1. Meaning / അർത്ഥം
Definition: “Organising is the process of identifying and grouping the work to be performed, defining and delegating responsibility and authority and establishing relationships for the purpose of enabling people to work most effectively together in accomplishing objectives.” – Louis A. Allen
മലയാളം: “ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിനായി ആളുകളെ ഏറ്റവും ഫലപ്രദമായി ഒരുമിച്ച് പ്രവർത്തിക്കാൻ പ്രാപ്തരാക്കുന്നതിന്, നിർവഹിക്കേണ്ട ജോലികൾ തിരിച്ചറിയുകയും ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്യുകയും, ഉത്തരവാദിത്തവും അധികാരവും നിർവചിക്കുകയും നിയോഗിക്കുകയും, ബന്ധങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് സംഘാടനം.”
Simple Hint: Organising is the function of arranging people and resources to work together to achieve a goal. It's like deciding who will do what, who will be in charge of whom, and how different parts coordinate.
2. Steps in the Process / സംഘാടന പ്രക്രിയയിലെ ഘട്ടങ്ങൾ
- Division of work (തൊഴിൽ വിഭജനം): Total work is divided into smaller tasks to bring specialization – ആകെയുള്ള ജോലിയെ ചെറിയ ജോലികളായി വിഭജിക്കുക.
- Departmentalisation (വകുപ്പുകളാക്കൽ): Similar activities are grouped together to form departments – സമാന പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഒരുമിച്ച് ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്ത് വകുപ്പുകൾ രൂപീകരിക്കുക.
- Assigning duties (ചുമതല ഏൽപ്പിക്കൽ): Placing the right person in the right job and allocating duties – ശരിയായ വ്യക്തിയെ ശരിയായ ജോലിയിൽ നിയമിക്കുകയും ചുമതലകൾ നൽകുകയും ചെയ്യുക.
- Establishing reporting relationships (അധികാര-ഉത്തരവാദിത്ത ബന്ധം നിർണ്ണയിക്കൽ): Creating an authority structure linking all members – എല്ലാ അംഗങ്ങളെയും ബന്ധിപ്പിക്കുന്ന ഒരു അധികാര ഘടന സൃഷ്ടിക്കുക.
3. Importance / പ്രാധാന്യം
- Specialisation (വൈദഗ്ദ്ധ്യവൽക്കരണം): Division of work encourages efficiency – തൊഴിൽ വിഭജനം കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.
- Clarity in working relationships (സുനിശ്ചിതമായ ജോലികൾ): Clear lines of communication and accountability – ആശയവിനിമയത്തിനും ഉത്തരവാദിത്തത്തിനും വ്യക്തമായ മാർഗ്ഗം.
- Optimum utilisation of resources (വിഭവങ്ങളുടെ പരമാവധി ഉപയോഗം): Proper use of materials, finance, and people – വസ്തുക്കൾ, ധനം, ആളുകൾ എന്നിവയുടെ ശരിയായ ഉപയോഗം.
- Adaptation to change (മാറ്റങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടൽ): Facilitates structural modifications – ഘടനാപരമായ മാറ്റങ്ങൾ സുഗമമാക്കുന്നു.
- Effective Administration (കാര്യക്ഷമമായ ഭരണം): Avoids confusion and duplication of work – ആശയക്കുഴപ്പവും ജോലിയുടെ ആവർത്തനവും ഒഴിവാക്കുന്നു.
- Development of personnel (ജീവനക്കാരുടെ വളർച്ച): Delegation gives managers opportunity to grow – അധികാര വിനിയോഗം മാനേജർമാർക്ക് വളരാനുള്ള അവസരം നൽകുന്നു.
- Expansion and growth (വിപുലീകരണവും വളർച്ചയും): Helps in adding new departments or product lines – പുതിയ വകുപ്പുകളോ ഉൽപ്പന്ന നിരകളോ ചേർക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
4. Organisation Structure / സംഘടനാ ഘടന
A) Functional Structure (ഫങ്ഷണൽ ഘടന)
Meaning: Departments created on the basis of functions performed (e.g., Production, Marketing, Finance) – നിർവ്വഹിക്കുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ വകുപ്പുകൾ രൂപീകരിക്കുന്നു.
Merits: Logical, specialisation, departmental coordination, delegation, training of specialists.
Demerits: Functional empires, difficult to fix responsibility, restricts development of all-round managers.
B) Divisional Structure (ഡിവിഷണൽ ഘടന)
Meaning: Structure based on product lines or geographical divisions – ഉൽപ്പന്ന നിരകളുടെയോ ഭൂമിശാസ്ത്രപരമായ ഡിവിഷനുകളുടെയോ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള ഘടന.
Merits: Product specialisation, easier coordination, faster decisions, accountability clear.
Demerits: Duplication of resources, high cost, under-utilisation of capacity possible.
Comparison (താരതമ്യം)
| Basis | Functional Structure | Divisional Structure |
|---|---|---|
| Formation | Based on functions | Based on product lines |
| Specialisation | Functional specialisation | Product specialisation |
| Responsibility | Difficult to fix | Easy to fix |
| Managerial Development | Limited scope | Easier, due to autonomy |
| Cost | Economical | Costly (duplication) |
5. Formal & Informal Organisation / ഔപചാരിക-അനൗപചാരിക സംഘടന
Formal Organisation (ഔപചാരിക സംഘടന)
Meaning: Deliberately designed structure of relationships by top management – മുതിർന്ന മാനേജ്മെന്റ് മനഃപൂർവ്വം രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത ബന്ധങ്ങളുടെ ഘടന.
Features: Official, goal-oriented, based on rules, stable.
Merits: Orderly work, avoids duplication, unity of command, stability.
Demerits: Delays, ignores social needs, rigid.
Informal Organisation (അനൗപചാരിക സംഘടന)
Meaning: Network of personal and social relationships arising spontaneously – സ്വതസിദ്ധമായി ഉടലെടുക്കുന്ന വ്യക്തിപരവും സാമൂഹികവുമായ ബന്ധങ്ങളുടെ ശൃംഖല.
Features: Spontaneous, no rules, personal relationships, no definite structure.
Merits: Quick communication, fulfills social needs, better feedback.
Demerits: Spreads rumours, may work against management, personal interests dominate.
6. Key Previous Year Questions (with answers)
- Network of social relationships among employees denotes? (2021 Mar) → Informal organisation.
- Number of subordinates under a supervisor's direct control is called? (2021 Mar) → Span of management / Span of control.
- Granting authority to subordinates to operate within prescribed limit is called? (2021 Say) → Delegation.
- Complete series: Functional structure - based on functions; Divisional structure - based on ? (2022 Say) → Product lines.
- Obligation of a subordinate to properly perform assigned duty is called? (2023 Say, 2024 Say) → Responsibility.
- Which does not follow scalar chain? (2024 Mar) → Informal organisation.
- Identify network of social relationships arising spontaneously? (2025 Mar) → Informal organisation.
- Process of grouping similar activities to facilitate specialisation is called? (2025 Say) → Departmentalisation.
- Number of subordinates a superior can effectively supervise is termed as? (2025 Say) → Span of control.
- Hint: Delegation - Transfer of authority; Decentralisation - ? (2019 Mar) → Delegation to the lowest level (systematic dispersal of authority).
- Megha Ltd has Production, Purchase, Marketing, Finance, HR. Which structure? Write two advantages? (2019 Say) → Functional structure; Specialisation, departmental coordination.
- Arrange steps: a) Assignment of duties b) Departmentalisation c) Division of work d) Reporting relationships? (2021 Mar) → c, b, a, d.
- Explain elements of delegation? (2025 Mar & Say) → Authority (right to order), Responsibility (obligation to perform), Accountability (answerability).
- Differentiate between formal and informal organisation? (2018 Mar, 2021 Mar, 2021 Say, 2024 Mar) → Refer section 5 above.
- Employees formed cricket team. Name the type and write any three features? (2019 Say) → Informal organisation; features: spontaneous, personal relations, no rules.
- Differences between functional and divisional structure? (2023 Mar) → Refer comparison table in section 4.
- Draw diagram showing functional structure? (2023 Say) → Top manager with departments like Production, Marketing, Finance under it.
- Metro Ltd has Purchase, Production, Marketing, Finance. Suggest suitable structure? State two merits and demerits? (2018 Say) → Functional structure; merits: specialisation, coordination; demerits: conflict, difficult to fix responsibility.
- Star Ltd produces cosmetics, garments, medicines. Suggest structure? Draw diagram? State two advantages? (2019 Mar) → Divisional structure; diagram with three divisions under CEO; advantages: product focus, accountability.
- Distinguish between delegation and decentralisation? (2020 Say, 2021 Mar) → Delegation is process of granting authority; Decentralisation is result/ philosophy. Delegation is necessary in all orgs; Decentralisation is optional.
- Decentralisation is an optimal policy. Explain why an organisation would choose to be decentralized? (2025 Mar) → Reduces burden on top management, motivates lower levels, faster decisions, facilitates growth.
- The interaction among people at work gives rise to a network of social relationships. a) Called? b) Two features? c) Two merits? (2025 Say) → a) Informal organisation; b) Spontaneous, personal relations; c) Quick communication, social need fulfilment.
- Write any Six differences between formal and informal organization? (2022 Mar & Say) → Refer section 5: formal is designed, official, rigid; informal is spontaneous, unofficial, flexible, etc.
📘 Micro Notes – +2 Business Studies (Chapter 5: Organising)
SimonMash.com
