Total Pageviews

Site Archive

Kerala Plus Two Business Studies Notes Chapter 7 Directing


Kerala Plus Two Business Studies Notes Chapter 7 Directing

Directing
(മാർഗനിർദേശം)

According to Koontz and O’Donnell Directing is a complex function that includes all those activities which are designed to encourage subordinates to work effectively and efficiently”
കീഴ്ജീവനക്കാരെ അവരുടെ ഫലപ്രദമായും കാര്യക്ഷമമായും പ്രവർത്തിക്കാൻ (കഴിവിന്റെ പരമാവധി പ്രവർത്തിക്കാൻ) പ്രേരിപ്പിക്കുന്ന സങ്കീർണ്ണമായ ഒരു ചുമതലയാണ് മാർഗനിർദേശം എന്നാണ് കൂൺസും ഓഡണലും നിർവ്വചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Features/Characteristics of Directing
(മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ)

  1. Initiate action
    (പ്രവർത്തികളുടെ ആരംഭം കുറിക്കുന്നു)
  2. Takes place at every level
    (എല്ലാ തലങ്ങളിലും ആവശ്യമാണ്)
  3. A continuous process
    (ഒരു തുടർ പ്രക്രിയയാണ്)
  4. Flows from top to bottom
    (മുകളിൽനിന്ന് താഴേക്ക് ചലിക്കുന്നു)
  5. Pervasive – This function takes place wherever superior – subordinate relationship exists, i.e., in all the levels of management.
    വ്യാപകമായത് -  അതായത് മികച്ച മാനേജ്മെന്റിന്റെ എല്ലാ തലങ്ങളിലും സബോർഡിനേറ്റ് ബന്ധം നിലനിൽക്കുന്നിടത്തെല്ലാം ഈ പ്രവർത്തനം നടക്കുന്നു

Importance of Directing
(മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)

1. Initiate action
(പ്രവർത്തികളുടെ ആരംഭം കുറിക്കുന്നു)
Planning, organising and staffing are preparations for doing work. The work actually begins only when the manager performs the directing function. Thus directing initiates action.
ആസുത്രണം, സംഘാടനം, ഉദ്യോഗവൽക്കരണം എന്നിവയാണ് ജോലി ചെയ്യുന്നതിനുള്ള തയ്യാറെടുപ്പുകൾ. മാനേജർ ഡയറക്റ്റിംഗ് ഫംഗ്ഷൻ നടത്തുമ്പോൾ മാത്രമാണ് പ്രവൃത്തി ആരംഭിക്കുന്നത്. അങ്ങനെ ഡയറക്റ്റിംഗ്  പ്രവർത്തനത്തിന് തുടക്കമിടുന്നു.

2. Integrates employees efforts 

(തൊഴിലാളികളുടെ അധ്വാനത്തെ സംയോജിപ്പിക്കുന്നു)
It integrates the efforts of individual and group to achieve common objectives. This is possible by supervision, guidance and counselling.
പൊതു ലക്ഷ്യം നേടാനായി വ്യക്തികളുടെയും ഗ്രൂപ്പുകളുടെയും അധ്വാനത്തെ മാർഗനിർദേശം സംയോജിപ്പിക്കുന്നു. മേൽനോട്ടം, മാർഗനിർദേശം, ഉപദേശം എന്നിവയിലൂടെയാണിത് സാധ്യമാകുന്നത്.

3. Provides leadership
(നേതൃത്വം നൽകുന്നു)
Effective directing provides motivation and leadership to the employees, which helps them to identify their potentials and realise their latent capabilities, leading to growth.
നല്ല രീതിയിലുള്ള ഡയറക്ടിംഗ് തൊഴിലാളികൾക്ക് പ്രചോദനവും നേത്യത്വവും നൽകുന്നു. ഇതിലൂടെ തൊഴിലാളികളുടെ ഇപ്പോഴത്തെ നിലനിൽപ്പും പ്രാപ്തിയും മനസ്സിലാക്കാൻ സാധിക്കുന്നു.

4. Introduces changes
(മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരുന്നു)
Most of the empolyees resist changes. They prefer to go on performing their routine work and remain indifferent to new ideas and techniques. Through effective direction, empolyees are induced to accept changes and challenges of the job.
മിക്ക ജീവനക്കാരും മാറ്റങ്ങളെ ഇഷ്ടപ്പെടാത്തവരാണ്. തങ്ങളുടെ പതിവു ജോലികൾ പതിവുപോലെ നിർവ്വഹിക്കാനാണ് അവർ താല്പര്യപ്പെടുന്നത്. പുതിയ ആശയങ്ങളോടും ടെക്നിക്കുകളോ അവർ വിമുഖത കാണിക്കുന്നു. എന്നാൽ ഫലപ്രദമായ മാർഗനിർദേശം വഴി മാറ്റങ്ങളെ സ്വീകരിക്കാനും വെല്ലുവിളികളെ നേരിടാനും അവരെ പ്രേരിപ്പിക്കുന്നു.

5. Provides stability
(നിലനിൽപ്പിന് സഹായിക്കുന്നു)
Effective directing helps to develop cooperation and commitment on part of subordinates. This provide stability to the organisation.
കാര്യക്ഷമമായ മാർഗനിർദേശം വഴി സ്ഥാപനത്തിൽ പരസ്പര സഹകരണവും പ്രതിബദ്ധതയും വളർത്തിയെടുക്കാൻ സാധിക്കുന്നു. ഇത് സ്ഥാപനത്തിന്റെ നിലനിൽപ്പിന് സഹായിക്കുന്നു.

Principles of Direction
(മാർഗനിർദേൾ തത്വങ്ങൾ)

1. Maximum individual contribution
(വ്യക്തികളുടെ പരമാവധി പ്രവർത്തനം)
This principles emphasis that directing techniques must help every individual in the organisation to contribute to his maximum potential for achievement of organisational objectives.
വ്യക്തികളുടെ പരമാവധി പ്രവർത്തനം ഉറപ്പുവരുത്തുന്ന വിധത്തിലാകണം മാർഗനിർദേശ ടെക് നിക്കുകൾ ഉപീകരിക്കേണ്ടത്. എങ്കിൽ മാത്രമേ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ വളരെ വേഗത്തിലും കുറഞ്ഞ ചെലവിലും നേടാൻ സാധിക്കുകയുള്ളൂ.

2. Harmony of objectives
(ലക്ഷ്യങ്ങളുടെ സംഗമം)
Very often, we find that individual objectives of employees and the organisational objectives as understood are conflicting to each other.
സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യവും ജോലിക്കാരുടെ ലക്ഷ്യവും തമ്മിൽ ഒത്തുചർന്നെങ്കിൽ മാത്രമേ ഒരു സ്ഥാപനത്തിന് വിജയിക്കാൻ സാധിക്കുകയുള്ള എന്ന തത്വമാണിത്.

