Chapter 7: Directing - Important Topics:
- Meaning and Features of Directing
- Importance of Directing
- Principles of Directing
- Elements of Directing: Supervision, Motivation, Leadership, Communication
- Maslow's Need Hierarchy Theory of Motivation
- Financial and Non-Financial Incentives
- Leadership Styles
- Communication: Process, Formal & Informal Networks, Barriers, and Ways to Overcome
Directing (മാർഗനിർദേശം)
According to Koontz and O'Donnell Directing is a complex function that includes all those activities which are designed to encourage subordinates to work effectively and efficiently"
Features/Characteristics of Directing (മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ)
- Initiate action (പ്രവർത്തികളുടെ ആരംഭം കുറിക്കുന്നു)
- Takes place at every level (എല്ലാ തലങ്ങളിലും ആവശ്യമാണ്)
- A continuous process (ഒരു തുടർ പ്രക്രിയയാണ്)
- Flows from top to bottom (മുകളിൽനിന്ന് താഴേക്ക് ചലിക്കുന്നു)
- Pervasive – This function takes place wherever superior – subordinate relationship exists, i.e., in all the levels of management.
Importance of Directing (മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)
1. Initiate action (പ്രവർത്തികളുടെ ആരംഭം കുറിക്കുന്നു)
Planning, organising and staffing are preparations for doing work. The work actually begins only when the manager performs the directing function. Thus directing initiates action.
2. Integrates employees efforts (തൊഴിലാളികളുടെ അധ്വാനത്തെ സംയോജിപ്പിക്കുന്നു)
It integrates the efforts of individual and group to achieve common objectives. This is possible by supervision, guidance and counselling.
3. Provides leadership (നേതൃത്വം നൽകുന്നു)
Effective directing provides motivation and leadership to the employees, which helps them to identify their potentials and realise their latent capabilities, leading to growth.
4. Introduces changes (മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരുന്നു)
Most of the employees resist changes. Through effective direction, employees are induced to accept changes and challenges of the job.
5. Provides stability (നിലനിൽപ്പിന് സഹായിക്കുന്നു)
Effective directing helps to develop cooperation and commitment on part of subordinates. This provide stability to the organisation.
Simple Hints: Think about the elements of directing: can supervision, motivation, leadership, and communication help here?
Principles of Direction (മാർഗനിർദേശ തത്വങ്ങൾ)
1. Maximum individual contribution (വ്യക്തികളുടെ പരമാവധി പ്രവർത്തനം)
This principles emphasis that directing techniques must help every individual in the organisation to contribute to his maximum potential for achievement of organisational objectives.
2. Harmony of objectives (ലക്ഷ്യങ്ങളുടെ സംഗമം)
Very often, we find that individual objectives of employees and the organisational objectives as understood are conflicting to each other. Directing should create harmony.
3. Unity of command (യൂണിറ്റി ഓഫ് കമാന്റ്)
This principle insists that a person in the organisation should receive instructions from one superior only.
4. Appropriateness of direction technique (ഉചിതമായ ടെക്നിക്ക്)
According to this principle, appropriate motivational and leadership technique should be used while directing the people based on subordinate needs, capabilities etc.
5. Managerial communication (ഉചിതമായ ആശയവിനിമയം)
Effective managerial communication across all the levels in the organisation makes direction effective.
6. Use of informal organisation (അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം)
A manager should realise that informal groups or organisations exist within every formal organisation and should make use of them.
7. Leadership (നേത്യത്വം)
While directing the subordinates, managers should exercise good leadership.
8. Follow through (തുടർ നടപടികൾ)
Mere giving of an order is not sufficient. Managers should follow it up by reviewing continuously whether orders are being implemented accordingly or any problems are being encountered.
Elements of Direction (മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ ഘടകങ്ങൾ)
- Supervision
- Motivation
- Leadership
- Communication
1. Supervision (മേൽനോട്ടം)
According to Viteles "Supervision refers to the direct and immediate guidance and control of subordinates in performance of their task".
Supervision is the process of intelligent overseeing of subordinates at work to ensure desired results.
Importance / Role / Functions of Supervision / Supervisor (മേൽനോട്ടത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)
- Maintains contact (സമ്പർക്കം നിലനിർത്തുന്നു)
- Act as a link (ചങ്ങലക്കണ്ണിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു)
- Maintains group activity (കൂട്ടായ പ്രവർത്തി നിലനിർത്തുന്നു)
- Ensure performance (നിർവ്വഹണം ഉറപ്പുവരുത്തുന്നു)
- Provide on-the-job training (ജോലിസ്ഥലത്തുള്ള പരിശീലനം ഉറപ്പുവരുത്തുന്നു.)
- builds morale (ധാർമ്മികത വളർത്താൻ സഹായിക്കുന്നു)
- Provides feedback (വിവരശേഖരണം സാധ്യമാക്കുന്നു)
Answer Structure: Simply list four functions like 'acts as a link', 'provides on-the-job training', 'maintains group unity', 'ensures performance' (2 marks).
2. Motivation (പ്രചോദനം)
According to William G Scout "Motivation means a process of stimulating people to action to accomplish desired goals".
Features of Motivation (പ്രചോദനത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ)
- Motivation is a psychological phenomenon (പ്രചോദനം എന്നത് ഒരു മനശാസ്ത്രപരമായ പ്രതിഭാസമാണ്)
- Motivation is a goal directed behaviour (ലക്ഷ്യത്തെ കേന്ദ്രീകരിച്ചുള്ള ഒരു പ്രക്രിയയാണ് പ്രചോദനം)
- Motivation may be positive or negative (പ്രചോദനം പോസിറ്റീവ് അല്ലെങ്കിൽ നെഗറ്റീവ് ആയിരിക്കാം)
- Motivation is complex process (പ്രചോദനം ഒരു സങ്കീർണ്ണ പ്രകിയയാണ്)
Motivation Process
Unsatisfied need → Tension → Drives → Search behavior → Satisfied need → Reduction of tension
Importance Of Motivation (പ്രചോദനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യങ്ങൾ)
1. Improves performance (നിർവ്വഹണം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു)
Motivation helps to improve the performance level of employees.
2. Builds positive attitude (പോസറ്റീവ് നിലപാട് വളർത്തിയെടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു)
Motivation helps to change negative attitude of employees to positive attitude.
3. Reduce employees turnover (തൊഴിലാളികളുടെ പിരിഞ്ഞുപോകൽ കുറയ്ക്കുന്നു)
Motivation helps to reduce employee turnover and thereby saves the cost of new recruitment and training.
4. Introduce changes (മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരുന്നു)
Motivation helps the managers to introduce changes and motivated employees.
5. Reduces absenteeism (ലീവ് കുറയ്ക്കുന്നു)
Motivation helps to reduce absenteeism by providing proper working conditions, adequate rewards and good relation with supervisor.
Maslow's Need Hierarchy Theory of Motivation
1. Physiological needs (ശാരീരികാവശ്യങ്ങൾ)
These are the basic needs of an individual and corresponds to primary needs. Need for food, clothing, shelter, sleep etc.
2. Safety or security needs (സുരക്ഷിതത്വ ആവശ്യങ്ങൾ)
These needs stand for security and protection from physical and emotional harm. (e.g., job security, insurance)
3. Social needs (സാമൂഹ്യാവശ്യങ്ങൾ)
He needs love and affection, friendship, a sense of belonging, acceptance by others etc.
4. Esteem needs (അഭിമാനാവശ്യങ്ങൾ)
Esteem needs include desire for status, prestige, dignity, self respect, respect from others etc.
5. Self actualisation needs (സ്വന്തം സാക്ഷാത്ക്കാരത്തിനുള്ള ആവശ്യങ്ങൾ)
This is the highest level of need. It is the drive to become what one is capable of becoming. (e.g., creativity, problem-solving)
Maslow's theory gives emphasis on three important points:
- Human wants are unlimited and varied.
- These needs are arranged in a series of preferences. After the lower level needs are satisfied, needs at the higher level emerge and demand satisfaction.
- A satisfied need can never work as a motivator. Needs which are not satisfied act as motivator for influencing human behavior.
Simple Hints: Think about the hierarchy. Can a higher-level need motivate someone when a lower-level need is unsatisfied?
Incentives (പ്രോത്സാഹനങ്ങൾ)
In order to satisfy the needs and to motivate the employees, managers offer various incentives. Incentive means all measures which are taken to motivate employees to improve their performance.
Financial Incentives (ധനപരമായ പ്രേരകങ്ങൾ)
It refers to those incentives, which are in direct monetary form or measurable in monetary terms and used to motivate employees for better performance.
- Pay and allowance (പ്രതിഫലവും വേതനവും): For every employee, salary is the basic monetary incentive.
- Productivity linked wage incentives (ഉല്പാദനക്ഷമതാ പ്രതിഫലം): Rewards are given to employees as a percentage of output or sales achieved.
- Bonus (ബോണസ്): It is a one time reward for high performance paid over and above salary.
- Profit sharing (ലാഭവിഹിതം): It means to provide employees a share in the profits of the enterprise.
- Co-partnership/Stock option (പങ്കാളിത്തം): Employees are offered shares of the company at a price lower than the market price.
- Retirement Benefits: Provident fund, pension, gratuity.
- Perquisites: Car allowance, housing, medical aid.
Non-Financial Incentives (ധനപരമല്ലാത്ത പ്രേരകങ്ങൾ)
Psychological, social and emotional factors also play an important role in motivating employees. The incentives which are provided to satisfy these needs are termed as non-financial incentives.
- Status (പദവി): Ranking of positions in the organisation.
- Organisational climate (സ്ഥാപനത്തിലെ സ്ഥിതിഗതികൾ): Individual autonomy, reward orientation, consideration to employees.
- Career advancement opportunity (തൊഴിൽ പുരോഗതിക്കുള്ള അവസരങ്ങൾ): Opportunity to grow to higher levels.
- Job enrichment (ജോലി വർദ്ധനവ്): Designing jobs with greater variety, autonomy, and responsibility.
- Employee recognition programmes (തൊഴിലാളികൾക്കുള്ള അംഗീകാര പരിപാടികൾ): Congratulating, displaying achievements, awards.
- Job security: Stability about future income and work.
- Employee participation: Involving employees in decision making.
- Employee empowerment: Giving more autonomy and powers to subordinates.
Answer Structure: Define incentives (1 mark). List and explain 4 financial incentives with examples (3.5 marks). List and explain 4 non-financial incentives with examples (3.5 marks).
Hint: (Refer to question 51 from the previous year questions PDF).
3. Leadership (നേത്യത്വം)
According to Koontz and O'Donnell "Leadership is the ability of a manager to induce subordinates to work with confidence and zeal".
Features of Leadership (നേത്യത്വത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ)
- It is ability of individual to influence people
- It tries to bring change in the behaviour of others
- It is a continuous process
- It explains the interpersonal relationships between the leaders and followers
- It is positive and creative
Importance Of Leadership (നേത്യത്വത്തിന്റെ പ്രധാന്യം)
1. Influence the behaviour of people (തൊഴിലാളികളുടെ പെരുമാറ്റത്തെ സ്വാധീനിക്കുന്നു): A good leader influences the behaviour of people and contributes their energies for the benefits of the organisation.
2. Provide confidence (ആത്മവിശ്വാസം നൽകുന്നു): A leader maintains personal relations and helps his followers in fulfilling their needs.
3. Introduces changes (മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരുന്നു): Leaders plays a key role in introducing required changes in the organisation.
4. Handles conflicts (തർക്കങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു): A good leader helps in solving the conflicts among the employees.
5. Provide training (പരിശീലനം നൽകുന്നു): Leaders make training to their subordinate, in order to make them efficient and to facilitate a smooth succession process.
Qualities of a Good Leader (നല്ല നേതാവിന്റെ ഗുണങ്ങൾ)
- Physical qualities (ശാരീരിക ഗുണങ്ങൾ): Good height, weight, health and appearance.
- Knowledge (അറിവ്): Required knowledge and competence.
- Integrity (സത്യസന്ധത): High level of integrity and honesty.
- Initiative (മുൻകയ്യ്): Courage and initiative to do things on his own.
- Communication skill (ആശയവിനിമയ ഗുണങ്ങൾ): Should be a good communicator.
- Motivation skill (പ്രചോദിപ്പിക്കാനുള്ള കഴിവ്): Understand the needs of his employees and motivate them.
- Self-confidence (ആത്മവിശ്വാസം): High level of confidence.
Leadership Styles (നേത്യത്വത്തിന്റെ രീതികൾ)
1. Authoritarian or autocratic leadership (ഏകാധിപത്യ രീതി): An autocratic leader exercises complete control over the subordinates. He gives orders and expects his subordinates to follow them. (e.g., a military commander in a battle)
2. Democratic or participative leadership (ജനാധിപത്യ രീതി): A democratic leader provides freedom of thinking and listens to suggestions and opinions of the subordinates. (e.g., a team leader in a research project)
3. Free-rein laissez faire leadership (ലെസേഫെയർ രീതി): It involves complete delegation of authority, so that subordinates themselves take decisions. The leader avoids holding power and surrenders authority to subordinates. (e.g., a senior professor guiding PhD scholars)
Democratic: A marketing manager asking the team, "What are your ideas for this new campaign?" and then deciding together.
Laissez-faire: A creative director telling a designer, "Here's the project brief. I trust you to come up with something amazing. Let me know if you need any resources."
Answer Structure: Define as a leader who gives complete freedom to subordinates to make decisions and set their own goals. (2 marks)
Hint: (Refer to question 20 from the previous year questions PDF).
4. Communication (ആശയവിനിമയം)
According to Newman & Summer "Communication is an exchange of facts, ideas, opinions or emotions by two or more persons".
Elements of Communication (ആശയവിനിമയത്തിലെ ഘടകങ്ങൾ)
- Sender (സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്നയാൾ): Person who conveys his thoughts or ideas.
- Message (സന്ദേശം): The subject matter of communication (facts, ideas, opinion).
- Encoding (എൻകോഡിംഗ്): Converting the message into communication symbols such as words, pictures, gestures.
- Channel/Media (മാധ്യമം): The path through which encoded message is transmitted (written, face-to-face, phone).
- Receiver (സ്വീകർത്താവ്): The person who receives the message.
- Decoding (ഡീകോഡിംഗ്): Converting the encoded symbols back into a meaningful message.
- Feedback (പ്രതികരണം): The receiver's response to the sender's message.
- Noise (ശബ്ദം): Any obstruction or hindrance that distorts the message.
Importance Of Communication (ആശയവിനിമയത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)
- Act as a basis of co-ordination
- Helps in smooth working of an enterprise
- Act as a basis of decision making
- Increases managerial efficiency
- Promotes co-operation and industrial peace
- Establishes effective leadership
- Boosts morale and provides motivation
Formal Communication (ഔപചാരിക ആശയവിനിമയം)
Official communication along the chain of command is called formal communication.
1. Vertical communication (ലംബമായ ആശയവിനിമയം): Communication between two levels.
(i) Upward communication: Subordinate to superior (e.g., leave application).
(ii) Downward communication: Superior to subordinate (e.g., giving orders).
2. Horizontal or lateral communication (തിരശ്ചീനമായ ആശയവിനിമയം): Communication between individuals at the same level (e.g., Production manager talking to Marketing manager).
Network Of Formal Communication (ഔപചാരിക ആശയവിനിമയ ശ്യംഖല)
1. Single chain (സിങ്കിൾ ചെയിൻ): Communication flows from every superior to his subordinate in a single chain.
2. Wheel network (വീൽ ചെയിൻ): All subordinates communicate through the superior only.
3. Circular network (സർക്കുലാർ ശ്യംഖല): Communication moves in a circle. Each person can communicate with adjoining two persons. Slow communication.
4. Free flow (സ്വന്തമായ ഒഴുക്ക്): Each person can communicate with others freely. Fast communication.
5. Inverted V (ഇൻവേർട്ടഡ് V മാത്യക): A subordinate can communicate with his superior and his superior's superior.
Informal Communication (അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം)
Informal communication is based on informal relationship between the members of the organisation at same or different levels. It is often called "Grapevine".
Grapevine Network (Network Of informal communication)
1. Single strand network (ഒരേ നിരയിലുള്ള ആശയവിനിമയം): Each person communicates with another in a sequence (A tells B, B tells C).
2. Gossip network (ഗോസിപ്പ് ശൃംഖല): One person communicates with all at the same time.
3. Probability network (പ്രോബബിലിറ്റി ശൃംഖല): Any person can communicate with anyone else randomly.
4. Cluster network (ക്ലസ്റ്റർ ശൃംഖല): An individual communicates with only those people whom he trusts. (Most popular in organisations)
Barriers Of Communication (ആശയവിനിമയത്തിലെ തടസ്സങ്ങൾ)
1. Semantic barrier (അർത്ഥവ്യാപ്തി സംബന്ധിച്ച തടസ്സം): Problems related to the meaning of words and symbols.
Examples: Badly expressed message, symbols with different meanings, faulty translation, unclarified assumptions, body language mismatch.
2. Psychological barriers (മാനസിക തടസ്സങ്ങൾ): The state of mind of sender and receiver.
Examples: Premature evaluation, lack of attention, loss by transmission, distrust.
3. Organisational barriers (സംഘടനാ തടസ്സങ്ങൾ): Factors related to organisation structure, authority, rules.
Examples: Organisational policy, rigid rules, status, complexity in structure, lack of facilities.
4. Personal barriers (വ്യക്തിപരമായ തടസ്സം): Personal characteristics of sender and receiver.
Examples: Fear of challenge to authority, lack of confidence, unwillingness to communicate, lack of incentives.
Simple Hints: Could be the words used (Semantic), could be the subordinate's state of mind (Psychological), or the organizational culture (Organizational).
Improving Communication Effectiveness (ആശയവിനിമം കാര്യക്ഷമമാക്കാനുള്ള മാർഗ്ഗങ്ങൾ)
- Clarify the ideas before communicating
- Communicate according to the needs of receiver
- Consult others before communicating
- Be aware of the language, tone and content of the message
- Ensure proper feedback
- Follow-up communication
- Be a good listener
- Convey things of help and value to listeners
- Communicate for present and future
Answer Structure: Draw a neat diagram showing Sender, Encoding, Channel, Receiver, Decoding, Feedback, and Noise (3 marks). Explain each element briefly (2 marks).
Hint: (Refer to question 47 from the previous year questions PDF).
പ്രധാന പാഠഭാഗങ്ങൾ:
- മാർഗനിർദേശം - അർത്ഥവും സവിശേഷതകളും
- മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
- മാർഗനിർദേശ തത്വങ്ങൾ
- മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ ഘടകങ്ങൾ: മേൽനോട്ടം, പ്രചോദനം, നേതൃത്വം, ആശയവിനിമയം
- മാസ്ലോവിന്റെ ആവശ്യങ്ങളുടെ ശ്രേണി സിദ്ധാന്തം
- സാമ്പത്തിക, സാമ്പത്തികേതര പ്രോത്സാഹനങ്ങൾ
- നേതൃത്വ ശൈലികൾ
- ആശയവിനിമയം: പ്രക്രിയ, ഔപചാരിക-അനൗപചാരിക ശൃംഖലകൾ, തടസ്സങ്ങൾ, പരിഹാര മാർഗ്ഗങ്ങൾ
മാർഗനിർദേശം
കീഴ്ജീവനക്കാരെ അവരുടെ ഫലപ്രദമായും കാര്യക്ഷമമായും പ്രവർത്തിക്കാൻ (കഴിവിന്റെ പരമാവധി പ്രവർത്തിക്കാൻ) പ്രേരിപ്പിക്കുന്ന സങ്കീർണ്ണമായ ഒരു ചുമതലയാണ് മാർഗനിർദേശം എന്നാണ് കൂൺസും ഓഡണലും നിർവ്വചിച്ചിരിക്കുന്നത്.
മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ
- പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് തുടക്കമിടുന്നു
- എല്ലാ തലങ്ങളിലും നടക്കുന്നു
- തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയയാണ്
- മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക് ഒഴുകുന്നു
- വ്യാപകമാണ് - അതായത് മികച്ച മാനേജ്മെന്റിന്റെ എല്ലാ തലങ്ങളിലും സബോർഡിനേറ്റ് ബന്ധം നിലനിൽക്കുന്നിടത്തെല്ലാം ഈ പ്രവർത്തനം നടക്കുന്നു
മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
1. പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് തുടക്കമിടുന്നു: ആസൂത്രണം, സംഘാടനം, ഉദ്യോഗവൽക്കരണം എന്നിവയാണ് ജോലി ചെയ്യുന്നതിനുള്ള തയ്യാറെടുപ്പുകൾ. മാനേജർ ഡയറക്റ്റിംഗ് ഫംഗ്ഷൻ നടത്തുമ്പോൾ മാത്രമാണ് പ്രവൃത്തി ആരംഭിക്കുന്നത്. അങ്ങനെ ഡയറക്റ്റിംഗ് പ്രവർത്തനത്തിന് തുടക്കമിടുന്നു.
2. തൊഴിലാളികളുടെ അധ്വാനത്തെ സംയോജിപ്പിക്കുന്നു: പൊതു ലക്ഷ്യം നേടാനായി വ്യക്തികളുടെയും ഗ്രൂപ്പുകളുടെയും അധ്വാനത്തെ മാർഗനിർദേശം സംയോജിപ്പിക്കുന്നു. മേൽനോട്ടം, മാർഗനിർദേശം, ഉപദേശം എന്നിവയിലൂടെയാണിത് സാധ്യമാകുന്നത്.
3. നേതൃത്വം നൽകുന്നു: നല്ല രീതിയിലുള്ള ഡയറക്ടിംഗ് തൊഴിലാളികൾക്ക് പ്രചോദനവും നേത്യത്വവും നൽകുന്നു. ഇതിലൂടെ തൊഴിലാളികളുടെ ഇപ്പോഴത്തെ നിലനിൽപ്പും പ്രാപ്തിയും മനസ്സിലാക്കാൻ സാധിക്കുന്നു.
4. മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരുന്നു: മിക്ക ജീവനക്കാരും മാറ്റങ്ങളെ ഇഷ്ടപ്പെടാത്തവരാണ്. എന്നാൽ ഫലപ്രദമായ മാർഗനിർദേശം വഴി മാറ്റങ്ങളെ സ്വീകരിക്കാനും വെല്ലുവിളികളെ നേരിടാനും അവരെ പ്രേരിപ്പിക്കുന്നു.
5. നിലനിൽപ്പിന് സഹായിക്കുന്നു: കാര്യക്ഷമമായ മാർഗനിർദേശം വഴി സ്ഥാപനത്തിൽ പരസ്പര സഹകരണവും പ്രതിബദ്ധതയും വളർത്തിയെടുക്കാൻ സാധിക്കുന്നു. ഇത് സ്ഥാപനത്തിന്റെ നിലനിൽപ്പിന് സഹായിക്കുന്നു.
മാർഗനിർദേശ തത്വങ്ങൾ
1. വ്യക്തികളുടെ പരമാവധി പ്രവർത്തനം: വ്യക്തികളുടെ പരമാവധി പ്രവർത്തനം ഉറപ്പുവരുത്തുന്ന വിധത്തിലാകണം മാർഗനിർദേശ ടെക് നിക്കുകൾ ഉപയോഗിക്കേണ്ടത്.
2. ലക്ഷ്യങ്ങളുടെ സംഗമം: സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യവും ജോലിക്കാരുടെ ലക്ഷ്യവും തമ്മിൽ ഒത്തുചേരണം.
3. യൂണിറ്റി ഓഫ് കമാന്റ്: ഒരു സമയത്ത് ഒരൊറ്റ മേലുദ്യോഗസ്ഥനിൽ നിന്നു മാത്രമേ ഒരു ജീവനക്കാരൻ ഉത്തരവുകൾ സ്വീകരിക്കാവൂ.
4. ഉചിതമായ ടെക്നിക്ക്: സാഹചര്യങ്ങൾക്കും കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ കഴിവിനും അനുസരിച്ച് ഉചിതമായ നേത്യത്വ രീതികൾ സ്വീകരിക്കണം.
5. ഉചിതമായ ആശയവിനിമയം: മുകളിലേക്കും താഴേക്കുമുള്ള ഉചിതമായ ആശയ വിനിമയ രീതി മാനേജർമാർ പിന്തുടരണം.
6. അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം: ഏതൊരു ഔപചാരിക സംഘടനയ്ക്കുള്ളിലും ഒരു അനൗപചാരിക സംഘടനയുണ്ടാകുമെന്ന കാര്യം മാനേജർ തിരിച്ചറിയണം.
7. നേത്യത്വം: കീഴ്ജീവനക്കാർക്ക് മാർഗനിർദേശം നൽകാൻ മാനേജ്മെന്റ് നല്ല നേത്യത്വം കാഴ്ചവെയ്ക്കണം.
8. തുടർ നടപടികൾ: നിർദേശങ്ങൾ നൽകുക മാത്രമല്ല, അവ നടപ്പിലാക്കിയോ എന്ന് തുടർന്ന് പരിശോധിക്കണം.
മാർഗനിർദേശത്തിന്റെ ഘടകങ്ങൾ
- മേൽനോട്ടം
- പ്രചോദനം
- നേതൃത്വം
- ആശയവിനിമയം
1. മേൽനോട്ടം
കീഴ്ജീവനക്കാർ അവരുടെ ജോലി നിർവ്വഹിക്കുന്നതിന് നേരിട്ട് നയിക്കുകയും നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് മേൽനോട്ടം എന്നാണ് വൈറ്റലൈസ് നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്. ഫലപ്രാപ്തിയുളവാക്കുന്ന വിധം തന്നെയാണ് കീഴ്ജീവനക്കാർ പണിയെടുക്കുന്നതെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്താൻ വേണ്ട ബുദ്ധിപൂർവ്വമായ മേലന്വേഷണ പ്രക്രിയയാണ് മേൽനോട്ടം.
മേൽനോട്ടത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം / പ്രവർത്തനങ്ങൾ
- സമ്പർക്കം നിലനിർത്തുന്നു
- ചങ്ങലക്കണ്ണിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നു
- കൂട്ടായ പ്രവർത്തനം നിലനിർത്തുന്നു
- നിർവ്വഹണം ഉറപ്പുവരുത്തുന്നു
- ജോലിസ്ഥലത്തുള്ള പരിശീലനം നൽകുന്നു
- ധാർമ്മികത വളർത്താൻ സഹായിക്കുന്നു
- പ്രതികരണം നൽകുന്നു
2. പ്രചോദനം
നിശ്ചിത ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടിയെടുക്കാൻ വേണ്ടി തൊഴിലാളികളെ ഉത്തേജിപ്പിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് പ്രചോദനം എന്നാണ് വില്ല്യം ജി കോട്ട് പറയുന്നത്.
പ്രചോദനത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ
- പ്രചോദനം ഒരു മനഃശാസ്ത്ര പ്രതിഭാസമാണ്
- ലക്ഷ്യത്തെ കേന്ദ്രീകരിച്ചുള്ള പെരുമാറ്റമാണ്
- പ്രചോദനം പോസിറ്റീവ് അല്ലെങ്കിൽ നെഗറ്റീവ് ആകാം
- പ്രചോദനം സങ്കീർണ്ണമായ പ്രക്രിയയാണ്
പ്രചോദന പ്രക്രിയ
തൃപ്തികരമല്ലാത്ത ആവശ്യം → പിരിമുറുക്കം → പ്രേരണകൾ → തിരച്ചിൽ പെരുമാറ്റം → തൃപ്തികരമായ ആവശ്യം → പിരിമുറുക്കം കുറയൽ
പ്രചോദനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
1. പ്രകടനം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു: ജീവനക്കാരുടെ പ്രകടന നിലവാരം ഉയർത്താൻ പ്രചോദനം സഹായിക്കുന്നു.
2. നല്ല മനോഭാവം വളർത്തുന്നു: നെഗറ്റീവ് മനോഭാവത്തെ പോസിറ്റീവ് ആക്കി മാറ്റാൻ സഹായിക്കുന്നു.
3. ജീവനക്കാരുടെ പിരിഞ്ഞുപോക്ക് കുറയ്ക്കുന്നു: പുതിയ റിക്രൂട്ട്മെന്റിന്റെയും പരിശീലനത്തിന്റെയും ചെലവ് ലാഭിക്കുന്നു.
4. മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരുന്നു: പുതിയ മാറ്റങ്ങൾ അവതരിപ്പിക്കാൻ മാനേജർമാരെ സഹായിക്കുന്നു.
5. അസാന്നിധ്യം കുറയ്ക്കുന്നു: നല്ല ജോലി സാഹചര്യവും പാരിതോഷികവും നൽകി ലീവ് എടുക്കുന്നത് കുറയ്ക്കുന്നു.
മാസ്ലോവിന്റെ ആവശ്യങ്ങളുടെ ശ്രേണി സിദ്ധാന്തം
1. ശാരീരിക ആവശ്യങ്ങൾ: ഭക്ഷണം, വസ്ത്രം, പാർപ്പിടം തുടങ്ങിയ അടിസ്ഥാന ആവശ്യങ്ങൾ.
2. സുരക്ഷാ ആവശ്യങ്ങൾ: ശാരീരികവും വൈകാരികവുമായ ഉപദ്രവങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള സുരക്ഷ (ജോലി സുരക്ഷ, ഇൻഷുറൻസ്).
3. സാമൂഹിക ആവശ്യങ്ങൾ: സ്നേഹം, വാത്സല്യം, സൗഹൃദം, സ്വീകാര്യത.
4. ആത്മാഭിമാന ആവശ്യങ്ങൾ: പദവി, അന്തസ്സ്, അംഗീകാരം, ബഹുമാനം.
5. ആത്മസാക്ഷാത്കാര ആവശ്യങ്ങൾ: സ്വന്തം കഴിവുകൾ പൂർണ്ണമായി പ്രയോജനപ്പെടുത്തുക, വളരുക.
മാസ്ലോവിന്റെ സിദ്ധാന്തത്തിലെ പ്രധാന പോയിന്റുകൾ:
- മനുഷ്യന്റെ ആവശ്യങ്ങൾ പരിധിയില്ലാത്തതും വൈവിധ്യപൂർണ്ണവുമാണ്.
- ഈ ആവശ്യങ്ങൾ ഒരു ശ്രേണിയിലാണ് ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നത്. താഴ്ന്ന ആവശ്യങ്ങൾ തൃപ്തിപ്പെട്ടാൽ മാത്രമേ ഉയർന്ന ആവശ്യങ്ങൾ ഉണ്ടാവുകയുള്ളൂ.
- തൃപ്തിപ്പെട്ട ഒരു ആവശ്യത്തിന് ഒരിക്കലും പ്രചോദകമായി പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയില്ല.
പ്രോത്സാഹനങ്ങൾ
ജീവനക്കാരുടെ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാനും അവരെ പ്രചോദിപ്പിക്കാനും മാനേജർമാർ വിവിധ പ്രോത്സാഹനങ്ങൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.
സാമ്പത്തിക പ്രോത്സാഹനങ്ങൾ
- ശമ്പളവും അലവൻസുകളും: എല്ലാ ജീവനക്കാർക്കുമുള്ള അടിസ്ഥാന പണ പ്രോത്സാഹനം.
- ഉൽപാദനക്ഷമതാ ബന്ധിത വേതനം: വിൽപ്പനയുടെയോ ഉൽപാദനത്തിന്റെയോ അടിസ്ഥാനത്തിൽ നൽകുന്ന പ്രതിഫലം.
- ബോണസ്: മികച്ച പ്രകടനത്തിന് ശമ്പളത്തിന് പുറമെ നൽകുന്ന ഒറ്റത്തവണ പ്രതിഫലം.
- ലാഭവിഹിതം: സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലാഭത്തിന്റെ ഒരു ഭാഗം ജീവനക്കാർക്ക് നൽകുക.
- കോ-പാർട്ണർഷിപ്പ് / സ്റ്റോക്ക് ഓപ്ഷൻ: വിപണി വിലയേക്കാൾ കുറഞ്ഞ നിരക്കിൽ ജീവനക്കാർക്ക് കമ്പനിയുടെ ഓഹരികൾ നൽകുക.
സാമ്പത്തികേതര പ്രോത്സാഹനങ്ങൾ
- പദവി: ഓർഗനൈസേഷനിലെ സ്ഥാനങ്ങളുടെ റാങ്കിംഗ്.
- ഓർഗനൈസേഷണൽ കാലാവസ്ഥ: ജീവനക്കാർക്കുള്ള സ്വയംഭരണം, പരിഗണന.
- കരിയർ പുരോഗതി അവസരങ്ങൾ: ഉയർന്ന തലങ്ങളിലേക്ക് വളരാനുള്ള അവസരം.
- ജോലി സമ്പുഷ്ടീകരണം: കൂടുതൽ വൈവിധ്യവും ഉത്തരവാദിത്തവുമുള്ള ജോലികൾ രൂപകൽപ്പന ചെയ്യുക.
- ജീവനക്കാരുടെ അംഗീകാര പരിപാടികൾ: അഭിനന്ദനം, അവാർഡുകൾ, നോട്ടീസ് ബോർഡിൽ പ്രദർശിപ്പിക്കുക.
ലളിതമായ സൂചനകൾ: പണത്തിനപ്പുറമുള്ള (non-financial) പ്രോത്സാഹനങ്ങളെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുക.
3. നേതൃത്വം
ആത്മവിശ്വാസത്തോടെയും ആവേശത്തോടെയും ജോലി ചെയ്യാൻ കീഴ്ജീവനക്കാരെ പ്രേരിപ്പിക്കാനുള്ള ഒരു മാനേജരുടെ ശേഷിയാണ് നേതൃത്വം എന്നാണ് കൂൺസും ഓഡോണലും നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.
നേതൃത്വത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ
- ആളുകളെ സ്വാധീനിക്കാനുള്ള കഴിവാണിത്.
- മറ്റുള്ളവരുടെ പെരുമാറ്റത്തിൽ മാറ്റം വരുത്താൻ ശ്രമിക്കുന്നു.
- തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയയാണ്.
- നേതാവും അനുയായികളും തമ്മിലുള്ള വ്യക്തിബന്ധത്തെ വിശദീകരിക്കുന്നു.
- ഇത് ക്രിയാത്മകവും പോസിറ്റീവുമാണ്.
നേതൃത്വത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
1. ആളുകളുടെ പെരുമാറ്റത്തെ സ്വാധീനിക്കുന്നു: ഒരു നല്ല നേതാവ് തന്റെ അനുയായികളുടെ പെരുമാറ്റത്തെ സ്വാധീനിക്കുകയും സ്ഥാപനത്തിന്റെ നേട്ടത്തിനായി അവരുടെ ഊർജ്ജം വിനിയോഗിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
2. ആത്മവിശ്വാസം നൽകുന്നു: നേതാവ് വ്യക്തിബന്ധം നിലനിർത്തുകയും അനുയായികളുടെ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റാൻ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
3. മാറ്റങ്ങൾ കൊണ്ടുവരുന്നു: സ്ഥാപനത്തിൽ ആവശ്യമായ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തുന്നതിൽ നേതാവ് പ്രധാന പങ്ക് വഹിക്കുന്നു.
4. സംഘർഷങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു: ജീവനക്കാർ തമ്മിലുള്ള തർക്കങ്ങൾ പരിഹരിക്കാൻ നല്ല നേതാവിന് കഴിയും.
5. പരിശീലനം നൽകുന്നു: നേതാവ് തന്റെ കീഴ്ജീവനക്കാർക്ക് പരിശീലനം നൽകി അവരെ കാര്യക്ഷമരാക്കുന്നു.
നല്ല നേതാവിന്റെ ഗുണങ്ങൾ
- ശാരീരിക ഗുണങ്ങൾ: നല്ല ആരോഗ്യം, രൂപഭാവം.
- അറിവ്: ആവശ്യമായ അറിവും കഴിവും.
- സത്യസന്ധത: ഉയർന്ന നിലവാരത്തിലുള്ള സത്യസന്ധത.
- മുൻകൈ: സ്വയം പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആരംഭിക്കാനുള്ള ധൈര്യം.
- ആശയവിനിമയ കഴിവ്: നല്ല ആശയവിനിമയം നടത്താൻ കഴിയണം.
- പ്രചോദിപ്പിക്കാനുള്ള കഴിവ്: ജീവനക്കാരുടെ ആവശ്യങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കി പ്രചോദിപ്പിക്കണം.
- ആത്മവിശ്വാസം: ഉയർന്ന ആത്മവിശ്വാസം ഉണ്ടായിരിക്കണം.
നേതൃത്വ ശൈലികൾ
1. സ്വേച്ഛാധിപത്യ ശൈലി: നേതാവ് പൂർണ്ണ നിയന്ത്രണം ചെലുത്തുന്നു. ഉത്തരവുകൾ നൽകുകയും അവ പാലിക്കണമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
2. ജനാധിപത്യ ശൈലി: നേതാവ് കീഴ്ജീവനക്കാരുമായി കൂടിയാലോചിച്ച് തീരുമാനമെടുക്കുന്നു. അവരുടെ നിർദ്ദേശങ്ങൾക്ക് പ്രാധാന്യം നൽകുന്നു.
3. സ്വതന്ത്ര (Laissez-faire) ശൈലി: നേതാവ് അധികാരം പൂർണ്ണമായും കീഴ്ജീവനക്കാർക്ക് വിട്ടുകൊടുക്കുന്നു. അവർ സ്വയം തീരുമാനമെടുക്കുന്നു.
4. ആശയവിനിമയം
രണ്ടോ അതിലധികമോ ആൾക്കാർ തമ്മിൽ വസ്തുതകൾ, ആശയങ്ങൾ, അഭിപ്രായങ്ങൾ, വികാരങ്ങൾ എന്നിവ കൈമാറുന്നതാണ് ആശയവിനിമയം എന്നാണ് ന്യൂമാനും സമ്മറും നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.
ആശയവിനിമയത്തിലെ ഘടകങ്ങൾ
- സന്ദേശകൻ (Sender): സന്ദേശം അയയ്ക്കുന്നയാൾ.
- സന്ദേശം (Message): കൈമാറുന്ന വിവരം.
- എൻകോഡിംഗ് (Encoding): സന്ദേശത്തെ വാക്കുകൾ, ചിഹ്നങ്ങൾ എന്നിവയാക്കി മാറ്റുന്ന പ്രക്രിയ.
- മാധ്യമം (Channel/Media): സന്ദേശം കൈമാറുന്ന പാത (ഫോൺ, കത്ത്, മുഖാമുഖം).
- സ്വീകർത്താവ് (Receiver): സന്ദേശം സ്വീകരിക്കുന്നയാൾ.
- ഡീകോഡിംഗ് (Decoding): എൻകോഡ് ചെയ്ത സന്ദേശത്തെ വ്യാഖ്യാനിക്കുന്ന പ്രക്രിയ.
- പ്രതികരണം (Feedback): സ്വീകർത്താവിന്റെ മറുപടി.
- ശബ്ദം (Noise): ആശയവിനിമയത്തിലെ തടസ്സം.
ആശയവിനിമയത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം
- ഏകോപനത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനം
- സ്ഥാപനത്തിന്റെ സുഗമമായ പ്രവർത്തനത്തിന് സഹായിക്കുന്നു
- തീരുമാനമെടുക്കലിന്റെ അടിസ്ഥാനം
- മാനേജീരിയൽ കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു
- സഹകരണവും വ്യവസായ സമാധാനവും പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു
- ഫലപ്രദമായ നേതൃത്വം സ്ഥാപിക്കുന്നു
- ധാർമ്മികത ഉയർത്തുകയും പ്രചോദനം നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു
ഔപചാരിക ആശയവിനിമയം
അധികാര ശൃംഖലയിലൂടെയുള്ള ഔദ്യോഗിക ആശയവിനിമയത്തെ ഔപചാരിക ആശയവിനിമയം എന്ന് പറയുന്നു.
1. ലംബ ആശയവിനിമയം (Vertical): വിവിധ തലങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയം.
മേൽപ്പോട്ടുള്ളത് (Upward): കീഴ്ജീവനക്കാരിൽ നിന്ന് മേലുദ്യോഗസ്ഥരിലേക്ക് (അവധിക്ക് അപേക്ഷിക്കുക).
കീഴ്പ്പോട്ടുള്ളത് (Downward): മേലുദ്യോഗസ്ഥരിൽ നിന്ന് കീഴ്ജീവനക്കാരിലേക്ക് (ഉത്തരവുകൾ നൽകുക).
2. തിരശ്ചീന ആശയവിനിമയം (Horizontal): ഒരേ തലത്തിലുള്ളവർ തമ്മിലുള്ള ആശയവിനിമയം (ഉദാ: പ്രൊഡക്ഷൻ മാനേജരും മാർക്കറ്റിംഗ് മാനേജരും തമ്മിൽ).
അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം (Grapevine)
സ്ഥാപനത്തിലെ അംഗങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള അനൗപചാരിക ബന്ധത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ആശയവിനിമയമാണിത്. ഇത് വളരെ വേഗത്തിൽ പടരുന്നു.
ആശയവിനിമയത്തിലെ തടസ്സങ്ങൾ
1. ഭാഷാപരമായ തടസ്സങ്ങൾ (Semantic): വാക്കുകളുടെയും ചിഹ്നങ്ങളുടെയും അർത്ഥവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രശ്നങ്ങൾ.
2. മാനസിക തടസ്സങ്ങൾ (Psychological): സന്ദേശകന്റെയും സ്വീകർത്താവിന്റെയും മാനസികാവസ്ഥ മൂലമുള്ള തടസ്സങ്ങൾ.
3. സംഘടനാപരമായ തടസ്സങ്ങൾ (Organisational): സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഘടന, നിയമങ്ങൾ, നടപടിക്രമങ്ങൾ എന്നിവ മൂലമുള്ള തടസ്സങ്ങൾ.
4. വ്യക്തിപരമായ തടസ്സങ്ങൾ (Personal): സന്ദേശകന്റെയും സ്വീകർത്താവിന്റെയും വ്യക്തിപരമായ സ്വഭാവങ്ങൾ മൂലമുള്ള തടസ്സങ്ങൾ.
ആശയവിനിമയ കാര്യക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്താനുള്ള മാർഗ്ഗങ്ങൾ
- ആശയവിനിമയത്തിന് മുമ്പ് ആശയങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കുക.
- സ്വീകർത്താവിന്റെ ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് ആശയവിനിമയം നടത്തുക.
- മറ്റുള്ളവരുമായി കൂടിയാലോചിക്കുക.
- ഭാഷ, സ്വരം, ഉള്ളടക്കം എന്നിവയിൽ ശ്രദ്ധ പുലർത്തുക.
- ശരിയായ പ്രതികരണം ഉറപ്പാക്കുക.
- തുടർനടപടികൾ സ്വീകരിക്കുക.
- നല്ല ശ്രോതാവായിരിക്കുക.
- ശ്രോതാക്കൾക്ക് താൽപ്പര്യമുള്ള കാര്യങ്ങൾ അറിയിക്കുക.
Important Exam Questions
Very Short Answer Type (1 Mark)
- Grapevine relates to (a) Formal communication (b) Informal communication (c) Formal organization (d) Informal organization (2019 Mar)
- Which of the following is a financial incentive? (a) Promotion (b) Job security (c) Participation in management (d) Stock option (2020 Say)
- The process of converting the message into communication symbols is known as (a) Media (b) Encoding (c) Feedback (d) Decoding (2020 Say, 2024 Say, 2025 Mar)
- The process of making subordinates to act in a desired manner is (a) Motivation (b) Supervision (c) Communication (d) None (2021 Mar)
- ................ communication flows upwards or downwards. (a) Vertical (b) Horizontal (c) Diagonal (d) None (2021 Mar)
- Which one of the following is not an element of direction? (a) Communication (b) Motivation (c) Delegation (d) Supervision (2021 Say)
- ................ is referred as Grapevine Communication. (a) Formal Communication (b) Informal Communication (c) Barriers to Communication (d) Downward Communication (2021 Say)
- Pay and allowance is an example of (a) Financial incentive (b) Non-financial incentive (c) Both (d) None of these (2023 Mar)
- The highest level of need in the Maslow's Need Hierarchy Theory is: (a) Physiological Needs (b) Self Actualisation Needs (c) Esteem Needs (d) Safety Needs (2024 Mar)
- 'Self-respect' belongs to ............ need of an employee according to Maslow. (a) Safety needs (b) Esteem needs (c) Affiliation needs (d) Self actualization (2025 Say)
Short Answer Type (2/3/4 Marks)
- Find the odd one. Give reason. (2021 Mar)
- Write Two organizational barriers to communication. (2021 Mar)
- Name any Two types of formal communication network. (2022 Mar)
- Write any Two non-financial incentive to employees. (2022 Say)
- List out the four elements of direction. (2023 Mar & 2023 Say)
- Who is Laissez- faire leader? (2025 Mar)
- What do you mean by 'Fringe benefits'? (2025 Say)
- Briefly mention any two semantic barrier of communication. (2025 Say)
- List out any three non- financial incentives. (2020 Mar)
- State the features of leadership. (Any Three) (2021 Mar)
- Illustrate any three features of directing. (2023 Mar)
- Write short note on the following: (a) Communication (b) Leadership (2023 Say)
- What are semantic barriers of communication? (any three) (2025 Mar)
- "Effective leadership determines the success of an enterprise". a) Do you support this statement? b) Give reasons to your argument. (Any Three) (2019 Say)
- Briefly explain any four network of formal communication. (2020 say)
- List out the principles of directing. (Any Four) (2021 Mar)
- Discuss different types of financial incentives used to motivate employees of a business Organization. (2021 Say)
- Explain Maslow's need hierarchy theory of motivation. (2022 Mar)
Long Answer Type (5/6/8 Marks)
- Arrange the following elements of communication in the right order: Message, Decoding, sender, Encoding, Media, Feedback, Receiver. (2021 Mar)
- Match the following: Informal Communication - Communication Network; Empathy - Wheel pattern; Stimulating people - Motivation; Grapevine - Physiological need; Food, Cloth, etc. - Quality of a leader. (2021 Say)
- Match the following elements in Communication process: (a) Sender - (i) path/route; (b) Feedback - (ii) hindrance; (c) Media - (iii) source; (d) Noise - (iv) content; (e) Message - (v) reply/response. (2024 Mar)
- Explain the following leadership styles: (a) Autocratic Leadership (b) Democratic Leadership (2024 Say)
- Classify the following into financial and non-financial incentive: Bonus, Status, Job enrichment, Profit sharing, Retirement benefits, Employee recognition programs. (2022 Mar)
- State the Need Hierarchy theory of Abraham Maslow with the help of a diagram. (2022 Say, 2023 Say, 2024 Say)
- Describe the importance of communication in business. (2022 Say)
- Sun Ltd offers shares to its employees at a price which is lower than market price. a) Identify the type of incentive offered to the employees. b) Name the incentive. c) Explain any Four similar types of incentives. (2019 Mar)
- "It is the process of making subordinates to act in a desired manner to achieve certain organizational goals." (a) Name the element of Directing noted above. (b) Explain any three features and four importance of this element. (2019 Say)
- Prepare a seminar report on the topic "Barriers to Communication". (2020 Mar)
- Explain the elements of communication by drawing a diagram. (2023 Mar)
- Explain different financial and non-financial incentives used to motivate employees of a company. (any eight) (2025 Mar)
- What is communication? Briefly explain the process of communication with the help of a diagram. (2025 Say)
| Column A | Column B |
|---|---|
| Informal Communication | Communication Network |
| Empathy | Food, Cloth, etc. |
| Wheel pattern | Stimulating people |
| Motivation | Grapevine |
| Physiological need | Quality of a leader |
