Focus Points 2022 CHAPTER -3 USE OF SPREAD SHEET IN BUSINESS APPLICATIONS ENGLISH WITH MALAYALAM NOTE

Spreadsheet can be used for a number of purposes in business, some of them are Payroll Accounting, Asset Management and Loan Repayment Schedule. 
ബിസിനസ്സിലെ നിരവധി ആവശ്യങ്ങൾ‌ക്കായി സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റ് ഉപയോഗിക്കാം, അവയിൽ ചിലത് ശമ്പള അക്കണ്ടിംഗ്, അസറ്റ് മാനേജുമെന്റ്, വായ്പ തിരിച്ചടവ് ഷെഡ്യൂൾ എന്നിവയാണ്.

Payroll is the statement prepared by every organisation to show the detailed salary calculation. It includes BP and allowances such as DA,TA,CCA,HRA and deductions such as contribution to PF,SLI,GIS,TDS,Loan Repayments etc.

വിശദമായ ശമ്പള കണക്കുകൂട്ടൽ കാണിക്കാൻ ഓരോ ഓർഗനൈസേഷനും തയ്യാറാക്കിയ പ്രസ്താവനയാണിത് . ശമ്പളം ബിപിയോടൊപ്പം വിവിധ  അലവൻസുകളായ ഡി‌എ, ടി‌എ, സി ‌സി‌എ, എച്ച്‌ആർ‌എ മുതലായവ ചേർന്നതും പി‌എഫ്, എസ്‌എൽ‌ഐ, ജി‌ഐ‌എസ്, ടി‌ഡി‌എസ്, വായ്പ തിരിച്ചടവ്  പോലുള്ള കിഴിവുകൾ ഉൾപ്പെട്ടത്തുനാകുന്നു. 

Gross pay = BP+ Total Allowances (DA,TA,CCA,HRA)

മൊത്ത ശമ്പളം = ബിപി + ആകെ അലവൻസുകൾ (ഡി‌എ, ടി‌എ, സി‌സി‌എ, എച്ച്‌ആർ‌എ)

Net pay=  Gross pay - Total Deductions.. (PF, SLI, GIS, TDS, Loan repay)

അറ്റ ശമ്പളം = മൊത്ത വേതനം - ആകെ കിഴിവുകൾ .. (പിഎഫ്, എസ്‌എൽ‌ഐ, ജി‌ഐ‌എസ്, ടി‌ഡി‌എസ്, വായ്പ തിരിച്ചടവ്)

Components of Payroll
ശമ്പളപ്പട്ടികയുടെ ഘടകങ്ങൾ

Earnings
വരുമാനം

1. Basic Pay (BP): It is the pay in the pay scale plus Grade Pay, but doesn’t include special pay.
   അടിസ്ഥാന ശമ്പളം (ബിപി): ഇത് ശമ്പള സ്കെയിലിലെ ശമ്പളവും ഗ്രേഡ് പേയുമാണ്, പക്ഷേ പ്രത്യേക വേതനം ഉൾപ്പെടുന്നില്ല.
   
   
2. Grade Pay (GP): It is the pay to be added to Basic Pay according to the designation of the employee. Eg. An amount added to the BP on completing 15 years of service.
   ഗ്രേഡ് പേ (ജിപി): ജീവനക്കാരന്റെ പദവി അനുസരിച്ച് അടിസ്ഥാന ശമ്പളത്തിൽ ചേർക്കേണ്ട ശമ്പളമാണിത്. ഉദാ. 15 വർഷത്തെ സേവനം പൂർത്തിയാക്കിയ ശേഷം ബിപിയിൽ ചേർത്ത തുക.
   
   
3. Dearness Pay (DP): It is the portion of Dearness Allowance which has been declared and deemed to have been merged with Basic Pay.
   ഡിയർനെസ് പേ (ഡിപി): ഡിയർനെസ് അലവൻസിന്റെ ഭാഗമാണ് അടിസ്ഥാന ശമ്പളവുമായി ലയിപ്പിച്ചതായി പ്രഖ്യാപിക്കുകയും കണക്കാക്കുകയും ചെയ്യുന്നത്.
   
   
4. Dearness Allowance (DA): It is the compensation for reduction in the purchasing power of money due to price rise. It is granted by Govt. periodically as a percentage of Basic Pay + Dearness Pay.
   ഡിയർനെസ്  അലവൻസ് (ഡി‌എ): വിലക്കയറ്റം മൂലം പണത്തിന്റെ വാങ്ങൽ ശേഷി കുറയ്ക്കുന്നതിനുള്ള നഷ്ടപരിഹാരമാണിത്. ഇത് അനുവദിക്കുന്നത് സർക്കാർ ആനുകാലികമായി അടിസ്ഥാന പേ +ഡിയർനെസ്  ശമ്പളത്തിന്റെ ശതമാനമായി.
   
   
5. House Rent Allowance (HRA): It is an amount paid to facilitate employee in acquiring rental accommodation.
   ഹൌസ്സ്  റെന്റ് അലവൻസ് (എച്ച്ആർ‌എ): വാടക താമസ സൗകര്യം നേടുന്നതിന് ജീവനക്കാരെ സഹായിക്കുന്നതിന് അടച്ച തുകയാണിത്.
   
   
6. Transport Allowance (TA / TRA) : Transport allowance granted to employee for the purpose of travelling between place of duty and residence.
   ട്രാൻസ്പോർട്ട് അലവൻസ് (ടി‌എ / ടി‌ആർ‌എ): ഡ്യൂട്ടി സ്ഥലത്തിനും താമസസ്ഥലത്തിനുമിടയിൽ യാത്ര ചെയ്യുന്നതിനായി ജീവനക്കാർക്ക് ഗതാഗത അലവൻസ് നൽകി.
   
   
7. Any other Earnings (AOE): It includes Education Allowance, Medical Allowance, Washing Allowance etc.
   മറ്റേതെങ്കിലും വരുമാനം (AOE): ഇതിൽ വിദ്യാഭ്യാസ അലവൻസ്, മെഡിക്കൽ അലവൻസ്, വാഷിംഗ് അലവൻസ് തുടങ്ങിയവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

Deductions :
കിഴിവുകൾ:

1. Professional Tax (PT): It is a statutory deduction according to the legislature of State Governments.
   പ്രൊഫഷണൽ ടാക്സ് (പി ടി): സംസ്ഥാന സർക്കാരുകളുടെ നിയമസഭ അനുസരിച്ച് ഇത് നിയമപരമായ കിഴിവാണ്.
   
   
2. Provident Fund (PF): It is a statutory deduction as a part of social security. It is deducted as certain percentage of Basic Pay + Dearness Pay.
   പ്രൊവിഡന്റ് ഫണ്ട് (പി‌എഫ്): സാമൂഹിക സുരക്ഷയുടെ ഭാഗമായി ഇത് നിയമപരമായ കിഴിവാണ്. അടിസ്ഥാന ശമ്പള +ഡിയർനെസ്സ്  ശമ്പളത്തിന്റെ നിശ്ചിത ശതമാനമായി ഇത് കുറയ്ക്കുന്നു.
   
   
3. Tax Deductions at Source (TDS): It is a statutory deduction. It is the monthly instalment of total Income Tax payable during the year.
   ഉറവിടത്തിൽ നികുതി കിഴിവുകൾ (ടിഡിഎസ്): ഇത് ഒരു നിയമപരമായ കിഴിവാണ്. വർഷത്തിൽ അടയ്ക്കേണ്ട മൊത്തം ആദായനികുതിയുടെ പ്രതിമാസ ഗഡുമാണിത്.
   
   
4. Recovery of Loan Instalment (LOAN): Deduction towards loan provided by the employer to the employee.
   റിക്കവറി ഓഫ് ലോൺ ഇൻസ്റ്റാൾമെന്റ് (LOAN): തൊഴിലുടമ ജീവനക്കാരന് നൽകുന്ന വായ്പയ്ക്കുള്ള കിഴിവ്.
   
   
5. Any other Deductions (AOD) : Any other deductions made towards ‘Advance against Salary’, ‘Food Grains Advance’, ‘Festival Advance’ etc.
   മറ്റേതെങ്കിലും കിഴിവുകൾ (AOD): ‘ശമ്പളത്തിനെതിരായ മുന്നേറ്റം’, ‘ഭക്ഷ്യധാന്യങ്ങളുടെ മുന്നേറ്റം’, ‘ഉത്സവ മുന്നേറ്റം’ മുതലായവയിൽ വരുത്തുന്ന മറ്റേതെങ്കിലും കിഴിവുകൾ.

Asset Accounting
അസറ്റ് അക്കണ്ടിംഗ്

Asset Accounting covers the complete life cycle of an asset. It means maintain assets register by considering the depreciation of the asset. The inbuilt functions of LibreOffice calc make the asset accounting more easier.

അസറ്റ് അക്കണ്ടിംഗ് ഒരു അസറ്റിന്റെ സമ്പൂർണ്ണ ജീവിത ചക്രം ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. അസറ്റിന്റെ മൂല്യത്തകർച്ച (ഡിപ്രീസിയേഷൻ ) പരിഗണിച്ച് അസറ്റ് രജിസ്റ്റർ നിലനിർത്തുക എന്നാണ് ഇതിനർത്ഥം. ലിബ്രെ ഓഫീസ് കൽക്കിന്റെ ഇൻബിൽറ്റ് ഫംഗ്ഷനുകൾ അസറ്റ് അക്കണ്ടിംഗ് കൂടുതൽ എളുപ്പമാക്കുന്നു.

Depreciation means the gradual and permanent decrease in the value of fixed asset. Normally

there are two methods for charging depreciation; they are

മൂല്യത്തകർച്ച എന്നാൽ സ്ഥിര ആസ്തിയുടെ മൂല്യത്തിൽ ക്രമേണ സ്ഥിരമായി കുറയുന്നു. സാധാരണയായി മൂല്യത്തകർച്ച ഈടാക്കാൻ രണ്ട് രീതികളുണ്ട്; അവ:

1. Straight Line Method (SLM  Fixed Instalment) 
   സ്‌ട്രെയിറ്റ് ലൈൻ രീതി (എസ്‌എൽ‌എം ഫിക്സഡ് ഇൻ‌സ്റ്റാൾ‌മെന്റ്)
   
   
2. Written down value method ( DB Diminishing Balance method)
   എഴുതിയ മൂല്യം രീതി (ഡിബി കുറയ്ക്കുന്ന ബാലൻസ് രീതി)

Straight Line Method (SLM  Fixed Instalment)
സ്‌ട്രെയിറ്റ് ലൈൻ രീതി (എസ്‌എൽ‌എം ഫിക്സഡ് ഇൻ‌സ്റ്റാൾ‌മെന്റ്)

Under straight line method, a fixed amount is deducted from the value of an asset. In other

words depreciation charged every year is uniform.

നേർരേഖാ രീതിക്ക് കീഴിൽ, ഒരു നിശ്ചിത തുക ഒരു അസറ്റിന്റെ മൂല്യത്തിൽ നിന്ന് കുറയ്ക്കുന്നു. മറ്റൊരാർത്ഥത്തിൽ ഓരോ വർഷവും ഈടാക്കുന്ന മൂല്യത്തകർച്ച തുല്യമായിരിക്കും. 

Syntax: = SLN(Cost, Salvage, Life)

• Cost = Purchase Value + Other Expenses (Transportation charges, installation charges, Pre-operating expenses etc.)
• Salvage = Scrap value after the life of asset.
• Life = It indicates the life period of asset.
  
  
• ചെലവ് = വാങ്ങൽ മൂല്യം + മറ്റ് ചെലവുകൾ (ഗതാഗത നിരക്കുകൾ, ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ നിരക്കുകൾ, പ്രീ-ഓപ്പറേറ്റിംഗ് ചെലവുകൾ തുടങ്ങിയവ)
• സാൽ‌വേജ് = അസറ്റിന്റെ ജീവിതത്തിനുശേഷം സ്ക്രാപ്പ് മൂല്യം.
• ജീവിതം = ഇത് ആസ്തിയുടെ ആയുസ്സ് സൂചിപ്പിക്കുന്നു.

Eg. An asset purchased for Rs. 10,000 and its installation cost is Rs. 1,000. The useful life of the

asset is 10 years, at the end of which it will bring a salvage value of Rs.2,000.

These details can be applied in SLN Function to calculate Straight Line Depreciation as follows:-

=SLN(11000,2000,10) The result is Rs.900

Written down value method ( DB Diminishing Balance method)
എഴുതിയ മൂല്യം രീതി (ഡിബി കുറയ്ക്കുന്ന ബാലൻസ് രീതി)

Under this method the amount of depreciation will diminish year after year because of depreciation is calculated on the written down value of asset.
അസറ്റിന്റെ രേഖാമൂലമുള്ള മൂല്യത്തിൽ മൂല്യത്തകർച്ച കണക്കാക്കുന്നതിനാൽ ഈ രീതി അനുസരിച്ച് മൂല്യത്തകർച്ചയുടെ അളവ് വർഷം തോറും കുറയും.

Syntax: =DB(cost, salvage, life, period, months)

• Cost – The original cost of the asset.
• Salvage – The salvage value after the life period.
• Life – Life period of asset.
• Period – The year for which the depreciation is calculated, say 1st year , 5th year etc.
• Months – (This is Optional) It is the number of months in the first year, it is applicable only if the asset is purchased in the middle of the year. If this parameter is omitted, the DB function will assume that there are 12 months in 1st year.

• ചെലവ് - അസറ്റിന്റെ യഥാർത്ഥ വില.
• സാൽ‌വേജ് - ജീവിത കാലയളവിനുശേഷം രക്ഷാ മൂല്യം.
• ജീവിതം - ആസ്തിയുടെ ആയുസ്സ്.
• കാലയളവ് - മൂല്യത്തകർച്ച കണക്കാക്കുന്ന വർഷം, ഒന്നാം വർഷം, അഞ്ചാം വർഷം മുതലായവ പറയുക.
• മാസങ്ങൾ - (ഇത് ഓപ്ഷണലാണ്) ഇത് ആദ്യ വർഷത്തിലെ മാസങ്ങളുടെ എണ്ണമാണ്, ഇത് ബാധകമാണ്
• വർഷത്തിന്റെ മധ്യത്തിൽ അസറ്റ് വാങ്ങിയാൽ മാത്രം. ഈ പാരാമീറ്റർ ഒഴിവാക്കിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഒന്നാം വർഷത്തിൽ 12 മാസമുണ്ടെന്ന് ഡിബി ഫംഗ്ഷൻ അനുമാനിക്കും.

Eg1: original cost of an asset Rs 100000, scrap 5000, effective life 10 years , 12 months in a year

(a) First year

DB(100000,5000,10, 1,12)

(b) Second year

DB( 100000,5000,10,2,12) and so on

Eg (2) the above example if depreciation for 4 months in the first year

DB( 100000, 5000,10,1,4)