Important Topics:
- Project – Meaning and Characteristics
- Phases of a Project (6 phases)
- Stages of Project Formulation (7 stages)
- Project Finance – Fixed Capital and Working Capital
- Determinants of Working Capital
- Operating Cycle of Working Capital
- Concepts of Working Capital (Gross and Net)
- Illustrations on Working Capital Calculation
- Sources of Finance (Long term, Medium term, Short term)
- Types of Costs (Fixed, Variable, Total, Average, Marginal)
- Contribution and Profit Statement
- Break Even Analysis – BEP in units and sales, PV Ratio
- Illustrations on Cost and BEP
- Ratio Analysis – Current Ratio, Debt-Equity Ratio, Gross Profit Ratio, Net Profit Ratio
- Return on Investment (ROI)
- Cash Flow Statement and Projected Income Statement
- Pay Back Method (Equal and Unequal Cash Inflows)
- Net Present Value (NPV) Method
- Profitability Index
- Internal Rate of Return (IRR)
- Project Report – Meaning, Significance, Process, Contents
1. Project – Meaning
Project is an investment opportunity exploited for profit. It is an investment proposal carried out, according to a scientific plan in order to achieve a definite objective within a specified period of time and cost. It can also be defined as a set of inputs and outputs required to achieve a particular goal.
Live Example 2: Developing a mobile app for online food delivery.
2. Characteristics of Project
- Well planned investment
- Well defined objectives
- Time bound action programme for implementation
- Concerned with production of goods or services
- Objective is to earn profit
Hints: It has objectives, time bound, but profit is not the motive – still a project if planned.
3. Phases of Project
- Identification – selection of idea after scanning environment
- Formulation – translation of idea into concrete project and feasibility report
- Appraisal – assessing profitability, ROI, break even point
- Selection – choice of a project
- Implementation – execution of the project
- Management – leading the team to achieve goals within specified time
4. Stages of Project Formulation
- Feasibility Analysis – to check desirability of investing
- Techno-Economic Analysis – market analysis, demand estimation, technology selection
- Project Design and Network Analysis – defines activities and their inter-relationship
- Input Analysis – assess input requirements to calculate cost
- Financial Analysis – assess financial viability
- Social Cost Benefit Analysis – ascertain social costs and benefits
- Pre-investment Analysis – formal final shape, accept or reject
5. Project Finance
Sources of project finance may be internal (own fund, retained earnings) or external (borrowings). The capital requirements can be divided into Fixed capital and Working capital.
6. Fixed Capital
Capital required to finance fixed assets. Includes share capital, debentures, long term loans, assistance from foreign financial institutions, subsidies from promotional agencies.
7. Working Capital
Capital required to meet day-to-day activities. Includes advances and overdrafts from banks, credit from suppliers, discounting of bills.
8. Determinants of Working Capital
- Nature of business: Manufacturing concerns need more working capital than trading concerns.
- Size of business: Larger business → larger working capital.
- Production cycle: Longer manufacturing time → more working capital.
- Terms of purchase and sales: Cash purchase + credit sales → more working capital.
- Turnover of working capital: Slower conversion → more working capital.
- Other factors: Lack of banking/transport facilities → more working capital.
9. Operating Cycle of Working Capital
[Diagram: Cash → Purchase → Production → Stock → Sales → Debtors → Cash]
The operating cycle shows how cash moves through the business: cash is used to buy materials, make products, hold stock, sell on credit, collect cash, and the cycle repeats.
10. Concepts of Working Capital
- Gross Working Capital = Current Assets
- Net Working Capital = Current Assets – Current Liabilities
Current assets: converted into cash within one year (cash, stock, debtors, prepaid expenses). Current liabilities: payable within one year (creditors, bank overdraft, outstanding expenses).
Answer: Total CA = 50000+75000+100000+76000 = 301000; Total CL = 32000+50000+44000+61000 = 187000; Gross WC = 301000; Net WC = 301000-187000 = 114000.
11. Sources of Finance
- Long term finance (for fixed assets): shares, debentures, retained earnings, loans from financial institutions, subsidies.
- Medium term finance (5-10 years): redeemable debentures, loans from banks.
- Short term finance (working capital): bank overdraft, credit from suppliers, bill discounting, customer advances.
12. Types of Cost
- Fixed cost – does not change with output (rent, insurance, salary, audit fees, depreciation, tax, interest).
- Variable cost – changes with output (direct material, direct labour, wages, fuel, electricity, commission).
- Total cost = Fixed cost + Variable cost
- Average cost = Total cost / Units produced
- Marginal cost = Change in total cost / Change in output
13. Contribution and Profit Statement
Sales = Fixed cost + Variable cost + Profit
Contribution = Sales – Variable cost = Fixed cost + Profit
| Contribution and Profit Statement | |
|---|---|
| Sales | xxxxx |
| Less: Variable cost | xxx |
| Contribution | xxxxx |
| Less: Fixed cost | xxx |
| Profit | xxxx |
14. Break Even Analysis
Break even point (BEP) is the point of sales where total revenue equals total cost (no profit no loss).
- BEP (in Units) = Fixed cost / Contribution per unit
- BEP (in Sales) = Fixed cost / PV Ratio
- PV Ratio = Contribution / Sales × 100
- Contribution per unit = Selling price per unit – Variable cost per unit
Total cost = FC+VC = 50000+30000 = 80000
Variable cost = TC–FC = 80000–50000 = 30000
Fixed cost = TC–VC = 80000–30000 = 50000
Contribution = Sales–VC = 100000–30000 = 70000
Profit = Sales–(FC+VC) = 100000–80000 = 20000 (or Contribution–FC = 70000–50000 = 20000)
Hints: Higher fixed cost means you need to sell more to break even.
15. Ratio Analysis
- Current Ratio = Current Assets / Current Liabilities (Ideal 2:1)
- Debt-Equity Ratio = Debt / Equity (Outsiders' Fund / Shareholders' Fund) (Ideal 2:1)
- Gross Profit Ratio = Gross Profit / Net Sales × 100
- Net Profit Ratio = Net Profit / Net Sales × 100
Illustration 9: Net profit=30000, Sales=150000 → Net Profit Ratio = 30000/150000×100 = 20%
16. Return on Investment (ROI)
ROI = Net profit (after depreciation, before interest and tax) / Capital employed × 100
17. Cash Flow Statement
A statement depicting reasons for change in cash position from one period to another. Helps management know how much cash will be available to meet obligations.
18. Projected Income Statement
| Sales | xxxxxx |
| Less: cost of sales | xxxxxx |
| Gross profit | xxxxxx |
| Less: administration and selling expenses | xxxxx |
| Operating profit | xxxxxx |
19. Pay Back Method (PBP)
Length of time required to recover initial cost of the project.
i) When annual cash inflows are equal:
Problem: Project cost ₹4,00,000, annual cash inflow ₹80,000 for 7 years.
PBP = 4,00,000 / 80,000 = 5 years.
ii) When annual cash inflows are not equal:
Problem: Initial investment ₹1,00,000; inflows: 10000,15000,25000,30000,40000.
| Year | Cash Inflow | Cumulative |
|---|---|---|
| 1 | 10000 | 10000 |
| 2 | 15000 | 25000 |
| 3 | 25000 | 50000 |
| 4 | 30000 | 80000 |
| 5 | 40000 | 120000 |
Initial investment = 1,00,000. Recovered upto year 4 = 80,000. Balance = 20,000 from year 5 inflow of 40,000. Time = 20000/40000 = 0.5 year. PBP = 4 + 0.5 = 4.5 years.
20. Net Present Value (NPV)
Present value of all cash inflows minus present value of all cash outflows. Accept if positive/highest.
Solution A: PV = 36000×.909=32724, 21000×.826=17346, 15000×.751=11265, 12000×.683=8196; Total PV = 69531; NPV = 69531–70000 = –469
Solution B: PV = 50000×.909=45450, 24000×.826=19824, 8000×.751=6008, 8000×.683=5464; Total PV = 76746; NPV = 76746–75000 = 1746
Project B accepted (positive NPV).
21. Profitability Index
PI = Present value of cash inflows / Present value of cash outflows. Accept if > 1.0.
22. Internal Rate of Return (IRR)
Rate at which total PV of cash inflow equals initial investment (NPV = 0). Accept if IRR > required rate.
23. Project Report – Meaning and Significance
A project report is a written plan of the project to be undertaken for attainment of objective. It convinces people about feasibility and viability. Banks and financial institutions consider it for providing assistance.
Importance:
- Acts like a road map
- Helps get financial assistance from banks
- To meet legal requirements
- Means of communication
- To measure progress
- Ensures entrepreneur is on right track
- To control performance
Process of Project Report
[Diagram: Idea → Market Survey → Feasibility Study → Project Report → Appraisal → Implementation]
Contents of a Project Report
- General Information: Bio data of promoter, industry profile, constitution, product details
- Project Description: Location, raw materials, skilled labour, utilities, pollution control, transport, machinery, production process
- Market Potential: Demand-supply, expected price, marketing strategy
Hints: To check if the project is viable, if you can repay, if you have planned properly.
Expected Questions
- Working capital is also known as (a) Circulating capital (b) Floating capital (c) Revolving capital (d) All of these
- Identify the fixed cost and semi-variable cost from: (a) Telephone charges (b) Depreciation (c) Rent (d) Salary
- From the following find Total cost: Fixed cost 75000, Variable cost 35000
- Find gross profit ratio and net profit ratio: Net sales 150000, Gross profit 50000, Net profit 30000
- Calculate working capital under Gross and Net concept: Current Assets ₹3,00,000, Current Liabilities ₹1,70,000
- Complete the chart: Types of cost – Fixed (Rent, ...), Variable (Direct material, ...)
- Expand: a) NPV b) PBP c) IRR
- Write a short note on profitability index
- Calculate pay back period of project X and Y: Initial investment X ₹240000, Y ₹300000; Inflows: Year1 40000 & 80000; Year2 80000 & 100000; Year3 80000 & 120000; Year4 100000 & 80000
- Give a brief explanation on meaning and significance of project report
- Calculate NPV for two projects (discount rate 10%, factors .909,.826,.751,.683,.621): Project A initial ₹70000, inflows 22000,14000,18000,16000,9000; Project B initial ₹60000, inflows 18000,27000,11000,13000,14000
യൂണിറ്റ് 3: പ്രോജക്ട് മാനേജ്മെന്റ് – പ്രധാന വിഷയങ്ങൾ:
- പ്രോജക്ട് – അർത്ഥവും സവിശേഷതകളും
- പ്രോജക്ടിന്റെ ഘട്ടങ്ങൾ (6 ഘട്ടങ്ങൾ)
- പ്രോജക്ട് രൂപീകരണത്തിന്റെ പടികൾ (7 പടികൾ)
- പ്രോജക്ട് ഫിനാൻസ് – സ്ഥിര മൂലധനം, വർക്കിംഗ് ക്യാപിറ്റൽ
- വർക്കിംഗ് ക്യാപിറ്റലിന്റെ നിർണ്ണായക ഘടകങ്ങൾ
- വർക്കിംഗ് ക്യാപിറ്റലിന്റെ പ്രവർത്തന ചക്രം
- വർക്കിംഗ് ക്യാപിറ്റൽ ആശയങ്ങൾ (ഗ്രോസ്, നെറ്റ്)
- വർക്കിംഗ് ക്യാപിറ്റൽ കണക്കുകൂട്ടലിനുള്ള ഉദാഹരണങ്ങൾ
- ധനസഹായ സ്രോതസ്സുകൾ (ദീർഘകാല, മധ്യകാല, ഹ്രസ്വകാല)
- ചെലവുകളുടെ തരങ്ങൾ (സ്ഥിരം, വേരിയബിൾ, ആകെ, ശരാശരി, മാർജിനൽ)
- കോണ്ട്രിബ്യൂഷനും ലാഭ പ്രസ്താവനയും
- ബ്രേക്ക് ഈവൻ വിശകലനം – BEP യൂണിറ്റിലും വിൽപ്പനയിലും, PV റേഷ്യോ
- ചെലവ്, BEP എന്നിവയ്ക്കുള്ള ഉദാഹരണങ്ങൾ
- റേഷ്യോ അനാലിസിസ് – കറന്റ് റേഷ്യോ, ഡെറ്റ്-ഇക്വിറ്റി റേഷ്യോ, ഗ്രോസ് പ്രോഫിറ്റ് റേഷ്യോ, നെറ്റ് പ്രോഫിറ്റ് റേഷ്യോ
- റിട്ടേൺ ഓൺ ഇൻവെസ്റ്റ്മെന്റ് (ROI)
- ക്യാഷ് ഫ്ലോ പ്രസ്താവന, പ്രൊജക്റ്റഡ് ഇൻകം സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്
- പേ ബാക്ക് രീതി (തുല്യവും അസമവുമായ ക്യാഷ് ഇൻഫ്ലോ)
- നെറ്റ് പ്രസന്റ് വാല്യു (NPV) രീതി
- പ്രോഫിറ്റബിലിറ്റി ഇൻഡക്സ്
- ഇന്റേണൽ റേറ്റ് ഓഫ് റിട്ടേൺ (IRR)
- പ്രോജക്ട് റിപ്പോർട്ട് – അർത്ഥം, പ്രാധാന്യം, പ്രക്രിയ, ഉള്ളടക്കം
1. പ്രോജക്ട് – അർത്ഥം
ലാഭത്തിനായി ഉപയോഗിക്കുന്ന നിക്ഷേപ അവസരമാണ് പ്രോജക്ട്. ഒരു നിശ്ചിത സമയത്തിനും ചെലവിനുമുള്ളിൽ ഒരു ലക്ഷ്യം നേടാനുള്ള ശാസ്ത്രീയ പദ്ധതിയാണിത്.
2. പ്രോജക്ടിന്റെ സവിശേഷതകൾ
- ആസൂത്രിത നിക്ഷേപം
- വ്യക്തമായ ലക്ഷ്യങ്ങൾ
- സമയബന്ധിതമായ പ്രവർത്തന പരിപാടി
- വസ്തുക്കളുടെയോ സേവനങ്ങളുടെയോ ഉത്പാദനം
- ലാഭമാണ് ലക്ഷ്യം
3. പ്രോജക്ടിന്റെ ഘട്ടങ്ങൾ
- തിരിച്ചറിയൽ
- രൂപീകരണം
- വിലയിരുത്തൽ (അപ്രൈസൽ)
- തിരഞ്ഞെടുപ്പ്
- നടപ്പിലാക്കൽ
- മാനേജ്മെന്റ്
4. പ്രോജക്ട് രൂപീകരണത്തിന്റെ പടികൾ
- സാദ്ധ്യതാ വിശകലനം
- സാങ്കേതിക-സാമ്പത്തിക വിശകലനം
- പ്രോജക്ട് ഡിസൈനും നെറ്റ്വർക്ക് വിശകലനവും
- ഇൻപുട്ട് വിശകലനം
- സാമ്പത്തിക വിശകലനം
- സാമൂഹിക ചെലവ്-ആനുകൂല്യ വിശകലനം
- നിക്ഷേപത്തിനു മുമ്പുള്ള വിശകലനം
5. പ്രോജക്ട് ഫിനാൻസ്
ആന്തരിക സ്രോതസ്സുകൾ (സ്വന്തം ഫണ്ട്, നിലനിർത്തിയ വരുമാനം) അല്ലെങ്കിൽ ബാഹ്യ സ്രോതസ്സുകൾ (കടം). മൂലധന ആവശ്യകതകൾ: സ്ഥിര മൂലധനം, വർക്കിംഗ് ക്യാപിറ്റൽ.
6. വർക്കിംഗ് ക്യാപിറ്റൽ കണക്കുകൂട്ടൽ (ഉദാഹരണം)
ഉത്തരം: ആകെ കറന്റ് അസറ്റ് = 50000+75000+100000+76000 = 301000; ആകെ കറന്റ് ലയബിലിറ്റി = 32000+50000+44000+61000 = 187000; ഗ്രോസ് വർക്കിംഗ് ക്യാപിറ്റൽ = 301000; നെറ്റ് വർക്കിംഗ് ക്യാപിറ്റൽ = 301000-187000 = 114000.
7. ബ്രേക്ക് ഈവൻ പോയിന്റ് (BEP)
BEP (യൂണിറ്റിൽ) = സ്ഥിര ചെലവ് / യൂണിറ്റ് കോണ്ട്രിബ്യൂഷൻ
BEP (വിൽപ്പനയിൽ) = സ്ഥിര ചെലവ് / PV റേഷ്യോ
PV റേഷ്യോ = കോണ്ട്രിബ്യൂഷൻ / വിൽപ്പന × 100
8. പേ ബാക്ക് കാലയളവ് (PBP)
നിക്ഷേപം തിരികെ ലഭിക്കാൻ വേണ്ട വർഷങ്ങൾ.
ഉദാ: നിക്ഷേപം ₹4,00,000, വാർഷിക ക്യാഷ് ഇൻഫ്ലോ ₹80,000 → PBP = 5 വർഷം.
9. നെറ്റ് പ്രസന്റ് വാല്യു (NPV)
10. പ്രോജക്ട് റിപ്പോർട്ട്
പ്രോജക്ടിന്റെ രേഖാമൂലമുള്ള പദ്ധതിയാണ് പ്രോജക്ട് റിപ്പോർട്ട്. ബാങ്കുകൾക്കും സാമ്പത്തിക സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും സഹായത്തിനായി ഇത് ആവശ്യമാണ്.
