We are making major changes to this site. Reach us if you are facing any issue by clicking on Report

Table of Content

CHAPTER 6 DATABASE MANAGEMENT SYSTEM FOR ACCOUNTING


Database

A database is a collection of related data that is organized so that you can easily view the data. DBMS softwires allows you to store data, process them in an organised way.

Database Management System (DBMS) 

Database Management System (DBMS) is software that enables users to create and maintain a database. DBMS helps in collection of data, their storing, manipulation, retrieval etc.  Softwires like Libre Office Base, MS Access, Oracle, SQL server etc. are most commonly used for database management. 
ഒരു ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും പരിപാലിക്കുന്നതിനും ഉപയോക്താക്കളെ പ്രാപ്തരാക്കുന്ന സോഫ്റ്റ്വെയറാണ് ഡാറ്റാബേസ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം (ഡിബിഎംഎസ്). ഡാറ്റാ ശേഖരണം, അവയുടെ സംഭരണം, കൃത്രിമം, വീണ്ടെടുക്കൽ തുടങ്ങിയവയിൽ ഡിബിഎംഎസ് സഹായിക്കുന്നു. ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസ്, എംഎസ് ആക്സസ്, ഒറാക്കിൾ, എസ്‌ക്യുഎൽ സെർവർ തുടങ്ങിയ സോഫ്റ്റ്‌വെയറുകളാണ് ഡാറ്റാബേസ് മാനേജ്‌മെന്റിനായി സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്നത്. 


Advantages of Database Management System (DBMS)
 പ്രയോജനങ്ങൾ

  1. We can arrange all information in a common place and manage easily.
  2. The data is portable. We can filter the information according to our need.
  3. Many people can access the same database at the same time.
  4. Reduced data entry, storage, and retrieval costs.
  5. It  helps to eliminate the data redundancy
  6. It assures timely availability of required information
  7. It helps the management to take correct decision.
  1. എല്ലാ വിവരങ്ങളും ഒരു പൊതു സ്ഥലത്ത് ക്രമീകരിക്കാനും എളുപ്പത്തിൽ നിയന്ത്രിക്കാനും കഴിയും.
  2. ഡാറ്റ പോർട്ടബിൾ ആണ്. നമ്മുടെ ആവശ്യത്തിനനുസരിച്ച് വിവരങ്ങൾ ഫിൽട്ടർ ചെയ്യാം.
  3. നിരവധി ആളുകൾക്ക് ഒരേ സമയം ഒരേ ഡാറ്റാബേസ് ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയും.
  4. ഡാറ്റാ എൻട്രി, സംഭരണം, വീണ്ടെടുക്കൽ ചെലവുകൾ കുറച്ചു.
  5. ഡാറ്റാ ആവർത്തനം ഇല്ലാതാക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു
  6. ആവശ്യമായ വിവരങ്ങളുടെ സമയോചിതമായ ലഭ്യത ഇത് ഉറപ്പാക്കുന്നു
  7. ശരിയായ തീരുമാനമെടുക്കാൻ ഇത് മാനേജ്മെന്റിനെ സഹായിക്കുന്നു.

Components of DBMS

Database Management system consists of Data, hardware, software and users.
  1. Data: Data means facts. It is the raw material for information i.e. processed data are called information.
  2. Hardware: Hardware consists of input/output devices, memory, processors etc.
  3. Software: It operates the hardware and interacts with users. With the help of hardware we store data into hard disk, update it, edit it and retrieve it.
  4. Users: Users are the persons who seek the information from the database
  1. ഡാറ്റ: ഡാറ്റ എന്നാൽ വസ്തുതകൾ എന്നാണ്. ഇത് വിവരങ്ങളുടെ അസംസ്കൃത വസ്തുവാണ്, അതായത് പ്രോസസ്സ് ചെയ്ത ഡാറ്റയെ വിവരങ്ങൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.
  2. ഹാർഡ്‌വെയർ: ഹാർഡ്‌വെയറിൽ ഇൻപുട്ട്/ഔട്ട്‌പുട്ട് ഉപകരണങ്ങൾ, മെമ്മറി, പ്രോസസ്സറുകൾ മുതലായവ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
  3. സോഫ്റ്റ്‌വെയർ: ഇത് ഹാർഡ്‌വെയർ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുകയും ഉപയോക്താക്കളുമായി സംവദിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഹാർഡ്‌വെയറിന്റെ സഹായത്തോടെ ഞങ്ങൾ ഡാറ്റ ഹാർഡ് ഡിസ്‌കിലേക്ക് സംഭരിക്കുകയും അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുകയും എഡിറ്റ് ചെയ്യുകയും വീണ്ടെടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
  4. ഉപയോക്താക്കൾ: ഡാറ്റാബേസിൽ നിന്ന് വിവരങ്ങൾ തേടുന്ന വ്യക്തികളാണ് ഉപയോക്താക്കൾ

Libre Office Base

It is one of the popularly used Database Management System (DBMS) to create, store and manage database. The default extension of LibreOffice Base files is .odb. 
ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്‌ടിക്കാനും സംഭരിക്കാനും നിയന്ത്രിക്കാനും വ്യാപകമായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഡാറ്റാബേസ് മാനേജ്‌മെന്റ് സിസ്റ്റത്തിൽ (ഡിബിഎംഎസ്) ഒന്നാണിത്. LibreOffice Base ഫയലുകളുടെ ഡിഫോൾട്ട് എക്സ്റ്റൻഷൻ .odb ആണ്.

Terms in DBMS / LibreOffice Base

  1. Data: Data means facts. It is the raw materials for information. It may be a number, name, mark etc.
  2. Table : Rows and columns to present the data in the database (like a spreadsheet )
  3. Field: A column (its value) in LibreOffice Base Table is called Field. Individual data with similar features is put in a single field
  4. Record / Tuple: A row (its value) in LibreOffice Base is called Record. A record contains all information about one person or item.
  5. Entities : Anything which has a real life existence is called an entity. It may be a person, place or thing. Eg:-Student is an entity 
  6. Attributes  : These are characteristics of an entity. Eg:- Name, Class, Date of Birth, Category etc.
  7. Primary key / Identifiers : An entity may have different attributes, but one among them shall be unique which can be called an identifier. This is also called primary key. 
  8. Foreign key: Foreign key is defined in a second table, but it refers to the primary key or a unique key in the first table.
  9.  Relationships : These are links you build between the tables. Relationships allow relational databases to split and store data in different tables.
  10. Query : makes a request to the database, asking it to find for you some data, are stored in the database 
  11. Form : It is a graphical interface, which allows the user to display the data in a table or query. Through a form, the user can add new data into the table, delete or edit existing data 
  12. Report : It is used to present a selected set of contents from the database in a format that is easily readable Data type
  1. ഡാറ്റ: ഡാറ്റ എന്നാൽ വസ്തുതകൾ എന്നാണ്. ഇത് വിവരങ്ങളുടെ അസംസ്കൃത വസ്തുക്കളാണ്. ഇത് ഒരു നമ്പർ, പേര്, അടയാളം മുതലായവ ആകാം.
  2. പട്ടിക:  ഡാറ്റാബേസിൽ ഡാറ്റ അവതരിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള വരികളും നിരകളും (ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് പോലെ)
  3. ഫീൽഡ്: ലിബ്രെഓഫീസ് ബേസ് ടേബിളിലെ ഒരു കോളത്തെ (അതിന്റെ മൂല്യം) ഫീൽഡ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു. സമാന സവിശേഷതകളുള്ള വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ ഒരൊറ്റ ഫീൽഡിൽ ഇടുന്നു
  4. റെക്കോർഡ് / ട്യൂപ്പിൾ: ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസിലെ ഒരു വരിയെ (അതിന്റെ മൂല്യം) റെക്കോർഡ് എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഒരു വ്യക്തിയെക്കുറിച്ചോ ഇനത്തെക്കുറിച്ചോ ഉള്ള എല്ലാ വിവരങ്ങളും ഒരു റെക്കോർഡിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
  5. അസ്തിത്വങ്ങൾ : യഥാർത്ഥ ജീവിത അസ്തിത്വമുള്ള എന്തിനേയും ഒരു സത്ത എന്ന് വിളിക്കുന്നു. അത് ഒരു വ്യക്തിയോ സ്ഥലമോ വസ്തുവോ ആകാം. ഉദാ:-വിദ്യാർത്ഥി ഒരു സ്ഥാപനമാണ് 
  6. ആട്രിബ്യൂട്ടുകൾ: ഇവ ഒരു എന്റിറ്റിയുടെ സവിശേഷതകളാണ്. ഉദാ:- പേര്, ക്ലാസ്, ജനനത്തീയതി, വിഭാഗം മുതലായവ.
  7. പ്രാഥമിക കീ / ഐഡന്റിഫയറുകൾ: ഒരു എന്റിറ്റിക്ക് വ്യത്യസ്ത ആട്രിബ്യൂട്ടുകൾ ഉണ്ടായിരിക്കാം, എന്നാൽ അവയിലൊന്ന് അദ്വിതീയമായിരിക്കും, അതിനെ ഐഡന്റിഫയർ എന്ന് വിളിക്കാം. ഇതിനെ പ്രാഥമിക കീ എന്നും വിളിക്കുന്നു. 
  8. ഫോറിൻ കീ: രണ്ടാമത്തെ ടേബിളിൽ ഫോറിൻ കീ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നു, എന്നാൽ ഇത് പ്രാഥമിക കീയെ അല്ലെങ്കിൽ ആദ്യ പട്ടികയിലെ ഒരു അദ്വിതീയ കീയെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു.
  9.  ബന്ധങ്ങൾ: പട്ടികകൾക്കിടയിൽ നിങ്ങൾ നിർമ്മിക്കുന്ന ലിങ്കുകളാണിവ. റിലേഷണൽ ഡാറ്റാബേസുകളെ വ്യത്യസ്ത പട്ടികകളിൽ ഡാറ്റ വിഭജിക്കാനും സംഭരിക്കാനും ബന്ധങ്ങൾ അനുവദിക്കുന്നു.
  10. ചോദ്യം: ഡാറ്റാബേസിലേക്ക് ഒരു അഭ്യർത്ഥന നടത്തുന്നു, നിങ്ങൾക്കായി കുറച്ച് ഡാറ്റ കണ്ടെത്താൻ ആവശ്യപ്പെടുന്നു, ഡാറ്റാബേസിൽ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്നു 
  11. ഫോം: ഇത് ഒരു ഗ്രാഫിക്കൽ ഇന്റർഫേസാണ്, ഇത് ഒരു പട്ടികയിലോ ചോദ്യത്തിലോ ഡാറ്റ പ്രദർശിപ്പിക്കാൻ ഉപയോക്താവിനെ അനുവദിക്കുന്നു. ഒരു ഫോമിലൂടെ, ഉപയോക്താവിന് പട്ടികയിലേക്ക് പുതിയ ഡാറ്റ ചേർക്കാനോ നിലവിലുള്ള ഡാറ്റ ഇല്ലാതാക്കാനോ എഡിറ്റ് ചെയ്യാനോ കഴിയും 
  12. റിപ്പോർട്ട്: ഡാറ്റാബേസിൽ നിന്ന് തിരഞ്ഞെടുത്ത ഒരു കൂട്ടം ഉള്ളടക്കങ്ങൾ എളുപ്പത്തിൽ വായിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു ഫോർമാറ്റിൽ അവതരിപ്പിക്കാൻ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു.


Steps to create database in Libre office Base
ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ

Step 1: Create Blank database ശൂന്യമായ ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുക

Step 2: Creation of Tables പട്ടികകളുടെ സൃഷ്ടി

Step 3: Creation of Relationship ബന്ധം സൃഷ്ടിക്കൽ

Step 4: Creation of forms ഫോമുകളുടെ സൃഷ്ടി

Step 5 Creation of Queries ചോദ്യങ്ങളുടെ സൃഷ്ടിക്കൽ

Step 6: Creation of Report റിപ്പോർട്ട് സൃഷ്ടിക്കൽ

CREATING TABLE

Two ways of creating table are:-
പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള രണ്ട് വഴികൾ ഇവയാണ്

  1. Create Table in design View
    ഡിസൈൻ‌ കാഴ്‌ചയിൽ‌ പട്ടിക സൃഷ്‌ടിക്കുക
  2. Create table using table wizard
    പട്ടിക വിസാർഡ് ഉപയോഗിച്ച് പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുക


Creating Table in Design view

1. Open LibreOffice Base: Applications – Office – LibreOffice Base
ഓപ്പൺ ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസ്: ആപ്ലിക്കേഷനുകൾ - ഓഫീസ് - ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസ്
2. Creating Tables in LibreOffice Base: Click on Tables – Create table in design view 
ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസിൽ പട്ടികകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു: പട്ടികകളിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക - ഡിസൈൻ കാഴ്ചയിൽ പട്ടിക സൃഷ്ടിക്കുക 


3. Enter the filed Name, Field Type ഫയൽ ചെയ്ത പേര്, ഫീൽഡ് തരം
    Enter Description (optional) and Description properties (it contains four options: entity required,             Length, Default value, Format example)
വിവരണം (ഓപ്ഷണൽ), വിവരണ സവിശേഷതകൾ എന്നിവ നൽകുക (അതിൽ നാല് ഓപ്ഷനുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു: എന്റിറ്റി ആവശ്യമാണ്, ദൈർഘ്യം, സ്ഥിര മൂല്യം, ഫോർമാറ്റ് ഉദാഹരണം)  

4. Setting Primary Key
 പ്രാഥമിക കീ സജ്ജമാക്കുന്നു


5. Give name to table and Save the Table
പട്ടികയ്ക്ക് പേര് നൽകി പട്ടിക സംരക്ഷിക്കുക


6. Creating Queries – Click on query icon on the left panel – Use Wizard to create query – Select appropriate options from the coming windows – Finish.

ചോദ്യങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു - ഇടത് പാനലിലെ അന്വേഷണ ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക - അന്വേഷണം സൃഷ്ടിക്കാൻ വിസാർഡ് ഉപയോഗിക്കുക - വരുന്ന വിൻഡോകളിൽ നിന്ന് ഉചിതമായ ഓപ്ഷനുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക - പൂർത്തിയാക്കുക



7. Creating Forms – Click on Forms from the database pane – Use Wizard to create form – Select the table or query to add the fields into the form – Select appropriate options from the coming windows – Finish.
ഫോമുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു - ഡാറ്റാബേസ് പാളിയിൽ നിന്നുള്ള ഫോമുകളിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക - ഫോം സൃഷ്ടിക്കാൻ വിസാർഡ് ഉപയോഗിക്കുക - ഫോമിലേക്ക് ഫീൽഡുകൾ ചേർക്കാൻ പട്ടിക അല്ലെങ്കിൽ അന്വേഷണം തിരഞ്ഞെടുക്കുക - വരുന്ന വിൻഡോകളിൽ നിന്ന് ഉചിതമായ ഓപ്ഷനുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക - പൂർത്തിയാക്കുക.



8. Creating Report – Click on the object Report from the database pane – Create report by using wizard – Choose appropriate options from the coming windows – Give a suitable name for the report – Finish.
റിപ്പോർട്ട് സൃഷ്ടിക്കുന്നു - ഡാറ്റാബേസ് പാളിയിൽ നിന്ന് ഒബ്ജക്റ്റ് റിപ്പോർട്ടിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക - വിസാർഡ് ഉപയോഗിച്ച് റിപ്പോർട്ട് സൃഷ്ടിക്കുക - വരുന്ന വിൻഡോകളിൽ നിന്ന് ഉചിതമായ ഓപ്ഷനുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക - റിപ്പോർട്ടിന് അനുയോജ്യമായ പേര് നൽകുക - പൂർത്തിയാക്കുക.




Field/Data Types 

Field type determines the type of data that the field can store. Libre Office Base supports different data types, Some useful data types are :

  1. Text [VARCHAR]: It is used to store words or numbers that are not to be used in any arithmetic calculations.
  2. Memo [LONGVARCHAR]: A Memo field can be used for storing large amounts alphanumeric information. Some typical uses for this data type would be a note, comments, description, or address field.
  3. Number : It is meant to store numbers.
  4. Date : Used to store date into Database table.
  5. Time : It is used to store time only.
  6. Date/Time : It is used to store combination of both.
  7. Currency : It is used for storing numbers in terms of Dollars, Rupees or other Currencies.
  8. Yes/No : It is to declare a logical field which may have only one of the two opposite values alternatively given as: Yes or No, On or Off, True or False
ഫീൽഡിന് സംഭരിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഡാറ്റയുടെ തരം ഫീൽഡ് തരം നിർണ്ണയിക്കുന്നു. ലിബ്രെ ഓഫീസ് ബേസ് വ്യത്യസ്ത ഡാറ്റ തരങ്ങളെ പിന്തുണയ്ക്കുന്നു, ചില ഉപയോഗപ്രദമായ ഡാറ്റ തരങ്ങൾ ഇവയാണ്:

  1. വാചകം [VARCHAR]: ഏതെങ്കിലും ഗണിത കണക്കുകൂട്ടലുകളിൽ ഉപയോഗിക്കാത്ത വാക്കുകളോ അക്കങ്ങളോ സംഭരിക്കുന്നതിന് ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു.
  2. മെമ്മോ [LONGVARCHAR]: വലിയ അളവിലുള്ള ആൽഫാന്യൂമെറിക് വിവരങ്ങൾ സംഭരിക്കുന്നതിന് ഒരു മെമ്മോ ഫീൽഡ് ഉപയോഗിക്കാം. ഈ ഡാറ്റ തരത്തിനായുള്ള ചില സാധാരണ ഉപയോഗങ്ങൾ ഒരു കുറിപ്പ്, അഭിപ്രായങ്ങൾ, വിവരണം അല്ലെങ്കിൽ വിലാസ ഫീൽഡ് ആയിരിക്കും.
  3. നമ്പർ: ഇത് നമ്പറുകൾ സംഭരിക്കാൻ ഉദ്ദേശിച്ചുള്ളതാണ്.
  4. തീയതി: ഡാറ്റാബേസ് പട്ടികയിൽ തീയതി സംഭരിക്കാൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു.
  5. സമയം : സമയം സംഭരിക്കാൻ മാത്രമാണ് ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നത്.
  6. തീയതി/സമയം: രണ്ടും സംയോജിപ്പിക്കാൻ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു.
  7. കറൻസി : ഡോളറുകൾ, രൂപ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് കറൻസികൾ എന്നിവയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ നമ്പറുകൾ സൂക്ഷിക്കാൻ ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നു.
  8. അതെ/ഇല്ല: അതെ അല്ലെങ്കിൽ ഇല്ല, ഓൺ അല്ലെങ്കിൽ ഓഫ്, ട്രൂ അല്ലെങ്കിൽ ഫാൾസ് എന്നിങ്ങനെയുള്ള രണ്ട് വിപരീത മൂല്യങ്ങളിൽ ഒന്ന് മാത്രമുള്ള ഒരു ലോജിക്കൽ ഫീൽഡ് പ്രഖ്യാപിക്കുക എന്നതാണ്.

Data Types In Libre Office BASE.

Example for field type

FIELD NAME                    FIELD/DATA TYPE

EMP ID                              Text [VARCHAR]

EMP NAME                        Text[VARCHAR]

EMPDESIGNATION        Text[VARCHAR]

EMP DESIG ID                 Text[VARCHAR]

EMP EDUCATION          Text[VARCHAR]

EMP SEX                          Text[VARCHAR]

EMP DOB                        Date[DATE]

EMP SALARY                Number[NUMERIC]

EMP BP                           Number[NUMERIC]

EMP DA                          Number[NUMERIC]

EMP HRA                       Number[NUMERIC]

EMP Ph No                     Text[VARCHAR]





PSMVHSS Kattoor, Thrissur
To avoid SPAM comments, all comments will be moderated before being displayed.

Post a Comment