3. Unity of command
(യൂണിറ്റി ഓഫ് കമാന്റ് )
This principle insists that a person in the organisation should receive instructions from one superior only.
ഈ തത്വം അനുസരിച്ച് ഒരു സമയത്ത് ഒരൊറ്റ മേലുദ്യോഗസ്ഥനിൽ നിന്നു മാത്രമേ ഒരു ജീവനക്കാരൻ ഉത്തരവുകൾ സ്വീകരിക്കാൻ പാടുള്ളൂ.

4. Appropriateness of direction technique
(ഉചിതമായ ടെക്നിക്ക്)
According to this principle, appropriate motivational and leadership technique should be used while directing the people based on subordinate needs, capabilities etc. മാനേജർമാർ കീഴ്ജീവനക്കാർക്ക് മാർഗ്ഗനിർദേശം നൽകുമ്പോൾ സാഹചര്യങ്ങൾക്ക് ഇണങ്ങുംവി ധം ഉചിതമായ നേത്യത്വ രീതികളാവണം സ്വീ കരിക്കേണ്ടത്.

5. Managerial communication
(ഉചിതമായ ആശയവിനിമയം)
Effective managerial communication across all the levels in the organisation makes direction effective.
ഡയറക്ടിംഗ് കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമമാകണമെങ്കിൽ മുകളിലേക്കും താഴേക്കമുള്ള ഉചിതമായ ആശയ വിനിമയ രീതി മാനേജർമാർ പിന്തുടരേണ്ടതാണ്

6. Use of informal organisation
(അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം)
A manager should realise that informal groups or organisations exist within every formal organisation.
ഏതൊരു ഔപചാരിക സംഘടനയ്ക്കുള്ളിലും ഒരു അനൗപചാരിക സംഘടനയുാകുമെന്ന കാര്യം മാനേജർ  തിരിച്ചറിതാണ്,

7. Leadership
( നേത്യത്വം )
While directing the subordinates, managers should exercise good leadership.
കീഴ്ജീവനക്കാർക്ക് മാർഗനിർദേശം നൽകുന്നതിന് വേണ്ടി മാനേജ്മെന്റ് ഒരു നല്ല നേത്യത്വം കാഴ്ചവെയ്ക്കണം.

8. Follow through
(തുടർ നടപടികൾ)
Mere giving of an order is not sufficient. Managers should follow it up by reviewing continuously whether orders are being implemented accordingly or any problems are being encountered.
നിർദേശങ്ങളും ഉത്തരവുകളും നൽകുക മാതമല്ല ഡയറക്ടിംഗ്, നിർദേശങ്ങളും ഉത്തരുവുകളും നടപ്പിലാക്കിയോ എന്ന് തുടർന്ന് പരിശോധിക്കുന്നതും ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.

Elements of Direction
(മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ ഘടകങ്ങൾ)

Direction includes the following elements

  1. Supervision
  2. Motivation
  3. Leadership
  4. Communication

1.Supervision
(മേൽനോട്ടം)
According to Viteles “Supervision refers to the direct and immediate guidance and control of subordinates in performance of their task”.
കീഴ്ജീവനക്കാർ അവരുടെ ജോലി നിർവ്വഹിക്കുന്നതിന് നേരിട്ട് നയിക്കുകയും നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് മേൽനോട്ടം എന്നാണ് വൈറ്റലൈസ് നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Supervision is the process of intelligent overseeing of subordinates at work to ensure desired results.
ഫലപ്രാപ്തിയുളവാക്കുന്ന വിധം തന്നെയാണ് കീഴ്ജീവനക്കാർ പണിയെടുക്കുന്നതെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്താൻ വേണ്ട ബുദ്ധിപൂർവ്വമായ മേലന്വേഷണ പ്രക്രിയയാണ് മേൽനോട്ടം,

Importance / Role / Functions of Supervision / Supervisor 
(മേൽനോട്ടത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)

  1. Maintains contact
    സമ്പർക്കം നിലനിർത്തുന്നു
  2. Act as a link
    ചങ്ങലക്കണ്ണിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു
  3. Maintains group activity
    കൂട്ടായ പ്രവർത്തി നിലനിർത്തുന്നു
  4. Ensure performance
    നിർവ്വഹണം ഉറപ്പുവരുത്തുന്നു
  5. Provide on-the-job training
    ജോലിസ്ഥലത്തുള്ള പരിശീലനം ഉറപ്പുവരുത്തുന്നു.
  6. builds morale
    ധാർമ്മികത വളർത്താൻ സഹായിക്കുന്നു
  7. Provides feedback
    വിവരശേഖരണം സാധ്യമാക്കുന്നു

2.Motivation
(പ്രചോദനം)
According to William G Scout “Motivation means a process of stimulating people to action to accomplish desired goals”.
നിശ്ചിത ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടിയെടുക്കാൻ വേണ്ടി തൊഴിലാളികളെ ഉത്തേജിപ്പിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് പ്രചോദനം എന്നാണ് വില്ല്യം ജി കോട്ട് പറയുന്നത്.




Features of Motivation
(പ്രചോദനത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ)

  1. Motivation is a psychological phenomenon
    പ്രചോദനം എന്നത് ഒരു മനശാസ്ത്രപരമായ പ്രതിഭാസമാണ്
  2. Motivation is a goal directed behaviour
    ലക്ഷ്യത്തെ കേന്ദ്രീകരിച്ചുള്ള ഒരു പ്രക്രിയയാണ് പ്രചോദനം
  3. Motivation may be positive or negative
    പ്രചോദനം പോസിറ്റീവ് അല്ലെങ്കിൽ നെഗറ്റീവ് ആയിരിക്കാം
  4. Motivation is complex process
    പ്രചോദനം ഒരു സങ്കീർണ്ണ പ്രകിയയാണ്

Motivation process

Unsatisfied need  Tension  Drives  Search behavior  Satisfied need  Reduction of tension
തൃപ്തികരമല്ലാത്ത ആവശ്യം  പിരിമുറുക്കം ives ഡ്രൈവുകൾ earch തിരയൽ പെരുമാറ്റം  തൃപ്തികരമായ ആവശ്യം ens പിരിമുറുക്കം കുറയ്ക്കൽ

  • 1. Unsatisfied need of an individual is the first stage in motivation.
    ഒരു വ്യക്തിയുടെ തൃപ്തികരമല്ലാത്ത ആവശ്യമാണ് പ്രചോദനത്തിന്റെ ആദ്യ ഘട്ടം

  • 2. Tension – Unsatisfied need creates a tension.
    പിരിമുറുക്കം - തൃപ്തിയില്ലാത്ത ആവശ്യം ഒരു പിരിമുറുക്കം സൃഷ്ടിക്കുന്നു.

  • 3. Drives – Tension stimulates his drives.
    ഡ്രൈവുകൾ - പിരിമുറുക്കം അവന്റെ ഡ്രൈവുകളെ ഉത്തേജിപ്പിക്കുന്നു.
  • 4. Search behavior – Drives put him into a state of search behavior to satisfy his need.

     തിരയൽ പെരുമാറ്റം - അവന്റെ ആവശ്യം നിറവേറ്റുന്നതിനായി ഡ്രൈവുകൾ അവനെ തിരയൽ സ്വഭാവത്തിലേക്ക് നയിക്കുന്നു.

  • 5. Satisfied need – Search behavior ends in satisfied need.
    തൃപ്തികരമായ ആവശ്യം - തിരയൽ സ്വഭാവം സംതൃപ്തമായ ആവശ്യത്തിൽ അവസാനിക്കുന്നു.

  • 6. Reduction of tension – Once the need is satisfied, he is relieved of tension.
     പിരിമുറുക്കം കുറയ്ക്കൽ - ആവശ്യം നിറവേറ്റിക്കഴിഞ്ഞാൽ, അയാൾക്ക് പിരിമുറുക്കത്തിൽ നിന്ന് മോചനം ലഭിക്കും


Importance Of Motivation
(പ്രചോദനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യങ്ങൾ)

1. Improves performance
(നിർവ്വഹണം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു)
Motivation helps to improve the performance level of employees.
തൊഴിലാളികളുടെ നിർവ്വഹണം മെച്ചപ്പെടുത്താൻ പ്രചോദനം സഹായിക്കുന്നു.

2. Builds positive attitude
(പോസറ്റീവ് നിലപാട് വളർത്തിയെടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു)
Motivation helps to change negative attitude of employees to positive attitude.
തൊഴിലാളികളെ നെഗറ്റീവ് ചിന്താഗതികളിൽ നിന്നും പോസറ്റീവായ ചിന്താഗതികളിലേക്ക് മാറ്റിയെടുക്കാൻ പ്രചോദനത്തിലൂടെ സാധിക്കുന്നു.

3. Reduce employees turnover
(തൊഴിലാളികളുടെ പിരിഞ്ഞുപോകൽ കുറയ്ക്കുന്നു)
Motivation helps to reduce employee turnover and thereby saves the cost of new recruitment and training.
പ്രചോദനം തൊഴിലാളികളുടെ പിരിഞ്ഞുപോകൽ കുറയ്ക്കുകയും അതുവഴി പുതിയ പരിശീലനത്തിനും റിക്രൂട്ട്മെന്റിനും വേണ്ട ചെലവ് കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

4. Introduce changes
(മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരുന്നു)
Motivation helps the managers to introduce changes and motivated employees.
മാനേജേഴ്സിന് പുതിയ മാറ്റങ്ങൾ സ്ഥാപനത്തിൽ കൊണ്ടുവരാനും അതുവഴി തൊഴിലാളികളെ പ്രചോദിപ്പിക്കാനും സാധിക്കുന്നു.

5. Reduces absenteeism
(ലീവ്കുറയ്ക്കുന്നു)
Motivation helps to reduce absenteeism by providing proper working conditions, adequate rewards and good relation with supervisor.
മേലധികാരികളും കീഴ്ജീവനക്കാരും തമ്മിൽ നല്ലൊരു ബന്ധം വളർത്തിയെടുക്കുക, നല്ല ജോലി സാഹചര്യം വളർത്തിയെടുക്കുക, പാരിതോഷികം നൽകുക തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങൾ വഴി സ്ഥാപനത്തിലെ ജോലിക്കാരുടെ ആപസെന്റിസം കുറയ്ക്കാൻ സാധിക്കുന്നു.


Maslow’s Need Hierarchy Theory of Motivation



1. Physiological needs
(ശാരീരികാവശ്യങ്ങൾ)
These are the basic needs of an individual and corresponds to primary needs. Need for food, clothing, shelter, sleep etc. are some examples of these needs.
ഭക്ഷണം, വസ്ത്രം, പാർപ്പിടം, തുടങ്ങിയ മനുഷ്യന്റെ അടിസ്ഥാനവാശ്യങ്ങൾ ഉൾപ്പെട്ടതാണ് ശാരീരികാവശ്യങ്ങൾ ഇത്തരം ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാൻ കഴിയാത്ത ഒരാൾക്ക് അതിലുപരിയുള്ള ആവശ്യങ്ങൾ ഉത്ഭവിക്കുകയേയില്ല.

2. Safety or security needs
(സുരക്ഷിതരാധാവശ്യങ്ങൾ)
These needs stand for security and protection from physical and emotional harm. Satisfaction of these needs provide freedom from fear or threat.
ശാരീരികവും മാനസികവുമായ സുരക്ഷിതത്വം ഉറപ്പുവരുത്തുക എന്നതാണ് സുരക്ഷിതത്വവശ്യങ്ങൾ,

3. Social needs
(സാമൂഹ്യാവശ്യങ്ങൾ)
Man is a social in nature. This necessitates meaningful relationship with others. Thus various needs arise in this direction. He needs love and affection, friendship, a sense of belonging, acceptance by others etc. An organisation satisfies these needs by giving encouragement to employees to interact with various social groups.
മനുഷ്യൻ ഒരു സാമൂഹ്യ ജീവിയാകയാൽ അയാൾക്ക് സമൂഹത്തിന്റെ ഭാഗമായി വർത്തിക്കേണ്ടതുണ്ട്. സാമൂഹ്യാവശ്യങ്ങൾ വളരുമ്പോൾ മറ്റുളളവരുമായി അർത്ഥവത്തായ ബന്ധത്തിലേർപ്പെടാൻ അയാൾ തിടുക്കം കൂട്ടും. അയാൾ സ്നേഹിക്കണം, സ്നേഹിക്കപ്പെടണം; മറ്റുളളവരുമായി സൗഹൃദബന്ധം സ്ഥാപിക്കണം ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ വിവിധ ഗ്രൂപ്പുകളായി ഇടപെടാൻ പ്രോത്സാഹനം നൽകുന്നതിലൂടെ സാമൂഹ്യമായ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാൻ ശ്രമിക്കുന്നു.

4. Esteem needs
(അഭിമാനാവശ്യങ്ങൾ)
Esteem needs include desire for status, prestige, dignity, self respect, respect from others etc. The organization can satisfy these needs by recognizing and appreciating good performance, assigning challenging jobs etc.
പദവിയിലേക്കുള്ള ആഗ്രഹം, അന്തസ്സ്, കുലീനത, ആത്മാഭിമാനം, മറ്റുള്ളവരിൽ നിന്നുള്ള ബഹുമാനം തുടങ്ങിയവയാണ് ബഹുമാന ആവശ്യങ്ങൾ. മികച്ച പ്രകടനം തിരിച്ചറിഞ്ഞ് അഭിനന്ദിക്കുക, വെല്ലുവിളി നിറഞ്ഞ ജോലികൾ നൽകുക എന്നിവയിലൂടെ സംഘടനയ്ക്ക് ഈ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാൻ കഴിയും.

5. Self actualisation needs
(സ്വന്തം സാക്ഷാത്ക്കാരത്തിനുള്ള ആവശ്യങ്ങൾ)
This is the highest level of need in the hierarchy. It arises after satisfaction of all previously discussed needs. These needs includes growth, self-fulfillment etc.
ഈ ശേണിയിലെ എറ്റവും ഉയർന്ന തലമാണിത്. ബാക്കിയുള്ള എല്ലാ ആവശ്യങ്ങളും നിറവേറ്റിക്കഴിഞ്ഞതിനുശേഷമാണ് ഈ ആവശ്യം വരുന്നത്. ഒരു വ്യക്തിയുടെ വളർച്ച, സ്വയം പര്യാപ്തത  എന്നിവയെല്ലാം ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.


Maslow’s theory gives emphasis on three important points:
മാസ്‌ലോവിന്റെ സിദ്ധാന്തം മൂന്ന് പ്രധാന കാര്യങ്ങൾക്ക് പ്രാധാന്യം നൽകുന്നു:

  1. Human wants are unlimited and varied.
    മനുഷ്യന്റെ ആഗ്രഹങ്ങൾ പരിധിയില്ലാത്തതും വൈവിധ്യപൂർണ്ണവുമാണ്.
  2. These needs are arranged in a series of preferences. After the lower level needs are satisfied, needs at the higher level emerge and demand satisfaction.
    ഈ ആവശ്യങ്ങൾ മുൻ‌ഗണനകളുടെ ഒരു ശ്രേണിയിലാണ് ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നത്. താഴത്തെ നിലയിലുള്ള ആവശ്യങ്ങൾ തൃപ്തിപ്പെടുത്തിയ ശേഷം, ഉയർന്ന തലത്തിലുള്ള ആവശ്യങ്ങൾ ഉയർന്നുവരുകയും അതു നേടാൻ ശ്രമിക്കുകയും ചെയ്യും 
  3. A satisfied need can never work as a motivator. Needs which are not satisfied act as motivator for influencing human behavior.
    തൃപ്തികരമായ ഒരു ആവശ്യത്തിന് ഒരിക്കലും ഒരു പ്രേരകനായി പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയില്ല. തൃപ്തികരമല്ലാത്ത ആവശ്യങ്ങൾ മനുഷ്യ സ്വഭാവത്തെ സ്വാധീനിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രേരകമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു.

Incentives
പ്രോത്സാഹനങ്ങൾ

In order to satisfy the needs and to motivate the employees, managers offer various incentives. Incentive means all measures which are taken to motivate employees to improve their performance.

ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനും ജീവനക്കാരെ പ്രചോദിപ്പിക്കുന്നതിനും മാനേജർമാർ വിവിധ ആനുകൂല്യങ്ങൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.  ജീവനക്കാരുടെ പ്രകടനം മെച്ചപ്പെടുത്താൻ പ്രേരിപ്പിക്കുന്ന എല്ലാ നടപടികളും ഇതിൽ പെടും.

Financial And Non-Financial Incentives
(സാമ്പത്തിക, സാമ്പത്തികേതര പ്രോത്സാഹനങ്ങൾ)

Financial Incentives
(ധനപരമായ പ്രേരകങ്ങൾ)
It refers to those incentives, which are indirect monetary from or measurable in monetary terms and used to motivate employees for better performance.
ഇത് പണത്തിൽ നിന്ന് അല്ലെങ്കിൽ പണത്തിൽ നിന്ന് അളക്കാവുന്നതും മികച്ച പ്രകടനത്തിനായി ജീവനക്കാരെ പരോക്ഷമായി പ്രേരിപ്പിക്കുന്നതിന് ഉപയോഗിക്കുന്ന പ്രോത്സാഹനങ്ങളെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു.

1. Pay and allowance
(പ്രതിഫലവും വേതനവും)
For every employee, salary is the basic monetary incentive. It includes basic pay, dearness allowance, house rent allowance etc.
എല്ലാ തൊഴിലാളികളുടെയും ശബളമാണ് ധനരമായ അടിസ്ഥാന പ്രേരകം. ഇതിൽ അടിസ്ഥാന ശബളം, ക്ഷാമബത്ത. വീട്ടുവാടക തുടങ്ങിയവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

2. Productivity linked wage incentives
(ഉല്പാദനക്ഷമതാ പ്രതിഫലം)
In this incentive, rewards are given to employees as a percentage of sales achieved.
വിൽപ്പനയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ തൊഴിലാളികൾക്ക് നൽകുന്ന പാരിതോഷികമാണിത്.

3. Bonus
( ബോണസ്)
It is a one time reward for high performance Bonus may be paid in cash or kind over and above salary.
നല്ല രീതിയിലുള്ള പ്രവർത്തനം കാഴ്ചവയ്ക്കന്നവർക്ക് ലഭിക്കുന്ന പാരിതോഷികമാണ് ബോണാസ്. ഇത് പണമായാ അല്ലാതെയോ ശബളത്തിന് പുറമേ നൽകുന്നതാണ്.

4. Profit sharing
(ലാഭവിഹിതം)
It means to provide employees, a share in the profits of the enterprise.
തൊഴിലാളികളുടെ അധ്വാനഫലമായി സ്ഥാപനത്തിനുണ്ടാകുന്ന ലാഭത്തിന്റെ ഒരു വിഹിതം അവർക്കായി നൽകുന്നതാണ് ലാഭവിഹിതം.

5. Co-partnership/ Stock option
(പങ്കാളിത്തം)
In this system, employees are offered shares of the company at a price lower than the market price.
തൊഴിലാളികൾക്ക് ഓഹരികൾ മാർക്കറ്റ് വിലയേക്കാളും കുറച്ച് കൊടുക്കുന്നതാണിത്.

Non-Financial Incentives
(ധനപരമല്ലാത്ത പ്രേരകങ്ങൾ)
All the needs of individuals are not satisfied by money alone. Psycological, social and emotional factors are also play an important role in motivating employees. The incentives which are provided to satisfy these needs are termed as non-financial incentives.
പണം കൊണ്ട് മാത്രം ആളുകളുടെ എല്ലാ ആവശ്യങ്ങളും നിറവേറ്റാൻ സാധിക്കുകയില്ല. തൊഴിലാളികളെ പ്രചോദിപ്പിക്കുന്നതിൽ മനശാസ്ത്രപരമായതും സാമൂഹികമായതും വികാരപരമായ കാര്യങ്ങൾ പ്രധാന പങ്ക് വഹിക്കുന്നുണ്ട്. ഇത്തരം ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാൻ ആവശ്യമായ പ്രേരകങ്ങളെ ധനപരമല്ലാത്ത പ്രേരകങ്ങൾ എന്നുപറയുന്നു.

  1. Status
    പദവി
  2. Organisational climate
    സ്ഥാപനത്തിലെ സ്ഥിതിഗതികൾ
  3. Career advancement opportunity
    തൊഴിൽ പുരോഗതിക്കുള്ള അവസരങ്ങൾ
  4. Job enrichment
    ജോലി വർദ്ധനവ്
  5. Employee recognition programmes
    തൊഴിലാളികൾക്കുള്ള അംഗീകാര പരിപാടികൾ

3. Leadership
(നേത്യത്വം)

According to Koontz and O’Donnell “Leadership is the ability of a manager to induce subordinates to work with confidence and zeal”.
ആത്മവിശ്വാസത്തോടെയും ആവശ്യത്തോടെയും ജോലിച്ചെയ്യാൻ കീഴ്ജീവനക്കാരെ പ്രേരിപ്പിക്കാനുള്ള ഒരു മാനേജരുടെ ശേഷിയാണ് നേത്യത്വം എന്നാണ് കൂൺസും ഓഡോണലും നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Features of Leadership
(നേത്യത്വത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ

  1. It is ability of individual to influence people
    അനുയായികളുടെ പെരുമാറ്റത്തെ സ്വാധീനിക്കുന്ന പ്രവർത്തനമാണ് നേത്യത്വം
  2. It tries to bring change in the behaviour of others
    മറ്റുള്ളവരുടെ പെരുമാറ്റത്തിൽ മാറ്റം വരുത്താൻ സാധിക്കുന്നു.
  3. It is a continuous process
    ഇതൊരു തുടർപ്രക്രിയയാണ്
  4. It explains the interpersonal relation ships between the leaders and followers
    നേതാവും അനുയായികളും തമ്മിൽ നല്ലൊരുബന്ധം സ്ഥാപിച്ചെടുക്കാൻ സാധിക്കുന്നു.
  5. It is a positive and creative
    ഇത് സംശയാതീതവും സ്യഷ്ടിപരമായതുമാണ്

Importance Of Leadership
(നേത്യത്വത്തിന്റെ പ്രധാന്യം)

1. Influence the behaviour of people
(തൊഴിലാളികളുടെ പെരുമാറ്റത്തെ സ്വാധീനിക്കുന്നു)

A good leader influence the behaviour of people and contributes their energies for the benefits of the organisation.
ഒരു നേതാവ് തന്റെ അണികളുടെ പെരുമാറ്റത്ത പ്രചോദിപ്പിക്കുകയും സ്വാധീനിക്കുകയും രൂപപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നതിലൂടെ സ്ഥാപന ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുകയാണ് ചെയ്യുന്നത്.

2. Provide confidence
(ആത്മവിശ്വാസം നൽകുന്നു)
A leader maintains personal relations and helps his followers in fulfilling their needs. He provides confidence, support and encouragement to his followers.
ഒരു നേതാവ് അണികളുമായി നല്ലൊരു ബന്ധം വളർത്തിയെടുക്കുന്നതിനാൽ തൊഴിലാളികളുടെ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാൻ സാധിക്കുന്നു. നേതാവ് അവർക്ക് വേണ്ടി ആത്മവിശ്വാസവും, പിന്തുണയും, പോത്സാഹനവും നൽകുന്നു.

3. Introduces changes
(മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരുന്നു)
Leaders plays a key role in introducing required changes in the organisation.
സ്ഥാപനത്തിന് ആവശ്യമായി വരുന്ന മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരാൻ ഒരു നേതാവിന് സാധിക്കും.

4. Handles conflicts
(തർക്കങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു)
A good leader helps in solving the conflicts among the employees.
തൊഴിലാളിക്കിടയിലുള്ള പ്രശ്നങ്ങൾ ഒത്തു തീർപ്പാക്കാൻ ഒരു നല്ല നേതാവിന് സാധിക്കും.

5. Provide training
(പരിശീലനം നൽകുന്നു)
Leaders make training to their subordinate, in order to make them efficient and to facilitate a smooth succession process.
സ്ഥാപനത്തിലെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നന്നായി നടക്കുന്നതിന് വേണ്ടിയും തൊഴിലാളികളെ പ്രാപ്തരാക്കുന്നതിന് വേണ്ടിയും നേതാവ് അണികൾക്ക് പരിശീലനം നൽകുന്നു.

Qualities of a Good Leader
(നല്ല നേതാവിന്റെ ഗുണങ്ങൾ

1. Physical qualities
(ശാരീരിക ഗുണങ്ങൾ)
A good leader must possess a good height, weight, health and appearance.
ഒരു നല്ല നേതാവിന് നല്ല പൊക്കം, തക്കം, ആരോഗ്യം എന്നിവയുണ്ടായിരിക്കണം.

2. Knowledge
(അറിവ്)
A good leader should have required knowledge and competence.
ഒരു നല്ല നേതാവിന് അറിവും പ്രാപ്തിയുമുണ്ടായിരിക്കണം.

3. Integrity
(സത്യസന്ധത)
A good leader should possess high level of integrity and honesty, so that he can be a role model to others.
ഒരു നല്ല നേതാവിന് അത്യധികം സത്യസന്ധതയും ആത്മാർതയും ഉണ്ടായിരിക്കണം, അദ്ദേഹം മറ്റുള്ളവർക്കൊരു മാതൃകയായിരിക്കണം

4. Initiative
(മുൻകയ്യ്)
A leader should have courage and initiative to do things on his own, rather than waiting for others to do it first.
മറ്റുള്ളവരെ കാത്തുനിൽക്കാതെ ഏതൊരു പ്രവർത്തിയും ധൈര്യസമേതം മുൻകയ്യെടുത്ത് നടത്താൻ ഒരു നല്ല നേതാവിന് കഴിയണം.

5. Communication skill
(ആശയവിനിമയ ഗുണങ്ങൾ)
A leader should be a good communicator. He should be able to clearly explain his views to others.
ഒരു നല്ല നേതാവ് നല്ലൊരു ആശയവിനിമയം നടത്തുന്ന ആളുമായിരിക്കണം, അദ്ദേഹത്തിന്റെ കാഴ്ചപ്പാട് മറ്റുള്ളവരിലേക്കും എത്തിക്കാൻ സാധിക്കണം.

6. Motivation skill
(പ്രചോദിപ്പിക്കാനുള്ള കഴിവ്)
A leader should understand the needs of his employees and motivate them to satisfy their needs.
തൊഴിലാളികളുടെ ആവശ്യങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുന്ന ഒരാളായിരിക്കണം നല്ലൊരു നേതാവ്. തൊഴിലാളികളുടെ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാൻ അവരെ പ്രചോദിപ്പിക്കുകയും വേണം

7. Self-confidence
(ആത്മവിശ്വാസം)
A leader should have a high level of confidence. He should not lose confidence even in the most difficult times.
ഒരു നല്ല നേതാവിന് എപ്പോഴും ആത്മവിശ്വാസമുണ്ടായിരിക്കണം, ഏത് ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള അവസരങ്ങളിലും അയാൾ ആത്മവിശ്വാസം കൈവിടാതെ നോക്കണം.

Leadership Styles
(നേത്യത്വത്തിന്റെ രീതികൾ)


1. Authoritarian or autocratic leadership
(ഏകാധിപത്യ രീതി)
An autocratic leader exercise complete control over the subordinates. He gives orders and expects his subordinates to follow them.
ഈ രീതിയിൽ നേതാവ് ഏകാധിപതിയെപ്പോലെ പെരുമാറുന്നു. എല്ലാ അധികാരങ്ങളും ഇവിടെ നേതാവിൽ നിക്ഷിപ്തമാണ്. തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനുമുമ്പായി കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ അഭിപ്രായങ്ങൾക്ക് ചെവികൊടുക്കുന്നില്ല.

2. Democratic or participative leadership
(ജനാധിപത്യ രീതി)
A democratic leader provides freedom of thinking and listens to suggestions and opinions of the subordinates.
ഈ രീതിയിൽ നേതാവ് കീഴ്ജീവനക്കാരുമായി ആലോചിച്ചാണ് തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നത്. കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ അഭിപ്രായങ്ങൾക്കും നിർദേശങ്ങൾക്കും ജനാധിപത്യരീതിയിലുള്ള നേതാവ് വലിയ പ്രധാന്യം നൽകുന്നു.

3. Free-rein laissez faire leadership
(ലെസേഫെയർ രീതി)
It involves complete delegation of authority, so that subordinates themselves take decisions. In this method leader avoids holding power and surrenders the authority to subordinates.
ഈ രീതി പ്രകാരം നേതാവ് തന്റെ കീഴ്ജീവനക്കാർക്ക് തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനുള്ള എല്ലാ അധികാരങ്ങളും നൽകി, കാഴ്ചക്കാരനായി മാറി നിൽക്കുന്നു.

4 . Communication
(ആശയവിനിമയം)

According to Newman & Summer "Communication is an exchange of facts, ideas, opinions or emotions by two or more persons”.
രണ്ടോ അതിലധികമോ ആൾക്കാർ തമ്മിൽ വസ്തുതകൾ, ആശയങ്ങൾ, അഭിപ്രായങ്ങൾ, വികാരങ്ങൾ എന്നിവ കൈമാറുന്നതാണ് ആശയവിനിമയം എന്നാണ് ന്യൂമാനും സമ്മറും നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Elements of Communication
(ആശയവിനിമയത്തിലെ ഘടകങ്ങൾ)



1. Sender
(സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്നയാൾ)
The process of communication begins when one person called the sender or communicator conveys a message or an idea to another person is called the receiver.
ഒരാൾ ഒരു ആശയമോ അഭിപ്രായമോ മറ്റേതങ്കിലും വിവരമോ മറ്റൊരാൾക്ക് കൈമാറാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നതോടെ കമ്യൂണിക്കേഷൻ എന്ന പ്രക്രിയ ആരംഭിക്കുന്നു. സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്ന ആളാണ് സന്ദശകൻ അഥവാ കമ്യൂണിക്കേറ്റർ ആർക്കാണോ സന്ദേശം കൈമാറുന്നത് അയാ ളാണ് സ്വീകർത്താവ്.

2. Message
(സന്ദേശം)
It is the subject matter of communication. It may consist of facts, information, ideas, opinion etc.
ആശയവിനിമയത്തിലെ വിഷയമാണ് സന്ദേശം. സന്ദേശ കർത്താവ് അയയ്ക്കുന്നതെന്താണോ അതാണ് സന്ദേശം. അതു വാക്കുകൾ അടങ്ങിയതാകാം, വസ്തുതകളാകാം, അഭിപ്രായങ്ങളാവാം, ആശയങ്ങളാവാം,

3. Encoding
(എൻകോഡിംഗ്
In order to make the receiver understand the message, the sender translates the message into words, symbols, or some other form. It is known as encoding the message.
സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്നയാൾ, കിട്ടുന്നയാൾക്ക് മനസ്സിലാകുന്നവിധത്തിൽ സന്ദേശത്തെ വാക്കുകളോ, ചിഹ്നങ്ങളോ, മറ്റേതെങ്കിലും രൂപത്തിലോ ആക്കിമാറ്റുന്നതിനെ എൻകോഡിംഗ് എന്നുപറയുന്നു .

4. Channel
(മാധ്യമം)
It is the medium or path through which the encoded message is transmitted to the receiver. The channel may be a written form, face to face, phone call, internet etc.
സന്ദേശകർത്താവിൽ നിന്ന് സ്വീകർത്താവിലേക്ക് സന്ദേശം എത്താനുപയോഗിക്കുന്ന മാർഗത്തിന് മാധ്യമം എന്നുപറയുന്നു. അത് മുഖാമുഖ സംഭാഷണം, ടെലിഫോൺ, കത്ത്, റേഡിയോ, ഇന്റർനെറ്റ് എന്നിവയിൽ ഏതെങ്കിലുമാകാം.

5. Receiver
(സ്വീകർത്താവ്)
The person who receives the message is called the receiver or communicatee. The receiver may be a listener, a reader or observer.
അയച്ച സന്ദേശം സ്വീകരിക്കുന്ന ആളാണ് സ്വീകർത്താവ്. സ്വീകർത്താവ് കേൾവിക്കാരനോ, വായനക്കാരനാ, നിരീക്ഷകനോ ആവാം.

6. Decoding
(ഡീകോഡിംഗ്)
It is the process of converting encoded symbols of the sender.
എൻകോഡിംഗ് ചെയ്ത് സന്ദശത്തെ വായനക്കാരന് ഗ്രഹിക്കാൻ പറ്റുന്ന രീതിയിലേക്ക് മാറ്റുന്നതിനെയാണ് ഡീകോഡിംഗ് എന്നുപറയുന്നത്.

7. Feedback
(പ്രതികരണം)
The receiver sends his response to the sender of the message. This response is known as feedback.
സ്വീകർത്താവിന് സന്ദേശം ലഭിക്കുമ്പോഴുണ്ടാകുന്ന മറുപടിയാണ് പ്രതികരണം.

8. Noise
(ശബ്ദം)
It means an obstruction or hindrance in the communication process.
ആശയവിനിമയത്തിലെ തടസ്സങ്ങളെയാണ് ശബ്ദം എന്നതുകൊണ്ട് അർത്ഥമാക്കുന്നത്.

Importance Of Communication
(ആശയവിനിമയത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)

  1. Act as a basis of co-ordination
    വിവിധ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
  2. Helps in smooth working of an enterprise
    സ്ഥാപനത്തിലെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ സുഗമമാക്കുന്നു.
  3. Act as a basis of decision making 
    തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു
  4. Increased managerial efficiency
    സ്ഥാപനത്തിലെ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമ തവർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.
  5. Promotes co-operation and industrial peace
    സഹകരണവും സ്ഥാപനത്തിൽ സമാധാനവും വളർത്തിയെടുക്കുന്നു.
  6. Establishes effective leadership
    കാര്യക്ഷമമായ നേതൃത്വം സാധ്യമാക്കുന്നു
  7. Boost morale and provides motivation
    ധാർമ്മികതയും പ്രചോദനവും വളർത്തിയെടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.



Formal Communication
(ഔപചാരിക ആശയവിനിമയം)
Official communication along the chain of command is called formal communication.
ചെയിൻ ഓഫ് കമാന്റ് വഴിയുള്ള ഔദ്യോഗികമായ ആശയവിനിമയത്തിനാണ് ഒൗപചാരിക ആശയവി നിമയം എന്നുപറയുന്നത്.
Formal communication may be of two types:
ഔപചാരിക ആശയവിനിമയം രണ്ടുതരത്തിലുണ്ട്

1. Vertical communication
(ലംബമായ ആശയവിനിമയം)
Communication taking place between two levels in the organisation is called vertical communicatoin.
It may take place in two forms:
ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ രണ്ടു തലങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയത്തെ ലംബമായ ആശയവിനിമ യം എന്നുപറയുന്നു. ലംബമായ ആശയവിനിമ യം രണ്ടു തരത്തിലുണ്ട്
(i) Upward communication:
In which subordinates communicate with his superior
മേൽപ്പോട്ടുള്ള ആശയവിനിമയം കീലങ്ങ ളിൽ നിന്ന് മേൽത്തലങ്ങളിലേക്ക് ആശയങ്ങ ൾ കൈമാറുന്നതിനെയാണ് മേൽപ്പോട്ടുള്ള ആശ യവിനിമയം എന്നുപറയുന്നത്.
(ii) Downward communication:
In which a superior communicates with his subordinates.
കീഴ്പ്പോട്ടുളള ആശയവിനിമയം: സ്ഥാപനത്തി ന്റെ ഉന്നതതലത്തിൽ നിന്നും കീഴ്ത്തലങ്ങളിലേ ക്കുള്ള ആശയവിനിമയത്തിനാണ് കീഴ്പ്പോട്ടുള ആശയവിനിമയം എന്നുപറയുന്നത്.

2. Horizontal or lateral communication
(തിരശ്ചീനമായ ആശയവിനിമയം)
Communication that take place between individuals working at the same level, is called horizontal communication.
ഒരു തലത്തിലും പദവിയിലുമുള്ള ആളുകൾ തമ്മിൽ ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നതിനെയാണ് – തിരശ്ചീനമായ ആശയവിനിമയം എന്നുപറയു – ന്നത്.

Network Of Formal Communication
(ഔപചാരിക ആശയവിനിമയ ശ്യംഖല)
The pattern through which communication flows within the organisation is indicated by communication network.
ഒരു തൊഴിൽ സമൂഹത്തിലെ അംഗങ്ങൾ തമ്മിൽ – ആശയവിനിമയം ചെയ്യാനുള്ള രീതിയാണ് അ – ശയവിനിമയ ശ്യംഖല.

1. Single chain
(സിങ്കിൾ ചെയിൻ)
In this network, communication flows from every superior to his subordinates in a single chain.
ഈ ശ്യംഖലയിൽ എല്ലാ മേലധികാരികൾക്കും — അവരുടെ കീഴ്ജീവനക്കാരോട് ആശയവിനിമയം നടത്താം




2. Wheel network
(വീൽ ചെയിൻ)
In this network, all subordinates working under a superior communicates through him only.
ഈ മാത്യകയിൽ ഒരു പ്രധാന വ്യക്തിയിൽ നിന്ന് | ഗ്രൂപ്പിലുള്ള മറ്റുള്ളവരിലേക്ക് ആശയവിനിമയം നടത്താം




3. Circular network
(സർക്കുലാർ ശ്യംഖല)
In this network, communication moves in a circle, from one person to another. But, communication is slow in this network.
ഇൗ മാത്യകയിൽ എല്ലാ വ്യക്തികളും രണ്ടുപേരു മായി ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നു. ഇത് വളരെ പതുക്കെ നടക്കുന്ന ഒരു ആശയവിനിമയമാണ്.



4. Free flow
(സ്വന്തമായ ഒഴുക്ക്)
In this network, each person can communicate with others freely and therefore, communication is fast in this network.
ഈ രീതിയിൽ സ്ഥാപനത്തിലെ ഏതൊരാൾക്കും മറ്റെല്ലാവരോടും ആശയവിനിമയം നടത്താൻ സാ ധിക്കുന്നു. ഈ രീതിയിൽ ആശയവിനിമയം പെട്ട ന്ന് നടക്കുന്നു.




5. Inverted V
(ഇൻവേർട്ടഡ് V മാത്യക)
In this network, a subordinate is allowed to communicate with his superior and his superior’s superior.
ഈ രീതിയിൽ ഒരു കീഴ്ജീവനക്കാരന് തന്റെ നേരെ മുകളിലുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥനോടും അതിന്റെ മുകളിലുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥനോടും ആശയവിനിമ യം നടത്താൻ സാധിക്കുന്നു.

Informal communication
(അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം)
Informal communication is based on informal relationship between the members of the organisation at same or different levels.
ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ അംഗങ്ങൾക്കിടയിലുള്ള അനൗപചാരിക ബന്ധത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തി ലുള്ളതാണ് അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം. അത് ഒരേ തലത്തിലോ വിവിധ തലങ്ങളിലുള്ളവർ തമ്മിലോ ആകാം.

Grapevine Network
(NetWork Of informal communication)
(Network Of Informal Communication)

1. Single strand network
(ഒരേ നിരയിലുള്ള ആശയവിനിമയം)
In this network, each person communicate with another in a sequence.
ഈ ശ്യംഖലയിൽ ഓരോ വ്യക്തിയും അടുത്ത വ്യ ക്തിയുമായി നിരനിരയായി ആശയവിനിമയം നട അത്തുന്നു.

2. Gossip network
(ഗോസിപ്പ് ശൃംഖല)
In this network, one person communicates with all at the same time.
ഈ ശൃംഖല പ്രകാരം ഓരോവ്യക്തിയും മറ്റു വ്യക്തികളുമായി യഥേഷ്ടം ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നു.

3. Probability network
(പ്രോബബിലിറ്റി ശൃംഖല
In this network, any person can communicate with anyone else randomly.

ഈ ശ്യംഖല പ്രകാരം ഒരു വ്യക്തി മറ്റു വ്യക്തികളുമായി മുൻനിശ്ചയപ്രകാരമല്ലാതെ ആശയ വിനിമയം നടത്തുന്നു.

4. Cluster network
(ക്ലസ്റ്റർ ശൃംഖല)
In this network, an individual communicates with only those people whom he trusts.
ഈ ശൃംഖല പ്രകാരം ഒരു വ്യക്തി തനിക്കേറ്റവും വിശ്വാസമുള്ള വ്യക്തികളുമായി മാത്രം ആശയ വിനിമയം നടത്തുന്നു.


Barriers Of Communication 
(ആശയവിനിമയത്തിലെ തടസ്സങ്ങൾ)

Managers usually face several problems due to certain barriers, causing failure of communication or miscommunication. These barriers are:

1. Semantic barrier
(അർത്ഥവ്യാപ്തി സംബന്ധിച്ച തടസ്സം)
They are concerned with the meaning of words and symbols. Semantic barriers arise in the process of encoding and decoding of message.
ഈ രീതിയിലുള്ള തടസ്സമുണ്ടാകുന്നത് വാക്കുകളുടെ അർത്ഥം, ചിഹ്നം എന്നിവയിലൂടെയാണ് സന്ദേശം എൻകോഡിംഗും ഡികോഡിംഗും ചെയ്യുമ്പോൾ ആണ് ഇത്തരത്തിലുള്ള തടസ്സമുണ്ടാകുന്നത്.

  • a. Badly expressed message – due to wrong words or inappropriate words.
  • b. Symbols with different meaning – a word or a symbol are having different meaning.
  • c. Faulty translation – from one language to another.
  • d. Un-clarified assumptions – For instance, a boss asks the subordinate to take care of guest. To boss, it means the subordinate should take care of conveyance, accommodation, food and all other necessary things until he leaves the company, but the subordinate may interpret that the guest should be taken to hotel with care. Here the guest suffers because of these unclarified assumptions.
  • e. Body language and gesture decoding – If what is said and what is expressed through body movements and gestures differ, communication may be wrongly perceived.


2. Psychological barriers
(മാനസിക തടസ്സങ്ങൾ)
The state of mind of both sender and receiver affect the process of communication.
സന്ദേശ ദാതാവിന്റെയും സ്വീകർത്താവിന്റെയും മനസ്സിന്റെ വ്യത്യസ്തതയാണ് മാനസിക തടസ്സങ്ങളുടെ കാരണം.

  • a. Premature evaluation – Here the receiver comes to conclusion without fully going through the message.
  • b. Lack of attention – Suppose an employee explains his problem to a manager while he is very busy with the preparation of a report for his superior, he will be less attentive and does not grasp the message, and the employee get disappointed.
  • c. Loss by transmission and poor retention – When a communication is passed through various levels, there is a possibility of loss in communication. Similarly people cannot retain all that is received as information for a long time if they are inattentive or not interested.
  • d. Distrust – If the sender and receiver don’t believe each other, they cannot understand each other’s message in true sense.


3. Organisational barriers
(സംഘടനാ തടസ്സങ്ങൾ)
Some times factors related to organisation structure, authority, rules and regulations, etc act as barriers of communication.
സംഘടന ഘടനയെ സ്വാധീനിക്കുന്ന ചില ഘടകങ്ങൾ, അധികാരം, നിയമം, വ്യവസ്ഥ തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങൾ ആശയവിനിമയത്തിന് തടസ്സമാകാം

  • a. Organizational policy – If an organization is highly centralized, it is not supportive to free flow of communication.
  • b. Rules and regulations – Communication strictly through the chain of command may cause delays.
  • c. Status - Some superiors may not be ready to talk freely with the subordinates. Similarly subordinates also not feel confident to talk freely with superiors. They pass information what superiors would like to hear and hold back unpleasant facts.
  • d. Complexity in organizational structure – Too many levels in the management may cause delay and distortion.
  • e. Organizational facilities – if proper facilities are not provided such as intercom, public addressing system, complaint box, suggestions box etc. the communication may not flow freely.,

4. Personal barriers
(വ്യക്തിപരമായ തടസ്സം)
Personal characteristics of both sender and receiver may affect effective communication.
സന്ദേശ ദാതാവിന്റെയും സ്വീകർത്താവിന്റെയും വ്യക്തിപരമായ കാര്യങ്ങൾ ആശയവിനിമയത്തിന് തടസ്സം വരുത്താം

  • a. Fear of challenge to authority – If a superior feels that a particular communication may adversely affect his authority, he will hold it or suppress it.
  • b. Lack of confidence – Some superior will never take into confidence the subordinates.
  • c. Unwillingness to communicate – Subordinates may also be unwilling to communicate with their superiors on the fear that it will adversely affect their interest.
  • d. Lack of proper incentives – If there is no reward or appreciation for the suggestions of subordinates; they will not ready to communicate.


Improving Communication Effectiveness
(ആശയവിനിമം കാര്യക്ഷമമാക്കാനുള്ള മാർഗ്ഗങ്ങൾ)
Organisation adopt suitable measures to overcome the barriers and improve communication effectiveness.
Some measures to improve communication effectiveness are:

  1. Clarify the ideas before communicating
    ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നതിനുമുന്നേ തന്നെ ആശയം വിശദമാക്കണം
  2. Communicate according to the needs of receiver.
    സ്വീകർത്താവിന്റെ ആവശ്യം അനുസരിച്ചായിരിക്കണം ആശയവിനിമയം നടത്തേണ്ടത്.
  3. Consult others before communicating
    ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നതിനു മുന്നേ തന്നെ മറ്റുള്ളവരുമായി കൂടിയാലോചിക്കണം
  4. Be aware of the language, tone and content of the message.
    ആശയവിനിമയം നടത്തുമ്പോൾ ഭാഷയെക്കുറിച്ചും, ഉച്ചാരണരീതിയെക്കുറിച്ചും, ആശയത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കത്തെക്കുറിച്ചും നന്നായി അറിഞ്ഞിരിക്കണം.
  5. Ensure proper feedback
    സ്വീകർത്താവിൽനിന്നുള്ള പ്രതികരണം അത്യാവശ്യമാണ്
  6. Follow-up communication
    ആശയവിനിമയം എപ്പോഴും പിന്തുടർന്നുകൊണ്ടായിരിക്കണം
  7. Be a good listener
    ആശയം കൈമാറുന്ന വ്യക്തി നല്ലൊരു ശ്രോതാവായിരിക്കണം
  8. Convey things of help and value to listeners – It is better to know the interest and needs of communicates while communicating a message. If the message is related to their interest there will be positive response, else they become passive listeners.
    ശ്രോതാക്കൾക്ക് സഹായത്തിന്റെയും മൂല്യത്തിന്റെയും കാര്യങ്ങൾ അറിയിക്കുക - ഒരു സന്ദേശം ആശയവിനിമയം നടത്തുമ്പോൾ ആശയവിനിമയത്തിന്റെ താൽപ്പര്യവും ആവശ്യങ്ങളും അറിയുന്നതാണ് നല്ലത്. സന്ദേശം അവരുടെ താൽ‌പ്പര്യവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടതാണെങ്കിൽ‌ നല്ല പ്രതികരണമുണ്ടാകും, അല്ലെങ്കിൽ‌ അവർ‌ നിഷ്‌ക്രിയ ശ്രോതാക്കളായിത്തീരും.
  9. Communicate for present and future – The communication should aim at present and future goals of the organization.
    ഇന്നത്തെയും ഭാവിയിലേക്കും ആശയവിനിമയം നടത്തുക - ആശയവിനിമയം സ്ഥാപനത്തിന്റെ നിലവിലുള്ളതും ഭാവിയിലുമുള്ള ലക്ഷ്യങ്ങൾ ലക്ഷ്യം വയ്ക്കണം.
Share it:

Plus Two Business Studies Notes

Post A Comment:

0 comments: