📗 CHAPTER 1: INTRODUCTION TO ACCOUNTING അക്കൗണ്ടിംഗിന് ഒരു ആമുഖം
Meaning & Definition അർത്ഥവും നിർവചനവും
Accounting: Financial diary for businesses – records money activities, tracks profit/loss, aids decisions. അക്കൗണ്ടിംഗ്: ബിസിനസുകളുടെ സാമ്പത്തിക ഡയറി – പണ ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുക, ലാഭം/നഷ്ടം ട്രാക്ക് ചെയ്യുക, തീരുമാനങ്ങളെ സഹായിക്കുക.
AICPA (1941): Art of recording, classifying & summarising financial transactions & interpreting results.
AAA (1966): Process of identifying, measuring & communicating economic information for informed decisions.
History: Luca Pacioli (1494, Venice) wrote first book on double entry – used Debit (debito) & Credit (credito).
Accounting as Information System (8 steps) വിവര സംവിധാനമായി അക്കൗണ്ടിംഗ്
- Identification: Find money transactions. പണ ഇടപാടുകൾ കണ്ടെത്തുക.
- Recording: Enter in Journal (Date wise, Debit-Credit). ജേണലിൽ എഴുതുക.
- Posting: Transfer to Ledger (Separate accounts). ലെഡ്ജറിലേക്ക് മാറ്റുക.
- Trial Balance: Check totals (Debit = Credit). ആകെത്തുക പരിശോധിക്കുക.
- Final Accounts: Trading A/c, P&L A/c, Balance Sheet. അന്തിമ അക്കൗണ്ടുകൾ.
- Closing: Close temporary accounts. താൽക്കാലിക അക്കൗണ്ടുകൾ അടയ്ക്കുക.
Objectives of Accounting ലക്ഷ്യങ്ങൾ
- Record keeping (systematic) രേഖ സൂക്ഷിക്കൽ
- Profit/Loss calculation ലാഭം/നഷ്ടം കണക്കാക്കൽ
- Financial position (Balance Sheet) സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി
- Information for users ഉപയോക്താക്കൾക്ക് വിവരം
- Legal compliance (tax) നിയമ വിധേയത്വം
- Management help (decisions) മാനേജ്മെന്റ് സഹായം
Users of Accounting Information ഉപയോക്താക്കൾ
Internal: Managers, Employees, Owners. ആന്തരികം: മാനേജർമാർ, ജീവനക്കാർ, ഉടമകൾ.
External: Investors, Creditors/Banks, Government, Customers, Researchers, Suppliers, Competitors.
Qualitative Characteristics ഗുണപരമായ സവിശേഷതകൾ
- Reliability: Free from error/bias, verifiable, faithful. വിശ്വസനീയത: പിശക്/പക്ഷപാതമില്ലാത്ത, സ്ഥിരീകരിക്കാവുന്ന.
- Relevance: Useful for decisions, timely, predictive. പ്രസക്തി: തീരുമാനത്തിന് ഉപയുക്തം.
- Understandability: Clear presentation, easy to interpret. മനസ്സിലാക്കാവുന്നത്: വ്യക്തമായ അവതരണം.
- Comparability: Can compare over time & between firms. താരതമ്യക്ഷമത: കാലത്തിനും സ്ഥാപനങ്ങൾക്കുമിടയിൽ താരതമ്യം ചെയ്യാം.
Branches of Accounting ശാഖകൾ
- Financial Accounting: Records transactions, prepares P&L & Balance Sheet for outsiders. ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുകയും പുറത്തുള്ളവർക്കായി ലാഭനഷ്ടക്കണക്കും ബാലൻസ് ഷീറ്റും തയ്യാറാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
- Cost Accounting: Ascertains & controls product cost (cost sheet). ഉൽപ്പന്ന ചെലവ് കണ്ടെത്തുകയും നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു (ചെലവ് പട്ടിക).
- Management Accounting: Provides info for managerial decisions (budgets, forecasts). മാനേജ്മെന്റ് തീരുമാനങ്ങൾക്കായി വിവരങ്ങൾ നൽകുന്നു (ബജറ്റുകൾ, മുൻകൂട്ടി കാണലുകൾ).
Basic Accounting Terms അടിസ്ഥാന അക്കൗണ്ടിംഗ് പദങ്ങൾ
- Entity: Business unit with individual existence (ITC Ltd). സ്വതന്ത്ര അസ്തിത്വമുള്ള ബിസിനസ് യൂണിറ്റ് (ഐടിസി ലിമിറ്റഡ്).
- Transaction: Event involving value (purchase, sale). മൂല്യം ഉൾപ്പെടുന്ന സംഭവം (വാങ്ങൽ, വിൽപന).
- Assets: Economic resources – Non-Current (Land, Machinery, Goodwill) & Current (Stock, Debtors, Cash). സാമ്പത്തിക വിഭവങ്ങൾ – നിലവിലില്ലാത്തവ (ഭൂമി, യന്ത്രങ്ങൾ, ഗുഡ്വിൽ) & നിലവിലുള്ളവ (സ്റ്റോക്ക്, കടക്കാർ, പണം).
- Liabilities: Debts – Non-Current (long-term loans) & Current (Creditors, Bills Payable). കടങ്ങൾ – നിലവിലില്ലാത്തവ (ദീർഘകാല വായ്പകൾ) & നിലവിലുള്ളവ (കടം കൊടുക്കുന്നവർ, നൽകേണ്ട ബില്ലുകൾ).
- Capital: Amount invested by owner (claim on assets). ഉടമസ്ഥൻ നിക്ഷേപിച്ച തുക (ആസ്തികളിലെ അവകാശം).
- Drawings: Withdrawal of money/goods by owner for personal use. ഉടമസ്ഥന്റെ സ്വകാര്യ ആവശ്യത്തിനുള്ള പണം/സാധനങ്ങൾ പിൻവലിക്കൽ.
- Sales: Revenues from goods sold (cash/credit). വിൽക്കുന്ന സാധനങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള വരുമാനം (പണം/വായ്പ).
- Purchases: Goods procured (cash/credit). സാധനങ്ങൾ വാങ്ങൽ (പണം/വായ്പ).
- Stock (Inventory): Goods unsold at period end (Closing Stock) or at start (Opening Stock). കാലാവധിയുടെ അവസാനം വിൽക്കാത്ത സാധനങ്ങൾ (അവസാന സ്റ്റോക്ക്) അല്ലെങ്കിൽ തുടക്കത്തിൽ (തുടക്ക സ്റ്റോക്ക്).
- Debtors: Persons who owe money for credit purchases. വായ്പ വാങ്ങലുകൾക്ക് പണം കടപ്പെട്ട വ്യക്തികൾ.
- Creditors: Persons to whom money is owed for credit purchases. വായ്പ വാങ്ങലുകൾക്ക് പണം കടപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന വ്യക്തികൾ.
- Revenue: Amount earned from sales, commission, interest, rent received. വിൽപന, കമ്മീഷൻ, പലിശ, വാടക എന്നിവയിൽ നിന്ന് നേടിയ തുക.
- Expenses: Costs to earn revenue (salary, rent, wages, depreciation). വരുമാനം നേടാനുള്ള ചെലവുകൾ (ശമ്പളം, വാടക, കൂലി, മൂല്യച്ചേതം).
- Profit: Excess of revenue over expenses. ചെലവുകളേക്കാൾ വരുമാനത്തിന്റെ ആധിക്യം.
- Loss: Excess of expenses over revenue. വരുമാനത്തേക്കാൾ ചെലവുകളുടെ ആധിക്യം.
- Gain: Profit from incidental transactions (sale of fixed asset). ആനുകാലിക ഇടപാടുകളിൽ നിന്നുള്ള ലാഭം (സ്ഥിര ആസ്തിയുടെ വിൽപന).
- Discount: Trade (deduction from list price, not recorded) vs Cash (deduction for prompt payment, recorded). വ്യാപാര കിഴിവ് (ലിസ്റ്റ് വിലയിൽ നിന്നുള്ള കുറവ്, രേഖപ്പെടുത്തുന്നില്ല) vs പണ കിഴിവ് (ഉടൻ പണമടയ്ക്കുന്നതിനുള്ള കുറവ്, രേഖപ്പെടുത്തുന്നു).
- Voucher: Documentary evidence (Cash memo, Invoice). രേഖകളുടെ തെളിവ് (പണ രസീത്, ഇൻവോയ്സ്).
- Goods: Products business deals in (for furniture dealer, chairs are goods). ബിസിനസ് ഇടപാട് നടത്തുന്ന ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ (ഫർണിച്ചർ വ്യാപാരിക്ക്, കസേരകൾ ചരക്കുകളാണ്).
- Goodwill: Intangible asset for reputation & earning power. പ്രശസ്തിക്കും വരുമാന ശേഷിക്കുമുള്ള അദൃശ്യ ആസ്തി.
📘 CHAPTER 2: THEORY BASE OF ACCOUNTING അക്കൗണ്ടിംഗിന്റെ സൈദ്ധാന്തിക അടിത്തറ
GAAP പൊതുവായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ട അക്കൗണ്ടിംഗ് തത്വങ്ങൾ
Common set of accounting rules, standards & procedures for uniform financial statements (grammar of accounting). ഏകീകൃത സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾക്കായുള്ള പൊതു നിയമങ്ങൾ, മാനദണ്ഡങ്ങൾ.
Necessity: Uniformity, comparability, reliability.
13 Basic Accounting Concepts 13 അടിസ്ഥാന ആശയങ്ങൾ
- Business Entity: Business & owner separate. വ്യവസായ സ്ഥാപനം: ബിസിനസും ഉടമയും വ്യത്യസ്തം.
- Money Measurement: Only money measurable transactions recorded. പണ മാപനം: പണത്തിൽ അളക്കാവുന്ന ഇടപാടുകൾ മാത്രം.
- Going Concern: Business will continue indefinitely. തുടർന്നുകൊണ്ടിരിക്കുന്ന സംരംഭം: ബിസിനസ് അനിശ്ചിതമായി തുടരും.
- Accounting Period: Life divided into artificial periods. അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവ്: ജീവിതത്തെ കൃത്രിമ കാലയളവുകളായി വിഭജിക്കുക.
- Cost (Historical Cost): Assets recorded at purchase price. ചെലവ് (ചരിത്ര ചെലവ്): ആസ്തികൾ വാങ്ങിയ വിലയിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. (ഉദാ: 10L സ്ഥലം 50L ആയാലും 10L-ന് കാണിക്കും).
- Dual Aspect: Every transaction has two aspects (Debit & Credit). ദ്വന്ദ്വ വശം: ഓരോ ഇടപാടിനും രണ്ട് വശങ്ങൾ (ഡെബിറ്റ് & ക്രെഡിറ്റ്).
- Revenue Recognition (Realisation): Revenue recorded when legal right arises (on sale). വരുമാന തിരിച്ചറിയൽ: നിയമപരമായ അവകാശം ഉണ്ടാകുമ്പോൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
- Matching: Expenses matched with revenues of same period. പൊരുത്തപ്പെടുത്തൽ: ചെലവുകൾ അതേ കാലയളവിലെ വരുമാനവുമായി പൊരുത്തപ്പെടുത്തുക.
- Full Disclosure: All material facts disclosed. പൂർണ്ണ വെളിപ്പെടുത്തൽ: എല്ലാ പ്രധാന വസ്തുതകളും വെളിപ്പെടുത്തുക.
- Consistency: Policies uniform year after year. സ്ഥിരത: നയങ്ങൾ വർഷംതോറും ഏകീകൃതം.
- Conservatism (Prudence): “Do not anticipate profits, provide for all losses.” Stock valued at cost or market price whichever lower. യാഥാസ്ഥിതികത: ലാഭം പ്രതീക്ഷിക്കരുത്, എല്ലാ നഷ്ടങ്ങൾക്കും വ്യവസ്ഥ ചെയ്യുക.
- Materiality: Focus on material facts; ignore insignificant. ഭൗതികത: പ്രധാന വസ്തുതകളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക.
- Objectivity (Verifiability): Transactions must be objective, supported by documents. വസ്തുനിഷ്ഠത: ഇടപാടുകൾ വസ്തുനിഷ്ഠമായിരിക്കണം, രേഖകൾ പിന്തുണയ്ക്കണം.
Systems of Accounting അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായങ്ങൾ
Double Entry: Based on Dual Aspect – every debit has corresponding credit. Scientific, Trial Balance possible.
Single Entry: Incomplete – mixture. Only personal accounts & cash book. Unscientific.
Basis of Accounting അടിസ്ഥാനങ്ങൾ
Cash Basis: Entries only when cash received/paid. Credit sale in March, cash in April → recorded in April.പണ അടിസ്ഥാനം: പണം കിട്ടുമ്പോൾ/കൊടുക്കുമ്പോൾ മാത്രം എൻട്രി.
Accrual Basis: Revenue/expense when earned/incurred, regardless of cash.Credit sale in March → recorded in March. അക്രുവൽ അടിസ്ഥാനം: വരുമാനം/ചെലവ് ലഭിക്കുമ്പോൾ/ഉണ്ടാകുമ്പോൾ തന്നെ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
Accounting Standards അക്കൗണ്ടിംഗ് മാനദണ്ഡങ്ങൾ
Written policy documents (ICAI) on recognition, measurement, presentation, disclosure. Reduces diversity, enhances comparability.തിരിച്ചറിയൽ, അളക്കൽ, അവതരണം, വെളിപ്പെടുത്തൽ എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള രേഖാമൂലമുള്ള നയങ്ങൾ.
IFRS: International standards by IASB.
Ind-AS: India's version of IFRS.
Applicability: All business types (sole prop, partnership, companies, etc.). Mandatory applicability varies.
📙 CHAPTER 3: RECORDING OF TRANSACTIONS ഇടപാടുകളുടെ രേഖപ്പെടുത്തൽ
Source Documents & Accounting Vouchers ഉറവിട രേഖകളും അക്കൗണ്ടിംഗ് വൗച്ചറുകളും
Source Documents: Cash Memo, Invoice, Cheque, Pay-in-slip – no entry without it.
Vouchers: Cash, Non-Cash, Debit, Credit, Transaction, Complex/Journal.
Accounting Equation അക്കൗണ്ടിംഗ് സമവാക്യം
Assets = Liabilities + Capital. Always balanced.
Also: Assets – Liabilities = Capital; Assets – Capital = Liabilities.
ആസ്തികൾ = ബാധ്യതകൾ + മൂലധനം.
Example: Started business with 5,00,000 cash → Assets (Cash) 5,00,000 = Liabilities 0 + Capital 5,00,000.
Rules of Debit & Credit (Modern Approach) ഡെബിറ്റ് & ക്രെഡിറ്റ് നിയമങ്ങൾ
| Account Type | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Assets | Increase (+) | Decrease (-) |
| Liabilities | Decrease (-) | Increase (+) |
| Capital | Decrease (-) | Increase (+) |
| Expenses/Losses | Increase (+) | Decrease (-) |
| Revenues/Gains | Decrease (-) | Increase (+) |
Journal – Book of Original Entry ജേണൽ – ആദ്യ രേഖ പുസ്തകം
| Date | Particulars | L.F. | Debit (₹) | Credit (₹) |
|---|---|---|---|---|
| Narration below entry | ||||
Simple Entry: Cash A/c Dr. 1,50,000; To Capital A/c 1,50,000 (Business started).
Compound Entry: Plant & Machinery A/c Dr. 1,25,000; To Cash A/c 10,000; To Creditor A/c 1,15,000 (Bought plant, part cash part credit).
SPECIAL JOURNALS (SUBSIDIARY BOOKS)
- Cash Book: Cash receipts & payments. പണ രസീതുകളും പണമടയ്ക്കലുകളും.
- Purchases Book: Credit purchases of goods. ചരക്കുകളുടെ കടം വാങ്ങലുകൾ.
- Sales Book: Credit sales of goods. ചരക്കുകളുടെ കടം വിൽപനകൾ.
- Purchase Returns Book: Goods returned to suppliers. വിതരണക്കാർക്ക് തിരികെ നൽകിയ ചരക്കുകൾ.
- Sales Returns Book: Goods returned by customers. ഉപഭോക്താക്കൾ തിരികെ നൽകിയ ചരക്കുകൾ.
- Bills Receivable/Payable Books: ലഭിക്കേണ്ട/നൽകേണ്ട ബിൽ പുസ്തകങ്ങൾ.
- Journal Proper: Transactions not recorded elsewhere (opening/closing/adjusting/rectification entries). മറ്റെവിടെയും രേഖപ്പെടുത്താത്ത ഇടപാടുകൾ (ഓപ്പണിംഗ്/ക്ലോസിംഗ്/അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്റ്/റെക്റ്റിഫിക്കേഷൻ എൻട്രികൾ).
LEDGER – PRINCIPAL BOOK
- Meaning: Book where all accounts are maintained. Each account on separate page. Shows net effect on each account. എല്ലാ അക്കൗണ്ടുകളും സൂക്ഷിക്കുന്ന പുസ്തകം. ഓരോ അക്കൗണ്ടും പ്രത്യേക പേജിൽ. ഓരോ അക്കൗണ്ടിലെയും അറ്റ ഫലം കാണിക്കുന്നു.
