Total Pageviews

Site Archive

PLUS TWO BUSINESS STUDIES NOTES Chapter 5 Organising


Kerala Plus Two Business Studies Notes Chapter 5 Organising

Organising
(സംഘാടനം)
According to Louis A. Allen “Organising is the process of identifying and grouping the work to be performed, defining and delegating responsibility and authority and establishing relationships for the purpose of enabling people to work most effectively together in accomplishing objectives”.
ലൂയിസ് എ. അലൻ പറയുന്നതനുസരിച്ച്, “നിർവഹിക്കേണ്ട ജോലികൾ തിരിച്ചറിയുന്നതിനും ഗ്രൂപ്പുചെയ്യുന്നതിനും ഉത്തരവാദിത്തവും അധികാരവും നിർവചിക്കുന്നതും നിയുക്തമാക്കുന്നതും ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിൽ ആളുകളെ ഏറ്റവും ഫലപ്രദമായി ഒരുമിച്ച് പ്രവർത്തിക്കാൻ പ്രാപ്തരാക്കുന്നതിനായി ബന്ധങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ്”.


Steps in the Process of Organising
സംഘാടന പ്രകിയയിലെ പടികൾ

1. Division of work
(തൊഴിൽ വിഭജനം)
This is the first step in organising. The need for setting up an organisation arises because the total work of an organisation cannot be performed by a single individual. The total work is, therefore, to be divided into various functions or activities so that each activity may be one person or a group of persons. This brings in specialization of efforts and skills.
സംഘാടനത്തിലെ ആദ്യ പടിയാണിത്. ഒരു ഓർഗനൈസേഷന്റെ മൊത്തം ജോലികൾ ഒരു വ്യക്തിക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല.  അപ്പോഴാണ്  സംഘത്തിന്റേയും സംഘടനയുടെയും ആവശ്യം ഉത്ഭവിക്കുന്നത്.  അതിനാൽ മൊത്തം പ്രവർത്തനം വിവിധ ജോലികളായി വിഭജിക്കുന്നു. ഓരോ ജോലിയും ഓരോ ആളെയോ ഓരോ സംഘത്തെയോ ഏല്പിക്കുന്നു. അവർക്ക് ആ ജോലി സുഗമമായി നിർവ്വഹിക്കാൻ കഴിയും.  ഇത് പരിശ്രമങ്ങളുടെയും കഴിവുകളുടെയും വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം നൽകുന്നു.

2.Departmentalistion
(ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റലൈസഷൻ)
Once, work has been divided into small and manageable activities, then those activities which are similar in nature, are grouped together. This process is called departmentalisation.
സംഘാടനത്തിലെ അടുത്തപടി ഒരേതരം ജോലികളെ സംയോജിപ്പിച്ച് ഓരോ ഗ്രൂപ്പുകളാക്കുക എന്നതാണ്. പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഇങ്ങനെ ഗ്രൂപുകളാക്കുന്നതിന് ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റലൈസേഷൻ എന്നു പറയുന്നു.

3. Assigning duties
(ചുമതല ഏല്പിക്കൽ)

After forming departments each employee should be placed in their respective positions under a manager and allocate them the duties based on their skill and knowledge.. ‘Right man at the right job is the motto’.

വകുപ്പുകൾ രൂപീകരിച്ചതിനുശേഷം ഓരോ ജീവനക്കാരനെയും ഒരു മാനേജർക്ക് കീഴിൽ അതത് സ്ഥാനങ്ങളിൽ നിർത്തി അവരുടെ കഴിവും അറിവും അടിസ്ഥാനമാക്കി ചുമതലകൾ അനുവദിക്കണം. ശരിയായ ജോലിക്ക് ശരിയായ ആളെ നിയോഗിക്കുക എന്നതാണ് മുദ്രാവാക്യം.

4. Establishing reporting relationships
(അധികാര-ഉത്തരവാദിത്തബന്ധം നിർണ്ണയിക്കൽ)
It is at this stage that the various members of the organisation are linked by authority responsibility relations. In other words, an authority structure is created to facilitate the smooth functioning of the business.
സംഘടനയിലെ വിവിധ അംഗങ്ങൾക്ക് അധികാര ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ പരസ്പരബന്ധമുണ്ടാക്കുന്നത് ഈ ഘട്ടത്തിലാണ്. ബിസിനസ്സിന്റെ സുഗമമായ പ്രവർത്തനത്തിന് അധികാരത്വത്തിന്റെതായ ഒരു സംവിധാനം അങ്ങനെ രൂപം കൊള്ളുന്നു.

Importance of Organising.
(സംഘാടനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)

1. Specialisation
(വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം)
Since the activities are divided and subdivided into convenient jobs, it encourages specialisation, increased efficiency and productivity.
സംഘടനയുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ പലതായി വിഭജിക്കുകയും അവയോരോന്നും സൗകര്യപ്രദമായ ജോലികളായി വീണ്ടും വിഭജിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതിനാൽ ഓരോ ജോലിയിലും വൈദഗ്ധ്യ വൽക്കരണം സാധ്യമാകുന്നു. അത് കാര്യക്ഷമതയും ഉൽപാദനക്ഷമതയും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.

2. Clarity in working relationships
(സുനിശ്ചിതമായ ജോലികൾ)
The establishment of working relationships clarifies lines of communication and specifies who is accountable to whom.
സംഘാടനത്തിന്റെ ഫലമായി മാനേജർമാർക്കും തൊഴിലാളികൾക്കും ജോലി കൃത്യമായി നിർണ്ണയിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. ശരിയായ ജോലിക്ക് ശരിയായ ആളെ കണ്ടെത്താൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു.

3. Optimum utilisation of resources
(വിഭങ്ങളുടെ പരമാവധി ഉപയോഗം)
It leads to proper usage of all materials, financial and human resources by proper assignment of jobs. Assignment of jobs to workers reduces duplication of work, prevents confusion, minimise wastage and allows the best possible use of resources.
ഉപകരണങ്ങൾ, സാമ്പത്തിക മാനുഷിക വിഭവങ്ങൾ തുടങ്ങിയവയുടെ ശരിയായ ഉപയോഗത്തിലൂടെ സംഘാടനം വഴി ഓരോ ജോലിയും ഓരോരുത്തർക്ക് ഏൽപ്പിച്ചുകൊടുക്കുന്നു. ഇത് ജോലി ഇരട്ടിപ്പും കാലതാമസവും ഒഴിവാക്കുകയും തന്മൂലം പാഴ്ചെലവുകൾ കുറച്ച് വിഭവങ്ങൾ പരമാവധി പ്രയോജനപ്പെടുത്താൻ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

4. Adaption to change
(പൊരുത്തങ്ങൾ സാധ്യമാക്കുന്നു)
It facilitates modification in organisational structural and revision of interrelationships among people in order to adapt to environmental changes.
പാരിസ്ഥിതിക വ്യതിയാനങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നതിനായി സ്ഥാപനഘടന മാറ്റം വരുത്താനും ആളുകൾ തമ്മിലുള്ള പരസ്പരബന്ധം പരിഷ്കരിക്കാനും ഇത് സഹായിക്കുന്നു.

5. Effective Administration
(കാര്യക്ഷമമായ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ)
It gives a clear description of duties and responsibilities of each individual. This helps to avoid confusion regarding work and avoids duplication of activities. Thus, it helps in bringing efficiency in administration.
സംഘാടനത്തിലൂടെ ഓരോ ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റിന്റെയും ചുമലതകളും ജോലികളും കൃത്യമായി നിർവ്വചിക്കപ്പെടും. ഇത് ജോലി ഇരട്ടിപ്പ് , ആശയക്കുഴപ്പം ഇവ ഒഴിവാക്കി സ്ഥാപനത്തിൽ കാര്യക്ഷമമായ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ സാധ്യമാക്കുന്നു.

6. Development of personnel
(ജോലിക്കാരുടെ ഗണത്തിലുള്ള വളർച്ച)

Organizing provides creativity among managers. Through delegation of authority, superiors can be engaged in exceptional matters and the lower level managers get an opportunity to develop.
ഓർഗനൈസുചെയ്യുന്നത് മാനേജർമാർക്കിടയിൽ സർഗ്ഗാത്മകത നൽകുന്നു. അധികാര നിയോഗത്തിലൂടെ, മേലുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് അവരുടെ ജോലിഭാരം കുറയ്ക്കാനും അസാധാരണമായ കാര്യങ്ങളിൽ ഏർപ്പെടാനും താഴത്തെ ലെവൽ മാനേജർമാർക്ക് വളർച്ചയ്ക്ക് അവസരം ലഭിക്കുകയും ചെയ്യും.

7. Expansion and growth
(വിപുലീകരണവും വളർച്ചയും)
Organising helps in the growth and diversification of an enterprise by adding more job positions, departments and new lines of product.
സ്ഥാപനത്തിലെ‌ കൂടുതൽ‌ തൊഴിൽ സ്ഥാനങ്ങൾ‌, വകുപ്പുകൾ‌, ഉൽ‌പ്പന്നത്തിന്റെ പുതിയ ലൈനുകൾ‌ എന്നിവ ചേർ‌ത്ത് ഒരു എന്റർ‌പ്രൈസസിന്റെ വളർച്ചയ്ക്കും വൈവിധ്യവൽക്കരണത്തിനും സംഘാടനം സഹായിക്കുന്നു.

These are the main importance of organising in an organisation.
ഇവയൊക്കെയാണ് ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ സംഘാടനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം.

Organisation Structure
(സംഘടനാസംവിധാനം)

Organisation structure is the established pattern of relationship among various components or parts of the enterprise. It states the relationship among various positions and activities.
ബിസിനസ്സ് സ്ഥാപനത്തിന്റെ വിവിധ ഘടകങ്ങൾക്കിടയിലുള്ള ബന്ധത്തിന്റെ സുസ്ഥാപിത സ്വഭാവമാണ് സംഘടനാ സംവിധാനം. വിവിധ പദവികൾക്കും പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കുമിടയിലുള്ള ബന്ധത്തെ അത് വ്യക്തമാക്കുന്നു.
The organisation structure can be classified under two categories according to the nature and type of activities performed by an organisation, which are as follows: –
സംഘടനാ സംവിധാനം, അതിന്റെ സ്വഭാവത്തിന്റെയും പ്രവർത്തനത്തിന്റെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ രണ്ടായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു.

  1. Functional structure ഫങ്ഷണൽ ഘടന
  2. Divisional structure ഡിവിഷണൽ ഘടന

1. Functional structure
ഫങ്ഷ ണൽ ഘടന


An organisation structure in which departments are created on the basis of different functions performed in the organisation is called a functional structure.
നിർവ്വഹിക്കാനുള്ള സുനിശ്ചിത കർത്തവ്യങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ഗ്രൂപ്പ്തിരിക്കുന്ന ഒന്നാണ് ഫങ്ഷണൽ ഘടന. ഓരോജോലിയും ഒരു പ്രത്യക ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റായി സംഘടിപ്പിക്കുന്നു. ഓരോ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റിന്റെയും ചുമതല ഒരാളെ ഏല്പ്പിച്ചിരിക്കും,

Advantages of Functional structure

  1. It is the most logical and easier form of an organisation structure.
  2. It provides specialisation thus making possible efficiency in operations.
  3. It facilitates better co-ordination of activities within each department.
  4.  It facilitates delegation of authority.
  5.  It helps in training of specialist managers rather than generalist managers.

ഫങ്ഷണൽ ഘടനയുടെ മെച്ചങ്ങൾ

  1. ഏറ്റവും യുക്തിസഹവും കൂടുതൽ എളുപ്പമുള്ളതായ ഘടനാ രൂപമാണിത്.
  2. ഇത് സ്പെഷ്യലൈസേഷൻ നൽകുന്നു, അങ്ങനെ പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ കാര്യക്ഷമത സാധ്യമാക്കുന്നു.
  3. ഓരോ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റിലേയും പ്രവർത്തനങ്ങൾ കൂടുതൽ നന്നായി ഏകോപിപ്പിക്കാൻ അത് സഹായിക്കുന്നു.
  4. അധികാര കീഴ്ത്തലത്തിലേക്ക് കൈമാറാൻ സൗകര്യമൊരുക്കുന്നു.
  5. സാധാരണ മാനേജർമാരെക്കാൾ വിദഗ്ധ മാനേജർമാരെ പരിശീലിപ്പിക്കാൻ അത് സൗകര്യമൊരുക്കുന്നു.

Disadvantages:

  1. Managers may try to build their own functional empires leading to conflicts.
  2. It is not easy to fix responsibility with a particular department for any problems or issues that may arise. This is because of the interdependent nature of departments.
  3. Functional specialisation restricts the development of managers with all round capabilities.
  4. Since there is too much specialisation, the organisational perspective may be overlooked.

ഫങ്ഷണൽ ഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ

  1. മാനേജർമാർ സ്വന്തമായ പ്രവർത്തനമേഖല ശക്തിപ്പെടുത്താൻ ശ്രമിച്ചുവെന്നു വരും. അത് ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകൾ തമ്മിലുള്ള ഉരസലിനിട യാക്കുന്നു.
  2. എന്തെങ്കിലും പ്രശ്നമുണ്ടായാൽ  ഒരു പ്രത്യേക വകുപ്പുമായി ഉത്തരവാദിത്തം പരിഹരിക്കുന്നത് എളുപ്പമല്ല. വകുപ്പുകളുടെ പരസ്പരാശ്രിത സ്വഭാവമാണ് ഇതിന് കാരണം.
  3. ഫങ്ഷണൽ വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണം സമ്രഗമായ ശേഷിയുള്ള മാനേജർമാർ വളർന്നുവരുന്നതിന് തടസ്സമാകും.
  4. വളരെയധികം വൈദഗ്ധ്യവൽക്കരണമുള്ളതിനാൽ, സ്ഥാപനത്തിന്റെ പൊതുവായ വീക്ഷണം അവഗണിച്ചേക്കാം.

Divisional Structure
(ഡിവിഷണൽ ഘടന)


This structure is followed by large scale services organisation whose activities are geographically spread. Banks, insurance companies, transport companies, distribution agencies are the examples of such organisations.
ഭൂമിശാസ്ത്രപരമായി വ്യാപിച്ചുകിടക്കുന്ന വലിയ തോതിലുള്ള സേവന ഓർഗനൈസേഷനാണ് ഈ ഘടനയെ പിന്തുടരുന്നത്. ബാങ്കുകൾ, ഇൻഷുറൻസ് കമ്പനികൾ, ഗതാഗത കമ്പനികൾ, വിതരണ ഏജൻസികൾ എന്നിവ അത്തരം സംഘടനകളുടെ ഉദാഹരണങ്ങളാണ്.

Advantages

  1. It brings about efficiency and economy in operations.
  2. Activities associated with a product or a territory can be easily integrated and co-ordinated.
  3. It gives freedom of action to each division.
  4. Decision making can be faster and effective.
  5. Each division can take advantage of centralised services available at the headquarters of the company.

ഡിവിഷണൽ ഘടനയുടെ മെച്ചം

  1. പ്രവർത്തനങ്ങൾ കാര്യക്ഷമവും ചെലവ് കുറഞ്ഞതുമാക്കുന്നു.
  2. ഒരു ഉല്പന്നവുമായോ ഒരു പ്രദേശവുമായോ ബന്ധപ്പെട്ട പ്രവർത്തനങ്ങളെ എളുപ്പത്തിൽ സംയോജിപ്പിക്കാനും ഏകോപിപ്പിക്കാനും കഴിയും
  3. ഓരോ ഡിവിഷനും പ്രവർത്തന സ്വാതന്ത്യം നൽകുന്നു.
  4. തീരുമാനങ്ങളെടുക്കുന്നത് സത്വരവും ഫലപ്രദവുമാക്കാം .
  5. ഓരോ ഡിവിഷനും കമ്പനിയുടെ ആസ്ഥാനത്ത് ലഭ്യമായ കേന്ദ്രീകൃത സേവനങ്ങൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്താം.

Disadvantage

  1. There is duplication of different functions and equipment's in various divisions.
  2. Benefits of centralisation of certain activities like finance, accounting, distribution, etc., cannot be reaped.
  3. There may be under utilisation of plant capacity when the demand for a particular product is inadequate.
  4. Management cost will be high as each division employs its own team of specialists.

ഡിവിഷണൽ ഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ

  1. പല ജോലികളും, പല ഉപകരണങ്ങളും, വി വിധ ഡിവിഷുകളിലായി ഇരട്ടിപ്പു വരും.
  2. ധനകാര്യം, അക്കൗണ്ടിംഗ്, വിതരണം മുതലായ ചില പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ കേന്ദ്രീകരണത്തിന്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ കൊയ്യാൻ കഴിയില്ല.
  3. ഏതെങ്കിലും ഒരു ഉല്പന്നത്തിനുള്ള ചോദനം കുറയുമ്പോൾ ഉല്പാദനശേഷി പൂർണ്ണമായി ഉപയോഗപ്പെടുത്താനാവില്ല.
  4. ഓരോ ഡിവിഷനും സ്വന്തമായി വിദഗ്ധ സേവനം ഏർപ്പെടുത്തന്നതു മൂലം മാനേജ്മെന്റ് ചെലവ് കൂടുതലാകും.

Differences between Functional structure and divisional structure
ഫങ്ഷണൽ ഘടനയും ഡീവിഷണൽ ഘടനയും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം 

Functional Structure Divisional Structure
Occupational specialisation Product specialisation
Simple structure Complicated structure
Various functions are inter-dependent Various divisions are independent
Concentration of authority at the top level Decentralisation of authority at the division­al level
Easy to control Difficult to control
Less autonomy operations More autonomy operations

Functional Structure Divisional Structure
തൊഴിൽ സ്പെഷ്യലൈസേഷൻ  ഉൽപ്പന്ന സ്പെഷ്യലൈസേഷൻ
ലളിതമായ ഘടന സങ്കീർണ്ണമായ ഘടന
വിവിധ ഫംഗ്ഷനുകൾ പരസ്പരം ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു  വിവിധ ഡിവിഷനുകൾ സ്വതന്ത്രമാണ്
ഉയർന്ന തലത്തിൽ അധികാര കേന്ദ്രീകരണം  ഡിവിഷണൽ തലത്തിൽ അധികാര വികേന്ദ്രീകരണം
നിയന്ത്രിക്കാൻ എളുപ്പമാണ്  നിയന്ത്രിക്കാൻ പ്രയാസമാണ്
കുറഞ്ഞ സ്വയംഭരണ പ്രവർത്തനങ്ങൾ കൂടുതൽ സ്വയംഭരണ പ്രവർത്തനങ്ങൾ

 

Formal and Informal Organisation
(ഔപചാരിക സംഘടനയും അനൗപചാരിക സംഘടനയും)

Formal Organisation
(ഔപചാരിക സംഘടന)

According to Chester Bernard ” An organisation is formal when the activities of two or more persons are consciously co-ordinated towards a common objective
ചെസ്റ്റർ ബർണാഡ് നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്. ഒരു പൊതു ലക്ഷ്യം നേടാനായി രണ്ടോ അതിലധികമോ വ്യക്തികളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളെ ബോധപൂർവ്വം ഏകോപിപ്പിക്കുമ്പോൾ, ആ സംഘടന ഔപചാരികമാണെന്നു പറയും,

A formal organisation refers to the structure of relationships deliberately designed by the top management. It is officially set to realise the objectives.
ഉന്നത മാനേജ്മെന്റ് മനപൂർവ്വം ആവിഷ്കരിച്ച് പരസ്പര ബന്ധങ്ങളുടേതായ സംവിധാനത്തിനാണ് ഔപചാരിക സംഘടന എന്നു പറയുന്നത്. ചില ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടാനായി ഔദ്യോഗികമായി കരുപിടിപ്പിക്കുന്നതാണിത്.

Advantages of formal organisation

  1. Organisational work can be done orderly and systematically
  2. Avoids duplication of work
  3. Co-ordination is possible
  4. Easy to fix responsibility 
  5. Unity of command 
  6. it ensures the attainments of goals.
  7. Stability 

ഔപചാരിക സംഘടനയുടെ ഗുണങ്ങൾ

  1. സംഘടനയിലെ വിവിധങ്ങളായ ജോലികൾ ചിട്ടയായും കമമായും ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നു.
  2. ജോലിയിലെ ഇരട്ടിപ്പ് ഒഴിവാക്കപ്പെടുന്നു.
  3. ഏകോപനം സാധ്യമാകുന്നു.
  4. ഉത്തരവാദിത്തം ഏൽപിക്കാൻ  എളുപ്പമാണ്
  5. ആജ്ഞയുടെ ഐക്യം
  6. അത് ലക്ഷ്യങ്ങളുടെ നേട്ടം ഉറപ്പാക്കുന്നു.
  7. സ്ഥിരത

Disadvantages of formal organisation

  1. Delay is caused in jobs
  2. Social needs of employees are not looked into
  3. Give importance to only job

ഔപചാരിക സംഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ

  1. ജോലിയിൽ കാലതാമസം അനുഭവപ്പെടും
  2. ജീവനക്കാരുടെ സാമുഹ്യാവശ്യങ്ങൾക്ക് ഒട്ടും വില കല്പ്പിക്കുന്നില്ല.
  3. തൊഴിലിന് മാത്രം പ്രാധാന്യം നൽകുന്നു

These are the main advantage and disadvantages of Formal organisation.

Informal Organisation
(അനൗപചാരിക സംഘടന)

Informal organization structure is developed within the formal organization spontaneously. The network of personal and social relationships on the basis of friendship and common interest is called informal organization. 
ഔപചാരിക ഓർ‌ഗനൈസേഷനിൽ‌ അനൗപചാരിക ഓർ‌ഗനൈസേഷൻ‌ ഘടന സ്വയമേവ വികസിപ്പിച്ചെടുക്കുന്നു. സൗഹൃദത്തിന്റെയും പൊതു താൽപ്പര്യത്തിന്റെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ വ്യക്തിപരവും സാമൂഹികവുമായ ബന്ധങ്ങളുടെ ശൃംഖലയെ അനൗപചാരിക ഓർഗനൈസേഷൻ എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

Features of informal organisation

  1. It originates from within the formal organization as a result of personal interaction among employees.
  2. No official rules and regulations.
  3. Independent channel of communication without specified direction.
  4. It emerges spontaneously.
  5. No definite structure.
അഔപചാരിക ഓർഗനൈസേഷന്റെ സവിശേഷതകൾ
  1. ജീവനക്കാർ തമ്മിലുള്ള വ്യക്തിഗത ഇടപെടലിന്റെ ഫലമായി ഇത് ഔപചാരിക ഓർഗനൈസേഷനിൽ നിന്നാണ് ഉത്ഭവിക്കുന്നത്.
  2. ഔദ്യോഗിക നിയമങ്ങളും നിയന്ത്രണങ്ങളും ഇല്ല.
  3. നിർദ്ദിഷ്ട ദിശയില്ലാതെ ആശയവിനിമയത്തിന്റെ സ്വതന്ത്ര ചാനൽ.
  4. അത് സ്വയമേവ ഉയർന്നുവരുന്നു.
  5. കൃത്യമായ ഘടനയില്ല.


Advantages of Informal organisation

  1. Quick communication possible
  2. Give importance to social needs of employees
  3. Better feedback from subordinates to superiors

അനൗപചാരിക സംഘടനയുടെ ഗുണങ്ങൾ

  1. ആശയവിനിമയം എളുപ്പമാകുന്നു
  2. ജീവനക്കാരുടെ സാമൂഹ്യാവശ്യങ്ങൾക്ക് വേത പരിഗണന ലഭിക്കുന്നു
  3. മേലുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് കീഴ്ജീവനക്കാരിൽ നിന്ന് പ്രതികരണം വേഗത്തിൽ കിട്ടാറാക്കുന്നു.

Disadvantages of Informal organisation

  1. Spreads false news
  2. May cause for employees work against management
  3. Priority given to personnel interests than common interests

അനൗപചാരിക സംഘടനയുടെ ദോഷങ്ങൾ

  1. കിംവദന്തികൾ പരക്കുന്നതിന് ഇടം നൽകുന്നു
  2. മാനേജ്മെന്റ് നയങ്ങളോട് തൊഴിലാളികൾ വിയോജിപ്പിച്ച് പ്രകടിപ്പിക്കുകയും അതിനെതിരെ പ്രവർത്തിക്കാൻ കാരണമാകുകയും ചെയ്യുന്നു.
  3. സ്ഥാപനത്തിന്റെ പൊതുവായ താല്പര്യങ്ങളേക്കാൾ മുൻതൂക്കം വ്യക്തിതാല്പര്യങ്ങൾക്ക് നൽകാനിടവരുന്നു.

Distinction between Formal and Informal Organisation
ഔപചാരിക സംഘടനയും അനൗപചാരിക സംഘടനയും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ

Basis Formal organisation Informal organisation
Formation Delibrately planned and created by top management Arise spontaneously as a result of social interaction among the employees
Purpose To achieve predetermined goals of the organisation To satisfy social and cultur­al needs and fulfil common interests
Structure Has a well defined structure of jobs and relationships Does not have a clear cut str­ucture rather forms a com­plex network of relations
Rigidity/flexibility Highly rigid More flexible
Communication Establishes official lines of communication Informal communication b­ased on convenience
Relationship Based on authority and re­sponsibility No specific relationship


Basis Formal organisation Informal organisation
രൂപീകരണം  ഉയർന്ന മാനേജ്മെൻറ് മനപൂർവ്വം ആസൂത്രണം ചെയ്യുകയും സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യുന്നത്  ജീവനക്കാർ തമ്മിലുള്ള സാമൂഹിക ഇടപെടലിന്റെ ഫലമായി സ്വയമേവ ഉയർന്നുവരുന്നു

ഉദ്ദേശ്യം
സംഘടനയുടെ മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുക   സാമൂഹികവും സാംസ്കാരികവുമായ ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനും പൊതു താൽപ്പര്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനും
ഘടന  ജോലികളുടെയും ബന്ധങ്ങളുടെയും നന്നായി നിർവചിക്കപ്പെട്ട ഒരു ഘടനയുണ്ട്  വ്യക്തമായ കട്ട് ഘടനയില്ല, പകരം സങ്കീർണ്ണമായ ബന്ധങ്ങളുടെ ഒരു ശൃംഖല സൃഷ്ടിക്കുന്നു
കാഠിന്യം / വഴക്കം ഉയർന്ന കർക്കശം   കൂടുതൽ വഴക്കമുള്ളത്
ആശയവിനിമയം ഔദ്യോഗിക ആശയവിനിമയ ലൈനുകൾ സ്ഥാപിക്കുന്നു  സൗകര്യത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം
ബന്ധം  അധികാരത്തിന്റെയും ഉത്തരവാദിത്തത്തിന്റെയും അടിസ്ഥാനത്തിൽ  പ്രത്യേക ബന്ധമില്ല

Delegation of Authority
(അധികാർ ഏല്പ്പിച്ചു കൊടുക്കൽ)
In a business organisation, all important decisions are taken at top level by the board of directors. The chief executive is entrusted with the execution. He assigns the work to departmental managers who in turn assigns the authority to lower level managers. At the supervisory level, supervisors assigns the task to workers to get it done. The process of assigning duties by the superior to his subordinate is called delegation of authority.
ഒരു വ്യക്തിക്ക് നിർവ്വഹിക്കാവുന്ന ജോലിക്ക് ഒരു പരിധിയുണ്ട്, ഒരു ബിസിനസ്സ് സ്ഥാപനത്തിൽ പ്രധാനപ്പെട്ട തീരുമാനങ്ങളെല്ലാം എടുക്കുന്നത് ഉന്നതതലത്തിലുള്ള ഡയറക്ടർ ബോർഡാണ്. ആ തീരുമാനം നടപ്പാക്കാനുള്ള ചുമതല ചീഫ് എക്സിക്യൂട്ടിവിനെ ഏല്പിക്കുന്നു. അദ്ദേഹം ആ ജോലി കീഴ്ത്തല മാനേജർമാർക്ക് ഏല്പിച്ചു കൊടുക്കുന്നു. സൂപ്പർവൈസർ തലത്തിലെത്തു മ്പോൾ, അവർ ജോലി നിർവ്വഹണത്തിന്റെ ഭാരം തൊഴിലാളികളെ ഏല്പ്പിക്കുന്നു. ഇത്തരത്തിൽ മേധാവിമാർ തങ്ങളുടെ കീഴിലുള്ളവർക്കു ജോലി നിശ്ചയിച്ചു കൊടുക്കുന്നതിനെയാണ് അധികാരം  ഏല്പിച്ചു കൊടുക്കൽ എന്നു പറയുന്നത്.

Elements of delegation
(ഏല്പിച്ചു കൊടുക്കലിന്റെ ഘടകങ്ങൾ)

  1. Authority ( അധികാരം)
  2. Responsibility (ഉത്തരവാദിത്വം)
  3. Accountability (ചുമതല ബാധ്യത)
Authority Responsibility
It is the power to command subordinates It is the obligation of subordinates to perform the job assigned to them
It originates on account of a formal position in the organisation It originates from superior subordinate relationship
It can be delegated It cannot be delegated
It moves downwards It moves upwards


അതോറിറ്റി  ഉത്തരവാദിത്തം
സബോർഡിനേറ്റുകളെ ആജ്ഞാപിക്കാനുള്ള അധികാരമാണിത് അവർക്ക് നൽകിയിട്ടുള്ള ജോലി നിർവഹിക്കേണ്ടത് കീഴുദ്യോഗസ്ഥരുടെ ബാധ്യതയാണ്
ഓർഗനൈസേഷന്റെ ഔദ്യോഗിക സ്ഥാനം മൂലമാണ് ഇത് ഉത്ഭവിക്കുന്നത് 
മേലാൾ കീഴാൾ ബന്ധത്തിൽ നിന്നാണ് ഉത്ഭവിക്കുന്നത്
ഏല്പിച്ചുകൊടുക്കാം   ഏല്പിക്കാനാവില്ല
താഴേക്ക് നീങ്ങുന്നു  മുകളിലേക്ക് നീങ്ങുന്നു


Authority
(അധികാരം)
According to Henry Fayol “Authority is the right to give orders and the power to exact obedience”.
കല്പനകൾ നൽകാനുള്ള അവകാശവും അനുസരിപ്പിക്കാനുമുള്ള ശക്തിയുമാണ് അധികാരം എന്നാണ് ഹെൻട്രി ഫയോൾ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Responsibility
(ഉത്തരവാദിത്വം)
According to Koontz O’Donnell “Responsibility is the obligation of a subordinate to whom a duty has been assigned to perform the duty.”
ഒരു ജോലി ഏല്പിക്കപ്പെട്ട കീഴ്ജീവനക്കാരന്, ആ ജോലി ചെയ്യാനുള്ള ബാധ്യതയാണ് ഉത്തരവാദിത്തം എന്നാണ് കൂൺസും ഓഡേണല്ലും നിർവ്വചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Accountability
(ചുമതല ബാധ്യത)
According to Louis A. Allen “Accountability is the obligation to carry out the responsibility and exercise of authority in terms of performance of standards established.”
നിശ്ചിത നിർവ്വഹണനിലവാരം മുന്നിൽ കണ്ടുകൊണ്ട് ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ നിറവേറ്റുകയും അധികാരം വിനിയോഗിക്കുകയും ചെയ്യാനുള്ള ബാധ്യതയാണ് ചുമതല. എന്നാണ് ലൂയി എ. അല്ലൻ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത്.

Importance of Delegation
(അധികാരമേല്പിക്കലിന്റെ പ്രാധാന്യം)
Delegation is important because of the following reason:

1. Effective Management
(പര്യാപ്തമായ മാനേജ്മെന്റ്)
Delegation reduces the workload of management. They can concentrate more on important matters of business.
അധികാരമേല്പിക്കൽ ഉന്നതതല മാനേജ്മെന്റ് ന്റെ ജോലിഭാരം കുറയ്ക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് സം ബന്ധമായ പ്രധാനകാര്യങ്ങളിൽ കൂടുതൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ തന്മൂലം സാധിക്കുന്നു.

2. Employee development
(ജീവനക്കാരുടെ വികസനം)
Delegation provides more opportunities to the employees to utilise their talent and develop latent and abilities. It helps to make them better leaders and decision makers, thus, creating future managers.
അധികാര ഏല്പിച്ചുകൊടുക്കുന്നതുമൂലം തൊഴിലാളികളുടെ കഴിവുകൾ വളർത്തിയെടുക്കാനും അത് ഉപയോഗിക്കാനും സാധിക്കുന്നു. തന്മൂലം അവർക്ക് തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാനും ഭാവിയിലെ മാനേജർമാരാവാനും സാധിക്കുന്നു.

3. Motivation of employees
(തൊഴിലാളികൾക്ക് പ്രചോദനം നൽകുന്നു)
Delegation motivates the subordinates to improve their performance as well as their capabilities.
അധികാരമേല്പിക്കൽ കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ ജോലിനിർവ്വഹണം മെച്ചപ്പെടുത്താനും ശേഷികൾ വളർത്താനും സഹായിക്കുന്നു.

4. Facilitation of growth
(പുരോഗതി സുമഗമാക്കുന്നു)
Delegation helps in the expansion of an organisation. It enables the firm to grow and expand.
അധികാര ഏല്പിക്കൽ സ്ഥാപനത്തിന്റെ വളർച്ചയ്ക്ക് സഹായമാകുന്നു. സ്ഥാപനത്തെ വളർത്താനും വികസിപ്പിക്കാനും ഇത് പ്രാപ്തമാക്കുന്നു.

5. Basis of management
(മാനേജ്മെന്റിന്റെ അധികാരകമം)
Delegation of authority establishes superior subordinates relationship, which are the basis of hierarchy of management.
അധികാരം ഏല്പ്പിച്ചുകൊടുക്കൽ വഴി മാനേ ജ്മെന്റും തൊഴിലാളികളും തമ്മിൽ നല്ലൊരു ബന്ധം സൃഷ്ടിക്കുന്നു. മാനേജ്മെന്റ് അധികാരത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനം അധികാരമേല്പിക്കലാണ്.

6. Better co-ordination
(ഏകോപനം സാധ്യമാക്കുന്നു)
Delegation ensures co-ordination of various managerial activities. വിവിധ മാനേജീരിയൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് അധികാരമേല്പ്പിക്കൽ വഴി ഏകോപനമുണ്ടാകുന്നു.

Decentralisation
Decentralisation of authority means systematic dispersal of authority among all departments and at all levels of management for taking decisions and actions appropriate at the respective levels. An organisation is said to be decentralised when managers at middle and lower level have been given the authority to take decisions for their respective areas.
ഒരു സംഘടനാ സംവിധാനത്തിന്റെ മൂന്ന് മാനേജ്മെന്റ് തലങ്ങളിലുള്ള എല്ലാ ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകൾക്കും തീരുമാനം എടുക്കാനുള്ള അധികാരം  ക്രമമായി വിഭജിച്ചു നൽകുന്ന പ്രക്രിയയാണ് വികേന്ദ്രീകരണം. വികേന്ദ്രീകരണത്തിൽ, സംഘടനയുടെ കീഴ്ത്തലങ്ങളിലേക്ക് അധികാരം കൈമാറ്റപ്പെടുന്നു. മധ്യതലത്തിലെയും, കീഴ്ത്തലത്തിലെയും മാനേജർമാർക്ക് അവരുടേതായ പ്രവർത്തന മേഖലകൾ സംബന്ധിച്ച കാര്യങ്ങൾക്കു  വേണ്ടി തീരുമാനം എടുക്കുവാൻ അധികാരം നൽകുന്നുവെങ്കിൽ ആ സ്ഥാപനം വികേന്ദ്രീകൃതമെന്ന് പറയാം.

According to Louis Allen “Decentralisation refers to systematic effort to delegate to the lowest level all authority to take decisions for their respective areas.”
ലൂയിസ് എ അല്ലൻ നിർവ്വചിച്ചിരിക്കുന്നത്, ഉന്നത തല മാനേജ്മെന്റിനുമാത്രം പ്രയോഗിക്കാവുന്ന അധികാരം ഒഴിച്ചുള്ള ബാക്കി എല്ലാ അധികാരങ്ങളും കീഴലങ്ങളിലേക്ക് കൈമാറുന്നതിനെയാണ് വികേന്ദ്രീകരണം എന്നുപറയുന്നത്.

Importance of decentralisation
(വികേന്ദ്രീകരണത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം)
Decentralisation is important because of the following reason

1. Develops initiative among subordites
(കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ മുൻകൈയ്യെടുക്കൽ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു)
It helps to promote self-reliance and confidence amongst the subordinates.
കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ ഇടയിൽ ആത്മവിശ്വാസവും സ്വാശ്രയശീലം വളർത്തിയെടുക്കുന്നു.

2. Develops managerial talent for the future
(മാനേജീരിയൽ പ്രാഗത്ഭ്യം വളർത്തിയെടുക്കു ന്നു)
In a decentralised organisation, the subordinates get an opportunity to take decision and develop themselves for promotion to higher levels.
ഒരു വികേന്ദീകൃത സ്ഥാപനത്തിൽ കീഴ്ജീവനക്കാർക്ക് തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാനുള്ള അവസരങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നു. ഉയർന്ന പദവിയിലേക്ക് പ്രൊമോഷൻ ലഭിക്കാൻ വേണ്ട യോഗ്യത നേടാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു.

3. Quick decision making
(പെട്ടെന്നു തീരുമാനമെടുക്കാം)
Under decentralisation, decision making power is entrusted with those who are supposed to excute the decisions. In other words, decisions making is kept near to the point of action. This speeds up the process of decision making.
ഒരു വികേന്ദ്രീകൃത സ്ഥാപനത്തിൽ തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാനുള്ള അധികാരം, തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പാക്കാൻ ഉദ്ദേശിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ളവർക്കു തന്നെയാണ്.

4. Relief to top management
(ഉന്നതതല മാനേജ്മെന്റിന് ആശ്വാസം നൽകുന്നു)
In decentralised organisation top executives are not engaged in day to day problems. This is because the authority is delegated to the lower levels.
വികേന്ദ്രീകൃതമായൊരു സ്ഥാപനത്തിൽ ഉന്നത സ്ഥാനങ്ങളിലുള്ള അധികാരികൾ ദൈനംദിന കാര്യങ്ങൾ ഇടപെടാറില്ല. അധികാരം താഴെ തട്ടിലേയ്ക്ക് കൈമാറുന്നതാണ് ഇതിന് കാരണം.

5. Facilitates growth
(സുഗമമായ വളർച്ച സാധ്യമാക്കുന്നു)
Employees at lower levels are given greater autonomy. They will then take initiative and adopt innovative methods. This encourages in them the creativity. Thus decentralisation facilitates growth and diversification of the organisation.
കീഴ്ത്തലങ്ങളിലുള്ള ജീവനക്കാർക്ക് കൂടുതൽ സ്വയംഭരണാധികാരം നൽകുന്നതാടെ അവർ മുൻകയ്യെടുത്തു പ്രവർത്തിക്കാൻ തുടങ്ങും, പുത്തൻ രീതികൾ അവർ സ്വീകരിക്കും. അവരുടെ സർഗ്ഗാത്മകത വളർത്തുന്നു. അങ്ങനെ അധികാര വികേന്ദ്രീകരണം സ്ഥാപനത്തിന്റെ വളർച്ചയ്ക്ക് സഹായകമാവുന്നു.

6. Effective control
(ഫലപ്രദമായ നിയന്ത്രണം)
In a decentralised set up, it becomes easier to fix standards of performance, evaluate the performance and take corrective action. This will lead to effective control.
ഒരു വികേന്ദ്രീകൃത സംവിധാനത്തിൽ പ്രവർത്തന നിലവാരം നിശ്ചയിക്കുക, പ്രവർത്തനം വിലയിരുത്തുക, പാളിച്ചകൾ തിരുത്താൻ നടപടിയെടുക്കുക എന്നിവ കൂടുതൽ എളുപ്പമാണ്. അതാകട്ടെ, കൂടുതൽ ഫലപ്രദമായ നിയന്ത്രണമുണ്ടാക്കുന്നു.

Difference between Delegation and Decentralisation
അധികാരം ഏല്പിക്കലും വികേന്ദ്രീകരണവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ

Basis Delegation Decentralisation
Meaning It is the entrustment of
responsibility and authority from one individual to
another
It is the systematic
delegation of authority throughout the organisation
Nature It is individualistic It is totalistic
Control Control rests with the
delegator
Control is practiced in a
general manner. The authority to control may also be delegat­ed to lower levels
Need It is compulsory It is optional
Relationship It creates superior subordi­nate relationship It is related to all the employ­ees


അടിസ്ഥാന ഡെലിഗേഷൻ വികേന്ദ്രീകരണം
അർത്ഥം ഒരു വ്യക്തിഉത്തരവാദിത്തവും അധികാരവും ഏൽപ്പിക്കുക എന്നതാണ് ഓർഗനൈസേഷനിലുടനീളം അധികാരത്തിന്റെ ആസൂത്രതമായി കൈമാറലാണ് 
പ്രകൃതി  ഇത് വ്യക്തിപരമാണ്  ഇത് സമഗ്രമാണ്
നിയന്ത്രണം ഡെലിഗേറ്റർ നിയന്ത്രണം  പൊതുവായ രീതി. നിയന്ത്രിക്കാനുള്ള അധികാരം താഴ്ന്ന നിലകളിലേക്ക് നിയോഗിക്കപ്പെടാം
ആവശ്യം   ഇത് നിർബന്ധമാണ് ഇത് ഓപ്ഷണലാണ്
ബന്ധം ഇത് മികച്ച സബോർഡിനേറ്റ് ബന്ധം സൃഷ്ടിക്കുന്നു

ഇത് എല്ലാ ജീവനക്കാരുമായും ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു

 

Share it:

Plus Two Business Studies Notes

Post A Comment:

0 comments: