A Trial Balance is a statement of balances or total of debits and credits of all the accounts in the ledger on a particular date prepared to test the arithmetical accuracy of the books kept under double entry system.
à´²െà´¡്ജർ à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿുകൾ à´¬ാലൻസ് à´šെà´¯്à´¤് à´•à´´ിà´ž്à´žാൽ à´²à´ിà´•്à´•ുà´¨്à´¨ à´¡െà´¬ിà´±്à´±് à´¬ാലൻസും à´•്à´°െà´¡ിà´±്à´±് à´¬ാലൻസും ഉൾപ്à´ªെà´Ÿുà´¤്à´¤ി à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿുà´•à´³ുà´Ÿെ à´•ൃà´¤്യത ഉറപ്à´ªു വരുà´¤്à´¤ുà´¨്നതിà´¨ുà´µേà´£്à´Ÿി തയ്à´¯ാà´±ാà´•്à´•ുà´¨്à´¨ à´¸്à´±്à´±േà´±്à´±്à´®െà´¨്à´±് ആണ് à´Ÿ്രയൽ à´¬ാലൻസ്
Objectives of preparing Trial Balance
à´Ÿ്രയൽ à´¬ാലൻസ് ഉണ്à´Ÿാà´•്à´•ുà´¨്നതിà´¨്à´±െ
ലക്à´·്യങ്ങൾ
-
To ascertain the arithmetical accuracy of the ledger accounts.
à´²െà´¡്ജർ à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿുà´•à´³ുà´Ÿെ à´—à´£ിà´¤ à´•ൃà´¤്യത à´•à´£്à´Ÿെà´¤്à´¤ുà´¨്നതിà´¨്. -
To help in locating errors.
à´ªിശകുകൾ à´•à´£്à´Ÿെà´¤്à´¤ുà´¨്നതിà´¨് സഹാà´¯ിà´•്à´•ുà´¨്നതിà´¨്. -
To help in the preparation of the financial statements (Profit and loss A/c
and Balance sheet)
à´¸ാà´®്പത്à´¤ിà´• à´ª്à´°à´¸്à´¤ാവനകൾ തയ്à´¯ാà´±ാà´•്à´•ാൻ സഹാà´¯ിà´•്à´•ുà´¨്നതിà´¨് (à´²ാà´à´¨à´·്à´Ÿം A/c, à´¬ാലൻസ് à´·ീà´±്à´±്)
How to prepare a Trial balance?
Trial balance is prepared with the ledger account balances kept under double
entry system. There are Three methods of preparing trial balance.
à´¡à´¬ിൾ എൻടി à´¸ിà´¸്à´±്റത്à´¤ിൽ തയ്à´¯ാà´±ാà´•്à´•ുà´¨്à´¨ à´²െà´¡്ജർ à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿുà´•à´³ുà´Ÿെ à´¬ാലൻസ് à´•ൊà´£്à´Ÿാà´£് à´¸ാധരണയാà´¯ി à´Ÿ്രയൽ à´¬ാലൻസ് തയ്à´¯ാà´±ാà´•്à´•ുà´¨്നത് à´Ÿ്രയൽ à´¬ാലൻസ് തയ്à´¯ാà´±ാà´•്à´•ുà´¨്നതിà´¨് à´®ൂà´¨്à´¨് à´®ൊà´¡ാà´£് ഉള്ളത്
- Total Method à´Ÿോà´Ÿ്ടൽ à´°ീà´¤ി
- Balance Method à´¬ാലൻസ് à´°ീà´¤ി
- Totals - cum - balances method à´Ÿോà´Ÿ്ടൽ - à´•ം - à´¬ാലൻസ് à´°ീà´¤ി
Classification of Errors:
à´ªിശകുà´•à´³ുà´Ÿെ വർഗ്à´—ീà´•à´°à´£ം:
- Errors of principle: à´¤ാà´¤്à´µിà´• à´¤െà´±്à´±ുകൾ
- Errors of clerical
-
Errors of omission: ഉപേà´•്à´·ാ à´¤െà´±്à´±ുകൾ
Errors caused due to omission of recording a transaction entirely or partly in the books of account.
à´’à´°ു ഇടപാà´Ÿ് à´ªൂർണ്ണമാà´¯ും à´ാà´—ിà´•à´®ാà´¯ോ à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿ് à´ªുà´¸്തകങ്ങളിൽ à´°േà´–à´ª്à´ªെà´Ÿുà´¤്à´¤ുà´¨്നത് à´’à´´ിà´µാà´•്à´•ിയതിà´¨ാൽ à´¸ംà´à´µിà´š്à´š à´ªിശകുകൾ. - Error of complete omission: à´ªൂർണ്à´£ ഉപേà´•്à´·ാ à´¤െà´±്à´±ുകൾ
- Error of partial omission à´ാà´—ിà´• ഉപേà´•്à´·ാ à´¤െà´±്à´±ുകൾ
-
Errors of commission:à´¨ിർവഹണ à´¤െà´±്à´±ുകൾ
- Error of recording
- Error of posting
- Compensating errors:
Stages of Rectification of Errors
à´ªിശകുà´•à´³ുà´Ÿെ à´¤ിà´°ുà´¤്തലിà´¨്à´±െ ഘട്à´Ÿà´™്ങൾ
-
Rectification before preparation of Trial Balance.
à´Ÿ്രയൽ à´¬ാലൻസ് തയ്à´¯ാà´±ാà´•്à´•ുà´¨്നതിà´¨ുà´®ുà´®്à´ª് à´¤ിà´°ുà´¤്തൽ
Here, errors can be rectified by giving an explanatory note in the account affected.
à´¬ാà´§ിà´š്à´š à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿിൽ à´µിശദീà´•à´°à´£ à´•ുà´±ിà´ª്à´ª് നൽകി ഇവിà´Ÿെ à´ªിശകുകൾ പരിഹരിà´•്à´•ാà´¨ാà´•ും.
Example:
Sales day book is under cast (totaled less) by Rs.200 The mistake is occurred in Sales Account. To rectify the mistake Sales A/c may be credited with Rs.200. By this, total sales will be increased.
ഉദാഹരണം:
à´¸െà´¯ിൽസ് à´¡േ à´¬ുà´•്à´•് à´•ാà´¸്à´±്à´±ുà´šെà´¯്à´¯ുà´¨്à´¨ു (ആകെ à´•ുറവാà´£്) 200 à´°ൂപയാà´£് à´¤െà´±്à´±് à´¸ംà´à´µിà´š്à´šà´¤് à´¸െà´¯ിൽസ് à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿിà´²ാà´£്. à´¤െà´±്à´±് à´¤ിà´°ുà´¤്à´¤ാൻ à´¸െà´¯ിൽസ് à´Ž / à´¸ിà´•്à´•് 200 à´°ൂà´ª à´•്à´°െà´¡ിà´±്à´±് à´šെà´¯്à´¯ാം. ഇതിà´²ൂà´Ÿെ à´®ൊà´¤്à´¤ം à´µിൽപ്പന വർദ്à´§ിà´•്à´•ും. -
Rectification after the preparation of Trial balance, but before the
preparation of final account.à´Ÿ്രയൽ à´¬ാലൻസ് തയ്à´¯ാà´±ാà´•്à´•ിയതിà´¨ുà´¶േà´·ം à´¤ിà´°ുà´¤്തൽ, പക്à´·േ à´…à´¨്à´¤ിà´® à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿ് തയ്à´¯ാà´±ാà´•്à´•ുà´¨്നതിà´¨ുà´®ുà´®്à´ª്.
If a trial balance is prepared before the rectification of one sided errors, it will not agree. Therefore, the difference in the Trial Balance is normally placed in a temporary account called ‘Suspense Account’. If the debits are short, the difference is debited to suspense account and if the credits are short, the difference is credited to suspense account.
à´’à´°ു വശത്à´¤ുà´³്à´³ à´ªിശകുകൾ പരിഹരിà´•്à´•ുà´¨്നതിà´¨് à´®ുà´®്à´ª് à´’à´°ു à´Ÿ്രയൽ à´¬ാലൻസ് തയ്à´¯ാà´±ാà´•്à´•ിà´¯ാൽ, à´…à´¤് à´…ംà´—ീà´•à´°ിà´•്à´•ിà´²്à´². à´…à´¤ിà´¨ാൽ, à´Ÿ്രയൽ à´¬ാലൻസിà´²െ à´µ്യത്à´¯ാà´¸ം à´¸ാà´§ാരണയാà´¯ി 'സസ്‌à´ªെൻസ് à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿ്' à´Žà´¨്à´¨ à´’à´°ു à´¤ാൽക്à´•ാà´²ിà´• à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿിൽ à´¸്à´¥ാà´ªിà´•്à´•ുà´¨്à´¨ു. à´¡െà´¬ിà´±്à´±ുകൾ à´¹്à´°à´¸്വമാà´£െà´™്à´•ിൽ (à´•ുറവാà´£െà´•ിൽ ), à´µ്യത്à´¯ാà´¸ം സസ്‌à´ªെൻസ് à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿിà´²േà´•്à´•് à´¡െà´¬ിà´±്à´±് à´šെà´¯്à´¯ുà´•à´¯ും à´•്à´°െà´¡ിà´±്à´±ുകൾ à´¹്à´°à´¸്വമാà´£െà´™്à´•ിൽ (à´•ുറവാà´£െà´•ിൽ ) , à´µ്യത്à´¯ാà´¸ം സസ്‌à´ªെൻസ് à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿിà´²േà´•്à´•് à´•്à´°െà´¡ിà´±്à´±് à´šെà´¯്à´¯ുà´•à´¯ും à´šെà´¯്à´¯ുà´¨്à´¨ു.
Sales Account
| Dr. | Cr. | ||
| By Mistake in totaling sales day book (Under cast) | 200 |
Sales day book is over cast (totaled more) by Rs.200. It affects the sales account. To decrease the sales account balance, it must be debited.
à´¸െà´¯ിൽസ് à´¡േ à´¬ുà´•്à´•് ഓവർ à´•ാà´¸്à´±്à´±് (ആകെ à´•ൂà´Ÿുതൽ) 300 à´°ൂà´ª. ഇത് à´µിൽപ്പന à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿിà´¨െ à´¬ാà´§ിà´•്à´•ുà´¨്à´¨ു. à´¸െà´¯ിൽസ് à´…à´•്à´•ൗà´£്à´Ÿ് à´¬ാലൻസ് à´•ുറയ്à´•്à´•ുà´¨്നതിà´¨്, à´…à´¤് à´¡െà´¬ിà´±്à´±് à´šെà´¯്യണം.
Sales Account
| Dr. | Cr. | ||
| To Mistake in totaling sales Book (over cast) | 200 |
Trial Balance
| Dr. | Cr. | |
| Cash Capital Rent Sundry Assets Suspense A/c |
100 200 500 200 |
1000 |
| 1000 | 1000 |
Suspense Account
| Dr. | Cr. | ||
| To Difference in Trial balance | 200 |