- Posting: Transferring entries from journal to ledger. Debit side of account gets debits; credit side gets credits. ജേണലിൽ നിന്ന് ലെഡ്ജറിലേക്ക് എൻട്രികൾ കൈമാറ്റം ചെയ്യൽ. അക്കൗണ്ടിന്റെ ഡെബിറ്റ് വശം ഡെബിറ്റുകൾ സ്വീകരിക്കുന്നു; ക്രെഡിറ്റ് വശം ക്രെഡിറ്റുകൾ സ്വീകരിക്കുന്നു.
- Balancing: Difference between two sides. Debit balance if Dr. side > Cr. side; Credit balance if Cr. side > Dr. side. Balance c/d (carried down) and b/d (brought down). രണ്ട് വശങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം. ഡെബിറ്റ് ബാലൻസ് (ഡെബിറ്റ് വശം > ക്രെഡിറ്റ് വശം); ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസ് (ക്രെഡിറ്റ് വശം > ഡെബിറ്റ് വശം). ബാലൻസ് സി/ഡി (കൊണ്ടുപോകുന്നത്), ബി/ഡി (കൊണ്ടുവരുന്നത്).
DISTINCTION: JOURNAL vs LEDGER
- Journal: Book of Original Entry (First Entry). Chronological order. Process: Journalising. Greater legal evidence. Not balanced daily. ജേണൽ: ആദ്യ രേഖപ്പെടുത്തലിന്റെ പുസ്തകം. കാലക്രമത്തിൽ. പ്രക്രിയ: ജേണലൈസിംഗ്. കൂടുതൽ നിയമ തെളിവ്. ദിവസേന ബാലൻസ് ചെയ്യുന്നില്ല.
- Ledger: Principal Book (Second Entry). Analytical order (account-wise). Process: Posting. Lesser legal evidence. Balanced periodically. ലെഡ്ജർ: പ്രധാന പുസ്തകം. വിശകലന ക്രമം (അക്കൗണ്ട് തിരിച്ച്). പ്രക്രിയ: പോസ്റ്റിംഗ്. കുറഞ്ഞ നിയമ തെളിവ്. ആനുകാലികമായി ബാലൻസ് ചെയ്യുന്നു.
ACCOUNTING UNDER GST
- Intra-state (CGST + SGST): Purchases A/c Dr., Input CGST Dr., Input SGST Dr.; To Creditor A/c. ഇൻട്രാ-സ്റ്റേറ്റ് (സിജിഎസ്ടി + എസ്ജിഎസ്ടി): പർച്ചേസ് അക്കൗണ്ട് ഡെബിറ്റ്, ഇൻപുട്ട് സിജിഎസ്ടി ഡെബിറ്റ്, ഇൻപുട്ട് എസ്ജിഎസ്ടി ഡെബിറ്റ്; ക്രെഡിറ്റർ അക്കൗണ്ട് ക്രെഡിറ്റ്.
- Inter-state (IGST): Purchases A/c Dr., Input IGST Dr.; To Bank/Creditor A/c. ഇന്റർ-സ്റ്റേറ്റ് (ഐജിഎസ്ടി): പർച്ചേസ് അക്കൗണ്ട് ഡെബിറ്റ്, ഇൻപുട്ട് ഐജിഎസ്ടി ഡെബിറ്റ്; ബാങ്ക്/ക്രെഡിറ്റർ അക്കൗണ്ട് ക്രെഡിറ്റ്.
- Set-off Rules: IGST first set off against IGST, then CGST, then SGST. CGST against CGST & IGST. SGST against SGST & IGST. സെറ്റ്-ഓഫ് നിയമങ്ങൾ: ഐജിഎസ്ടി ആദ്യം ഐജിഎസ്ടിക്കെതിരെ, പിന്നീട് സിജിഎസ്ടി, പിന്നീട് എസ്ജിഎസ്ടി. സിജിഎസ്ടി സിജിഎസ്ടിക്കും ഐജിഎസ്ടിക്കും എതിരെ. എസ്ജിഎസ്ടി എസ്ജിഎസ്ടിക്കും ഐജിഎസ്ടിക്കും എതിരെ.
📘 CHAPTER 4: RECORDING OF TRANSACTIONS – II ഇടപാടുകളുടെ രേഖപ്പെടുത്തൽ – II
SPECIAL PURPOSE BOOKS (SUBSIDIARY BOOKS)
- Meaning: Journals divided for specific transaction types when volume is large. ഇടപാടുകളുടെ അളവ് കൂടുതലായിരിക്കുമ്പോൾ പ്രത്യേക തരം ഇടപാടുകൾക്കായി വിഭജിക്കപ്പെട്ട ജേണലുകൾ.
- List: Cash Book, Purchases Book, Purchases Return Book, Sales Book, Sales Return Book, Bills Receivable Book, Bills Payable Book, Journal Proper. ക്യാഷ് ബുക്ക്, പർച്ചേസ് ബുക്ക്, പർച്ചേസ് റിട്ടേൺ ബുക്ക്, സെയിൽസ് ബുക്ക്, സെയിൽസ് റിട്ടേൺ ബുക്ക്, ബിൽസ് റിസീവബിൾ ബുക്ക്, ബിൽസ് പേയബിൾ ബുക്ക്, ജേണൽ പ്രോപ്പർ.
- Advantages: Division of labour, specialisation, quick information, easy error detection, time-saving (posting from totals). തൊഴിൽ വിഭജനം, സ്പെഷ്യലൈസേഷൻ, വേഗത്തിലുള്ള വിവരം, എളുപ്പത്തിൽ പിശക് കണ്ടെത്തൽ, സമയ ലാഭം (ആകെത്തുകകളിൽ നിന്ന് പോസ്റ്റ് ചെയ്യൽ).
CASH BOOK
- Single Column: Records only cash transactions. Always shows debit balance (cash in hand). പണ ഇടപാടുകൾ മാത്രം രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. എപ്പോഴും ഡെബിറ്റ് ബാലൻസ് കാണിക്കുന്നു (കൈയിലുള്ള പണം).
- Double Column (Bank): Records cash & bank. Two columns each side. Contra Entry (C) affects both cash & bank (cash deposited/withdrawn). പണവും ബാങ്കും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഓരോ വശത്തും രണ്ട് കോളങ്ങൾ. കോൺട്രാ എൻട്രി (സി) പണത്തെയും ബാങ്കിനെയും ബാധിക്കുന്നു (പണം നിക്ഷേപിക്കൽ/പിൻവലിക്കൽ).
- Petty Cash Book (Imprest System): Fixed imprest amount given; reimbursed exact spent at period end. Records small payments (postage, stationery). നിശ്ചിത ഇംപ്രസ്റ്റ് തുക നൽകുന്നു; കാലാവധിയുടെ അവസാനം ചെലവഴിച്ച കൃത്യമായ തുക തിരികെ നൽകുന്നു. ചെറിയ പണമടയ്ക്കലുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു (തപാൽ, സ്റ്റേഷനറി).
- Dishonour of Cheque: Reverse entry – Dr. Customer A/c, Cr. Bank. ചെക്ക് തിരിച്ചടിക്കൽ: വിപരീത എൻട്രി – കസ്റ്റമർ അക്കൗണ്ട് ഡെബിറ്റ്, ബാങ്ക് ക്രെഡിറ്റ്.
PURCHASES BOOK & PURCHASES RETURN BOOK
- Purchases Book: Records credit purchases of goods (for resale). Source: Invoice. Net amount after Trade Discount recorded. Total debited to Purchases A/c. ചരക്കുകളുടെ കടം വാങ്ങലുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു (വീണ്ടും വിൽക്കുന്നതിന്). ഉറവിടം: ഇൻവോയ്സ്. ട്രേഡ് ഡിസ്കൗണ്ടിന് ശേഷമുള്ള അറ്റ തുക രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ആകെത്തുക പർച്ചേസ് അക്കൗണ്ടിൽ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.
- Purchases Return Book: Records goods returned to suppliers (Return Outwards). Source: Debit Note. Supplier's A/c debited; total credited to Purchases Return A/c. വിതരണക്കാർക്ക് തിരികെ നൽകിയ ചരക്കുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു (റിട്ടേൺ ഔട്ട്വേഡ്സ്). ഉറവിടം: ഡെബിറ്റ് നോട്ട്. വിതരണക്കാരന്റെ അക്കൗണ്ട് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; ആകെത്തുക പർച്ചേസ് റിട്ടേൺ അക്കൗണ്ടിൽ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.
| Dr (Receipts) | Cr (Payments) | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Date | Particulars | L.F. | Amount (₹) | Date | Particulars | L.F. | Amount (₹) |
| 2025-04-01 | To Balance b/d | — | 50,000 | ||||
| 2025-04-03 | To Sales A/c | 5 | 20,000 | ||||
| 2025-04-02 | By Purchases A/c | 8 | 15,000 | ||||
| 2025-04-05 | By Rent A/c | 10 | 2,000 | ||||
SALES BOOK & SALES RETURN BOOK
- Sales Book: Records credit sales of goods. Source: Sales Invoice (copy). Net amount after Trade Discount recorded. Total credited to Sales A/c. ചരക്കുകളുടെ കടം വിൽപനകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഉറവിടം: സെയിൽസ് ഇൻവോയ്സ് (പകർപ്പ്). ട്രേഡ് ഡിസ്കൗണ്ടിന് ശേഷമുള്ള അറ്റ തുക രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ആകെത്തുക സെയിൽസ് അക്കൗണ്ടിൽ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.
- Sales Return Book: Records goods returned by customers (Return Inwards). Source: Credit Note. Customer's A/c credited; total debited to Sales Return A/c. ഉപഭോക്താക്കൾ തിരികെ നൽകിയ ചരക്കുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു (റിട്ടേൺ ഇൻവേഡ്സ്). ഉറവിടം: ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട്. ഉപഭോക്താവിന്റെ അക്കൗണ്ട് ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; ആകെത്തുക സെയിൽസ് റിട്ടേൺ അക്കൗണ്ടിൽ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.
BILLS OF EXCHANGE BOOKS
- Bills Receivable Book: Records bills accepted by customers (asset). Total posted to Bills Receivable A/c (Dr.). ഉപഭോക്താക്കൾ അംഗീകരിച്ച ബില്ലുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു (ആസ്തി). ആകെത്തുക ബിൽസ് റിസീവബിൾ അക്കൗണ്ടിൽ (ഡെബിറ്റ്) പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നു.
- Bills Payable Book: Records bills accepted by the firm (liability). Total posted to Bills Payable A/c (Cr.). സ്ഥാപനം അംഗീകരിച്ച ബില്ലുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു (ബാധ്യത). ആകെത്തുക ബിൽസ് പേയബിൾ അക്കൗണ്ടിൽ (ക്രെഡിറ്റ്) പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നു.
JOURNAL PROPER
- Meaning: Records transactions not in other books. മറ്റ് പുസ്തകങ്ങളിൽ ഇല്ലാത്ത ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
- Opening Entry: To bring asset, liability, capital balances. ആസ്തി, ബാധ്യത, മൂലധന ബാലൻസുകൾ കൊണ്ടുവരാൻ.
- Adjustment Entries: Outstanding, prepaid, depreciation, accrued income. അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്റ് എൻട്രികൾ: കുടിശ്ശിക, മുൻകൂർ, മൂല്യച്ചേതം, സമ്പാദിച്ച വരുമാനം.
- Rectification Entries: Correct errors. പിശകുകൾ തിരുത്താൻ.
- Transfer/Closing Entries: To P&L, Capital. ട്രാൻസ്ഫർ/ക്ലോസിംഗ് എൻട്രികൾ: ലാഭനഷ്ടത്തിലേക്ക്, മൂലധനത്തിലേക്ക്.
JOURNAL PROPER - OTHER ENTRIES (WITH EXAMPLES)
- Credit purchase of asset: Furniture A/c Dr. To Creditor A/c (Purchase furniture on credit). ഫർണിച്ചർ അക്കൗണ്ട് ഡെബിറ്റ്, ക്രെഡിറ്റർ അക്കൗണ്ട് ക്രെഡിറ്റ് (ഫർണിച്ചർ കടമായി വാങ്ങൽ).
- Goods withdrawn (by owner): Drawings A/c Dr. To Purchases A/c (Goods taken for personal use). ഡ്രോയിംഗ് അക്കൗണ്ട് ഡെബിറ്റ്, പർച്ചേസ് അക്കൗണ്ട് ക്രെഡിറ്റ് (സ്വകാര്യ ആവശ്യത്തിന് ചരക്കുകൾ എടുത്തത്).
- Free samples: Advertisement A/c Dr. To Purchases A/c (Goods given as free samples). അഡ്വർടൈസ്മെന്റ് അക്കൗണ്ട് ഡെബിറ്റ്, പർച്ചേസ് അക്കൗണ്ട് ക്രെഡിറ്റ് (സൗജന്യ സാമ്പിളുകളായി ചരക്കുകൾ നൽകിയത്).
- Loss by fire: Loss by Fire A/c Dr. To Purchases A/c (Goods destroyed by fire). ലോസ് ബൈ ഫയർ അക്കൗണ്ട് ഡെബിറ്റ്, പർച്ചേസ് അക്കൗണ്ട് ക്രെഡിറ്റ് (തീപിടുത്തത്തിൽ ചരക്കുകൾ നശിച്ചത്).
- Dishonour of bill: Debtor's A/c Dr. To Bills Receivable A/c (Bill dishonoured). ഡെബ്റ്റർ അക്കൗണ്ട് ഡെബിറ്റ്, ബിൽസ് റിസീവബിൾ അക്കൗണ്ട് ക്രെഡിറ്റ് (ബിൽ തിരിച്ചടിച്ചത്).
📗 CHAPTER 5: BANK RECONCILIATION STATEMENT ബാങ്ക് റീകൺസിലിയേഷൻ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്
Meaning & Need അർത്ഥവും ആവശ്യകതയും
Statement explaining difference between Cash Book (bank column) balance and Pass Book balance. ക്യാഷ് ബുക്ക് (ബാങ്ക് കോളം) ബാലൻസും പാസ് ബുക്ക് ബാലൻസും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം വിശദീകരിക്കുന്ന പ്രസ്താവന.
Objectives: Identify causes, correct balance, detect errors/frauds.
Causes of Difference വ്യത്യാസത്തിനുള്ള കാരണങ്ങൾ
- Cheques issued but not presented (CB lower)
- Cheques deposited but not credited (CB higher)
- Interest/dividend collected by bank (PB higher)
- Bank charges (PB lower)
- Direct deposit by customer (PB higher)
- Direct payment by bank (PB lower)
- Dishonour of cheque (PB lower)
- Errors in Cash Book or Pass Book
Preparation Methods തയ്യാറാക്കൽ രീതികൾ
From Cash Book Balance: Balance as per CB + (items that increase PB) – (items that decrease PB) = Balance as per Pass Book.
From Pass Book Balance: Balance as per PB + (items that decrease CB) – (items that increase CB) = Balance as per Cash Book.
From Overdraft: similar logic.
Adjusted Cash Book: First correct cash book errors, then prepare BRS.
📙 CHAPTER 6: TRIAL BALANCE AND RECTIFICATION OF ERRORS ട്രയൽ ബാലൻസും പിശകുകളുടെ തിരുത്തലും
Trial Balance – Meaning & Objectives ട്രയൽ ബാലൻസ് – അർത്ഥവും ലക്ഷ്യങ്ങളും
Statement listing all ledger accounts with their debit/credit balances to verify arithmetical accuracy. ഗണിത കൃത്യത പരിശോധിക്കാൻ എല്ലാ ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുടെയും ഡെബിറ്റ്/ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസുകൾ പട്ടികപ്പെടുത്തുന്ന പ്രസ്താവന.
Exam Q (2021 Imp): Not an objective of Trial Balance? (b) To know the financial position. ട്രയൽ ബാലൻസിന്റെ ലക്ഷ്യമല്ലാത്തത്? (b) സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി അറിയുക.
Methods of Preparing Trial Balance തയ്യാറാക്കൽ രീതികൾ
- Total Method: Totals of debit & credit sides of each account.
- Balance Method (most common): Balances placed in appropriate column.
- Totals-cum-Balances Method: Four columns – two for totals, two for balances.
Classification of Errors പിശകുകളുടെ വർഗ്ഗീകരണം
| Type | Meaning | Example | Affects TB? |
|---|---|---|---|
| Errors of Principle | Violation of accounting principles | Furniture purchase debited to Purchases A/c | No |
| Errors of Omission | Transaction completely or partially omitted | Credit sale not recorded | Complete – No; Partial – Yes |
| Errors of Commission | Clerical errors – wrong amount, posting, casting | Overcast of sales book | May/May not |
| Compensating Errors | Two errors cancelling each other | Purchases overcast 200, Sales undercast 200 | No |
Rectification – Two-sided (no Suspense) & One-sided (with Suspense)
Two-sided errors: Corrected by journal entry. രണ്ട്-വശ പിശകുകൾ: ജേണൽ എൻട്രി ഉപയോഗിച്ച് തിരുത്തൽ.
Example: Credit sale to Mohan 10,000 omitted → Dr. Mohan, Cr. Sales.
One-sided errors: Affect only one account; difference placed in Suspense Account. Later rectified.
Example: Purchases Book overcast by 1,000 → Dr. Suspense, Cr. Purchases.
📘 CHAPTER 7: DEPRECIATION, PROVISIONS AND RESERVES മൂല്യക്ഷയം, പ്രൊവിഷനുകൾ, റിസർവുകൾ
Depreciation – Meaning & Causes മൂല്യക്ഷയം – അർത്ഥവും കാരണങ്ങളും
Measure of wearing out, consumption or loss of value of a depreciable asset (AS-6). മൂല്യക്ഷയം: ഒരു മൂല്യക്ഷയ ആസ്തിയുടെ തേയ്മാനം, ഉപഭോഗം അല്ലെങ്കിൽ മൂല്യനഷ്ടത്തിന്റെ അളവ്.
Causes: Wear & tear, expiration of rights, obsolescence, abnormal factors.
Exam Q (2021 March): Depreciation is charged on? (b) Fixed Assets.
Methods of Depreciation മൂല്യക്ഷയ രീതികൾ
Straight Line Method (SLM): (Cost – Scrap) / Useful Life. Equal charge each year.
Written Down Value Method (WDV): Fixed % on book value. Amount decreases yearly.
Motor Van A/c (Year 1): Dr. 6,00,000; Cr. Dep 60,000; Balance c/d 5,40,000. Year2: Dr. 5,40,000; Dep 54,000; Bal 4,86,000. Year3: Dep 48,600; Bal 4,37,400.
Methods of Recording Depreciation
- Charging to Asset A/c: Depreciation credited directly to Asset. Asset shown at net book value.
- Provision for Depreciation A/c: Accumulated in separate account; asset shown at original cost.
Disposal of Asset
Transfer accumulated depreciation, record sale proceeds, transfer balance to P&L. Asset Disposal Account can be used.
Provisions പ്രൊവിഷനുകൾ
Amount set aside for a known liability/expense of uncertain amount. Charge against profit. അനിശ്ചിതമായ തുകയുടെ അറിയപ്പെടുന്ന ബാധ്യത/ചെലവിനായി മാറ്റിവച്ച തുക. ലാഭത്തിനെതിരായ ചാർജ്.
Examples: Provision for Depreciation, Doubtful Debts, Taxation.
Reserves റിസർവുകൾ
Portion of profit set aside for future growth. Appropriation of profit (after net profit). ലാഭത്തിന്റെ ഒരു ഭാഗം ഭാവി വളർച്ചയ്ക്കായി മാറ്റിവയ്ക്കൽ. ലാഭത്തിന്റെ വിനിയോഗം.
Types: General Reserve, Specific Reserve, Revenue Reserve, Capital Reserve, Secret Reserve.
Difference: Provision vs Reserve
Provision is a charge; Reserve is an appropriation. Provision can be created even without profit; Reserve only from profits.
📗 CHAPTER 8: FINANCIAL STATEMENTS – I സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ – I
Stakeholders & Information Requirements പങ്കാളികളും വിവര ആവശ്യങ്ങളും
Internal: Owners (profit, ROI), Managers (planning, control), Employees (bonus).
External: Investors, Creditors, Government, Customers, Researchers.
Capital vs Revenue മൂലധന വരവ് vs വരുമാന വരവ്
Capital Expenditure: To acquire fixed assets; benefit >1 year; shown in Balance Sheet. മൂലധന ചെലവ്: സ്ഥിര ആസ്തികൾ നേടാൻ; ആനുകൂല്യം >1 വർഷം; ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ.
Revenue Expenditure: For daily ops; benefit ≤1 year; transferred to P&L.
Capital Receipts: Create liability or reduce asset (loan, sale of fixed asset).
Revenue Receipts: From regular ops (sales, commission).
Financial Statements – Meaning & Types സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ – അർത്ഥവും തരങ്ങളും
Final output: Trading A/c, Profit & Loss A/c, Balance Sheet. അന്തിമ ഫലം: ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ട്, ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്, ബാലൻസ് ഷീറ്റ്.
Exam Q (2022 June): Not included in Financial statements? (c) Cash Book.
Trading Account ട്രേഡിംഗ് അക്കൗണ്ട്
To find Gross Profit/Loss. Formula: Gross Profit = Net Sales – COGS. മൊത്ത ലാഭം/നഷ്ടം കണ്ടെത്താൻ.
COGS = Opening Stock + Net Purchases + Direct Expenses – Closing Stock.
Debit side: Opening Stock, Purchases, Carriage Inwards, Wages, Factory Rent, etc.
Credit side: Sales (less returns), Closing Stock.
Profit & Loss Account ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്
To ascertain Net Profit/Loss. Includes indirect expenses & incomes. അറ്റാദായം/നഷ്ടം കണ്ടെത്താൻ. പരോക്ഷ ചെലവുകളും വരുമാനങ്ങളും ഉൾപ്പെടുന്നു.
Debit side: Office expenses, selling expenses, financial expenses, depreciation.
Credit side: Discount received, commission received, rent received, etc.
Balance Sheet ബാലൻസ് ഷീറ്റ്
Statement of assets & liabilities on a particular date. Based on A = L + C.
Grouping & Marshalling: Order of Liquidity (most liquid first) or Order of Permanence (least liquid first).
Exam Q (2020 IMP): In sole proprietorship, assets & liabilities usually arranged in? (b) Liquidity order.
Opening Entry ഓപ്പണിംഗ് എൻട്രി
Journal entry at start to bring forward balances: All Assets A/c Dr.; To Capital A/c; To all Liabilities A/c.
📙 CHAPTER 9: FINANCIAL STATEMENTS – II സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ – II
Need for Adjustments ക്രമീകരണങ്ങളുടെ ആവശ്യകത
Accrual basis requires adjustments for true profit/loss and correct financial position. Each adjustment affects P&L and Balance Sheet.
Important Adjustments (with entries) പ്രധാന ക്രമീകരണങ്ങൾ
| Adjustment | Entry | P&L effect | B/S effect |
|---|---|---|---|
| Closing Stock | Closing Stock A/c Dr.; To Trading A/c | Credited to Trading | Asset (Current) |
| Outstanding Expenses | Concerned Expense A/c Dr.; To Outstanding Expense A/c | Added to expense | Liability |
| Prepaid Expenses | Prepaid Expense A/c Dr.; To Concerned Expense A/c | Deducted from expense | Asset |
| Accrued Income | Accrued Income A/c Dr.; To Concerned Income A/c | Added to income | Asset |
| Income Received in Advance | Concerned Income A/c Dr.; To Income Received in Advance A/c | Deducted from income | Liability |
| Depreciation | Depreciation A/c Dr.; To Asset/Provision A/c | Debited | Deducted from asset |
| Further Bad Debts | Bad Debts A/c Dr.; To Sundry Debtors A/c | Added to bad debts | Deducted from debtors |
| Provision for Doubtful Debts | P&L A/c Dr.; To Provision A/c (if new > old) | Debited | Deducted from debtors |
| Provision for Discount on Debtors | P&L A/c Dr.; To Provision for Discount A/c | Debited | Deducted from debtors |
| Manager's Commission | P&L A/c Dr.; To Commission Outstanding A/c | Debited | Liability |
| Interest on Capital | Interest on Capital A/c Dr.; To Capital A/c | Debited | Added to capital |
Solved Illustrations ഉദാഹരണങ്ങൾ
Q.1 Adjustment entries for:
a) Wages outstanding 2,000 → Wages A/c Dr. 2,000; To Outstanding Wages A/c 2,000.
b) Depreciation 5,000 → Depreciation A/c Dr. 5,000; To Machinery A/c 5,000.
c) Rent received in advance 3,000 → Rent A/c Dr. 3,000; To Rent Received in Advance A/c 3,000.
d) Salary prepaid 7,000 → Prepaid Salary A/c Dr. 7,000; To Salary A/c 7,000.
e) Interest receivable 4,000 → Accrued Interest A/c Dr. 4,000; To Interest A/c 4,000.
Q.4 Journal entries:
(a) Goods costing 5,000 taken by proprietor → Drawings A/c Dr. 5,000; To Purchases A/c 5,000.
(b) Goods 2,500 distributed as free sample → Free Sample A/c Dr. 2,500; To Purchases A/c 2,500.
Final Accounts – Complete Example അന്തിമ അക്കൗണ്ടുകൾ – പൂർണ്ണ ഉദാഹരണം
M/s Arjun associates – Trial Balance (31.3.2022): Purchases 50,000; Sales 64,000; Opening stock 10,000; Discount received 1,000; Carriage inwards 1,000; Creditors 4,000; Cash 5,000; Bills payable 5,000; Wages 4,000; Capital 40,000; Insurance 3,000; Investment 12,000; Debtors 5,000; Bills receivable 2,000; Commission 1,500; Interest 2,500; Carriage outward 3,000; Furniture 15,000; Total 1,14,000.
Adjustments: 1. Depreciate Furniture @10% (1,500). 2. Wages outstanding 1,000. 3. Insurance prepaid 1,000. 4. Closing stock 12,000.
Trading & P&L A/c (Dr): Opening stock 10,000; Purchases 50,000; Wages 4,000+1,000=5,000; Carriage inwards 1,000; Gross Profit c/d 10,000 → Total 76,000. (Cr): Sales 64,000; Closing stock 12,000 → Total 76,000. Gross Profit b/d 10,000; Discount received 1,000; Interest 2,500; (Dr side): Insurance 3,000–1,000=2,000; Depreciation 1,500; Carriage outward 3,000; Commission 1,500; Net Profit 5,000 → Total 13,500.
Balance Sheet: Liabilities: Bills payable 5,000; Creditors 4,000; Outstanding wages 1,000; Capital 40,000+Net Profit 5,000=45,000. Assets: Cash 5,000; Bills receivable 2,000; Debtors 5,000; Closing stock 12,000; Prepaid insurance 1,000; Furniture (15,000–1,500)=13,500; Investment 12,000. Total 50,500.
❓ KEY PREVIOUS YEAR QUESTIONS (WITH ANSWERS) മുൻ വർഷ ചോദ്യങ്ങൾ (ഉത്തരങ്ങളോടെ)
- Q: Correct sequence of accounting process? A: Identifying, Recording, Classifying, Summarising. തിരിച്ചറിയൽ, രേഖപ്പെടുത്തൽ, വർഗ്ഗീകരണം, സംഗ്രഹിക്കൽ.
- Q: Not an objective of Trial Balance? (2021 Imp) A: To know financial position. സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി അറിയുക.
- Q: Depreciation is charged on? (2021 March) A: Fixed Assets.
- Q: Which is not a financial statement? (2022 June) A: Cash Book.
- Q: In sole proprietorship, Balance Sheet usually arranged in? (2020 IMP) A: Liquidity order.
- Q: What is contra entry? A: Entry affecting both cash and bank (e.g., cash deposited).
- Q: What is the formula for COGS? A: Opening Stock + Net Purchases + Direct Expenses – Closing Stock.
- Q: Differentiate between provision and reserve. A: Provision is a charge; reserve is an appropriation.
- Q: What is the accounting equation? A: Assets = Liabilities + Capital.
- Q: Give two examples of capital expenditure. A: Purchase of machinery, installation expenses.
- Q: What is the meaning of going concern concept? A: Business will continue indefinitely.
- Q: What is the rule for conservatism? A: Do not anticipate profits, provide for all losses.
- Q: What is a suspense account? A: Account used to temporarily place the difference in Trial Balance.
- Q: Write the journal entry for goods withdrawn by proprietor. A: Drawings A/c Dr.; To Purchases A/c.
- Q: What is the difference between trade discount and cash discount? A: Trade discount is deducted from list price, not recorded; cash discount is recorded for prompt payment.
