Plus Two Business Studies Notes Chapter 8 Controlling

Chapter 8: Controlling - Important Topics:

• Meaning and Definition of Controlling
• Importance of Controlling
• Limitations of Controlling
• Relationship between Planning and Controlling
• Steps in the Control Process
• Traditional Techniques of Managerial Control
• Modern Techniques of Managerial Control

Controlling (നിയന്ത്രണം)

Control is the measurement and subordination of subordinates' activities according to plan

According to Koontz and O’Donnell” Managerial control implies the measurement of accomplishment against the standard and the correction of deviations to assure attainment of objectives according to plans”.

Simple Explanation: Controlling is the function of management that checks if everything is going according to plan. It's like a GPS in a car – it constantly checks your current location against the planned route and recalculates if you go off track.

Live Example 1: A teacher sets a syllabus to be completed in 3 months (plan). She gives weekly tests to see how much students have learned (measurement). If students are falling behind, she takes extra classes (corrective action). This is controlling.

Live Example 2: In a bakery, the recipe (standard) says each cake needs 200g of flour. The baker weighs the flour (measurement). If it's 210g, he adjusts (corrective action) to ensure the next cake is perfect. This is controlling.

Importance of Controlling (നിയന്ത്രണത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)

1. Accomplishing organisational goals: The controlling function measures progress towards the organisational goals and brings to light the deviations, if any, and indicates corrective action.
2. Judging accuracy of standards: A good control system enables management to verify whether the standards set are accurate.
3. Making efficient use of resources: By exercising control, a manager seeks to reduce wastage of resources.
4. Improving employee motivation: A good control system motivates the employees and helps them to give better performance.
5. Ensuring order and discipline: Controlling creates an atmosphere of order and discipline in the organisation.
6. Facilitating co-ordination: An efficient system of control helps to co-ordinate all the activities in the organisation.

Live Example (Efficient use of resources): A factory sets a standard that 1 unit of raw material should produce 10 units of finished product. By controlling and checking actual output, they can identify if material is being wasted and take steps to stop it, saving costs.

Limitations of Controlling (നിയന്ത്രണത്തിന്റെ പരിമിതികൾ)

1. Difficulty in setting quantitative standards: Control system loses some of its effectiveness when standards cannot be defined in quantitative terms.
2. Little control on external factors: Generally an enterprise cannot control external factors such as government policies, technological changes, competition, etc.
3. Resistance from employees: Control is often resisted by employees. They see it as a restriction on their freedom.
4. Costly affair: Control is a costly affair as it involves a lot of expenditure, time and effort.

💭 Think: A company installs CCTV cameras to monitor employee activity. Employees start feeling demotivated and think the company doesn't trust them. Which limitation of controlling is this?
Simple Hints: It's the limitation of "Resistance from employees". Control can be seen as a restriction on freedom.

Relationship between planning and controlling

Planning and controlling are closely related. After plan becomes operational, control is necessary to measure the performance to locate deviations and to take remedial measures. Without planning, there is no basis for controlling activities cannot be properly implemented. It is true that planning depends upon controlling. Control system provides certain standards for measuring and appraising performance which are laid down by planning. Planning without control is meaningless and control without planning is blind.

Simple Explanation: Planning and controlling are like two sides of the same coin. Planning sets the goals and the path. Controlling ensures you are on that path and helps you get back if you stray. Without a plan, there is nothing to control. Without control, a plan is just a wish.

Live Example (Twins of Management): Think of a student planning to score 90% in exams (planning). Controlling is the process of taking monthly tests, checking scores, and studying more if scores are low. The plan guides the control, and the control helps achieve the plan.

Exam Practice (4 marks): "Planning and controlling are inseparable twins of management." Comment.
Answer Structure: Explain the statement (1 mark). Give the relationship: plans provide standards for control, control provides feedback for future planning (2 marks). Give a suitable example (1 mark).
Hint: (Refer to questions 17, 18, 21 from the previous year questions PDF).

Steps in Control Process (നിയന്തണ പ്രക്രിയയിലെ നടപടികൾ)

1. Setting performance standards (നിലവാരം നിശ്ചയിക്കൽ)
A standard act as a reference line or basis of evaluation of actual performance. According to Koontz O’Donnell “Standards are established criteria against which actual result can be measured”.

2. Measurement of actual performance (ജോലിനിർവ്വഹണം അളക്കൽ)
The second step in the control process is the measurement of performance of various Individuals, groups, departments or the whole enterprise. It means the evaluation of the work done and result achieved.

3. Comparing actual performance (യഥാർത്ഥ ജോലിനിർവ്വഹണത്തെ താരതമ്യപ്പെടുത്തൽ)
This step involves comparison of actual performance with the standard. Such comparison helps in revealing the deviations between actual and desired results.

4. Analysing deviations (വ്യതിയാനത്തിന്റെ വിശകലനം)
When the deviation between the planned and actual performance is significant, It should be pinpointed. A detailed analysis is made of the causes responsible for such deviations.

For analysing deviations, managers use two key principles:
(a) Critical Point Control: Control should focus on key result areas (KRAs) which are critical to the success of an organisation. It's neither economical nor easy to check everything.
(b) Management by Exception / Control by Exception: Only significant deviations which go beyond the permissible limit should be brought to the notice of management. An attempt to control everything results in controlling nothing.

5. Taking corrective action (തിരുത്തൽ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കൽ)
The last but most important step in the control process is taking corrective action. Corrective actions are initiated on the basis of factors causing deviations from standards.

Live Example (Control Process): A call center sets a standard that calls should be answered within 20 seconds (Step 1). They use software to record the actual time taken for each call (Step 2). They find the average time is 30 seconds (Step 3). They analyze and find the problem is a shortage of staff during peak hours (Step 4). They hire more staff for peak hours (Step 5).

Live Example (Management by Exception): A company sets a permissible deviation of ±5% for raw material wastage. If wastage is 6%, it's within limit and no action is needed. If wastage suddenly jumps to 15%, this significant deviation is reported to top management for immediate corrective action.

💭 Think: A sales manager sets a monthly target of ₹1,00,000 for each of her 10 salespeople. At the end of the month, she reviews everyone's performance. She notices one person achieved only ₹40,000. Another achieved ₹1,50,000. Whose performance should she focus on more and why?
Simple Hints: Think about "Management by Exception". Which deviation is more significant? The person with ₹40,000 is a negative deviation. The person with ₹1,50,000 is a positive deviation. Both might need attention to understand the reasons.

Exam Practice (5 marks): Explain the various steps involved in the process of control.
Answer Structure: List the five steps (1 mark). Explain each step in one or two sentences with a simple example (4 marks).
Hint: (Refer to question 9, 12, 16, 19 from the previous year questions PDF).

Techniques of Managerial Control (മാനേജീരിയൽ നിയന്ത്രണത്തിന്റെ തന്ത്രങ്ങൾ)

The various technique of managerial control may be classified into two broad categories: Traditional techniques and Modern techniques.

Traditional Techniques (പരമ്പരാഗത തന്തങ്ങൾ)

1. Personal observation (വ്യക്തിപരമായ നിരീക്ഷണം)
In this method managers observe the working time of an employee. It creates a psychological pressure on the employees. It is a very time-consuming exercise.

2. Statistical reports (സ്റ്റാറ്റിസ്റ്റിക്കൽ റിപ്പോർട്ട്)
The organisation uses various statistical techniques for standardising the performance.

3. Breakeven analysis (ബ്രേക്ക് ഈവൻ അനാലിസിസ്)
Breakeven point is a point when there is no profit no loss. It is technique used by managers to study the relationship between costs, volume, and profits.

4. Budgetary control (ബഡ്ജറ്ററി നിയന്ത്രണം)
It is a technique of managerial control in which all operations are planned in advance in the form of budgets and actual results are compared with budgetary standards.

Types of Budgets

• a. Sales budget : A statement of what an organization expects to sell in terms of quantity and value.
• b. Production budget : A statement of what an organization plans to produce in the budgeted period.
• c. Material budget: A statement of estimated quantity and cost of materials required for production.
• d. Cash budget: Anticipated cash inflows and outflows for the budgeted period.
• e. Capital budget: Estimated spending on major long term assets like new factory or plant or equipment.
• f. Research and development budget: Estimated spending for the development or refinement of products and processes.

Advantages of budgeting

1. It helps in attainment of organisational goals.
2. It is a source of motivation to employees
3. It helps in optimum utilisation of resources.
4. It is used for achieving co ordination among different departments
5. It facilitates management by exception

Modern Techniques (ആധുനിക തന്ത്രങ്ങൾ)

1. Return on investment (റിട്ടേൺ ഓൺ ഇൻവെസ്റ്റ്മെന്റ്)
It is used for measuring whether or not invested capital has been used effectively for generating reasonable amount of return.

ROI = (Net Income / Total Investment) x 100

2. Ratio analysis (റേഷ്യോ അനാലിസിസ്.)
It refers to analysis of financial statements through computation of ratio.

• a. Liquidity ratios - To determine short term solvency of business (current ratio, quick ratio)
• b. Solvency ratio - To determine long term solvency of business (Debt –equity, Interest coverage)
• c. Profitability ratio - To analyze the profitability position of business (G/P Ratio, N/P ratio)
• d. Turnover ratio - to determine the efficiency of operations (Stock turnover, Debtors turnover)

3. Responsibility accounting (ഉത്തരവാദിത്ത അക്കൗണ്ടിംഗ്)
It is system of accounting in which different sections, divisions, and departments of an organisation are setup as responsibility centres. Responsibility centres are cost centre, Revenue centre, investment centre.

• a. Cost centre - production department
• b. Revenue centre - Sale Department
• c. Profit Centre - Product Division
• d. Investment Centre -Product Division

4. Management audit (മാനേജ്മെന്റ് ഓഡിറ്റ്)
Management audit refers to systematic appraisal of the overall performance of the management of an organisation.

5. PERT and CPM (പെർട്ട്, സി.പി.എം)
PERT (Programme Evaluation and Review Technique) and CPM (Critical Path Method) are important network techniques useful in planning and controlling.

The steps involved in using PERT/CPM are :

1. The project is divided into a number of clearly identifiable activities.
2. A network diagram is prepared to show the sequence of activities.
3. Time estimates are prepared for each activity.
4. The longest path in the network is identified as the critical path. It represents the sequence of those activities which are important for timely completion of the project.
5. If required, the plan is modified.

6. Management Information System (MIS) (മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫോർമേഷൻ സിസ്റ്റം)
MIS is a computer based information system that provides information and support for effective managerial decision-making.

Advantages of MIS

1. It facilitates collection of information at different levels of management and across different departments of the organisation.
2. It supports planning, decision making and controlling at all levels.
3. It improves the quality of information with which a manager works.
4. It ensures cost effectiveness in managing information.
5. It reduces information overload on the managers

Live Example (MIS): A supermarket chain uses a central computer system that tracks sales, inventory, and expenses from all its stores in real-time. The manager can log in and see which products are selling fast, which stores are low on stock, and take decisions immediately. This is an MIS.

Exam Practice (8 marks): Explain the techniques of managerial control.
Answer Structure: Classify into Traditional and Modern (1 mark). Explain 2 traditional techniques with examples (3 marks). Explain 3 modern techniques with examples (4 marks).
Hint: (Refer to question 2 from the previous year questions PDF).

---

പ്രധാന പാഠഭാഗങ്ങൾ:

• നിയന്ത്രണം - അർത്ഥവും നിർവചനവും
• നിയന്ത്രണത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
• നിയന്ത്രണത്തിന്റെ പരിമിതികൾ
• ആസൂത്രണവും നിയന്ത്രണവും തമ്മിലുള്ള ബന്ധം
• നിയന്ത്രണ പ്രക്രിയയിലെ ഘട്ടങ്ങൾ
• മാനേജീരിയൽ നിയന്ത്രണത്തിന്റെ പരമ്പരാഗത തന്ത്രങ്ങൾ
• മാനേജീരിയൽ നിയന്ത്രണത്തിന്റെ ആധുനിക തന്ത്രങ്ങൾ

നിയന്ത്രണം

കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആസൂത്രണം അനുസരിച്ചാണെന്ന് അളന്നുനോക്കുകയും വേണ്ട തിരുത്തൽ വരുത്തുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് നിയന്ത്രണം.

Koontz ഉം O’Donnell ഉം അനുസരിച്ച് ”നിയന്ത്രണം എന്നത് മാനദണ്ഡങ്ങൾക്കെതിരെയുള്ള നേട്ടത്തിന്റെ അളവെടുപ്പും പദ്ധതികൾക്കനുസരിച്ച് ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നതിന് വ്യതിയാനങ്ങൾ തിരുത്തലുമാണ്”.

ലളിതമായ വിശദീകരണം: എല്ലാം പ്ലാൻ അനുസരിച്ച് നടക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുന്ന പ്രവർത്തനമാണ് നിയന്ത്രണം. കാറിലെ ജി.പി.എസ് പോലെയാണിത് - അത് നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ സ്ഥാനവും ആസൂത്രിതമായ റൂട്ടും താരതമ്യം ചെയ്ത് വഴി തെറ്റിയാൽ വീണ്ടും റൂട്ട് കണ്ടെത്താൻ സഹായിക്കുന്നു.

നിയന്ത്രണത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം

1. ഓർഗനൈസേഷണൽ ലക്ഷ്യങ്ങൾ പൂർത്തീകരിക്കൽ : നിയന്ത്രണ പ്രവർത്തനം സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങളിലേക്കുള്ള പുരോഗതി അളക്കുകയും വ്യതിയാനങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ അത് വെളിച്ചത്തുകൊണ്ടുവരുകയും തിരുത്തൽ നടപടി സൂചിപ്പിക്കുന്നു.
2. മാനദണ്ഡങ്ങളുടെ കൃത്യത വിലയിരുത്തൽ: ഒരു നല്ല നിയന്ത്രണ സംവിധാനം, മാനദണ്ഡങ്ങൾ കൃത്യമാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കാൻ മാനേജ്മെന്റിനെ പ്രാപ്തമാക്കുന്നു.
3. വിഭവങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമമായ ഉപയോഗം: നിയന്ത്രണം പ്രയോഗിക്കുന്നതിലൂടെ, ഒരു മാനേജർ വിഭവങ്ങളുടെ പാഴാക്കൽ കുറയ്ക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്നു.
4. ജീവനക്കാരുടെ പ്രചോദനം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു: ഒരു നല്ല നിയന്ത്രണ സംവിധാനം ജീവനക്കാരെ പ്രചോദിപ്പിക്കുകയും മികച്ച പ്രകടനം നൽകാൻ അവരെ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
5. ക്രമവും അച്ചടക്കവും ഉറപ്പാക്കൽ: നിയന്ത്രണം ഓർഗനൈസേഷനിൽ ക്രമത്തിന്റെയും അച്ചടക്കത്തിന്റെയും അന്തരീക്ഷം സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
6. ഏകോപനം സുഗമമാക്കുന്നു: സ്ഥാപനത്തിലെ എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളെയും ഏകോപിപ്പിക്കാൻ കാര്യക്ഷമമായ നിയന്ത്രണ സംവിധാനം സഹായിക്കുന്നു.

നിയന്ത്രണത്തിന്റെ പരിമിതികൾ

1. ക്വാണ്ടിറ്റേറ്റീവ് സ്റ്റാൻഡേർഡുകൾ ക്രമീകരിക്കുന്നതിൽ ബുദ്ധിമുട്ട്: മാനദണ്ഡങ്ങൾ ക്വാണ്ടിറ്റേറ്റീവ് പദങ്ങളിൽ നിർവചിക്കാൻ കഴിയാത്തപ്പോൾ നിയന്ത്രണ സംവിധാനത്തിന് അതിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി നഷ്ടപ്പെടുന്നു.
2. ബാഹ്യ ഘടകങ്ങളിൽ ചെറിയ നിയന്ത്രണം: പൊതുവെ ഒരു എന്റർപ്രൈസസിന് സർക്കാർ നയങ്ങൾ, സാങ്കേതിക മാറ്റങ്ങൾ, മത്സരം മുതലായവ പോലുള്ള ബാഹ്യ ഘടകങ്ങളെ നിയന്ത്രിക്കാൻ കഴിയില്ല.
3. ജീവനക്കാരിൽ നിന്നുള്ള പ്രതിരോധം: നിയന്ത്രണം പലപ്പോഴും ജീവനക്കാർ എതിർക്കുന്നു. തങ്ങളുടെ സ്വാതന്ത്ര്യത്തിനുമേലുള്ള നിയന്ത്രണമായാണ് അവർ അതിനെ കാണുന്നത്.
4. ചെലവേറിയ കാര്യം: നിയന്ത്രണം ചെലവേറിയ കാര്യമാണ്, കാരണം അതിൽ ധാരാളം ചെലവുകളും സമയവും പരിശ്രമവും ഉൾപ്പെടുന്നു.

ആസൂത്രണവും നിയന്ത്രണവും തമ്മിലുള്ള ബന്ധം

ആസൂത്രണവും നിയന്ത്രണവും വളരെ അടുത്ത് ബന്ധപ്പെട്ടവയാണ്. ആസൂത്രണം നടപ്പാക്കുന്നതോടെ നിയന്ത്രണം ആവശ്യമായിത്തീരുന്നു. ജോലി നിർവ്വഹണത്തിലെ പാളിച്ചകൾ കണ്ടെത്താനും തിരുത്തൽ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കാനും നിയന്തണം വേണം. ആസൂത്രണമില്ലെങ്കിൽ നിയന്ത്രണ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് അടിസ്ഥാനമില്ല. ഫലപ്രദമായ നിയന്ത്രണ സംവിധാനമില്ലെങ്കിൽ ആസൂത്രണം ചെയ്തപ്രവർത്തനങ്ങളൊന്നും ഫലപ്രദമായി നടപ്പാക്കാനാവില്ല. നിയന്ത്രിക്കലിനെ ആശ്രയിച്ചാണ് ആസൂത്രണം പ്രവർത്തിക്കുന്നതെന്നു പറയുന്നത് വളരെ ശരിയാണ്. കൃത്യനിർവ്വഹണം എങ്ങനെ വേണമെന്നു നിശ്ചയിക്കുന്നതും ആസൂത്രണമാണ്. നിയന്ത്രണമില്ലാതെ ആസൂത്രണം നിരർത്ഥകമാണ്. ആസൂത്രണമില്ലാത്ത നിയന്തണം അന്ധവുമാണ്.

ഉദാഹരണം: ഒരു കമ്പനി അടുത്ത വർഷം 1000 യൂണിറ്റ് വിൽക്കാൻ പ്ലാൻ ചെയ്യുന്നു (ആസൂത്രണം). ഓരോ മാസവും അവർ യഥാർത്ഥ വിൽപ്പന അളക്കുകയും, പ്ലാനുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുകയും, വ്യതിയാനങ്ങൾക്ക് കാരണമന്വേഷിക്കുകയും, ആവശ്യമെങ്കിൽ പ്രൊമോഷൻ പോലുള്ള നടപടികൾ എടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു (നിയന്ത്രണം). ഇവ രണ്ടും കൂടിയാണ് ലക്ഷ്യത്തിലെത്താൻ സഹായിക്കുന്നത്.

നിയന്ത്രണ പ്രക്രിയയിലെ നടപടികൾ

1. നിലവാരം നിശ്ചയിക്കൽ: യഥാർത്ഥ ജോലിനിർവ്വഹണത്തെ വിലയിരുത്താനുള്ള ഒരടിസ്ഥാനമാണ് നിലവാരം. നിലവാരം ഒരു മാനദണ്ഡമാണ്. ജോലിനിർവ്വഹണത്തിന്റെ യഥാർത്ഥ ഫലത്തെ അളന്നുനോക്കാനുള്ള സു സ്ഥാപിത മാനദണ്ഡമാണ് നിലവാരം എന്നാണ് കൂൺസും ഓഡോണല്ലും പറയുന്നത്.

2. ജോലിനിർവ്വഹണം അളക്കൽ: വ്യക്തികൾ, ഗ്രൂപ്പുകൾ, ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകൾ തു ടങ്ങിയവയുടെ ജോലി നിർവ്വഹണം അളക്കുക എന്നതാണ് നിയന്ത്രണപ്രക്രിയയിലെ രണ്ടാമത്ത പടി, ചെയ്ത ജോലിയും കൈവരിച്ച ഫലവും വിലയിരുത്തുക എന്നാണ് ഇതിനർത്ഥം.

3. യഥാർത്ഥ ജോലിനിർവ്വഹണത്തെ താരതമ്യപ്പെടുത്തൽ: ലക്ഷ്യമിട്ടതും യഥാർത്ഥ ജോലിനിർവ്വഹണവും തമ്മിൽ താരതമ്യം ചെയ്യലാണ് ഈ പ്രക്രിയയിൽ പറയുന്നത്. യഥാർത്ഥ ജോലിയും ലക്ഷ്യമിട്ടു ജോ ലിയും തമ്മിലുള്ള വ്യതിയാനം ഇതിലൂടെ മനസ്സി ലാക്കാൻ സാധിക്കും.

4. വ്യതിയാനത്തിന്റെ വിശകലനം: ലക്ഷ്യമിട്ടതും യഥാർത്ഥ നിർവഹണവും തമ്മിൽ ഗുരുതരമായ പാളിച്ച സംഭവിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അത് എവിടെ സംഭവിച്ചുവെന്ന് ചൂണ്ടിക്കാണിക്കണം. തുടർന്ന് പാളിച്ചകളുടെ കാരണങ്ങളെപ്പറ്റി വിശദ മായ വിശകലനം നടത്തണം.

വ്യതിയാനങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യാൻ മാനേജർമാർ രണ്ട് പ്രധാന തത്വങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു:
(എ) ക്രിട്ടിക്കൽ പോയിന്റ് കൺട്രോൾ: ഒരു ഓർഗനൈസേഷന്റെ വിജയത്തിന് നിർണായകമായ പ്രധാന ഫല മേഖലകളിൽ (കെആർഎ) നിയന്ത്രണം ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കണം.
(ബി) ഒഴിവാക്കലിലൂടെയുള്ള മാനേജ്മെന്റ് / ഒഴിവാക്കലിലൂടെയുള്ള നിയന്ത്രണം : അനുവദനീയമായ പരിധിക്കപ്പുറമുള്ള കാര്യമായ വ്യതിയാനങ്ങൾ മാത്രമേ മാനേജ്മെന്റിന്റെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്താവൂ.

5. തിരുത്തൽ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കൽ: നിയന്ത്രണ പ്രക്രിയയിലെ അവസാനത്തേതെങ്കി ലും ഏറ്റവും പ്രധാനമായ പ്രക്രിയ തിരുത്തൽ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കലാണ്, പാളിച്ചകൾക്ക് കാ രണമായ ഘടകങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് തിരുത്തൽ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുക.

ഉദാഹരണം (ക്രിട്ടിക്കൽ പോയിന്റ് കൺട്രോൾ): ഒരു ഹോട്ടലിന്റെ വിജയത്തിന് ഭക്ഷണത്തിന്റെ ഗുണനിലവാരവും ഉപഭോക്തൃ സേവനവുമാണ് നിർണായകം. ഹോട്ടൽ മാനേജർ ഈ രണ്ട് കാര്യങ്ങളിലാണ് കൂടുതൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക, മറ്റ് കാര്യങ്ങളിൽ അത്ര ശ്രദ്ധിക്കണമെന്നില്ല.

മാനേജീരിയൽ നിയന്ത്രണത്തിന്റെ തന്ത്രങ്ങൾ

മാനേജീരിയൽ നിയന്ത്രണത്തിന്റെ വിവിധ തന്ത്രങ്ങളെ രണ്ട് വിശാലമായ വിഭാഗങ്ങളായി തിരിക്കാം: പരമ്പരാഗത തന്ത്രങ്ങളും ആധുനിക തന്ത്രങ്ങളും.

പരമ്പരാഗത തന്ത്രങ്ങൾ

1. വ്യക്തിപരമായ നിരീക്ഷണം: കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ ജോലി തത്സമയം നിരീക്ഷി ക്കുന്നതാണ് ഈ രീതി കീഴ്ജീവനക്കാരിൽ കൂടുതൽ സമ്മർദ്ദം ചെലുത്തി ജോലി ചെയ്യി ക്കുന്ന രീതിയാണിത്. ഈ രീതി വളരെ ചെല വേറിയതാണ്.

2. സ്റ്റാറ്റിസ്റ്റിക്കൽ റിപ്പോർട്ട്: സ്റ്റാറ്റിസ്റ്റിക്കൽ തന്തങ്ങളുപയോഗിച്ച് സ്ഥാപന ത്തിലെ വിവിധ ജോലികളുടെ നിലവാരം രേഖ പ്പെടുത്തുന്നു.

3. ബ്രേക്ക് ഈവൻ അനാലിസിസ്: ലാഭമോ നഷ്ടമോ ഇല്ലാത്ത പോയിന്റിനെയാണ് ബ്രേക്ക് ഈവൻ പോയിന്റ് എന്നുപറയുന്നത്. ചെ ലവ്, വ്യാപ്തി, ലാഭം എന്നിവയുടെ ബന്ധം കാ ണിക്കാനാണ് ഈ തന്ത്രം ഉപയോഗിക്കുന്നത്.

4. ബഡ്ജറ്ററി നിയന്ത്രണം: ഒരു നിശ്ചിത കാലഘട്ടത്തിലേക്കുള്ള സ്ഥാപന ത്തിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി തീരുമാനിക്കു കയും യഥാർത്ഥ പ്രവർത്തനം ബഡ്ജറ്ററി നില വാരവുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.

ബജറ്റുകളുടെ തരങ്ങൾ

• a. വിൽപ്പന ബജറ്റ്: അളവിലും മൂല്യത്തിലും ഒരു സ്ഥാപനം എന്താണ് വിൽക്കാൻ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നത് എന്നതിന്റെ ഒരു പ്രസ്താവന.
• b. പ്രൊഡക്ഷൻ ബജറ്റ്: ബജറ്റ് കാലയളവിൽ ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ നിർമ്മിക്കാൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്നതിന്റെ ഒരു പ്രസ്താവന.
• c. മെറ്റീരിയൽ ബജറ്റ്: ഉൽപ്പാദനത്തിന് ആവശ്യമായ വസ്തുക്കളുടെ കണക്കാക്കിയ അളവിന്റെയും വിലയുടെയും ഒരു പ്രസ്താവന.
• d. ക്യാഷ് ബജറ്റ്: ബജറ്റ് കാലയളവിലെ പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന പണത്തിന്റെ വരവും ഒഴുക്കും.
• e. മൂലധന ബജറ്റ്: പുതിയ ഫാക്ടറി അല്ലെങ്കിൽ പ്ലാന്റ് അല്ലെങ്കിൽ ഉപകരണങ്ങൾ പോലെയുള്ള പ്രധാന ദീർഘകാല ആസ്തികൾക്കുള്ള ഏകദേശ ചെലവ്.
• f. ഗവേഷണ വികസന ബജറ്റ്: ഉൽപ്പന്നങ്ങളുടെയും പ്രക്രിയകളുടെയും വികസനത്തിനോ പരിഷ്‌ക്കരണത്തിനോ വേണ്ടിയുള്ള ഏകദേശ ചെലവ്.

ബജറ്റിന്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ

1. സംഘടനാപരമായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
2. ഇത് ജീവനക്കാർക്ക് പ്രചോദനത്തിന്റെ ഉറവിടമാണ്
3. വിഭവങ്ങളുടെ ഒപ്റ്റിമൽ ഉപയോഗത്തിന് ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
4. വിവിധ വകുപ്പുകൾ തമ്മിലുള്ള ഏകോപനം കൈവരിക്കുന്നതിന് ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു
5. ഇത് ഒഴിവാക്കലിലൂടെ മാനേജ്മെന്റിനെ സുഗമമാക്കുന്നു

ആധുനിക തന്ത്രങ്ങൾ

1. റിട്ടേൺ ഓൺ ഇൻവെസ്റ്റ്മെന്റ് (ROI): മൂലധനം കാര്യക്ഷമമായി ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കാനുള്ള രീതിയാണിത്.

ROI = (അറ്റവരുമാനം / ആകെ നിക്ഷേപം) x 100

2. റേഷ്യോ അനാലിസിസ്.: റേഷ്യോ കണക്കാക്കിയതിനുശേഷം അതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ഫിനാൻഷ്യൽ സ്റ്റേറ്റുമെന്റുകൾ വിശകലനം ചെയ്യുന്ന രീതിയാണിത്.

• a. ലിക്വിഡിറ്റി അനുപാതങ്ങൾ - ബിസിനസ്സിന്റെ ഹ്രസ്വകാല സോൾവൻസി നിർണ്ണയിക്കാൻ (നിലവിലെ അനുപാതം, ദ്രുത അനുപാതം)
• b. സോൾവൻസി റേഷ്യോ - ബിസിനസ്സിന്റെ ദീർഘകാല സോൾവൻസി നിർണ്ണയിക്കാൻ (കടം-ഇക്വിറ്റി, പലിശ കവറേജ്)
• c. ലാഭക്ഷമത അനുപാതം - ബിസിനസ്സിന്റെ ലാഭക്ഷമതാ സ്ഥാനം വിശകലനം ചെയ്യാൻ (G/P അനുപാതം, N/P അനുപാതം)
• d. വിറ്റുവരവ് അനുപാതം - പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമത നിർണ്ണയിക്കാൻ (സ്റ്റോക്ക് വിറ്റുവരവ്, കടക്കാരുടെ വിറ്റുവരവ്)

3. ഉത്തരവാദിത്ത അക്കൗണ്ടിംഗ്: ഈ രീതി ഉപയോഗിച്ച് സ്ഥാപനത്തിന്റെ വിവിധ വിഭാഗങ്ങളെയും, ഡിവിഷനുകളെയും, ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകളെയും ഓരോ ഉത്തരവാദിത്ത കേന്ദ്രങ്ങളാക്കി തിരിക്കുന്നു. ഇതിനെ ഉത്തരവാദിത്ത കേന്ദ്രങ്ങൾ എന്നറിയപ്പെടുന്നു. ചെലവ് കേന്ദ്രം, വരവ് കേന്ദ്രം, നിക്ഷേപ കേന്ദ്രം തുടങ്ങിയവ ഉത്തരവാദിത്ത കേന്ദ്രങ്ങളാണ് ഒരു സ്ഥാപനത്തിനുള്ളത്.

• a. ചെലവ് കേന്ദ്രം - ഉത്പാദന വകുപ്പ്
• b. റവന്യൂ കേന്ദ്രം - വിൽപ്പന വകുപ്പ്
• c. ലാഭ കേന്ദ്രം - ഉൽപ്പന്ന വിഭാഗം
• d. നിക്ഷേപ കേന്ദ്രം - ഉൽപ്പന്ന വിഭാഗം

4. മാനേജ്മെന്റ് ഓഡിറ്റ്: ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവർത്തനക്ഷമത പരിശോധിക്കുന്നതാണ് മാനേജ്മെന്റ് ഓഡിറ്റ്.

5. പെർട്ട്, സി.പി.എം: ആസുത്രണത്തിനും നിയന്ത്രണത്തിനും ഉപയോഗിക്കുന്ന രണ്ട് പ്രധാനപ്പെട്ട തന്തങ്ങളാണ് പെർട്ടും, സി. പി. എം.

