Focus Points 2022 - CHAPTER – 2 SPREADSHEET English with Malayalam Note

A spreadsheet is a computer program that allows the user to store data in a grid of Rows and Columns. It is used to record ,calculate and compare numerical or financial data. 

Eg: Microsoft excel 2007, LibreOffice Calc, Lotus 1-2-3 etc.

വരികളുടെയും നിരകളുടെയും ഒരു ഗ്രിഡിൽ ഡാറ്റ സംഭരിക്കാൻ ഉപയോക്താവിനെ അനുവദിക്കുന്ന ഒരു കമ്പ്യൂട്ടർ പ്രോഗ്രാമാണ് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ്. സംഖ്യാ അല്ലെങ്കിൽ സാമ്പത്തിക ഡാറ്റ റെക്കോർഡുചെയ്യാനും കണക്കാക്കാനും താരതമ്യം ചെയ്യാനും ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു. 

ഉദാ: മൈക്രോസോഫ്റ്റ് എക്സൽ 2007, ലിബ്രെ ഓഫീസ് കാൽക്, ലോട്ടസ് 1-2-3 തുടങ്ങിയവ.

LibreOffice is Free and Open Source Software, available for everyone to use, share and modify, and produced by a worldwide community of hundreds of developers. It is a spread sheet package that we can use to calculate, analyse and manage data.

നൂറുകണക്കിന് ഡവലപ്പർമാരുടെ ഒരു ലോകമെമ്പാടുമുള്ള കമ്മ്യൂണിറ്റി ഉപയോഗിക്കുന്നതിനും പങ്കിടുന്നതിനും പരിഷ്കരിക്കുന്നതിനും നിർമ്മിക്കുന്നതിനും എല്ലാവർക്കും ലഭ്യമായ സ്വതന്ത്രവും ഓപ്പൺ സോഴ്‌സ് സോഫ്റ്റ്വെയറുമാണ് ലിബ്രെ ഓഫീസ്. ഡാറ്റ കണക്കാക്കാനും വിശകലനം ചെയ്യാനും നിയന്ത്രിക്കാനും ഞങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ഒരു സ്പ്രെഡ് ഷീറ്റ് പാക്കേജാണിത്.

Open Libre Office Calc

Application-----Office----LibreOffice Calc
അപ്ലിക്കേഷൻ ----- ഓഫീസ് ---- ലിബ്രെ ഓഫീസ് കാൽക്

Features of Libre Office Calc / Spread Sheet

1.  Easy Calculations എളുപ്പമുള്ള കണക്കുകൂട്ടലുകൾ
   In LibreOffice Calc there are lot of tools which help the user to perform even complex calculations on different data across sheets with ease.
   വ്യത്യസ്ത ഡാറ്റയെക്കുറിച്ച് സങ്കീർണ്ണമായ കണക്കുകൂട്ടലുകൾ പോലും ഷീറ്റുകളിലുടനീളം എളുപ്പത്തിൽ നടത്താൻ ഉപയോക്താവിനെ സഹായിക്കുന്ന ധാരാളം ഉപകരണങ്ങൾ ലിബ്രെഓഫീസ് കാൽക്കിൽ ഉണ്ട്.
2. Arranging Data ഡാറ്റ ക്രമീകരിക്കുന്നു
   The data stored in LibreOffice calc can be organised or reorganised according to the needs of the user.
   ലിബ്രെഓഫീസ് കാൽ‌ക്കിൽ‌ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്ന ഡാറ്റ ഉപയോക്താവിൻറെ ആവശ്യങ്ങൾ‌ക്കനുസരിച്ച് ഓർ‌ഗനൈസ് ചെയ്യാനോ പുനക്രമീകരിക്കാനോ കഴിയും.
3. Serve as Database ഡാറ്റാബേസായി സേവിക്കുക
   This programme allows storing any number of data in different sheets. Storing, retrieving, filtering etc are easy in it. വ്യത്യസ്ത ഷീറ്റുകളിൽ എത്ര ഡാറ്റയും സംഭരിക്കാൻ ഈ പ്രോഗ്രാം അനുവദിക്കുന്നു. സംഭരിക്കുക, വീണ്ടെടുക്കുക, ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുക തുടങ്ങിയവ അതിൽ എളുപ്പമാണ്.
4. Dynamic Charts 
   ഡൈനാമിക് ചാർട്ടുകൾDifferent types of charts are available in Libre Office Calc and are enable the user to present various data in an appealing manner.
   വ്യത്യസ്ത തരം ചാർ‌ട്ടുകൾ‌ ലിബ്രെ ഓഫീസ് കാൽ‌ക്കിൽ‌ ലഭ്യമാണ്, മാത്രമല്ല ആകർഷകമായ രീതിയിൽ‌ വിവിധ ഡാറ്റ അവതരിപ്പിക്കാൻ‌ ഉപയോക്താവിനെ പ്രാപ്‌തമാക്കുന്നു.

Basic Concepts of a Spreadsheet

1. Workbook A file that contains one or more worksheets is called a workbook. In this we can enter, store and manipulate data.
   വർക്ക്ബുക്ക് ഒന്നോ അതിലധികമോ വർക്ക്ഷീറ്റുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന ഫയലിനെ വർക്ക്ബുക്ക് എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഇതിൽ നമുക്ക് ഡാറ്റ നൽകാനും സംഭരിക്കാനും കൈകാര്യം ചെയ്യാനും കഴിയും.
   
   
2. Worksheet  A page in a workbook is called Worksheet which contains rows and columns.
   വർ‌ക്ക്‌ഷീറ്റ് വർ‌ക്ക്‌ഷീറ്റിലെ ഒരു പേജിനെ വർ‌ക്ക്‌ഷീറ്റ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു, അതിൽ‌ വരികളും നിരകളും അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
   
   
3. Cell The intersection of rows and columns is called Cell. The cell which is clicked is known as active cell.
   സെൽ വരികളുടെയും നിരകളുടെയും വിഭജനത്തെ സെൽ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ക്ലിക്കുചെയ്‌ത സെല്ലിനെ സജീവ സെൽ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.
   
   
4. Cell Address It is the unique identification of each cell. It is a combination of column name and row number. Eg: A1, B5 etc.
   സെൽ വിലാസം ഓരോ സെല്ലിന്റെയും അദ്വിതീയ തിരിച്ചറിയലാണ് ഇത്. നിരയുടെ പേരും വരി നമ്പറും ചേർന്നതാണ് ഇത്. ഉദാ: A1, B5 മുതലായവ.
   
   
5. Cell pointer The active cell has a frame around it. That frame is called cell pointer.
   സെൽ പോയിന്റർ സജീവ സെല്ലിന് ചുറ്റും ഒരു ഫ്രെയിം ഉണ്ട്. ആ ഫ്രെയിമിനെ സെൽ പോയിന്റർ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.
   
   
6. Rows A row is the range of cells that go horizontally in a worksheet. Rows are identified by numbers like 1, 2, 3.
   വരികൾ‌ വർ‌ക്ക്‌ഷീറ്റിൽ‌ തിരശ്ചീനമായി പോകുന്ന സെല്ലുകളുടെ ശ്രേണിയാണ് ഒരു വരി. 1, 2, 3 പോലുള്ള അക്കങ്ങളാൽ വരികൾ തിരിച്ചറിയുന്നു.
   
   
7. Columns  A column is the range of cells that go vertically in a worksheet. Columns are identified by letters like A, B, C.
   നിരകൾ‌ വർ‌ക്ക്‌ഷീറ്റിൽ‌ ലംബമായി പോകുന്ന സെല്ലുകളുടെ ശ്രേണിയാണ് നിര. നിരകൾ എ, ബി, സി പോലുള്ള അക്ഷരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് തിരിച്ചറിയുന്നു.
   
   
8. Insert a Row/ Columns  Right click the mouse in a cell anywhere in the row to be inserted---------Insert-----Entire Row/ Columns.
   ഒരു വരി / നിരകൾ തിരുകുക ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിനായി വരിയിലെവിടെയെങ്കിലും ഒരു സെല്ലിലെ മൗസിൽ വലത് ക്ലിക്കുചെയ്യുക --------- തിരുകുക ----- മുഴുവൻ വരി / നിരകളും.
   
   
9. Delete Row/column To delete a Row/column, click at the Row/column header and right click the mouse, here we get an option to “delete selected Row /column”-----Click, now the selected Row /column deleted
   വരി / നിര ഇല്ലാതാക്കുക ഒരു വരി / നിര ഇല്ലാതാക്കാൻ, വരി / നിര തലക്കെട്ടിൽ ക്ലിക്കുചെയ്‌ത് മൗസിൽ വലത് ക്ലിക്കുചെയ്യുക, ഇവിടെ “തിരഞ്ഞെടുത്ത വരി / നിര ഇല്ലാതാക്കാൻ” ഒരു ഓപ്ഷൻ ലഭിക്കും ----- ക്ലിക്കുചെയ്യുക, ഇപ്പോൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത വരി / നിര ഇല്ലാതാക്കി

Range  Range is a group of selected cells. Ranges are identified by the cell references of the cells in the upper left and lower right corners of the range. For example, the range D1:E10 includes a block of 20 cells starting from D1 and ending to E10.
തിരഞ്ഞെടുത്ത സെല്ലുകളുടെ ഒരു കൂട്ടമാണ് റേഞ്ച് റേഞ്ച്. ശ്രേണിയുടെ മുകളിൽ ഇടത്, വലത് കോണുകളിലെ സെല്ലുകളുടെ സെൽ റഫറൻസുകളാണ് ശ്രേണികളെ തിരിച്ചറിയുന്നത്. ഉദാഹരണത്തിന്, D1: E10 ശ്രേണിയിൽ D1 മുതൽ E10 വരെ അവസാനിക്കുന്ന 20 സെല്ലുകളുടെ ഒരു ബ്ലോക്ക് ഉൾപ്പെടുന്നു.

Steps for Naming a Range

• a. Select the range of cells, that we want to assign name
• b. Click on ‘Data’ tab
• c. Select the ‘Define Range’ option
• d. Give name for the range
• e. Click on OK button
  
• പേര് നൽകാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന സെല്ലുകളുടെ ശ്രേണി തിരഞ്ഞെടുക്കുക
• ‘Data’ ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
• ‘Define Range’ ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക
• ശ്രേണിക്ക് പേര് നൽകുക
• OK  ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക

Types of Data
ഡാറ്റ തരങ്ങൾ

In the cell of a worksheet three types of data are entered .They are-Value, Label and Formula
ഒരു വർക്ക്ഷീറ്റിന്റെ സെല്ലിൽ മൂന്ന് തരം ഡാറ്റ നൽകിയിട്ടുണ്ട് .അവ-മൂല്യം, ലേബൽ, ഫോർമുല എന്നിവയാണ്

1. Value-Value is a number/Special Characters. that you enter in a cell. Calculations can be done using values only. 
   മൂല്യം-മൂല്യം ഒരു സംഖ്യ / പ്രത്യേക പ്രതീകങ്ങളാണ്. നിങ്ങൾ ഒരു സെല്ലിൽ പ്രവേശിക്കുന്നു. മൂല്യങ്ങൾ മാത്രം ഉപയോഗിച്ച് കണക്കുകൂട്ടലുകൾ നടത്താൻ കഴിയും.
2. Label The text data is called label. It includes alphabets and symbols. By default labels are left aligned. 
   ലേബൽ ടെക്സ്റ്റ് ഡാറ്റയെ ലേബൽ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. അതിൽ അക്ഷരമാലകളും ചിഹ്നങ്ങളും ഉൾപ്പെടുന്നു. സ്ഥിരസ്ഥിതിയായി ലേബലുകൾ‌ വിന്യസിക്കും.
3. Formula Formulas are self-defined instructions entered in cell for performing calculations. It is used for simple addition, subtraction, multiplication and division as well as for complex calculations.
   കണക്കുകൂട്ടലുകൾ നടത്തുന്നതിന് സെല്ലിൽ നൽകിയ സ്വയം നിർവചിക്കപ്പെട്ട നിർദ്ദേശങ്ങളാണ് ഫോർമുല ഫോർമുലകൾ. ലളിതമായ സങ്കലനം, കുറയ്ക്കൽ, ഗുണനം, വിഭജനം എന്നിവയ്‌ക്കും സങ്കീർണ്ണമായ കണക്കുകൂട്ടലുകൾക്കും ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു.

Components of a Formula

1) Mathematical operators

• 1. Arithmetic Operators അരിത്മെറ്റിക് ഓപ്പറേറ്റർമാർ ( +  -  *  /  %  ^ )
• 2. Comparison Operators താരതമ്യ ഓപ്പറേറ്റർമാർ ( =  >  <  >=  <=  <> )
• 3. Reference Operators  റഫറൻസ് ഓപ്പറേറ്റർമാർ (:)

2) Cell References

• 1. Relative references ( For eg cell D1 contains the formula =A1+B1+C1, while coping the formula in D1 to D2 the formula will automatically changed to = A2+B2+C2)
  ആപേക്ഷിക പരാമർശങ്ങൾ ഉദാഹരണത്തിന് സെൽ D1 ൽ = A1 + B1 + C1 സമവാക്യം അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, അതേസമയം D1 ലെ സമവാക്യം D2 ലേക്ക് കോപ്പിംഗ് ചെയ്യുമ്പോൾ ഫോർമുല സ്വപ്രേരിതമായി = A2 + B2 + C2 ആയി മാറും
• 2. Absolute references ( Absolute cell reference will not change its references if we copy the formula to any part of the work sheet. C1=$A$1+$B$1)
  സമ്പൂർണ്ണ റഫറൻസുകൾ (വർക്ക് ഷീറ്റിന്റെ ഏതെങ്കിലും ഭാഗത്തേക്ക് ഞങ്ങൾ ഫോർമുല പകർത്തിയാൽ സമ്പൂർണ്ണ സെൽ റഫറൻസ് അതിന്റെ റഫറൻസുകളെ മാറ്റില്ല. C1 = $ A $ 1 + $ B $ 1)
• 3. Mixed cell references ( It is partly absolute and partly relative. C1=A$1+$B1, C2=B2*A$2)
  മിശ്രിത സെൽ റഫറൻസുകൾ (ഇത് ഭാഗികമായി കേവലവും ഭാഗികവുമായ ആപേക്ഷികമാണ്. C1 = A $ 1 + $ B1, C2 = B2 * A $ 2)

3) Functions

• 1. Date and Time function. തീയതി, സമയ പ്രവർത്തനം.
• 2. Mathematical function. ഗണിതശാസ്ത്ര പ്രവർത്തനം.
• 3. Statistical Function സ്ഥിതിവിവരക്കണക്ക്
• 4. Logical function. ലോജിക്കൽ ഫംഗ്ഷൻ

. 

1. Date and Time Function

Check functions examples from Text Book”

2020 Edition
SCERT Kerala    
Link Below Text Book

• TODAY
  This function shows the todays date in the cell. ഈ ഫംഗ്ഷൻ സെല്ലിലെ ഇന്നത്തെ തീയതി കാണിക്കുന്നുEx: =TODAY() shows “ 13/08/2017”
• NOW
  This function shows the date and time in the given cell. ഈ ഫംഗ്ഷൻ സെല്ലിലെ ഇന്നത്തെ തീയതി കാണിക്കുന്നു Ex: =NOW shows “13/08/2017 : 10.23.58”
• DAY
  This function shows the day of the date referred in the formula. തന്നിരിക്കുന്ന സെല്ലിലെ തീയതിയും സമയവും ഈ ഫംഗ്ഷൻ കാണിക്കുന്നു. Ex the date in the formula is “13/08/2017” , the result shows “13”
• Month (Serial number)
  This function returns the serial number of the month. It ranges from 1 to 12. ഈ ഫംഗ്ഷൻ മാസത്തിലെ സീരിയൽ നമ്പർ നൽകുന്നു. ഇത് 1 മുതൽ 12 വരെയാണ് For example in the above case Month(A1) returns 7, i.e. the 7th month. Syntax: Month(A1 )
• Year (Serial number)
  This function returns the serial number of the year. It ranges from 1900 to 9999. ഈ ഫംഗ്ഷൻ വർഷത്തിലെ സീരിയൽ നമ്പർ നൽകുന്നു. ഇത് 1900 മുതൽ 9999 വരെയാണ്.For example in the above case Year(A1) results in 2015. ie; the 2015th year. Syntax : Year(A1)
• DATEVALUE
  This function converts the given date in to the corresponding Vale based on 01­01­1900,ഈ ഫംഗ്ഷൻ തന്നിരിക്കുന്ന തീയതിയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി അനുബന്ധ വെയിലിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നു  Ex : =DATEVALUE(“13/08/2017”) shows 42960

2. Mathematical Function

• SUM
This function used to display the sum of the selected cells in a particular cell.
ഒരു പ്രത്യേക സെല്ലിലെ തിരഞ്ഞെടുത്ത സെല്ലുകളുടെ ആകെത്തുക പ്രദർശിപ്പിക്കുന്നതിന് ഈ ഫംഗ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു.  Ex =
• SUMIF
  This function adds the cells values asper given criteria.സെല്ലുകളുടെ മൂല്യങ്ങൾ 
ആകെത്തുക പ്രദർശിപ്പിക്കുന്നതിന് =SUMIF(range, criteria, sum range)
• ROUND
  This function used to round­off a number to specified number of digits. നിർദ്ദിഷ്ട എണ്ണം അക്കങ്ങളിലേക്ക് ഒരു സംഖ്യ റണ്ട്ഓഫ് ചെയ്യാൻ ഈ ഫംഗ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു.   =ROUND(number, number of digits)
• ROUNDUP
  This function is used to rounds a number up away from zero.പൂജ്യത്തിൽ നിന്ന് ഒരു സംഖ്യ മുകളിലേക്ക്  റണ്ട്ഓഫ് ചെയ്യാൻ 
• ROUNDDOWN
  This function is used to rounds a number down towards zero. ഒരു സംഖ്യയെ പൂജ്യത്തിലേക്ക് റണ്ട്ഓഫ് ചെയ്യാൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു

3. Statistical Function

• AVEREGE ( )
  This function is used to find out average values (Arithmetic mean) in a range of cells. ഒരു കൂട്ടം സെല്ലുകളിലെ ശരാശരി മൂല്യങ്ങൾ കണ്ടെത്താൻ 
  Syntax=AVERAGE(Number1,number2,...)
• MIN( )
  The minimum function in LibreOffice Calc is used to find out lowest values in a range of cells. ഒരു കൂട്ടം സെല്ലുകളിലെ ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ മൂല്യങ്ങൾ കണ്ടെത്താൻ
  Syntax=MIN(Number1,Number2,...)
• MAX( )
  The maximum function in LibreOffice Calc is used to find out highest values in a range of cells.ഒരു കൂട്ടം സെല്ലുകളിലെ ഉയർന്ന മൂല്യങ്ങൾ കണ്ടെത്താൻ  
  Syntax=MAX(Number1,Number2,...)
• COUNTIF 
  This function counts the number of cells within a range that meet the given criteria.  തന്നിരിക്കുന്ന മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിക്കുന്ന ഒരു പരിധിക്കുള്ളിലെ സെല്ലുകളുടെ എണ്ണം ഈ ഫംഗ്ഷൻ കണക്കാക്കുന്നു. = COUNTIF(range of cells, criteria) 
• COUNT
  This function counts the number of cells in a range that contains numbers only. =COUNT(range of cells)
• COUNTA
  This function will count numbers, logical values, text or error values in the specified range. only empty cells ignored.ഈ ഫംഗ്ഷൻ നമ്പറുകൾ മാത്രം ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഒരു ശ്രേണിയിലെ സെല്ലുകളുടെ എണ്ണം കണക്കാക്കുന്നു =COUNTA(range of cells)
• COUNTBLANK
  This function counts the empty cells in the given range.ഈ ശ്രേണി തന്നിരിക്കുന്ന ശ്രേണിയിലെ ശൂന്യമായ സെല്ലുകളെ കണക്കാക്കുന്നു=COUNTBLANK(range)
• ROWS ()
  This function counts the number of rows in a range or array. ഒരു ശ്രേണിയിലോ അറേയിലോ വരികളുടെ എണ്ണം കണക്കാക്കുന്നു.
  Syntax=ROWS(Array)
• COLUMNS ()
  This function counts the number of columns in an array or range. ഒരു അറേയിലോ ശ്രേണിയിലോ ഉള്ള നിരകളുടെ എണ്ണം കണക്കാക്കുന്നു.
  Syntax=COLUMNS(Array)

4. Logical function.

• IF­ 
  This function used in formulas to conduct conditional tests. സോപാധിക പരിശോധന നടത്താൻ സൂത്രവാക്യങ്ങളിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന Its syntax is =IF(logical test, Value if true, Value if false)
• ­AND
  This function evaluate the mathematical expression located in another cell. It gives the result as “True” or ”False” by evaluating two or more conditions given in the formula.  മറ്റൊരു സെല്ലിൽ സ്ഥിതിചെയ്യുന്ന ഗണിതശാസ്ത്ര പദപ്രയോഗത്തെ വിലയിരുത്തുന്നു. സമവാക്യത്തിൽ നൽകിയിരിക്കുന്ന രണ്ടോ അതിലധികമോ വ്യവസ്ഥകൾ വിലയിരുത്തി ഫലം “ശരി” അല്ലെങ്കിൽ “തെറ്റ്” എന്ന് നൽകുന്നു.The syntax is =AND(logical test1,logical test 2…)  all the conditions are True the result shows “True”.
• NOT
   Reverses the logic of its argument വാദത്തിന്റെ യുക്തിയെ വിപരീതമാക്കുന്നു
• OR
  This function is also used to evaluate whether the values in a cell is “TRUE” or “FALSE”. The ഒരു സെല്ലിലെ മൂല്യങ്ങൾ “TRUE” അല്ലെങ്കിൽ “FALSE” ആണോ എന്ന് വിലയിരുത്തുന്നതിനും ഈ ഫംഗ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു. syntax is =OR(logical test1,logicaltest2,………).It gives the result ”TRUE” if any argument in the formula is true, otherwise “FALSE”.