Kerala Plus Two Computerised Accounting Focus Points Chapter 5 Accounting Software
Package – GNUKhata
അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ പാക്കേജ് - ഗ്നുഖാറ്റ
Steps for preparing final accounts using GNUKhata
ഗ്നുഖാത ഉപയോഗിച്ച് അന്തിമ അക്കൗണ്ടുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ
-
Application----Office-----GNU Khata or
Click the GNU Khata icon from the desktop
ഘട്ടം -1-ഓപ്പൺ ഗ്നു ഖാട്ട
- ആപ്ലിക്കേഷൻ ---- ഓഫീസ് ----- ഗ്നു ഖാറ്റ അല്ലെങ്കിൽ
ഡെസ്ക്ടോപ്പിൽ നിന്ന് ഗ്നു ഖാറ്റ ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
The first step in GNUKhata is to create an the organisation. To create a new organisation, click on “Create organisation” or press shift + control + R. While creating an organisation, the following details are to be given.
- Organisation Name: enter the name of the organisation and press Enter Key.
- Case: Choose the appearance of the organisation name, the options are As -is, Upper case, Lower Case or Title Case.
- Organisation Type: Select the organisation type either Profit Making or Not for Profit. (Profit Making)
- Financial year: Enter the opening date of financial year then press enter key, closing date will show automatically which can be edited.
- Inventory: Tick the box of Inventory for maintaining inventory accounts. (Accounts only)
- Proceed
ഗ്നുഖത്തയിലെ ആദ്യ ഘട്ടം ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്ടിക്കുക എന്നതാണ്. ഒരു പുതിയ ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്‌ടിക്കുന്നതിന്, “ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്ടിക്കുക” ക്ലിക്കുചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ ഷിഫ്റ്റ് + കൺ‌ട്രോൾ + ആർ അമർത്തുക. ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്‌ടിക്കുമ്പോൾ, ഇനിപ്പറയുന്ന വിശദാംശങ്ങൾ നൽ‌കേണ്ടതുണ്ട്.
- ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേര്: ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേര് നൽകി എന്റർ കീ അമർത്തുക.
- കേസ്: ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേരിന്റെ രൂപം തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ഓപ്ഷനുകൾ As -is, അപ്പർ കേസ്, ലോവർ കേസ് അല്ലെങ്കിൽ ടൈറ്റിൽ കേസ് എന്നിവയാണ്.
- ഓർഗനൈസേഷൻ തരം: ലാഭമുണ്ടാക്കുന്നതിനോ അല്ലെങ്കിൽ ലാഭത്തിനായോ അല്ല ഓർഗനൈസേഷൻ തരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക. (ലാഭമുണ്ടാക്കൽ)
- സാമ്പത്തിക വർഷം: സാമ്പത്തിക വർഷത്തിന്റെ ആരംഭ തീയതി നൽകുക, തുടർന്ന് എന്റർ കീ അമർത്തുക, അവസാന തീയതി യാന്ത്രികമായി കാണിക്കും, അത് എഡിറ്റുചെയ്യാനാകും.
- ഇൻവെന്ററി: ഇൻവെന്ററി അക്കൗണ്ടുകൾ പരിപാലിക്കുന്നതിന് ഇൻ‌വെൻററിയുടെ ബോക്സിൽ ടിക്ക് ചെയ്യുക. (അക്കൗണ്ടുകൾ മാത്രം)
- തുടരുക
“Create Admin” is mandatory. After creating an organisation, the next step is “Create Admin”. Fill all the fields in the Create Admin window and Enter/click on create and login. Now we can see a Menu bar at the top. Click Menu items to activate the Keyboard shortcuts.
- User Name- Type a username here
- Password- Type a password here
- Confirm Password- Repeat the password here
- Security Question- For eg. What is your name
- Answer to Question- SIMON
- Click- Create & Login
സൃഷ്ടിക്കുക “ അഡ്മിൻ സൃഷ്ടിക്കുക” നിർബന്ധമാണ്. ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്ടിച്ച ശേഷം, അടുത്ത ഘട്ടം “അഡ്മിൻ സൃഷ്ടിക്കുക” എന്നതാണ്. സൃഷ്ടിക്കുക അഡ്മിൻ വിൻഡോയിലെ എല്ലാ ഫീൽഡുകളും പൂരിപ്പിച്ച് സൃഷ്ടിച്ച് ലോഗിൻ ചെയ്യുക / ക്ലിക്കുചെയ്യുക. ഇപ്പോൾ മുകളിൽ ഒരു മെനു ബാർ കാണാം. കീബോർഡ് കുറുക്കുവഴികൾ സജീവമാക്കുന്നതിന് മെനു ഇനങ്ങളിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
- ഉപയോക്തൃ നാമം- ഇവിടെ ഒരു ഉപയോക്തൃനാമം ടൈപ്പുചെയ്യുക
- പാസ്‌വേഡ്- ഒരു പാസ്‌വേഡ് ഇവിടെ ടൈപ്പുചെയ്യുക
- പാസ്‌വേഡ് സ്ഥിരീകരിക്കുക- പാസ്‌വേഡ് ഇവിടെ ആവർത്തിക്കുക
- സുരക്ഷാ ചോദ്യം- ഉദാ. നിന്റെ പേരെന്താണ്
- ചോദ്യത്തിനുള്ള ഉത്തരം- സൈമൺ
- ക്ലിക്കുചെയ്യുക- സൃഷ്ടിച്ച് ലോഗിൻ ചെയ്യുക
Grouping of account is a method of organising the large number of ledger accounts into sequential arrangement for recording and summarisation of accounting data. GNUKhata has predefined Groups and Sub-Groups.
They are:
- Balance Sheet Groups
- Profit & Loss / Income & Expenditure Account Group
അക്കൗണ്ടിംഗ് ഡാറ്റ റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിനും സംഗ്രഹിക്കുന്നതിനുമുള്ള അനേകം ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളെ തുടർച്ചയായ ക്രമീകരണത്തിലേക്ക് ക്രമീകരിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു രീതിയാണ് അക്കൗണ്ട് ഗ്രൂപ്പുചെയ്യൽ. മുൻ‌നിശ്ചയിച്ച ഗ്രൂപ്പുകളും ഉപഗ്രൂപ്പുകളും ഗ്നുഖാറ്റയിലുണ്ട്.
അവർ:
- ബാലൻസ് ഷീറ്റ് ഗ്രൂപ്പുകൾ
- ലാഭനഷ്ടം / വരുമാനം, ചെലവ് അക്കൗണ്ട് ഗ്രൂപ്പ്
|
| Balance Sheet Groups |
|
| Profit & Loss / Income & Expenditure Account Group |
System Generated Ledger Accounts in GNUkhata
ഗ്നുഖത്തയിലെ സിസ്റ്റം ജനറേറ്റഡ് ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ
GNUkhata has 29 predetermined Groups and subGroups. Out of
these 13 are Groups and 16 are sub Groups. 25 Predefined Groups and
subgroups are related with Balance sheet. Out of these 9 are Groups
and 16 are Sub Groups. 4 Groups are related with Profit and Loss
Account/ Income and Expenditure Account.
In GNUkhata, there are 4 system generated ledger accounts. We can neither change the name nor delete these accounts. Do not create accounts with similar names. These are.
അക്കൗണ്ടുകൾക്ക് മുൻ‌കൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച 29 ഗ്രൂപ്പുകളും ഉപഗ്രൂപ്പുകളും ഗ്നുഖത്തയിലുണ്ട്. ഇതിൽ 13 എണ്ണം ഗ്രൂപ്പുകളും 16 എണ്ണം ഉപഗ്രൂപ്പുകളുമാണ്. 25 മുൻ‌നിശ്ചയിച്ച ഗ്രൂപ്പുകളും ഉപഗ്രൂപ്പുകളും ബാലൻസ് ഷീറ്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. ഇതിൽ 9 എണ്ണം ഗ്രൂപ്പുകളും 16 എണ്ണം സബ് ഗ്രൂപ്പുകളുമാണ്. 4 ഗ്രൂപ്പുകൾ ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട് / വരുമാന, ചെലവ് അക്കൗണ്ടുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.
ഗ്നുഖതയിൽ, 4 സിസ്റ്റം ജനറേറ്റുചെയ്ത ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുണ്ട്. നമുക്ക് പേര് മാറ്റാനോ ഈ അക്കൗണ്ടുകൾ ഇല്ലാതാക്കാനോ കഴിയില്ല. സമാന പേരുകളിൽ അക്കൗണ്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കരുത്. ഇവയാണ്.
|
| System Generated Ledger Accounts |
Description of the Groups and Sub Groups:
(i) (a) Capital: Amount contributed by proprietor, partners
and share holders are recorded in this group.
(b) Corpus: Amount Contributed by the members of a non profit organisation
(capital fund) are recorded in this group.
(ii) Current Assets: The assets which are consumed in operations are known as current assets. Accounts of such assets generated in the course of doing business are recorded in this group. The sub groups are
- Bank-(Deposits)
- Cash – (in hand, at factory, petty cash)
- Inventory-(closing stock)
- Loans and Advances-(temporary advance to Staff)
- Sundry Debtors – (Credit sales)
(iii) Current Liability: The liabilities which are to be paid with in a short period (less than one year) are called current liabilities. The sub groups of current liabilities are.
- Provisions: (PF, ESI, TDS dues, etc.)
- Sundry CreditorsforExpenses: (Outstanding expenses)
- Sundry Creditors for Purchase: (Amount payable to suppliers)
(iv) Fixed Assets: Accounts of all fixed assets (life span more than one year) are recorded in this Group. The subgroups are
- Building
- Furniture
- Land
- Plant and Machinery
(v) Investments: Contains accounts of investment made by the organit#ation. The subgroups are
- Investment in Bank Deposits
- Investment in shares and Debentures
(vi) Loan (Assets): Includes accounts of long term loans given
(vii) Loans (Liability): Amount borrowed from financial institutions. The sub Groups are
- Secured: (Loan against Security)
- Unsecured: (No Security)
(viii) Miscellaneous Expenses (Assets): This includes preliminary and preformation Expenses to the extent those are not written off.
(ix) Direct Income: Income from sale of goods, included in this group. If it is a service organisation, income from fees will come under this group.
(x) Indirect Income: All incomes which is not a direct income
come under this group.
Eg: rent received, discount received,
dividend received etc.
(xi) Direct Expenses: Expenses of purchase or manufacturing
of goods are included in this group.
Eg. Wages, carriage
inward, consumables etc. GNUKhata opens Opening Stock Account under
this group.
(xii) Indirect Expenses: All office, administration sellng
and distribution expenses are coming under this group.
Eg:
Salary, Interest, depreciation, etc.
(xiii) Reserves: Contains retained earnings reserves and surplus.
ഗ്രൂപ്പുകളുടെയും ഉപഗ്രൂപ്പുകളുടെയും വിവരണം:
(i) (എ) മൂലധനം: ഉടമസ്ഥനും പങ്കാളികളും ഓഹരി ഉടമകളും സംഭാവന ചെയ്ത തുക ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
(ബി) കോർപ്പസ്: ഒരു ലാഭേച്ഛയില്ലാത്ത ഓർഗനൈസേഷന്റെ (ക്യാപിറ്റൽ ഫണ്ട്) അംഗങ്ങൾ സംഭാവന ചെയ്ത തുക ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
(ii) നിലവിലെ അസറ്റുകൾ: പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന ആസ്തികളെ നിലവിലെ അസറ്റുകൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് നടത്തുമ്പോൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന അത്തരം ആസ്തികളുടെ അക്കൗണ്ടുകൾ ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
- ബാങ്ക്- (നിക്ഷേപം)
- പണം - (കയ്യിൽ, ഫാക്ടറിയിൽ, നിസ്സാര പണം)
- ഇൻവെന്ററി- (ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക്)
- വായ്പകളും അഡ്വാൻസുകളും- (സ്റ്റാഫിലേക്കുള്ള താൽക്കാലിക അഡ്വാൻസ്)
- സൺ‌ഡ്രി കടക്കാർ - (ക്രെഡിറ്റ് വിൽ‌പന)
(iii) നിലവിലെ ബാധ്യത: ഒരു ഹ്രസ്വ കാലയളവിൽ (ഒരു വർഷത്തിൽ താഴെ) നൽകേണ്ട ബാധ്യതകളെ നിലവിലെ ബാധ്യതകൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. നിലവിലെ ബാധ്യതകളുടെ ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ.
- വ്യവസ്ഥകൾ: (PF, ESI, TDS കുടിശ്ശിക മുതലായവ)
- സൺ‌ഡ്രി ക്രെഡിറ്റർ‌മാർ എക്സ്പെൻ‌സുകൾ: (കുടിശ്ശിക ചെലവുകൾ)
- വാങ്ങുന്നതിനുള്ള സൺ‌ഡ്രി ക്രെഡിറ്റർ‌മാർ: (വിതരണക്കാർ‌ക്ക് നൽകേണ്ട തുക)
(iv) സ്ഥിര ആസ്തികൾ: എല്ലാ സ്ഥിര ആസ്തികളുടെയും (ഒരു വർഷത്തിൽ കൂടുതൽ ആയുസ്സ് ) അക്കൗണ്ടുകൾ ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
- കെട്ടിടം
- ഫർണിച്ചർ
- ഭൂമി
- പ്ലാന്റും യന്ത്രങ്ങളും
(v) നിക്ഷേപങ്ങൾ: # ഓർഗനൈസേഷൻ ഓർഗനൈസേഷൻ നടത്തിയ നിക്ഷേപത്തിന്റെ അക്കൗണ്ടുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
- ബാങ്ക് നിക്ഷേപങ്ങളിൽ നിക്ഷേപം
- ഷെയറുകളിലും ഡിബഞ്ചറുകളിലും നിക്ഷേപം
(vi) വായ്പ (അസറ്റുകൾ): നൽകിയ ദീർഘകാല വായ്പകളുടെ അക്കൗണ്ടുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു
(vii) വായ്പകൾ (ബാധ്യത): ധനകാര്യ സ്ഥാപനങ്ങളിൽ നിന്ന് കടമെടുത്ത തുക. ഉപഗ്രൂപ്പുകൾ
- സുരക്ഷിതം: (സുരക്ഷയ്‌ക്കെതിരായ വായ്പ)
- സുരക്ഷിതമല്ലാത്തത്: (സുരക്ഷയില്ല)
(viii) പലവക ചെലവുകൾ (അസറ്റുകൾ): ഇതിൽ എഴുതിത്തള്ളാത്ത പരിധി വരെ പ്രാഥമികവും മുൻ‌കൂട്ടി തയ്യാറാക്കുന്നതുമായ ചെലവുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു.
(ix) നേരിട്ടുള്ള വരുമാനം: ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന ചരക്ക് വിൽപ്പനയിൽ നിന്നുള്ള വരുമാനം. ഇത് ഒരു സേവന ഓർഗനൈസേഷനാണെങ്കിൽ, ഫീസിൽ നിന്നുള്ള വരുമാനം ഈ ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിൽ വരും.
(x) പരോക്ഷ വരുമാനം: നേരിട്ടുള്ള വരുമാനമല്ലാത്ത എല്ലാ വരുമാനങ്ങളും ഈ ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിൽ വരുന്നു.
ഉദാ: വാടക ലഭിച്ചു, കിഴിവ് ലഭിച്ചു, ലാഭവിഹിതം ലഭിച്ചു.
(xi) നേരിട്ടുള്ള ചെലവുകൾ: സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നതിനോ നിർമ്മിക്കുന്നതിനോ ഉള്ള ചെലവുകൾ ഈ ഗ്രൂപ്പിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
ഉദാ. വേതനം, വണ്ടി അകത്തേക്ക്, ഉപഭോഗവസ്തുക്കൾ തുടങ്ങിയവ. ഈ ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിൽ ഗ്നുഖാത ഓപ്പണിംഗ് സ്റ്റോക്ക് അക്കൗണ്ട് തുറക്കുന്നു.
(xii) പരോക്ഷ ചെലവുകൾ: എല്ലാ ഓഫീസ്, അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ വിൽപ്പന, വിതരണ ചെലവുകൾ എന്നിവ ഈ ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിൽ വരുന്നു.
ഉദാ: ശമ്പളം, പലിശ, മൂല്യത്തകർച്ച തുടങ്ങിയവ.
(xiii) കരുതൽ : നിലനിർത്തുന്ന വരുമാന കരുത്തും മിച്ചവും അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
Creating Ledger Accounts in GNUKhata
A ledger account contains record of all transactions relating to Assets, Capital, Liabilities, Expenditure and Revenues. A ledger account is to be created under any of the above five groups. Based on the group under which a ledger account is created, the “ balance of the ledger account will be appeared either in Trading, Profit and loss account or in Balance sheet.1. Steps for Creation of Ledger Accounts:
- Step 1: Click on Master Menu or Press Shift + Control + M or Press F2
-
Step 2: Select Create Account option. Then a dialogue box appears.
Enter all the details.
- Group Name: Select the name of the group from the drop down list.
- Sub group name: Select the name of sub gorup from the drop down list depending on the group we selected. A new subgroup can also be created.
- Account name: Enter the name of account which we want to create
- Step 3: Click on Save button
2. Display Ledger Accounts:
To display Ledger accounts, select List of Accounts from
Report menu. Now we can see a table containing a list of all ledger
accounts along with its group name and sub group name.
3. Editing a ledger account:
To edit a ledger account, select Edit Account from Master
menu. Here we can change Account name and opening balance. But we
can not change the name of Group and sub Group.
4. Deleting a ledger account:
To delete a ledger account, select Edit Account from Master
menu. Select the ledger account – we want to delete, click on Delete
Button and confirm the deletion. System generated account and the
ledger account already used in voucher cannot be deleted.
ഗ്നുഖാറ്റയിൽ ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന വിധം
അസറ്റുകൾ, മൂലധനം, ബാധ്യതകൾ, ചെലവ്, വരുമാനം എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ ഇടപാടുകളുടെയും റെക്കോർഡ് ഒരു ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. മുകളിലുള്ള ഏതെങ്കിലും അഞ്ച് ഗ്രൂപ്പുകളിൽ ഏതെങ്കിലും ഒരു ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട് സൃഷ്ടിക്കണം. ഒരു ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട് സൃഷ്ടിച്ച ഗ്രൂപ്പിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കി, “ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടിന്റെ ബാലൻസ് ട്രേഡിംഗ്, ലാഭം, നഷ്ട അക്കൗണ്ട് അല്ലെങ്കിൽ ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ ദൃശ്യമാകും.1. ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ:
- ഘട്ടം 1: മാസ്റ്റർ മെനുവിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ Shift + Control + M അമർത്തുക അല്ലെങ്കിൽ F2 അമർത്തുക
- ഘട്ടം 2: അക്കൗണ്ട് സൃഷ്ടിക്കുക ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അപ്പോൾ ഒരു ഡയലോഗ് ബോക്സ് പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. എല്ലാ വിശദാംശങ്ങളും നൽകുക.
- ഗ്രൂപ്പിന്റെ പേര്: ഡ്രോപ്പ് ഡൌൺ ലിസ്റ്റിൽ നിന്ന് ഗ്രൂപ്പിന്റെ പേര് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- ഉപഗ്രൂപ്പിന്റെ പേര്: ഞങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത ഗ്രൂപ്പിനെ ആശ്രയിച്ച് ഡ്രോപ്പ് ഡൌൺ ലിസ്റ്റിൽ നിന്ന് സബ് ഗോറപ്പിന്റെ പേര് തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഒരു പുതിയ ഉപഗ്രൂപ്പും സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയും.
- അക്കൗണ്ട് നാമം: ഞങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന അക്കൗണ്ടിന്റെ പേര് നൽകുക
- ഘട്ടം 3: സംരക്ഷിക്കുക ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
2. ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ പ്രദർശിപ്പിക്കുക: ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ
പ്രദർശിപ്പിക്കുന്നതിന്, റിപ്പോർട്ട് മെനുവിൽ നിന്ന് അക്കൗണ്ടുകളുടെ പട്ടിക തിരഞ്ഞെടുക്കുക. എല്ലാ ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുടെയും ഒരു ഗ്രൂപ്പ് പേരും ഉപഗ്രൂപ്പിന്റെ പേരും അടങ്ങിയ ഒരു പട്ടിക ഇപ്പോൾ നമുക്ക് കാണാൻ കഴിയും.
3. ഒരു ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട്
എഡിറ്റുചെയ്യുന്നു: ഒരു ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട് എഡിറ്റുചെയ്യാൻ, മാസ്റ്റർ മെനുവിൽ നിന്ന് അക്കൗണ്ട് എഡിറ്റുചെയ്യുക തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഇവിടെ ഞങ്ങൾക്ക് അക്കൗണ്ട് പേരും ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസും മാറ്റാൻ കഴിയും. എന്നാൽ ഗ്രൂപ്പിന്റെയും ഉപഗ്രൂപ്പിന്റെയും പേര് മാറ്റാൻ ഞങ്ങൾക്ക് കഴിയില്ല.
4. ഒരു ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട് ഇല്ലാതാക്കുന്നു: ഒരു ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട്
ഇല്ലാതാക്കാൻ, മാസ്റ്റർ മെനുവിൽ നിന്ന് അക്കൗണ്ട് എഡിറ്റുചെയ്യുക തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട് തിരഞ്ഞെടുക്കുക - ഞങ്ങൾക്ക് ഇല്ലാതാക്കാൻ ആഗ്രഹമുണ്ട്, ഇല്ലാതാക്കുക ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്ത് ഇല്ലാതാക്കൽ സ്ഥിരീകരിക്കുക. സിസ്റ്റം ജനറേറ്റുചെയ്ത അക്കൗണ്ടും ഇതിനകം വൗച്ചറിൽ ഉപയോഗിച്ച ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടും ഇല്ലാതാക്കാൻ കഴിയില്ല.
Types of Vouchers
GNUKhata has the following pre defined voucher types. We can not create a new voucher type.
VoucherType | Used To Record | Shortcut Keys |
| Receipts | To record receipt of cash or cheque | F4 |
| Payments | To record all payments made by cash or cheque | F5 |
| Sales | Cash and credit sales of goods | F6 |
| Purchase | Cash and credit purchase of goods or raw materials | F7 |
| Contra | Deposits or withdrawals of cash from bank or transfer of funds from one bank to another and transfer of cash to petty cash | F8 |
| Journal | Rectification entries or transfer or adjustment entries purchase or sale of fixed assets on credit | F9 |
| Sales Return | Return of goods by a customer | Ctrl+1 |
| Purchase Return | Return of goods to supplier | Ctrl+2 |
| Credit Note | Reduction in the amount due from a customer orfor allowances | Ctrl+3 |
| Debit Note | Reduction in the amount payable to a supplier or for allowances | Ctrl+4 |
വൗച്ചറുകളുടെ തരങ്ങൾ
മുൻ‌കൂട്ടി നിർ‌വ്വചിച്ച വൗച്ചർ തരങ്ങൾ ഗ്നുഖാറ്റയിൽ ഉണ്ട്. ഞങ്ങൾക്ക് ഒരു പുതിയ വൗച്ചർ തരം സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയില്ല.
വൗച്ചർടൈപ്പ് | റെക്കോർഡുചെയ്യാൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു | കുറുക്കുവഴി കീകൾ |
| രസീതുകൾ | പണത്തിന്റെ രസീത് രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനോ പരിശോധിക്കുന്നതിനോ | F4 |
| പേയ്‌മെന്റുകൾ | പണമടച്ചോ ചെക്കായോ നടത്തിയ എല്ലാ പേയ്‌മെന്റുകളും റെക്കോർഡുചെയ്യാൻ | F5 |
| വിൽപ്പന | സാധനങ്ങളുടെ പണവും ക്രെഡിറ്റ് വിൽപ്പനയും | F6 |
| വാങ്ങൽ | ചരക്കുകളുടെയോ അസംസ്കൃത വസ്തുക്കളുടെയോ പണവും ക്രെഡിറ്റ് വാങ്ങലും | F7 |
| കോൺട്ര | ബാങ്കിൽ നിന്ന് പണം നിക്ഷേപിക്കുകയോ പിൻവലിക്കുകയോ ചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ബാങ്കിൽ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് ഫണ്ട് കൈമാറുക, നിസ്സാര പണത്തിലേക്ക് പണം കൈമാറുക | F8 |
| ജേണൽ | തിരുത്തൽ എൻ‌ട്രികൾ അല്ലെങ്കിൽ കൈമാറ്റം അല്ലെങ്കിൽ ക്രമീകരണ എൻ‌ട്രികൾ ക്രെഡിറ്റിൽ സ്ഥിര ആസ്തികൾ വാങ്ങുകയോ വിൽ‌ക്കുകയോ ചെയ്യുന്നു | F9 |
| വിൽപ്പന വരുമാനം | ഒരു ഉപഭോക്താവ് സാധനങ്ങളുടെ മടക്കം | Ctrl + 1 |
| വാങ്ങൽ റിട്ടേൺ | സാധനങ്ങൾ വിതരണക്കാരന് തിരികെ നൽകുക | Ctrl + 2 |
| ക്രെഡിറ്റ് കുറിപ്പ് | ഒരു ഉപഭോക്താവിൽ നിന്നോ അലവൻസുകളിൽ നിന്നോ നൽകേണ്ട തുകയിലെ കുറവ് | Ctrl + 3 |
| ഡെബിറ്റ് കുറിപ്പ് | ഒരു വിതരണക്കാരന് അല്ലെങ്കിൽ അലവൻസുകൾക്ക് നൽകേണ്ട തുകയിലെ കുറവ് | Ctrl + 4 |
Voucher Entry
Recording a transaction through voucher is called voucher entry. While recording a voucher the debit part of the transaction recorded first and there after credit part. We can add any number of debits and credits in a voucher.
1.
Finding and Editing a Voucher Entry:
To edit a voucher entry, it must be found out first. For this, the given
steps are to be followed.
- Step 1: Select Find/ Edit voucher from voucher menu.
- Step 2: Select any one Criteria and press Enter key. All transactions fulfilling the criteria will be displayed.
- Step 3: Select the transaction that we want to edit and press Enter key
- Step 4: Click Edit button to open the transaction in edit mode make necessary changes.
- Step 5: Click on Save button to save changes.
2.
Deleting a voucher entry:
To delete a voucher, First find it and click on Delete, after confirmation,
the record will be deleted. Deleted vouchers cannot be restored.
3.
Add account while in voucher entry:
While recording transactions in voucher entry mode, we can add a ledger
account by clicking on Add Account, select the Group, sub Group, enter the
account name and opening balance, if any. Click on Save Button and return to
Voucher entry mode.
വൗച്ചർ എൻട്രി
വൗച്ചർ വഴി ഒരു ഇടപാട് റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നത് വൗച്ചർ എൻട്രി എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഒരു വൗച്ചർ റെക്കോർഡുചെയ്യുമ്പോൾ ഇടപാടിന്റെ ഡെബിറ്റ് ഭാഗം ക്രെഡിറ്റ് ഭാഗത്തിന് ശേഷം ആദ്യം റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നു. ഒരു വൗച്ചറിൽ നമുക്ക് എത്ര ഡെബിറ്റുകളും ക്രെഡിറ്റുകളും ചേർക്കാൻ കഴിയും.
1. ഒരു വൗച്ചർ എൻട്രി കണ്ടെത്തുകയും എഡിറ്റുചെയ്യുകയും ചെയ്യുക: ഒരു വൗച്ചർ എൻട്രി
എഡിറ്റുചെയ്യാൻ, അത് ആദ്യം കണ്ടെത്തണം. ഇതിനായി, നൽകിയിരിക്കുന്ന ഘട്ടങ്ങൾ പാലിക്കേണ്ടതുണ്ട്.
- ഘട്ടം 1: വൗച്ചർ മെനുവിൽ നിന്ന് വൗച്ചർ കണ്ടെത്തുക / എഡിറ്റുചെയ്യുക തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- ഘട്ടം 2: ഏതെങ്കിലും ഒരു മാനദണ്ഡം തിരഞ്ഞെടുത്ത് എന്റർ കീ അമർത്തുക. മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിക്കുന്ന എല്ലാ ഇടപാടുകളും പ്രദർശിപ്പിക്കും.
- ഘട്ടം 3: ഞങ്ങൾ എഡിറ്റുചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഇടപാട് തിരഞ്ഞെടുത്ത് എന്റർ കീ അമർത്തുക
- ഘട്ടം 4: എഡിറ്റ് മോഡിൽ ഇടപാട് തുറക്കാൻ എഡിറ്റ് ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക ആവശ്യമായ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുക.
- ഘട്ടം 5: മാറ്റങ്ങൾ സംരക്ഷിക്കുന്നതിന് സംരക്ഷിക്കുക ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.
2. ഒരു വൗച്ചർ എൻട്രി ഇല്ലാതാക്കുന്നു: ഒരു വൗച്ചർ
ഇല്ലാതാക്കാൻ, ആദ്യം അത് കണ്ടെത്തി ഇല്ലാതാക്കുക ക്ലിക്കുചെയ്യുക, സ്ഥിരീകരണത്തിന് ശേഷം റെക്കോർഡ് ഇല്ലാതാക്കപ്പെടും. ഇല്ലാതാക്കിയ വൗച്ചറുകൾ പുന .സ്ഥാപിക്കാൻ കഴിയില്ല.
3. വൗച്ചർ എൻട്രിയിലായിരിക്കുമ്പോൾ അക്കൗണ്ട് ചേർക്കുക:
വൗച്ചർ എൻട്രി മോഡിൽ ഇടപാടുകൾ റെക്കോർഡുചെയ്യുമ്പോൾ, അക്കൗണ്ട് ചേർക്കുക ക്ലിക്കുചെയ്ത് ഞങ്ങൾക്ക് ഒരു ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട് ചേർക്കാൻ കഴിയും, ഗ്രൂപ്പ്, സബ് ഗ്രൂപ്പ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക, അക്കൗണ്ട് നാമം നൽകുക, ബാലൻസ് ഉണ്ടെങ്കിൽ, സേവ് ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്ത് വൗച്ചർ എൻട്രി മോഡിലേക്ക് മടങ്ങുക.
Reports
One of the tabs in the menu bar is Reports. From the Report menu, we will enable to view reports such as Ledger, Trial Balance, Balance sheet, Profit and Loss Account, List of accounts and List of deleted vouchers. For all these reports, we have to specify the periods.1. Display Ledger Account:
- Step 1: Click on Report tab from the menu bar
- Step2: Select Ledger option from the list, Now view Ledger screen appears
- Step 3: Select the name of ledger account we want to display
- Step 4: Enter from date and to date
- Step 5: Click on view button to view the ledger
2. Display Trial Balance:
- Step1: Click on Report tab from the menu bar
- Step 2: Select Trial balance from the menu
- Step 3: Enter From date and To date
- Step 4: Select the Trial Balance Type
- Step 5: Click on view button to view the Trial Balance
3. Display Profit and Loss Account/Income and Expenditure Account:
- Step 1: Click on Report tab from the menu bar
- Step 2: Select Profit and loss or Income and Expenditure from the list
- Step 3: Enter From date and To date.
- Step 4: Click on view button
4. Display Balance sheet:
- Step 1: Click on Report Tab from the menu bar
- Step 2: Select Balance sheet from the list
- Step 3: Select Balance sheet type
- Step 4: Click on View button
റിപ്പോർട്ടുകൾ
മെനു ബാറിലെ ടാബുകളിലൊന്നാണ് റിപ്പോർട്ടുകൾ. റിപ്പോർട്ട് മെനുവിൽ നിന്ന്, ലെഡ്ജർ, ട്രയൽ ബാലൻസ്, ബാലൻസ് ഷീറ്റ്, ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ട്, അക്കൗണ്ടുകളുടെ പട്ടിക, ഇല്ലാതാക്കിയ വൗച്ചറുകളുടെ പട്ടിക എന്നിവ പോലുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ കാണാൻ ഞങ്ങൾ പ്രാപ്തമാക്കും. ഈ റിപ്പോർട്ടുകൾക്കെല്ലാം, ഞങ്ങൾ പിരീഡുകൾ വ്യക്തമാക്കേണ്ടതുണ്ട്.1. ഡിസ്പ്ലേ ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട്:
- ഘട്ടം 1: മെനു ബാറിൽ നിന്ന് റിപ്പോർട്ട് ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
- ഘട്ടം 2: പട്ടികയിൽ നിന്ന് ലെഡ്ജർ ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ഇപ്പോൾ കാഴ്ച ലെഡ്ജർ സ്ക്രീൻ ദൃശ്യമാകുന്നു
- ഘട്ടം 3: ഞങ്ങൾ പ്രദർശിപ്പിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടിന്റെ പേര് തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 4: തീയതി മുതൽ തീയതി വരെ നൽകുക
- ഘട്ടം 5: ലെഡ്ജർ കാണുന്നതിന് വ്യൂ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
2. ട്രയൽ ബാലൻസ് പ്രദർശിപ്പിക്കുക:
- ഘട്ടം 1: മെനു ബാറിൽ നിന്ന് റിപ്പോർട്ട് ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
- ഘട്ടം 2: മെനുവിൽ നിന്ന് ട്രയൽ ബാലൻസ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 3: തീയതി മുതൽ തീയതി വരെ നൽകുക
- ഘട്ടം 4: ട്രയൽ ബാലൻസ് തരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 5: ട്രയൽ ബാലൻസ് കാണുന്നതിന് വ്യൂ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
3. ലാഭനഷ്ട അക്കണ്ട് / വരുമാന, ചെലവ് അക്കൗണ്ട് പ്രദർശിപ്പിക്കുക:
- ഘട്ടം 1: മെനു ബാറിൽ നിന്ന് റിപ്പോർട്ട് ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
- ഘട്ടം 2: പട്ടികയിൽ നിന്ന് ലാഭനഷ്ടം അല്ലെങ്കിൽ വരുമാനവും ചെലവും തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 3: തീയതി മുതൽ തീയതി വരെ നൽകുക.
- ഘട്ടം 4: വ്യൂ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
4. ബാലൻസ് ഷീറ്റ് പ്രദർശിപ്പിക്കുക:
- ഘട്ടം 1: മെനു ബാറിൽ നിന്ന് റിപ്പോർട്ട് ടാബിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക
- ഘട്ടം 2: പട്ടികയിൽ നിന്ന് ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 3: ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- ഘട്ടം 4: വ്യൂ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക