Total Pageviews

Site Archive

PLUS ONE ACCOUNTANCY NOTES Chapter 4 Recording of Transactions - II


Special purpose books / subdivisions of journal / day books

പ്രത്യേക ഉദ്ദേശ്യ പുസ്തകങ്ങൾ / ജേണൽ / ഡേ പുസ്തകങ്ങളുടെ ഉപവിഭാഗങ്ങൾ

All the transactions relating to any small business can be recorded in one book or a journal. However, as the business expands, recording each and every transaction can be a Herculean task, To simplify it, the journals were divided into special journals or special purpose books. The journal in which transactions of a similar nature are recorded is known as special journal or day book. Following were the special purpose books:

ഏതെങ്കിലും ചെറുകിട ബിസിനസ്സുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ ഇടപാടുകളും ഒരു പുസ്തകത്തിലോ ജേണലിലോ രേഖപ്പെടുത്താം. എന്നിരുന്നാലും, ബിസിനസ്സ് വികസിക്കുമ്പോൾ, ഓരോ ഇടപാടുകളും റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നത് ഒരു കഠിനമായ ജോലിയാണ്, ഇത് ലളിതമാക്കുന്നതിന്, ജേണലുകളെ പ്രത്യേക ജേണലുകളായോ പ്രത്യേക ഉദ്ദേശ്യ പുസ്തകങ്ങളായോ തിരിച്ചിരിക്കുന്നു. സമാന സ്വഭാവമുള്ള ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ജേണലിനെ പ്രത്യേക ജേണൽ അല്ലെങ്കിൽ ഡേ ബുക്ക് എന്ന് വിളിക്കുന്നു. പ്രത്യേക ഉദ്ദേശ്യ പുസ്തകങ്ങൾ ഇനിപ്പറയുന്നവയായിരുന്നു:

  1. Cash book
  2. Purchases book
  3. Purchases return book
  4. Sales book
  5. Sales return book
  6. Bills receivable book
  7. Bills payable book 
  8. Journal proper
  1. ക്യാഷ് ബുക്ക്
  2. വാങ്ങൽ പുസ്തകം
  3. റിട്ടേൺ ബുക്ക് വാങ്ങുന്നു
  4. വിൽപ്പന പുസ്തകം
  5. സെയിൽസ് റിട്ടേൺ ബുക്ക്
  6. സ്വീകാര്യമായ ബില്ലുകൾ ബില്ലുകൾ
  7. നൽകേണ്ട ബില്ലുകൾ 
  8. ജേണൽ പ്രോപ്പർ 

These special purpose books made accounting work easier and economical.

ഈ പ്രത്യേക ഉദ്ദേശ്യ പുസ്‌തകങ്ങൾ അക്കൗണ്ടിങ് ജോലികൾ എളുപ്പവും ലാഭകരവുമാക്കി 


Advantages of day books 
ദിവസ പുസ്തകങ്ങളുടെ പ്രയോജനങ്ങൾ

1. Division of work (the accounting work may be divided among different clerks.)

2. Specialization  (when the same work is done by a person regularly, he will become more efficient.)

3. Availability of information (Information relating to a particular item is available without much delay.)

4. Facility in checking (will reduce the chances of errors.)


1. ജോലിയുടെ വിഭജനം (അക്കൗണ്ടിങ് ജോലിയെ വിവിധ ഗുമസ്തന്മാർക്കിടയിൽ വിഭജിക്കാം.)

2. സ്പെഷ്യലൈസേഷൻ (ഒരു വ്യക്തി പതിവായി ഒരേ ജോലി ചെയ്യുമ്പോൾ, അവൻ കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമനായിത്തീരും.)

3. വിവരങ്ങളുടെ ലഭ്യത (ഒരു പ്രത്യേക ഇനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ വളരെ കാലതാമസമില്ലാതെ ലഭ്യമാണ്.)

4. പരിശോധിക്കാനുള്ള സൗകര്യം (പിശകുകളുടെ സാധ്യത കുറയ്ക്കും.)


(1) Cash Book ക്യാഷ് ബുക്ക്

A book used to record all cash receipts and payments. Cash means notes, coins, bank drafts and cheques. Cash book may be ..

എല്ലാ പണ രസീതുകളും പേയ്‌മെന്റുകളും റെക്കോർഡുചെയ്യാൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു പുസ്തകം. പണം എന്നാൽ നോട്ടുകൾ, നാണയങ്ങൾ, ബാങ്ക് ഡ്രാഫ്റ്റുകൾ, ചെക്കുകൾ എന്നിവയാണ്. ക്യാഷ് ബുക്ക് ആകാം 

single column cash book, ഒറ്റ നിര ക്യാഷ് ബുക്ക്, 

double column cash book, ഇരട്ട നിര ക്യാഷ് ബുക്ക്,

three column cash book and മൂന്ന് നിര ക്യാഷ് ബുക്ക് കൂടാതെ

petty cash book  നിസ്സാര പണ പുസ്തകം


Single Column Cash book സിംഗിൾ കോളം ക്യാഷ് ബുക്ക്
This is cash book containing only one column for cash and prepared as cash account in ledger. The debit side is meant for receipts and credit side for payments.
പണത്തിനായി ഒരു നിര മാത്രം ഉൾക്കൊള്ളുന്നതും ലെഡ്ജറിൽ ക്യാഷ് അക്ക as ണ്ടായി തയ്യാറാക്കിയതുമായ പണ പുസ്തകമാണിത്. ഡെബിറ്റ് വശം രസീതുകൾക്കും പേയ്‌മെന്റുകൾക്കുള്ള ക്രെഡിറ്റ് സൈഡിനും വേണ്ടിയുള്ളതാണ്.



Double Column Cash book:ഇരട്ട നിര ക്യാഷ് ബുക്ക്:
This is cash book containing one more column for bank along with the cash column, it serves the purpose of cash and bank account.
ക്യാഷ് നിരയ്‌ക്കൊപ്പം ബാങ്കിനായി ഒരു നിര കൂടി ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ക്യാഷ് ബുക്കാണിത്, ഇത് പണത്തിന്റെയും ബാങ്ക് അക്ക .ണ്ടിന്റെയും ഉദ്ദേശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നു.


Petty Cash Book:പെറ്റി ക്യാഷ് ബുക്ക്:
A book used to record small cash payments (like telephone bills, taxi fares, postage, cartage etc.)

ചെറിയ പണമടയ്ക്കൽ രേഖപ്പെടുത്താൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു പുസ്തകം (ടെലിഫോൺ ബില്ലുകൾ, ടാക്സി നിരക്കുകൾ, തപാൽ, കാർട്ടേജ് മുതലായവ)

Imprest system of petty cash book : The term imprest means advance. Under this system of petty cash, a fixed amount is advanced to the petty cahier at the beginning of a period. The amount advanced to him by the main cashier is called “imprest” and hence this system is called as imprest system of petty cash. It may be maintained in two ways:-
a. Simple petty cash book It is maintained just likeപെറ്റി ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ ഇംപ്രസ്റ്റ് സിസ്റ്റം - ഇംപ്രസ്റ്റ് എന്നതിന് അഡ്വാൻസ് എന്നാണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത്. നിസ്സാര പണത്തിന്റെ ഈ സമ്പ്രദായത്തിൽ, ഒരു നിശ്ചിത തുക ഒരു കാലയളവിന്റെ തുടക്കത്തിൽ പെറ്റി കാഹിയറിലേക്ക് മുന്നേറുന്നു. പ്രധാന കാഷ്യർ അദ്ദേഹത്തിന് നൽകിയ തുകയെ “ഇംപ്രസ്റ്റ്” എന്ന് വിളിക്കുന്നു, അതിനാൽ ഈ സംവിധാനത്തെ നിസ്സാര പണത്തിന്റെ ഇംപ്രസ്റ്റ് സിസ്റ്റം എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഇത് രണ്ട് തരത്തിൽ പരിപാലിക്കാം: -

a. 
ലളിതമായ പെറ്റി ക്യാഷ് ബുക്ക്  ഇത് പോലെ തന്നെ പരിപാലിക്കപ്പെടുന്നു  

A simple cash book. The amount received from the main cashier is entered on the debit side and all the payments are recorded on the credit side.
ഒരു ലളിതമായ പണ പുസ്തകം. പ്രധാന കാഷ്യറിൽ നിന്ന് ലഭിച്ച തുക ഡെബിറ്റ് ഭാഗത്ത് നൽകി എല്ലാ പേയ്‌മെന്റുകളും ക്രെഡിറ്റ് ഭാഗത്ത് രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.

B. Analytical / columnar petty cash book  :  Under this method a number of columns for the amount on the payment side besides the first total amount column. The other amount columns are provided for items of repetitive nature. One last column is designated as ‘miscellaneous’ followed by a ‘remarks’ column in order to record the payments for which there is no separate column. The nature of payment is entered in the remarks column. At the end, all the amount columns will be totaled and the total amount column will show the total amount spent and to be reimbursed.

ബി. അനലിറ്റിക്കൽ / കോളമർ പെറ്റി ക്യാഷ് ബുക്ക് - ഈ രീതിക്ക് കീഴിൽ പേയ്‌മെന്റ് ഭാഗത്തെ ആദ്യത്തെ മൊത്തം തുക നിരയ്‌ക്ക് പുറമെ നിരവധി നിരകൾ. ആവർത്തിച്ചുള്ള സ്വഭാവമുള്ള ഇനങ്ങൾക്കായി മറ്റ് തുക നിരകൾ നൽകിയിട്ടുണ്ട്. ഒരു അവസാന നിരയെ 'പലവക' എന്ന് നാമകരണം ചെയ്തിരിക്കുന്നു, അതിനുശേഷം പ്രത്യേക നിരകളില്ലാത്ത പേയ്‌മെന്റുകൾ റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിന് 'അഭിപ്രായങ്ങൾ' നിര. പേയ്‌മെന്റിന്റെ സ്വഭാവം അഭിപ്രായ നിരയിൽ നൽകിയിട്ടുണ്ട്. അവസാനം, എല്ലാ തുക നിരകളും ആകെ മൊത്തം തുക നിര ചെലവഴിച്ച ആകെ തുക കാണിക്കുകയും പണം തിരികെ നൽകുകയും ചെയ്യും.




(2.) Purchase Book / Purchase Journal: വാങ്ങൽ പുസ്തകം / വാങ്ങൽ ജേണൽ:

A special journal in which only credit purchases are recorded.

ക്രെഡിറ്റ് വാങ്ങലുകൾ മാത്രം രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു പ്രത്യേക ജേണൽ.








(3) Purchase Return Book: റിട്ടേൺ ബുക്ക് വാങ്ങുക:

A book in which return of purchased goods on credit is recorded.

ക്രെഡിറ്റിൽ വാങ്ങിയ സാധനങ്ങളുടെ വരുമാനം രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു പുസ്തകം.



(4) Sales Book / Sales Journal: സെയിൽസ് ബുക്ക് / സെയിൽസ് ജേണൽ:

A special journal in which only credit sales are recorded
ക്രെഡിറ്റ് വിൽപ്പന മാത്രം രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു പ്രത്യേക ജേണൽ



(5) Sales Return Book:സെയിൽസ് റിട്ടേൺ ബുക്ക്:

A special book in which return of goods sold on credit is recorded.

ക്രെഡിറ്റിൽ വിൽക്കുന്ന സാധനങ്ങളുടെ വരുമാനം രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു പ്രത്യേക പുസ്തകം



(6) Bills receivable book സ്വീകാര്യമായ ബില്ലുകൾ 

When goods are sold on credit, the seller may insist the buyer to accept a bill for the value of goods purchased. The seller may record the same in a separate book called Bills receivable book.

ക്രെഡിറ്റിൽ സാധനങ്ങൾ വിൽക്കുമ്പോൾ, വാങ്ങിയ സാധനങ്ങളുടെ മൂല്യത്തിനായി ഒരു ബിൽ സ്വീകരിക്കാൻ വിൽപ്പനക്കാരൻ വാങ്ങുന്നയാളോട് നിർബന്ധിച്ചേക്കാം. വിൽപ്പനക്കാരന് ബിൽ സ്വീകാര്യമായ പുസ്തകം എന്ന പ്രത്യേക പുസ്തകത്തിൽ ഇത് രേഖപ്പെടുത്താം.


(7) Bills payable book നൽകേണ്ട ബില്ലുകൾ 

All details of the bills accepted by the buyer are entered in this book. 

വാങ്ങുന്നയാൾ സ്വീകരിച്ച ബില്ലുകളുടെ എല്ലാ വിശദാംശങ്ങളും ഈ പുസ്തകത്തിൽ നൽകിയിട്ടുണ്ട്. 

(8) Journal proper

A book maintained to record transaction, which do not have a place in special journals is called journal proper or journal residual. Following transactions are recorded in this journal:
പ്രത്യേക ജേണലുകളിൽ ഇടമില്ലാത്ത ഇടപാട് റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിന് പരിപാലിക്കുന്ന ഒരു പുസ്തകത്തെ ജേണൽ ഉചിതമായ അല്ലെങ്കിൽ ജേണൽ റെസിഡൻഷ്യൽ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഇനിപ്പറയുന്ന ഇടപാടുകൾ ഈ ജേണലിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്:


1. Opening Entry: opening balances of assets, liabilities and capital, 

2. Adjustment Entries: such as Rent outstanding, Prepaid insurance, Depreciation and Commission received in advance. 

3. Rectification entries: to rectify errors 

4. Transfer entries: closing entries. 

5. Other entries: 

(i) dishonour of a cheque the entry for cancellation for discount received or discount allowed earlier. 

(ii) Purchase/sale of items on credit other than goods. 

(iii) Goods withdrawn by the owner for personal use. 

(iv) Goods distributed as samples for sales promotion.

(v) Endorsement and dishonour of bills of exchange. 

(vi) Transaction in respect of consignment and joint venture, etc. 

(vii) Loss of goods by fire/theft/spoilage.



1. ഓപ്പണിംഗ് എൻട്രി: ആസ്തികൾ, ബാധ്യതകൾ, മൂലധനം എന്നിവയുടെ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ്, 

2. അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്റ് എൻ‌ട്രികൾ: വാടക കുടിശ്ശിക, പ്രീപെയ്ഡ് ഇൻഷുറൻസ്, മൂല്യത്തകർച്ച, കമ്മീഷൻ എന്നിവ മുൻകൂട്ടി ലഭിച്ചു. 

3. തിരുത്തൽ എൻ‌ട്രികൾ‌: പിശകുകൾ‌ തിരുത്തുന്നതിന് 

4. എൻ‌ട്രികൾ‌ കൈമാറുക: എൻ‌ട്രികൾ‌ അടയ്‌ക്കുന്നു. 

5. മറ്റ് എൻ‌ട്രികൾ: 

(i) ഒരു ചെക്കിന്റെ അപമാനം, നേരത്തെ ലഭിച്ച കിഴിവ് അല്ലെങ്കിൽ കിഴിവ് റദ്ദാക്കാനുള്ള എൻട്രി. 

(ii) ചരക്കുകൾ ഒഴികെയുള്ള ക്രെഡിറ്റിൽ ഇനങ്ങൾ വാങ്ങുക / വിൽക്കുക. 

(iii) വ്യക്തിഗത ഉപയോഗത്തിനായി ഉടമ പിൻവലിച്ച സാധനങ്ങൾ. 

(iv) വിൽപ്പന പ്രമോഷനായി സാമ്പിളുകളായി വിതരണം ചെയ്യുന്ന ചരക്കുകൾ.

(v) എക്സ്ചേഞ്ച് ബില്ലുകളുടെ അംഗീകാരവും അപമാനവും. 

(vi) ചരക്ക്, സംയുക്ത സംരംഭം മുതലായവ. 

(vii) തീ / മോഷണം / കവർച്ച എന്നിവയിലൂടെ സാധനങ്ങൾ നഷ്‌ടപ്പെടുന്നത്.

Share it:

Plus One Accountancy

Post A Comment:

0 comments: