GNUKhata has the following pre defined voucher types. We can not create a new voucher type.
VoucherType | Used To Record | Shortcut Keys |
| Receipts | To record receipt of cash or cheque | F4 |
| Payments | To record all payments made by cash or cheque | F5 |
| Sales | Cash and credit sales of goods | F6 |
| Purchase | Cash and credit purchase of goods or raw materials | F7 |
| Contra | Deposits or withdrawals of cash from bank or transfer of funds from one bank to another and transfer of cash to petty cash | F8 |
| Journal | Rectification entries or transfer or adjustment entries purchase or sale of fixed assets on credit | F9 |
| Sales Return | Return of goods by a customer | Ctrl+1 |
| Purchase Return | Return of goods to supplier | Ctrl+2 |
| Credit Note | Reduction in the amount due from a customer orfor allowances | Ctrl+3 |
| Debit Note | Reduction in the amount payable to a supplier or for allowances | Ctrl+4 |
വൗച്ചറുകളുടെ തരങ്ങൾ
മുൻ‌കൂട്ടി നിർ‌വ്വചിച്ച വൗച്ചർ തരങ്ങൾ ഗ്നുഖാറ്റയിൽ ഉണ്ട്. ഞങ്ങൾക്ക് ഒരു പുതിയ വൗച്ചർ തരം സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയില്ല.
വൗച്ചർടൈപ്പ് | റെക്കോർഡുചെയ്യാൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു | കുറുക്കുവഴി കീകൾ |
| രസീതുകൾ | പണത്തിന്റെ രസീത് രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനോ പരിശോധിക്കുന്നതിനോ | F4 |
| പേയ്‌മെന്റുകൾ | പണമടച്ചോ ചെക്കായോ നടത്തിയ എല്ലാ പേയ്‌മെന്റുകളും റെക്കോർഡുചെയ്യാൻ | F5 |
| വിൽപ്പന | സാധനങ്ങളുടെ പണവും ക്രെഡിറ്റ് വിൽപ്പനയും | F6 |
| വാങ്ങൽ | ചരക്കുകളുടെയോ അസംസ്കൃത വസ്തുക്കളുടെയോ പണവും ക്രെഡിറ്റ് വാങ്ങലും | F7 |
| കോൺട്ര | ബാങ്കിൽ നിന്ന് പണം നിക്ഷേപിക്കുകയോ പിൻവലിക്കുകയോ ചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ബാങ്കിൽ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് ഫണ്ട് കൈമാറുക, നിസ്സാര പണത്തിലേക്ക് പണം കൈമാറുക | F8 |
| ജേണൽ | തിരുത്തൽ എൻ‌ട്രികൾ അല്ലെങ്കിൽ കൈമാറ്റം അല്ലെങ്കിൽ ക്രമീകരണ എൻ‌ട്രികൾ ക്രെഡിറ്റിൽ സ്ഥിര ആസ്തികൾ വാങ്ങുകയോ വിൽ‌ക്കുകയോ ചെയ്യുന്നു | F9 |
| വിൽപ്പന വരുമാനം | ഒരു ഉപഭോക്താവ് സാധനങ്ങളുടെ മടക്കം | Ctrl + 1 |
| വാങ്ങൽ റിട്ടേൺ | സാധനങ്ങൾ വിതരണക്കാരന് തിരികെ നൽകുക | Ctrl + 2 |
| ക്രെഡിറ്റ് കുറിപ്പ് | ഒരു ഉപഭോക്താവിൽ നിന്നോ അലവൻസുകളിൽ നിന്നോ നൽകേണ്ട തുകയിലെ കുറവ് | Ctrl + 3 |
| ഡെബിറ്റ് കുറിപ്പ് | ഒരു വിതരണക്കാരന് അല്ലെങ്കിൽ അലവൻസുകൾക്ക് നൽകേണ്ട തുകയിലെ കുറവ് | Ctrl + 4 |
Voucher Entry
Recording a transaction through voucher is called voucher entry. While recording a voucher the debit part of the transaction recorded first and there after credit part. We can add any number of debits and credits in a voucher.
1.
Finding and Editing a Voucher Entry:
To edit a voucher entry, it must be found out first. For this, the given
steps are to be followed.
- Step 1: Select Find/ Edit voucher from voucher menu.
- Step 2: Select any one Criteria and press Enter key. All transactions fulfilling the criteria will be displayed.
- Step 3: Select the transaction that we want to edit and press Enter key
- Step 4: Click Edit button to open the transaction in edit mode make necessary changes.
- Step 5: Click on Save button to save changes.
2.
Deleting a voucher entry:
To delete a voucher, First find it and click on Delete, after confirmation,
the record will be deleted. Deleted vouchers cannot be restored.
3.
Add account while in voucher entry:
While recording transactions in voucher entry mode, we can add a ledger
account by clicking on Add Account, select the Group, sub Group, enter the
account name and opening balance, if any. Click on Save Button and return to
Voucher entry mode.
വൗച്ചർ എൻട്രി
വൗച്ചർ വഴി ഒരു ഇടപാട് റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നത് വൗച്ചർ എൻട്രി എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഒരു വൗച്ചർ റെക്കോർഡുചെയ്യുമ്പോൾ ഇടപാടിന്റെ ഡെബിറ്റ് ഭാഗം ക്രെഡിറ്റ് ഭാഗത്തിന് ശേഷം ആദ്യം റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നു. ഒരു വൗച്ചറിൽ നമുക്ക് എത്ര ഡെബിറ്റുകളും ക്രെഡിറ്റുകളും ചേർക്കാൻ കഴിയും.
1. ഒരു വൗച്ചർ എൻട്രി കണ്ടെത്തുകയും എഡിറ്റുചെയ്യുകയും ചെയ്യുക: ഒരു വൗച്ചർ എൻട്രി
എഡിറ്റുചെയ്യാൻ, അത് ആദ്യം കണ്ടെത്തണം. ഇതിനായി, നൽകിയിരിക്കുന്ന ഘട്ടങ്ങൾ പാലിക്കേണ്ടതുണ്ട്.
- ഘട്ടം 1: വൗച്ചർ മെനുവിൽ നിന്ന് വൗച്ചർ കണ്ടെത്തുക / എഡിറ്റുചെയ്യുക തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- ഘട്ടം 2: ഏതെങ്കിലും ഒരു മാനദണ്ഡം തിരഞ്ഞെടുത്ത് എന്റർ കീ അമർത്തുക. മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിക്കുന്ന എല്ലാ ഇടപാടുകളും പ്രദർശിപ്പിക്കും.
- ഘട്ടം 3: ഞങ്ങൾ എഡിറ്റുചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഇടപാട് തിരഞ്ഞെടുത്ത് എന്റർ കീ അമർത്തുക
- ഘട്ടം 4: എഡിറ്റ് മോഡിൽ ഇടപാട് തുറക്കാൻ എഡിറ്റ് ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക ആവശ്യമായ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുക.
- ഘട്ടം 5: മാറ്റങ്ങൾ സംരക്ഷിക്കുന്നതിന് സംരക്ഷിക്കുക ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
2. ഒരു വൗച്ചർ എൻട്രി ഇല്ലാതാക്കുന്നു: ഒരു വൗച്ചർ
ഇല്ലാതാക്കാൻ, ആദ്യം അത് കണ്ടെത്തി ഇല്ലാതാക്കുക ക്ലിക്കുചെയ്യുക, സ്ഥിരീകരണത്തിന് ശേഷം റെക്കോർഡ് ഇല്ലാതാക്കപ്പെടും. ഇല്ലാതാക്കിയ വൗച്ചറുകൾ പുന .സ്ഥാപിക്കാൻ കഴിയില്ല.
3. വൗച്ചർ എൻട്രിയിലായിരിക്കുമ്പോൾ അക്കൗണ്ട് ചേർക്കുക:
വൗച്ചർ എൻട്രി മോഡിൽ ഇടപാടുകൾ റെക്കോർഡുചെയ്യുമ്പോൾ, അക്കൗണ്ട് ചേർക്കുക ക്ലിക്കുചെയ്ത് ഞങ്ങൾക്ക് ഒരു ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട് ചേർക്കാൻ കഴിയും, ഗ്രൂപ്പ്, സബ് ഗ്രൂപ്പ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക, അക്കൗണ്ട് നാമം നൽകുക, ബാലൻസ് ഉണ്ടെങ്കിൽ, സേവ് ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്ത് വൗച്ചർ എൻട്രി മോഡിലേക്ക് മടങ്ങുക.
Reports
One of the tabs in the menu bar is Reports. From the Report menu, we will enable to view reports such as Ledger, Trial Balance, Balance sheet, Profit and Loss Account, List of accounts and List of deleted vouchers. For all these reports, we have to specify the periods.1. Display Ledger Account:
- Step 1: Click on Report tab from the menu bar
- Step2: Select Ledger option from the list, Now view Ledger screen appears
- Step 3: Select the name of ledger account we want to display
- Step 4: Enter from date and to date
- Step 5: Click on view button to view the ledger
2. Display Trial Balance:
- Step1: Click on Report tab from the menu bar
- Step 2: Select Trial balance from the menu
- Step 3: Enter From date and To date
- Step 4: Select the Trial Balance Type
- Step 5: Click on view button to view the Trial Balance
3. Display Profit and Loss Account/Income and Expenditure Account:
- Step 1: Click on Report tab from the menu bar
- Step 2: Select Profit and loss or Income and Expenditure from the list
- Step 3: Enter From date and To date.
- Step 4: Click on view button
4. Display Balance sheet:
- Step 1: Click on Report Tab from the menu bar
- Step 2: Select Balance sheet from the list
- Step 3: Select Balance sheet type
- Step 4: Click on View button
റിപ്പോർട്ടുകൾ
മെനു ബാറിലെ ടാബുകളിലൊന്നാണ് റിപ്പോർട്ടുകൾ. റിപ്പോർട്ട് മെനുവിൽ നിന്ന്, ലെഡ്ജർ, ട്രയൽ ബാലൻസ്, ബാലൻസ് ഷീറ്റ്, ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്, അക്കൗണ്ടുകളുടെ പട്ടിക, ഇല്ലാതാക്കിയ വൗച്ചറുകളുടെ പട്ടിക എന്നിവ പോലുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ കാണാൻ ഞങ്ങൾ പ്രാപ്തമാക്കും. ഈ റിപ്പോർട്ടുകൾക്കെല്ലാം, ഞങ്ങൾ പിരീഡുകൾ വ്യക്തമാക്കേണ്ടതുണ്ട്.1. ഡിസ്പ്ലേ ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട്:
- ഘട്ടം 1: മെനു ബാറിൽ നിന്ന് റിപ്പോർട്ട് ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
- ഘട്ടം 2: പട്ടികയിൽ നിന്ന് ലെഡ്ജർ ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ഇപ്പോൾ കാഴ്ച ലെഡ്ജർ സ്ക്രീൻ ദൃശ്യമാകുന്നു
- ഘട്ടം 3: ഞങ്ങൾ പ്രദർശിപ്പിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടിന്റെ പേര് തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 4: തീയതി മുതൽ തീയതി വരെ നൽകുക
- ഘട്ടം 5: ലെഡ്ജർ കാണുന്നതിന് വ്യൂ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
2. ട്രയൽ ബാലൻസ് പ്രദർശിപ്പിക്കുക:
- ഘട്ടം 1: മെനു ബാറിൽ നിന്ന് റിപ്പോർട്ട് ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
- ഘട്ടം 2: മെനുവിൽ നിന്ന് ട്രയൽ ബാലൻസ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 3: തീയതി മുതൽ തീയതി വരെ നൽകുക
- ഘട്ടം 4: ട്രയൽ ബാലൻസ് തരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 5: ട്രയൽ ബാലൻസ് കാണുന്നതിന് വ്യൂ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
3. ലാഭനഷ്ട അക്കണ്ട് / വരുമാന, ചെലവ് അക്കൗണ്ട് പ്രദർശിപ്പിക്കുക:
- ഘട്ടം 1: മെനു ബാറിൽ നിന്ന് റിപ്പോർട്ട് ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
- ഘട്ടം 2: പട്ടികയിൽ നിന്ന് ലാഭനഷ്ടം അല്ലെങ്കിൽ വരുമാനവും ചെലവും തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 3: തീയതി മുതൽ തീയതി വരെ നൽകുക.
- ഘട്ടം 4: വ്യൂ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
4. ബാലൻസ് ഷീറ്റ് പ്രദർശിപ്പിക്കുക:
- ഘട്ടം 1: മെനു ബാറിൽ നിന്ന് റിപ്പോർട്ട് ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
- ഘട്ടം 2: പട്ടികയിൽ നിന്ന് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 3: ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 4: വ്യൂ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക