1. Meaning / അർത്ഥം
Definition: “Directing is a complex function that includes all those activities which are designed to encourage subordinates to work effectively and efficiently.” – Koontz and O’Donnell
മലയാളം: “കീഴുദ്യോഗസ്ഥരെ ഫലപ്രദമായും കാര്യക്ഷമമായും പ്രവർത്തിക്കാൻ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നതിനായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ള എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളും ഉൾക്കൊള്ളുന്ന സങ്കീർണ്ണമായ പ്രവർത്തനമാണ് നിർദ്ദേശിക്കൽ.”
Simple Hint: Directing is the process of telling people what to do and making sure they do it well and with enthusiasm. It's like a film director guiding actors to give their best performance.
2. Features / സവിശേഷതകൾ
- Initiates action (പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആരംഭിക്കുന്നു): Work begins only when directing is done – നിർദ്ദേശം നൽകുമ്പോൾ മാത്രമേ ജോലി ആരംഭിക്കൂ.
- Takes place at every level (എല്ലാ തലങ്ങളിലും): All managers direct their subordinates – എല്ലാ മാനേജർമാരും അവരുടെ കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് നിർദ്ദേശം നൽകുന്നു.
- Continuous process (തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയ): Ongoing activity throughout the organisation – സംഘടനയിലുടനീളം തുടർച്ചയായ പ്രവർത്തനം.
- Flows from top to bottom (മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക്): Direction flows from superior to subordinate – മേലുദ്യോഗസ്ഥരിൽ നിന്ന് കീഴുദ്യോഗസ്ഥരിലേക്ക് ഒഴുകുന്നു.
- Pervasive (സർവ്വവ്യാപി): Required wherever superior-subordinate relationship exists – മേലുദ്യോഗസ്ഥ-കീഴുദ്യോഗസ്ഥ ബന്ധമുള്ളിടത്തെല്ലാം ആവശ്യമാണ്.
3. Importance / പ്രാധാന്യം
- Initiates action (പ്രവർത്തനം ആരംഭിക്കുന്നു): Converts plans into action – പദ്ധതികളെ പ്രവർത്തനമാക്കി മാറ്റുന്നു.
- Integrates efforts (പ്രയത്നങ്ങൾ സംയോജിപ്പിക്കുന്നു): Aligns individual efforts with organisational goals – വ്യക്തിഗത ശ്രമങ്ങളെ സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങളുമായി വിന്യസിക്കുന്നു.
- Provides leadership (നേതൃത്വം നൽകുന്നു): Guides and inspires employees – ജീവനക്കാരെ നയിക്കുകയും പ്രചോദിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
- Introduces changes (മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരുന്നു): Helps employees accept change – മാറ്റങ്ങൾ അംഗീകരിക്കാൻ ജീവനക്കാരെ സഹായിക്കുന്നു.
- Provides stability (സ്ഥിരത നൽകുന്നു): Creates cooperation and commitment – സഹകരണവും പ്രതിബദ്ധതയും സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
4. Elements of Directing / ഘടകങ്ങൾ
A) Supervision (മേൽനോട്ടം)
Meaning: Direct and immediate guidance of subordinates at work – ജോലിസ്ഥലത്ത് കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് നേരിട്ടുള്ള മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം.
Role of Supervisor: Link between workers & management (ബന്ധം), on-the-job training (പരിശീലനം), maintains discipline (അച്ചടക്കം), feedback (ഫീഡ്ബാക്ക്).
B) Motivation (പ്രചോദനം)
Meaning: Process of stimulating people to action to accomplish goals – ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടുന്നതിന് ആളുകളെ പ്രവർത്തനത്തിന് പ്രേരിപ്പിക്കുന്ന പ്രക്രിയ.
Maslow's Need Hierarchy Theory (ആവശ്യങ്ങളുടെ ശ്രേണി സിദ്ധാന്തം):
- Physiological (ശാരീരികം): Food, clothing, shelter – ഭക്ഷണം, വസ്ത്രം, പാർപ്പിടം.
- Safety/Security (സുരക്ഷ): Job security, insurance – തൊഴിൽ സുരക്ഷ, ഇൻഷുറൻസ്.
- Social (സാമൂഹികം): Friendship, belonging – സൗഹൃദം, സ്വീകാര്യത.
- Esteem (അഭിമാനം): Status, recognition – പദവി, അംഗീകാരം.
- Self-actualisation (ആത്മസാക്ഷാത്കാരം): Realising full potential – പൂർണ്ണ കഴിവ് തിരിച്ചറിയുക.
Key point: A satisfied need is not a motivator – തൃപ്തിപ്പെട്ട ആവശ്യം ഒരു പ്രചോദകമല്ല.
C) Leadership (നേതൃത്വം)
Meaning: Ability to induce subordinates to work with confidence and zeal – ആത്മവിശ്വാസത്തോടെയും ഉത്സാഹത്തോടെയും പ്രവർത്തിക്കാൻ കീഴുദ്യോഗസ്ഥരെ പ്രേരിപ്പിക്കാനുള്ള കഴിവ്.
Leadership Styles (നേതൃത്വ ശൈലികൾ):
- Autocratic (സ്വേച്ഛാധിപത്യപരം): Centralised authority, quick decisions – കേന്ദ്രീകൃത അധികാരം, പെട്ടെന്നുള്ള തീരുമാനം.
- Democratic (ജനാധിപത്യപരം): Participative, consults subordinates – പങ്കാളിത്തം, കീഴുദ്യോഗസ്ഥരുമായി കൂടിയാലോചന.
- Laissez-faire (സ്വതന്ത്രം): Complete freedom to subordinates – കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് പൂർണ്ണ സ്വാതന്ത്ര്യം.
D) Communication (ആശയവിനിമയം)
Meaning: Exchange of ideas, facts, opinions between persons – വ്യക്തികൾ തമ്മിലുള്ള ആശയങ്ങൾ, വസ്തുതകൾ, അഭിപ്രായങ്ങൾ എന്നിവയുടെ കൈമാറ്റം.
Process (പ്രക്രിയ): Sender → Encoding → Media → Decoding → Receiver → Feedback (with Noise).
Formal Communication Networks (ഔപചാരിക ശൃംഖലകൾ): Single chain, Wheel, Circular, Free flow, Inverted V.
Informal Communication (അനൗപചാരികം): Grapevine – द्राक्षवेल (കോപ്പ).
Barriers (തടസ്സങ്ങൾ):
- Semantic (അർത്ഥപരം): Language, words with different meanings – ഭാഷ, വ്യത്യസ്ത അർത്ഥങ്ങളുള്ള വാക്കുകൾ.
- Organisational (സംഘടനാപരം): Hierarchy, rules, status – ശ്രേണി, നിയമങ്ങൾ, പദവി.
- Personal (വ്യക്തിപരം): Attitudes, emotions – മനോഭാവങ്ങൾ, വികാരങ്ങൾ.
5. Incentives / പ്രോത്സാഹനങ്ങൾ
Financial (ധനപരം)
- Pay & Allowances (ശമ്പളം & അലവൻസുകൾ)
- Bonus (ബോണസ്)
- Profit Sharing (ലാഭവിഹിതം)
- Stock Option (ഓഹരി ഓപ്ഷൻ)
- Retirement Benefits (പെൻഷൻ, ഗ്രാറ്റുവിറ്റി)
- Perquisites (കാർ, ഭവനം)
Non-Financial (ധനേതരം)
- Status (പദവി)
- Job Security (തൊഴിൽ സുരക്ഷ)
- Career Advancement (കരിയർ പുരോഗതി)
- Job Enrichment (ജോലി സമ്പുഷ്ടീകരണം)
- Employee Recognition (അംഗീകാരം)
- Participation (പങ്കാളിത്തം)
6. Key Previous Year Questions (with answers)
- Grapevine relates to? (2019 Mar) → Informal communication.
- Example of financial incentive? (2020 Mar) → Stock option.
- Process of converting message into symbols is known as? (2020 Say, 2024 Say, 2025 Mar) → Encoding.
- Process of making subordinates act in desired manner is? (2021 Mar) → Motivation.
- Communication flows upwards or downwards is? (2021 Mar) → Vertical communication.
- Not an element of direction? (2021 Say) → Delegation.
- Pay and allowance is example of? (2023 Mar) → Financial incentive.
- Inducement to move subordinates is called? (2023 Say) → Motivation.
- Highest level need in Maslow's theory? (2024 Mar) → Self actualisation.
- 'Self-respect' belongs to which need? (2025 Say) → Esteem needs.
- Find odd one: Bonus, Co-partnership, Job security, Profit sharing. Give reason? → Job security (non-financial, others financial).
- Write Two organisational barriers to communication? (2021 Mar) → Hierarchy, rules and regulations.
- Name any Two types of formal communication network? (2022 Mar) → Wheel pattern, Single chain.
- Write any Two non-financial incentive? (2022 Say) → Status, Job security.
- List out four elements of direction? (2023 Mar & Say) → Supervision, Motivation, Leadership, Communication.
- Who is Laissez-faire leader? (2025 Mar) → One who gives complete freedom to subordinates.
- What is 'Fringe benefits'? (2025 Say) → Perquisites like car, medical aid.
- Mention any two semantic barrier of communication? (2025 Say) → Language differences, ambiguous words.
- List out any three non-financial incentives? (2020 Mar) → Status, Job security, Employee recognition.
- State the features of leadership? (Any Three) (2021 Mar) → Influence others, helps achieve goals, continuous process.
- Illustrate any three features of directing? (2023 Mar) → Initiates action, continuous, pervasive.
- Write short note on: (a) Communication (b) Leadership? (2023 Say) → Communication: exchange of ideas; Leadership: ability to influence.
- What are semantic barriers of communication? (any three) (2025 Mar) → Language, words with multiple meanings, faulty translation.
- "Effective leadership determines success." a) Support? b) Give three reasons? (2019 Say) → Yes; provides direction, motivates, builds morale.
- Explain any four networks of formal communication? (2020 Say) → Single chain, Wheel, Circular, Free flow.
- List out the principles of directing? (Any Four) (2021 Mar) → Maximum individual contribution, harmony of objectives, unity of command, follow through.
- Discuss different types of financial incentives? (2021 Say) → Bonus, profit sharing, stock option, retirement benefits.
- Explain Maslow's need hierarchy theory? (2022 Mar) → Five needs in hierarchy: Physiological, Safety, Social, Esteem, Self-actualisation.
- Arrange elements of communication in right order: Message, Decoding, Sender, Encoding, Media, Feedback, Receiver? (2021 Mar) → Sender→Encoding→Media→Message→Receiver→Decoding→Feedback.
- Explain the following leadership styles: (a) Autocratic (b) Democratic? (2024 Say) → Autocratic: centralised authority; Democratic: participative.
- Classify into financial and non-financial: Bonus, Status, Job enrichment, Profit sharing, Retirement benefits, Employee recognition? (2022 Mar) → Financial: Bonus, Profit sharing, Retirement; Non-financial: Status, Job enrichment, Recognition.
- State Need Hierarchy theory of Abraham Maslow with diagram? (2022 Say) → Explain five needs with pyramid diagram.
- Describe the importance of communication in business? (2022 Say) → Basis of decision making, smooth working, coordination, morale.
- Sun Ltd offers shares to employees at lower price. a) Identify type? b) Name? c) Explain any four similar types? (2019 Mar) → a) Financial incentive; b) Stock option; c) Bonus, Profit sharing, Retirement benefits, Perquisites.
- "It is process of making subordinates act in desired manner." a) Name element? b) Explain three features and four importance? (2019 Say) → a) Motivation; b) Features: psychological, goal-directed, positive/negative; Importance: improves performance, builds attitude, reduces turnover, introduces change.
- Prepare a seminar report on "Barriers to Communication"? (2020 Mar) → Semantic, organisational, personal barriers and ways to overcome.
- Explain the elements of communication by drawing a diagram? (2023 Mar) → Diagram with Sender, Encoding, Media, Decoding, Receiver, Feedback, Noise.
- What is supervision? Examine any six multiple roles performed by a supervisor? (2024 Mar) → Supervision: direct guidance; Roles: link, planner, guide, mentor, inspector, motivator.
- What is motivation? Illustrate Maslow's need hierarchy theory with diagram? (2024 Say) → Motivation definition; explain five needs with pyramid.
- Explain different financial and non-financial incentives used to motivate employees? (any eight) (2025 Mar) → Four financial (bonus, profit sharing, stock option, retirement) and four non-financial (status, recognition, job security, participation).
- What is communication? Briefly explain the process of communication with diagram? (2025 Say) → Exchange of ideas; explain 7 elements with diagram.
📘 Micro Notes – +2 Business Studies (Chapter 7: Directing)
SimonMash.com