PERT/CPM ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുള്ള ഘട്ടങ്ങൾ:

1. പദ്ധതിയെ വ്യക്തമായി തിരിച്ചറിയാവുന്ന നിരവധി പ്രവർത്തനങ്ങളായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു.
2. പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ക്രമം കാണിക്കാൻ ഒരു നെറ്റ്‌വർക്ക് ഡയഗ്രം തയ്യാറാക്കിയിട്ടുണ്ട്.
3. ഓരോ പ്രവർത്തനത്തിനും സമയ എസ്റ്റിമേറ്റ് തയ്യാറാക്കിയിട്ടുണ്ട്.
4. നെറ്റ്‌വർക്കിലെ ഏറ്റവും ദൈർഘ്യമേറിയ പാത നിർണായക പാതയായി തിരിച്ചറിഞ്ഞു. പ്രോജക്റ്റ് സമയബന്ധിതമായി പൂർത്തിയാക്കുന്നതിന് പ്രധാനപ്പെട്ട പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ക്രമത്തെ ഇത് പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നു.
5. ആവശ്യമെങ്കിൽ, പ്ലാൻ പരിഷ്കരിച്ചു.

6. മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫോർമേഷൻ സിസ്റ്റം (MIS): കാര്യക്ഷമമായ തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാൻ മാനേജ്മെന്റിനെ സഹായിക്കുന്ന കമ്പ്യൂട്ടർ അധിഷ്ഠിത സംവിധാനമാണ് മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫോർമേഷൻ സിസ്റ്റം.

MIS-ന്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ

1. മാനേജ്മെന്റിന്റെ വിവിധ തലങ്ങളിലും ഓർഗനൈസേഷന്റെ വിവിധ വകുപ്പുകളിലുമുള്ള വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കുന്നതിന് ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
2. ഇത് എല്ലാ തലങ്ങളിലും ആസൂത്രണം, തീരുമാനമെടുക്കൽ, നിയന്ത്രിക്കൽ എന്നിവയെ പിന്തുണയ്ക്കുന്നു.
3. ഒരു മാനേജർ പ്രവർത്തിക്കുന്ന വിവരങ്ങളുടെ ഗുണനിലവാരം ഇത് മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു.
4. വിവരങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിൽ ചെലവ് കാര്യക്ഷമത ഉറപ്പാക്കുന്നു.
5. ഇത് മാനേജർമാരിൽ വിവരങ്ങളുടെ അമിതഭാരം കുറയ്ക്കുന്നു

💭 ചിന്തിക്കുക: ഒരു കമ്പനി വളരെ ചെലവേറിയതും സങ്കീർണ്ണവുമായ ഒരു നിയന്ത്രണ സംവിധാനം സ്ഥാപിക്കുന്നു. എന്നാൽ അതിന്റെ പ്രയോജനത്തേക്കാൾ കൂടുതൽ ചെലവ് വരുന്നു. നിയന്ത്രണത്തിന്റെ ഏത് പരിമിതിയാണ് ഇത് കാണിക്കുന്നത്?
ലളിതമായ സൂചനകൾ: "ചെലവേറിയ കാര്യം" എന്ന പരിമിതിയെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുക.

Important Exam Questions

Very Short Answer Type (1 Mark)

1. Name the controlling technique which states that only the significant deviations which go beyond the permissible limit should be brought to the notice of management. (2019 Mar & 2021 Say)
2. The management function that ensures all things are going on according to plan is (a) Directing (b) Controlling (c) Planning (d) Organizing (2022 Say)
3. The process of ensuring that, the activities in an organisation are performed as per the plans is (a) Planning (b) Organising (c) Controlling (d) Directing (2023 Mar)
4. The last step in controlling function is : (a) Taking corrective action (b) Taking disciplinary action (c) Assessing the standards of performance (d) Assessing the business environment (2024 Mar)
5. Complete the series: Setting Standards → Measurement of Performance → Comparison → ? (2025 Mar)

Short Answer Type (2/3/4 Marks)

6. 'Controlling is called as a backward looking function'. Why? (2019 Say)
7. Write the four steps of controlling process. (2023 Mar)
8. Write any two limitations of controlling. (2023 Say)
9. Briefly explain any three importance of controlling. (2023 Mar)
10. Briefly explain the first three steps in controlling process. (2023 Say)
11. Bring out the importance of controlling by explaining any three points. (2024 Mar)
12. Explain the importance of control function (any 3 points). (2024 Say)
13. Explain the limitations of controlling. (2018 Say)
14. This management function ensures that all activities are performed as per predetermined plans. a) Identify the management function. b) Explain its first Three steps. (2019 Mar)
15. Planning and Controlling are inter-related. Substantiate your answer. (2020 Mar)
16. "Planning and controlling are the inseparable twins of management." Comment. (2020 Say)
17. Briefly explain the first Four steps in the process of controlling (2021 Mar & 2022 Mar)
18. Explain the limitations of Controlling Functions of Management. (2025 Mar)
19. 'Planning and controlling are inseparable twins of management'. Comment. (2025 Say)
20. Substantiate the relationship between planning and controlling. (2021 Mar)