറ്റത്തവണ പരിപാടികൾക്കോ ലക്ഷ്യങ്ങൾക്കോ വേണ്ടി.
• Standing Plan (സ്ഥിരം പദ്ധതി): For activities that occur regularly. E.g., policies, rules – പതിവായി നടക്കുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് വേണ്ടി.

Based on Content:

• Objectives (ലക്ഷ്യങ്ങൾ): Goals the organisation aims to achieve. E.g., increase sales by 10% – സംഘടന നേടാൻ ലക്ഷ്യമിടുന്ന ഫലങ്ങൾ.
• Strategy (തന്ത്രം): Comprehensive plan to accomplish objectives considering the business environment. E.g., discount sales – ബിസിനസ് പരിസ്ഥിതി പരിഗണിച്ച് ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാനുള്ള സമഗ്ര പദ്ധതി.
• Policy (നയം): General guidelines for decision making. E.g., recruitment policy – തീരുമാനങ്ങൾക്കുള്ള പൊതു മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ.
• Procedure (നടപടിക്രമം): Routine steps in chronological order. E.g., procedure for reporting progress – ക്രമാനുഗതമായ ദൈനംദിന ഘട്ടങ്ങൾ.
• Method (രീതി): Standardized way of doing a specific job. E.g., method for assembling a product – ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ജോലി ചെയ്യുന്നതിനുള്ള സ്റ്റാൻഡേർഡ് മാർഗ്ഗം.
• Rule (നിയമം): Specific statement of what must be done or not done. E.g., "No smoking" – എന്ത് ചെയ്യണം, എന്ത് ചെയ്യരുത് എന്നതിന്റെ നിർദ്ദിഷ്ട പ്രസ്താവന.
• Programme (പരിപാടി): Detailed action plan for a specific objective. E.g., a training programme – ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ലക്ഷ്യത്തിനായുള്ള വിശദമായ പ്രവർത്തന പദ്ധതി.
• Budget (ബജറ്റ്): Plan stated in numerical/quantitative terms. E.g., sales budget – സംഖ്യാപരമായി പ്രസ്താവിച്ചിരിക്കുന്ന പദ്ധതി.

7. Key Previous Year Questions (with answers)

• Deciding in advance what to do and how to do is? (2022 Mar) → Planning.
• Which type of plan specifies steps in sequential order? (2019 Mar) → Procedure.
• Type of plan considering movement of competitors? (2019 Say) → Strategy.
• Planning premises are? (2022 Mar) → Assumptions on the future upon which plans are based.
• First step in planning is? (2025 Mar) → Setting objectives.
• 'No Smoking inside the premises' belongs to which type? (2023 Say) → Rule.
• Plan for a one-time event is called? (2024 Say) → Single-use plan (or Programme/Budget).
• Explain how planning facilitates decision making? (2020 Mar) → It helps choose the best alternative by evaluating options in advance.
• Write a note on 'Planning Premises'? (2023 Mar) → Assumptions about the future on which plans are based.
• List any two limitations of planning? (2023 Say, 2024 Say) → Leads to rigidity; May not work in a dynamic environment.
• Identify plan type: (a) No admission without permission (b) Promotion based on merit? (2024 Mar) → (a) Rule, (b) Policy.
• Can planning work in a dynamic environment? (Yes/No) Give reason. (2025 Mar) → Yes, if plans are flexible and regularly reviewed.
• Name the plan type: (a) Expected result in numerical terms (b) What is to be done and not done? (2020 Mar) → (a) Budget, (b) Rule.
• Describe the importance of planning? (2021 Mar) → Direction, reduces uncertainty, reduces waste, promotes innovation, aids decisions, sets control standards.
• Explain limitations of planning? (2021 Say) → Rigidity, not in dynamic environment, reduces creativity, high cost, time-consuming, no guarantee of success.
• Write short notes on: Policy, Procedure, Programme, Rules? (2021 Mar) → As explained in types above.
• "Planning doesn't guarantee success" – Comment. (2022 Mar) → Explain limitations like unforeseen events, dynamic environment, etc.
• This function bridges the gap between where we are and where we want to go. Identify and explain its importance? (2019 Mar) → Planning; importance as above.
• Give a brief description of any five types of plans? (2019 Say) → Objectives, Strategy, Policy, Procedure, Rule (any five).
• Explain any five features of Planning? (2023 Mar) → Goal-oriented, primary function, pervasive, continuous, futuristic (any five).
• Explain the various steps in Planning? (2023 Say) → Seven steps from setting objectives to follow-up action.
• Match the following: Policy, Procedure, Rule, Programme, Method? (2025 Mar) → Policy-General Statements; Procedure-Routine steps; Rule-Specific Statements; Programme-Detailed Statements; Method-Prescribed way.
• Match: No smoking – ?, Promotion on merit – ?, Financial plan – ?, Wages on time – ?, Routine steps – ? (2024 Say) → No smoking-Rule; Promotion on merit-Policy; Financial plan-Budget; Wages on time-Method; Routine steps-Procedure.
• Describe the various steps in the process of planning? (2021 Mar, 2022 Mar & Say – 8 Marks) → Explain all 7 steps in detail.
• State the planning function of management. Briefly explain its features? (2021 Say – 8 Marks) → Define planning and explain its 7 features.

---

📘 Micro Notes – +2 Business Studies (Chapter 4: Planning)
SimonMash.com