Total Pageviews

KERALA PLUS TWO COMPUTERISED ACCOUNTING NOTES CHAPTER 6 DATABASE MANAGEMENT SYSTEM FOR ACCOUNTING


Database Management System (DBMS) is software that enables users to create and maintain a database. DBMS helps in collection of data, their storing, manipulation, retrieval etc.
ഒരു ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കാനും പരിപാലിക്കാനും ഉപയോക്താക്കളെ പ്രാപ്തമാക്കുന്ന സോഫ്റ്റ്വെയറാണ് ഡാറ്റാബേസ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം (ഡിബിഎംഎസ്). ഡാറ്റ ശേഖരണം, അവയുടെ സംഭരണം, കൃത്രിമം, വീണ്ടെടുക്കൽ തുടങ്ങിയവയ്ക്ക് ഡിബിഎംഎസ് സഹായിക്കുന്നു.


Components of DBMS

Database Management system consists of Data, hardware, software and users.

Data: Data means facts. It is the raw material for information i.e processed data are called information.

Hardware: Hardware consists of input/output devices, memory, processors etc.

Software: It operates the hardware and interacts with users. With the help of hardware we store data into hard disk, update it, edit it and retrieve it.

Users: Users are the persons who seek the information from the database.


ഡിബിഎംഎസിന്റെ ഘടകങ്ങൾ

ഡാറ്റാബേസ് മാനേജുമെന്റ് സിസ്റ്റത്തിൽ ഡാറ്റ, ഹാർഡ്‌വെയർ, സോഫ്റ്റ്വെയർ, ഉപയോക്താക്കൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

ഡാറ്റ: ഡാറ്റ എന്നാൽ വസ്തുതകൾ. വിവരത്തിനുള്ള അസംസ്കൃത വസ്തുവാണ് അതായത് പ്രോസസ്സ് ചെയ്ത ഡാറ്റയെ വിവരങ്ങൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

ഹാർഡ്‌വെയർ: ഹാർഡ്‌വെയറിൽ ഇൻപുട്ട് / output ട്ട്‌പുട്ട് ഉപകരണങ്ങൾ, മെമ്മറി, പ്രോസസ്സറുകൾ തുടങ്ങിയവ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.

സോഫ്റ്റ്വെയർ: ഇത് ഹാർഡ്‌വെയർ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുകയും ഉപയോക്താക്കളുമായി സംവദിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഹാർഡ്‌വെയറിന്റെ സഹായത്തോടെ ഞങ്ങൾ ഡാറ്റ ഹാർഡ് ഡിസ്കിലേക്ക് സംഭരിക്കുകയും അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുകയും എഡിറ്റ് ചെയ്യുകയും വീണ്ടെടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

ഉപയോക്താക്കൾ: ഡാറ്റാബേസിൽ നിന്ന് വിവരങ്ങൾ തേടുന്ന വ്യക്തികളാണ് ഉപയോക്താക്കൾ.


Advantages of Database Management System (DBMS)

  1. Redundancy ( Duplication) in stored data can be reduced.
  2. DBMS Provides data integrity
  3. Provides data security
  4. Provides sharing of data.
  5. The information is portable. We can filter the information according to our need.
  6. Reduced data entry, storage, and retrieval costs.
  7. They are very user-friendly.
  8. It helps the management to take correct decision.

ഡാറ്റാബേസ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റത്തിന്റെ (ഡിബിഎംഎസ്) പ്രയോജനങ്ങൾ

  1. സംഭരിച്ച ഡാറ്റയിലെ ആവർത്തനം (തനിപ്പകർപ്പ്) കുറയ്‌ക്കാൻ കഴിയും.
  2. DBMS ഡാറ്റ സമഗ്രത നൽകുന്നു
  3. ഡാറ്റ സുരക്ഷ നൽകുന്നു
  4. ഡാറ്റ പങ്കിടൽ നൽകുന്നു.
  5. വിവരങ്ങൾ പോർട്ടബിൾ ആണ്. ഞങ്ങളുടെ ആവശ്യത്തിനനുസരിച്ച് വിവരങ്ങൾ ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാൻ കഴിയും.
  6. ഡാറ്റ എൻ‌ട്രി, സംഭരണം, വീണ്ടെടുക്കൽ ചെലവ് എന്നിവ കുറച്ചു.
  7. അവ വളരെ ഉപയോക്തൃ സൗഹൃദമാണ്.
  8. ശരിയായ തീരുമാനമെടുക്കാൻ ഇത് മാനേജുമെന്റിനെ സഹായിക്കുന്നു.



Terms in DBMS/LibreOffice Base

1. Data: Data means facts. It is the raw materials for information. It may be a number, name, mark etc.

3.Field: A column (its value) in LibreOffice Base Table is called Field.

4. Record A row (its value) in LibreOffice Base is called Record.

5. Entity: Anything in the real world with independent existence is called an entity.  Entity is the key element in all relational databases.

6. Attributes:-These are additional characteristics that further describe an entity. 

7.Tuple means row (one row) whereas attribute means column.

8.Primary Key : After defining all the columns of the table, the primary key column of the table can be specified as any of the columns that are expected to have unique data values.

9.SQL ( Structured Query Language) : SQL is used to update, insert and delete a stored database


1. ഡാറ്റ: ഡാറ്റ എന്നാൽ വസ്തുതകൾ. വിവരത്തിനുള്ള അസംസ്കൃത വസ്തുക്കളാണ് ഇത്. അത് ഒരു നമ്പർ, പേര്, അടയാളം മുതലായവ ആകാം.

3.ഫീൽഡ്: ലിബ്രെ ഓഫീസ് അടിസ്ഥാന പട്ടികയിലെ ഒരു നിരയെ (അതിന്റെ മൂല്യം) ഫീൽഡ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

4. റെക്കോർഡ് ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസിലെ ഒരു വരിയെ (അതിന്റെ മൂല്യം) റെക്കോർഡ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

5. എന്റിറ്റി: സ്വതന്ത്ര അസ്തിത്വമുള്ള യഥാർത്ഥ ലോകത്തിലെ എന്തിനെയും ഒരു എന്റിറ്റി എന്ന് വിളിക്കുന്നു. എല്ലാ റിലേഷണൽ ഡാറ്റാബേസുകളിലെയും പ്രധാന ഘടകമാണ് എന്റിറ്റി.

6. ആട്രിബ്യൂട്ടുകൾ: -ഇവ ഒരു എന്റിറ്റിയെ കൂടുതൽ വിവരിക്കുന്ന അധിക സവിശേഷതകളാണ്. 

7.ട്യൂപ്പിൾ എന്നാൽ വരി (ഒരു വരി) എന്നാൽ ആട്രിബ്യൂട്ട് എന്നാൽ നിര എന്നാണ്.

8. പ്രാഥമിക കീ: ​​പട്ടികയുടെ എല്ലാ നിരകളും നിർ‌വ്വചിച്ച ശേഷം, പട്ടികയുടെ പ്രാഥമിക കീ നിര സവിശേഷ ഡാറ്റ മൂല്യങ്ങളുണ്ടെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ഏതെങ്കിലും നിരകളായി വ്യക്തമാക്കാൻ‌ കഴിയും.

9. എസ്‌ക്യുഎൽ (ഘടനാപരമായ അന്വേഷണ ഭാഷ): സംഭരിച്ച ഡാറ്റാബേസ് അപ്‌ഡേറ്റുചെയ്യാനും ചേർക്കാനും ഇല്ലാതാക്കാനും എസ്‌ക്യുഎൽ ഉപയോഗിക്കുന്നു

Libre Office Base and its components

It is one of the popularly used Database Management System (DBMS) to create, store and manage database. It has the following objects or components.

1. Tables – Tables allows a database designer to create the data tables with their respective field names, data types and its properties.

2. Queries – This component is used to retrieve filtered data and information from the table and to include computation fields.

3. Forms ­ It allows the front end user for entering data to a database file. It also facilitates displaying, updating and deleting the data.

4. Reports: This is used to create various reports by using the data from tables and queries. It is used to present selected set of contents in a format.

ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസും അതിന്റെ ഘടകങ്ങളും

ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും സംഭരിക്കുന്നതിനും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും ജനപ്രിയമായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഡാറ്റാബേസ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം (ഡിബിഎംഎസ്) ആണ് ഇത്. ഇതിന് ഇനിപ്പറയുന്ന വസ്തുക്കളോ ഘടകങ്ങളോ ഉണ്ട്.

1. പട്ടികകൾ - അതത് ഫീൽഡ് നാമങ്ങൾ, ഡാറ്റ തരങ്ങൾ, അതിന്റെ ഗുണവിശേഷതകൾ എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് ഡാറ്റ പട്ടികകൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ ഒരു ഡാറ്റാബേസ് ഡിസൈനറെ പട്ടികകൾ അനുവദിക്കുന്നു.

2. അന്വേഷണങ്ങൾ - പട്ടികയിൽ നിന്ന് ഫിൽട്ടർ ചെയ്ത ഡാറ്റയും വിവരങ്ങളും വീണ്ടെടുക്കുന്നതിനും കണക്കുകൂട്ടൽ ഫീൽഡുകൾ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിനും ഈ ഘടകം ഉപയോഗിക്കുന്നു.

3. ഫോമുകൾ ഒരു ഡാറ്റാബേസ് ഫയലിലേക്ക് ഡാറ്റ നൽകുന്നതിന് ഫ്രണ്ട് എൻഡ് ഉപയോക്താവിനെ ഇത് അനുവദിക്കുന്നു. ഡാറ്റ പ്രദർശിപ്പിക്കുന്നതിനും അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും ഇല്ലാതാക്കുന്നതിനും ഇത് സഹായിക്കുന്നു.

4. റിപ്പോർട്ടുകൾ: പട്ടികകളിൽ നിന്നും ചോദ്യങ്ങളിൽ നിന്നുമുള്ള ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് വിവിധ റിപ്പോർട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു. തിരഞ്ഞെടുത്ത ഉള്ളടക്കങ്ങൾ ഒരു ഫോർമാറ്റിൽ അവതരിപ്പിക്കാൻ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു.


Steps to create database in LIbre office Base

Step 1: Create Blank database

Step 2: Creation of Tables

Step 3: Creation of Relationship

Step 4: Creation of forms

Step 5 Creation of Queries

Step 6: Creation of Report

LIbre ഓഫീസ് ബേസിൽ ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ

ഘട്ടം 1: ശൂന്യമായ ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുക

ഘട്ടം 2: പട്ടികകളുടെ സൃഷ്ടി

ഘട്ടം 3: ബന്ധം സൃഷ്ടിക്കൽ

ഘട്ടം 4: ഫോമുകളുടെ സൃഷ്ടി

ഘട്ടം 5 ചോദ്യങ്ങളുടെ സൃഷ്ടിക്കൽ

ഘട്ടം 6: റിപ്പോർട്ട് സൃഷ്ടിക്കൽ

CREATING TABLE

Two ways of creating table are:-

  1. Create Table in design View
  2. Create table using table wizard

പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുന്നു

പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള രണ്ട് വഴികൾ ഇവയാണ്: -

  1. ഡിസൈൻ‌ കാഴ്‌ചയിൽ‌ പട്ടിക സൃഷ്‌ടിക്കുക
  2. പട്ടിക വിസാർഡ് ഉപയോഗിച്ച് പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുക


Creating Table in Design view

1. Open LibreOffice Base: Applications – Office – LibreOffice Base
2. Creating Tables in LibreOffice Base: Click on Tables – Create table in design view 

ഡിസൈൻ‌ കാഴ്‌ചയിൽ‌ പട്ടിക സൃഷ്‌ടിക്കുന്നു

1. ഓപ്പൺ ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസ്: ആപ്ലിക്കേഷനുകൾ - ഓഫീസ് - ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസ്
2. ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസിൽ പട്ടികകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു: പട്ടികകളിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക - ഡിസൈൻ കാഴ്ചയിൽ പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുക 


3. Enter the filed Name, Field Type
    Enter Description (optional) and Description properties (it contains four options: entity required,             Length, Default value, Format example)

3. ഫയൽ ചെയ്ത പേര്, ഫീൽഡ് തരം
    ഇ nter വിവരണം (ഓപ്ഷണൽ), വിവരണ സവിശേഷതകൾ എന്നിവ നൽകുക (അതിൽ നാല് ഓപ്ഷനുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു: എന്റിറ്റി ആവശ്യമാണ്, ദൈർഘ്യം, സ്ഥിര മൂല്യം, ഫോർമാറ്റ് ഉദാഹരണം)  

4. Setting Primary Key

4. പ്രാഥമിക കീ സജ്ജമാക്കുന്നു


5. Give name to table and Save the Table

5. പട്ടികയ്ക്ക് പേര് നൽകി പട്ടിക സംരക്ഷിക്കുക

.

6. Creating Queries – Click on query icon on the left panel – Use Wizard to create query – Select appropriate options from the coming windows – Finish.

6. ചോദ്യങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു - ഇടത് പാനലിലെ അന്വേഷണ ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക - അന്വേഷണം സൃഷ്ടിക്കാൻ വിസാർഡ് ഉപയോഗിക്കുക - വരുന്ന വിൻഡോകളിൽ നിന്ന് ഉചിതമായ ഓപ്ഷനുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക - പൂർത്തിയാക്കുക



7. Creating Forms – Click on Forms from the database pane – Use Wizard to create form – Select the table or query to add the fields into the form – Select appropriate options from the coming windows – Finish.

7. ഫോമുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു - ഡാറ്റാബേസ് പാളിയിൽ നിന്നുള്ള ഫോമുകളിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക - ഫോം സൃഷ്ടിക്കാൻ വിസാർഡ് ഉപയോഗിക്കുക - ഫോമിലേക്ക് ഫീൽഡുകൾ ചേർക്കാൻ പട്ടിക അല്ലെങ്കിൽ അന്വേഷണം തിരഞ്ഞെടുക്കുക - വരുന്ന വിൻഡോകളിൽ നിന്ന് ഉചിതമായ ഓപ്ഷനുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക - പൂർത്തിയാക്കുക.



8. Creating Report – Click on the object Report from the database pane – Create report by using wizard – Choose appropriate options from the coming windows – Give a suitable name for the report – Finish.

8. റിപ്പോർട്ട് സൃഷ്ടിക്കുന്നു - ഡാറ്റാബേസ് പാളിയിൽ നിന്ന് ഒബ്ജക്റ്റ് റിപ്പോർട്ടിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക - വിസാർഡ് ഉപയോഗിച്ച് റിപ്പോർട്ട് സൃഷ്ടിക്കുക - വരുന്ന വിൻഡോകളിൽ നിന്ന് ഉചിതമായ ഓപ്ഷനുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക - റിപ്പോർട്ടിന് അനുയോജ്യമായ പേര് നൽകുക - പൂർത്തിയാക്കുക.




Data Types In Libre Office BASE.


Example for field type

FIELD NAME                    FIELD/DATA TYPE

EMP ID                              Text [VARCHAR]

EMP NAME                        Text[VARCHAR]

EMPDESIGNATION        Text[VARCHAR]

EMP DESIG ID                 Text[VARCHAR]

EMP EDUCATION          Text[VARCHAR]

EMP SEX                          Text[VARCHAR]

EMP DOB                        Date[DATE]

EMP SALARY                Number[NUMERIC]

EMP BP                           Number[NUMERIC]

EMP DA                          Number[NUMERIC]

EMP HRA                       Number[NUMERIC]

EMP Ph No                     Text[VARCHAR]





Share it:

COMPUTERISED ACCOUNTING

Post A Comment:

*Please Don't Spam Here. All the Comments are Reviewed by Admin.

0 comments: