Chapter 1: Nature and Significance of Management
1. Definition / നിർവചനം
Mary Parker Follett: “Art of getting things done through people.”
മലയാളം: “ആളുകളിലൂടെ കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യിക്കുന്ന കല.”
Koontz & Weihrich: “Process of designing & maintaining environment for efficient goal achievement.”
2. Key Concepts / പ്രധാന ആശയങ്ങൾ
Management as: economic resource, class, authority system, discipline, process.
മലയാളം: സാമ്പത്തിക വിഭവം, ക്ലാസ്സ്, അധികാര വ്യവസ്ഥ, പഠനവിഷയം, പ്രക്രിയ.
3. Objectives / ലക്ഷ്യങ്ങൾ
- Organisational (സംഘടനാ): Survival, Profit, Growth – (അതിജീവനം, ലാഭം, വളർച്ച).
- Social (സാമൂഹിക): Quality goods, jobs, eco‑friendly – (ഗുണമേന്മയുള്ള ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ, തൊഴിൽ, പരിസ്ഥിതി സൗഹൃദം).
- Personal (വ്യക്തിഗത): Fair pay, recognition, growth – (ഉയർന്ന ശമ്പളം, അംഗീകാരം, വികസനം).
4. Importance / പ്രാധാന്യം
- Optimum utilisation of scarce resources – ദുർലഭ വിഭവങ്ങളുടെ ഒപ്റ്റിമം ഉപയോഗം.
- Accomplishment of group goals – കൂട്ടായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാൻ സഹായിക്കുന്നു.
- Minimises cost – ചെലവ് കുറയ്ക്കുന്നു.
- Helps in social development – സാമൂഹിക വികസനത്തിന് സഹായകമാകുന്നു.
- Brings stability to business – ബിസിനസ്സിൽ സ്ഥിരത കൈവരുത്തുന്നു.
5. Nature of Management / സ്വഭാവം
As an Art (കല)
- Personalised application – വ്യക്തിഗത ആവിഷ്കാരം.
- Practice & creativity – പരിശീലനവും സർഗ്ഗാത്മകതയും.
As a Science (ശാസ്ത്രം)
- Systematised body of knowledge – ചിട്ടയായ വിജ്ഞാനശാഖ.
- Principles based on experiments – പരീക്ഷണങ്ങളുടെ ഫലമായുള്ള തത്ത്വങ്ങൾ.
- Universal validity – സാർവത്രിക സ്വീകാര്യത.
- But it is an inexact science – കൃത്യതയില്ലാത്ത ശാസ്ത്രം (deals with human behaviour).
As a Profession (വിദഗ്ദ്ധ തൊഴിൽ)
- Specialised knowledge – പ്രത്യേക പഠനവിഷയം.
- Restricted entry – നിയന്ത്രിത പ്രവേശനം (though not compulsory).
- Professional associations – പ്രൊഫഷണൽ സംഘടന (eg. AIMA).
- Code of conduct – പെരുമാറ്റച്ചട്ടങ്ങൾ.
- Not a full‑fledged profession – പൂർണ്ണ പ്രൊഫഷനല്ല (no compulsory license, salary based).
6. Levels of Management / മാനേജ്മെന്റ് തലങ്ങൾ
Top Level Management (ഉന്നത തലം)
Chairman, CEO, MD, Board of Directors.
- Formulate policies & strategies – നയങ്ങളും തന്ത്രങ്ങളും രൂപീകരിക്കുക.
- Set organisational goals – സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിർണ്ണയിക്കുക.
- Overall coordination & control – മൊത്തത്തിലുള്ള ഏകോപനവും നിയന്ത്രണവും.
- Appoint middle level executives – മധ്യനിര മാനേജർമാരെ നിയമിക്കുക.
- Decide expansion & survival strategies – വളർച്ചയും നിലനിൽപ്പും ഉറപ്പാക്കുക.
Middle Level Management (മധ്യ തലം)
Department heads (Production, Marketing, Finance Manager).
- Implement top level plans – ഉന്നതതല പദ്ധതികൾ നടപ്പിലാക്കുക.
- Coordinate activities of departments – വകുപ്പുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുക.
- Recruit & train lower level staff – കീഴ് തല ജീവനക്കാരെ നിയമിക്കുക, പരിശീലിപ്പിക്കുക.
- Report to top management – ഉന്നതതലത്തിന് റിപ്പോർട്ട് നൽകുക.
- Interpret policies for lower levels – നയങ്ങൾ കീഴ് തലത്തിന് വിശദീകരിക്കുക.
Lower Level / Supervisory Level (കീഴ് തലം)
Foreman, Supervisor, Section Officer.
- Oversee daily operations – ദൈനംദിന പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് മേൽനോട്ടം വഹിക്കുക.
- Assign tasks to workers – തൊഴിലാളികൾക്ക് ജോലി നൽകുക.
- Maintain discipline & safety – അച്ചടക്കവും സുരക്ഷയും ഉറപ്പാക്കുക.
- Maintain machinery & equipment – യന്ത്രങ്ങളും ഉപകരണങ്ങളും പരിപാലിക്കുക.
- Act as link between workers & middle management – തൊഴിലാളികൾക്കും മധ്യതലത്തിനും ഇടയിൽ ബന്ധം സ്ഥാപിക്കുക.
7. Functions of Management / ധർമ്മങ്ങൾ
- Planning (ആസൂത്രണം): Deciding in advance – എന്ത്, എങ്ങനെ, എപ്പോൾ, ആര്.
- Organising (സംഘാടനം): Grouping activities & assigning duties – പ്രവർത്തനങ്ങൾ തിരിച്ചറിഞ്ഞ് ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്യുക.
- Staffing (ഉദ്യോഗവൽക്കരണം): Recruitment, training, placement – നിയമനം, പരിശീലനം.
- Directing (നിർദ്ദേശിക്കൽ): Leading, motivating, supervising – നേതൃത്വം, പ്രചോദനം, മേൽനോട്ടം.
- Controlling (നിയന്ത്രണം): Measuring performance & corrective action – പ്രകടനം അളക്കുക, തിരുത്തുക.
8. Co‑ordination – The Essence of Management / ഏകോപനം – മാനേജ്മെന്റിന്റെ സത്ത
Definition: Synchronising activities of different departments. (വിവിധ വകുപ്പുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുക).
Features / സവിശേഷതകൾ
- Integrates group efforts – ഗ്രൂപ്പ് പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഏകീകരിക്കുന്നു.
- Ensures unity of action – പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ ഏകത ഉറപ്പാക്കുന്നു.
- Continuous process – തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയ.
- All pervasive – എല്ലാ തലങ്ങളിലും ആവശ്യം.
- Responsibility of all managers – എല്ലാ മാനേജർമാരുടെയും ഉത്തരവാദിത്തം.
- Deliberate function – ബോധപൂർവ്വം നടത്തുന്ന പ്രക്രിയ.
Importance / പ്രാധാന്യം: Growth in size, functional differentiation, specialisation.
9. Administration vs Management
Administration: Policy formulation, thinking function, top level.
Management: Execution, doing function, middle/lower levels.
10. Key Previous Year Questions (with answers)
- • Policy formulation is function of? (2021 Say) → Top level management.
- • Not an organisational objective? (2019 Mar) → Protecting environment.
- • Synchronising activities of departments is? (2019 Say) → Co-ordination.
- • LULU group donation – which objective? (2019 Say) → Social objective.
- • Management is goal‑oriented, pervasive, multi‑dimensional → (2021 Mar) → All of these.
- • Odd one: Marketing Mgr, MD, Production Mgr, Purchase Mgr (2022 Mar) → MD (Top level).
- • Supervisor belongs to? (2022 Say) → Lower level.
- • Achievement of goals with minimum resources? (2023 Mar) → Efficiency.
- • Chairman belongs to? (2023 Say) → Top level.
- • Nature of management as art includes? (2024 Mar) → All of these (Personalised, practice, creativity).
- • Complete series: Top-MD, Middle-?, Lower-? (2025 Mar) → Dept. head / Supervisor.
- • Management dimensions: work, operations, ___? (2025 Say) → people.
- • Which is not a feature of science? (2024 Say) → Based on practice & creativity.
- • Force that binds all functions? (2025 Mar) → Co-ordination.
- • "Management is an inexact science" – reasons (2020 Say) → Deals with human behaviour, principles not exact.
- • Features of co-ordination (any 4) (2022 Say) → Integrates efforts, unity of action, continuous, all pervasive.
- • Functions of middle level management (any 4) (2023 Mar) → Implement plans, coordinate, recruit lower staff, report to top.
- • Mr. Jojo (Production Manager) – level & functions (2019 Mar) → Middle level; implement policies, coordinate, train staff, report.
- • Explain five functions of management (2021 Say, 2024 Mar) → Planning, Organising, Staffing, Directing, Controlling.
