PLUS ONE ACCOUNTANCY NOTES CHAPTER 6 TRIAL BALANCE AND RECTIFICATION OF ERRORS

PLUS ONE ACCOUNTANCY NOTES CHAPTER 6
TRIAL BALANCE AND RECTIFICATION OF ERRORS

A Trial Balance is a statement of balances or total of debits and credits of all the accounts in the ledger on a particular date prepared to test the arithmetical accuracy of the books kept under double entry system.

ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ ബാലൻസ് ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞാൽ ലഭിക്കുന്ന ഡെബിറ്റ് ബാലൻസും ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസും ഉൾപ്പെടുത്തി അക്കൗണ്ടുകളുടെ കൃത്യത ഉറപ്പു വരുത്തുന്നതിനുവേണ്ടി തയ്യാറാക്കുന്ന സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ആണ് ട്രയൽ ബാലൻസ്

Objectives of preparing Trial Balance
ട്രയൽ ബാലൻസ് ഉണ്ടാക്കുന്നതിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ

• To ascertain the arithmetical accuracy of the ledger accounts.
  ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ഗണിത കൃത്യത കണ്ടെത്തുന്നതിന്.
• To help in locating errors.
  പിശകുകൾ കണ്ടെത്തുന്നതിന് സഹായിക്കുന്നതിന്.
• To help in the preparation of the financial statements (Profit and loss A/c and Balance sheet)
  സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ തയ്യാറാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നതിന് (ലാഭനഷ്ടം A/c, ബാലൻസ് ഷീറ്റ്)

How to prepare a Trial balance?

Trial balance is prepared with the ledger account balances kept under double entry system. There are Three  methods of preparing trial balance.
ഡബിൾ എൻടി സിസ്റ്റത്തിൽ തയ്യാറാക്കുന്ന ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ബാലൻസ് കൊണ്ടാണ് സാധരണയായി ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുന്നത് ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുന്നതിന് മൂന്ന് മൊഡാണ് ഉള്ളത്

1. Total Method  ടോട്ടൽ രീതി
2. Balance Method ബാലൻസ് രീതി
3. Totals - cum - balances method ടോട്ടൽ - കം - ബാലൻസ് രീതി

1) Total Method Under this method, the totals of the debit sides of all the accounts are placed in the debit column of the statement and the totals of the credit side of all accounts are placed credit column. Finally these columns are totaled

ഈ രീതിയിൽ ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ എല്ലാ ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുടെയും ഡെബിറ്റ് സൈഡ് ടോട്ടലുകൾ ട്രയൽ ബാലൻസിന്റെ ഡെബിറ്റ് കോളത്തിലും എല്ലാ ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുടെയും ക്രെഡിറ്റ് സൈഡ് ടോട്ടലുകൾ ട്രയൽ ബാലൻസിന്റെ ക്രെഡിറ്റ് കോളത്തിലും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. അവസാനം തടയൽ ബാലൻസിന്റെ രണ്ടുസൈഡുകളും അതാത് കോളങ്ങളിൽ കൂട്ടുയെഴുതുന്നു.

2) Balance Method Under this method, the balance of ledger accounts are shown in the trial balance. The accounts having debit balance are entered in the debit column of the trial balance. Similarly, accounts showing credit balance are written in the credit column.

ഈ രീതിയിൽ, ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളുടെ ബാലൻസ് ട്രയൽ ബാലൻസിൽ കാണിച്ചിരിക്കുന്നു. ഡെബിറ്റ് ബാലൻസ് ഉള്ള അക്കൗണ്ടുകൾ ട്രയൽ ബാലൻസിന്റെ കോളത്തിലും, ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസ് കാണിക്കുന്ന അക്കൗണ്ടുകൾ ക്രെഡിറ്റ്  കോളത്തിലും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.

3. Totals - cum - balances method , This is a combination of the above two methods in which 4 amount columns are prepared. 2 columns for writing the debit and credit totals of all accounts and the other 2 columns for entering its balances.
ആകെ - കം - ബാലൻസ് രീതി - ഇത് മുകളിലുള്ള രണ്ട് രീതികളുടെ സംയോജനമാണ്, അതിൽ 4 തുക കോളങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്നു. എല്ലാ അക്കൗണ്ടുകളുടെയും ഡെബിറ്റ്, ക്രെഡിറ്റ് ടോട്ടലുകൾ‌ എഴുതുന്നതിനുള്ള 2 നിരകളും അതിന്റെ ബാലൻ‌സുകൾ‌ നൽ‌കുന്നതിനുള്ള മറ്റ് 2 നിരകളും ആണിവ.

Meaning of Accounting Errors: 
അക്കൗണ്ടിംഗ് പിശകുകൾ

Accounting errors are the mistakes committed in bookkeeping and accounting. Errors may be committed while recording, classifying or summarizing the accounting transactions. 
അക്കൗണ്ടിംഗ് പിശകുകൾ ബുക്ക് കീപ്പിംഗിലും അക്കൗണ്ടിംഗിലും വരുത്തിയ പിഴവുകളാണ്. അക്കൗണ്ടിംഗ് ഇടപാടുകൾ റെക്കോർഡുചെയ്യുമ്പോഴോ തരംതിരിക്കുമ്പോഴോ സംഗ്രഹിക്കുമ്പോഴോ പിശകുകൾ സംഭവിക്കാം. 

Classification of Errors:
പിശകുകളുടെ വർഗ്ഗീകരണം:

On the basis of nature, errors can be  classified into Errors of clerical nature and Errors of Principle. Errors of clerical nature may be further classified into errors of commission, errors of omission and compensating errors.

പ്രകൃതിയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ, പിശകുകളെ ക്ലറിക്കൽ സ്വഭാവത്തിലെ പിശകുകൾ, തത്വത്തിന്റെ പിശകുകൾ എന്നിങ്ങനെ തരംതിരിക്കാം. ക്ലറിക്കൽ സ്വഭാവത്തിലെ പിശകുകളെ കമ്മീഷന്റെ പിശകുകൾ, ഒഴിവാക്കുന്നതിലെ പിശകുകൾ, നഷ്ടപരിഹാര പിശകുകൾ എന്നിങ്ങനെ തരംതിരിക്കാം.

1. Errors of principle:  താത്വിക തെറ്റുകൾ
   Accounting and recording is always done in accordance with the accepted accounting principles. Theoretical errors are mistakes that occur when any of these principles are violated or ignored.
   For example, purchase of office furniture was debited to purchases account instead of the same in furniture account (Going Concern Concept is violated here).
   അംഗീകരിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള അക്കൗണ്ടിംഗ്  തത്വങ്ങൾ അനുസരിച്ച് ആണ്എല്ലായ്പാഴും അക്കൗണ്ടിൽ രേഖപ്പെടുത്തലും പതിക്കലും നടത്തുന്നത്. ഇതിലേതെങ്കിലും തത്വങ്ങൾ ലംഘിക്കപ്പെടുകയോ  ശ്രദ്ധിക്കപ്പൊതെ പോകുകയോ മൂലം ഉണ്ടാവുന്ന തെറ്റുകളെ താത്വിക തെറ്റുകൾ എന്നു പറയുന്നു.
   ഉദാഹരണത്തിന്, ഓഫീസ് ഫർണിച്ചറുകൾ വാങ്ങുന്നത് ഫർണിച്ചർ അക്കൗണ്ടിൽ ഉള്ളതിനുപകരം പർച്ചേസ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ടു (ഗോയിംഗ് കൺസൻഷൻ കൺസെപ്റ്റ് ഇവിടെ ലംഘിക്കപ്പെടുന്നു).
2. Errors of clerical 
1. Errors of omission:  ഉപേക്ഷാ തെറ്റുകൾ
   Errors caused due to omission of recording a transaction entirely or partly in the books of account.
   ഒരു ഇടപാട് പൂർണ്ണമായും ഭാഗികമായോ അക്കൗണ്ട് പുസ്തകങ്ങളിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് ഒഴിവാക്കിയതിനാൽ സംഭവിച്ച പിശകുകൾ.
1. Error of complete omission: പൂർണ്ണ ഉപേക്ഷാ തെറ്റുകൾ
2. Error of partial omission ഭാഗിക ഉപേക്ഷാ തെറ്റുകൾ
2. Errors of commission:നിർവഹണ തെറ്റുകൾ 
   Errors caused due to wrong recording of a transaction, wrong totaling, wrong casting, wrong balancing, etc.
   ഒരു ഇടപാടിന്റെ തെറ്റായ റെക്കോർഡിംഗ്, തെറ്റായ ആകെത്തുക, തെറ്റായ കാസ്റ്റിംഗ്, തെറ്റായ ബാലൻസിംഗ് മുതലായവ മൂലമുണ്ടായ പിശകുകൾ.
1. Error of recording: This error occurs when an entry is wrongly reported in the books of the original entry.  Example: Purchase of goods in credit from Samu for ₹ 16,500 reported in the books at 15,600. യഥാർത്ഥ എൻ‌ട്രിയുടെ പുസ്തകങ്ങളിൽ‌ ഒരു എൻ‌ട്രി തെറ്റായി റിപ്പോർ‌ട്ടുചെയ്യുമ്പോൾ‌ ഈ പിശക് സംഭവിക്കുന്നു. ഉദാഹരണം:  15,600 ന്  മുവിൽ നിന്ന് ക്രെഡിറ്റിൽ സാധനങ്ങൾ വാങ്ങിയത് പുസ്തകങ്ങളിൽ റിപ്പോർട്ടുചെയ്തത്  16,500. 
2. Error of posting: This error arises when facts reported in the books of original entry is recorded inappropriately in the ledger. This error may occur because of:
   യഥാർത്ഥ എൻ‌ട്രിയുടെ പുസ്‌തകങ്ങളിൽ‌ റിപ്പോർ‌ട്ടുചെയ്‌ത വസ്തുതകൾ‌ ലെഡ്‌ജറിൽ‌ അനുചിതമായി രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോൾ‌ ഈ പിശക് സംഭവിക്കുന്നു. ഇനിപ്പറയുന്നതിനാൽ ഈ പിശക് സംഭവിക്കാം:
1. Reporting the correct amount in the incorrect side of an appropriate account.
2. Reporting the correct amount in the correct side of an inappropriate account.
3. Recording the incorrect amount in the correct side of an appropriate account.
4. Recording the incorrect amount in the incorrect side of an appropriate account.
5. Recording the incorrect amount in the correct side of an inappropriate account.
6. Reporting incorrect amount in the incorrect side of an inappropriate account.
   
   
• ഉചിതമായ അക്കൗണ്ടിന്റെ തെറ്റായ ഭാഗത്ത് ശരിയായ തുക റിപ്പോർട്ടുചെയ്യുന്നു.
• അനുചിതമായ അക്കൗണ്ടിന്റെ ശരിയായ ഭാഗത്ത് ശരിയായ തുക റിപ്പോർട്ടുചെയ്യുന്നു.
• ഉചിതമായ അക്കൗണ്ടിന്റെ ശരിയായ ഭാഗത്ത് തെറ്റായ തുക റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നു.
• ഉചിതമായ അക്കൗണ്ടിന്റെ തെറ്റായ ഭാഗത്ത് തെറ്റായ തുക റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നു.
• അനുചിതമായ അക്കൗണ്ടിന്റെ ശരിയായ ഭാഗത്ത് തെറ്റായ തുക രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
• അനുചിതമായ അക്കൗണ്ടിന്റെ തെറ്റായ ഭാഗത്ത് തെറ്റായ തുക റിപ്പോർട്ടുചെയ്യുന്നു.
  
  
3. Error of casting: When an error is committed during the time of recording in a subsidiary book, this error occurs. Example: If the total sum of ₹ 15,000 in a subsidiary book is incorrectly added up and posted as ₹ 150,000. This is an over-casting error. If it is inappropriately added up as ₹ 15,00, it is an under-casting error.
   ഒരു അനുബന്ധ പുസ്തകത്തിൽ റെക്കോർഡുചെയ്യുന്ന സമയത്ത് ഒരു പിശക് സംഭവിക്കുമ്പോൾ, ഈ പിശക് സംഭവിക്കുന്നു. ഉദാഹരണം: ഒരു സബ്സിഡിയറി പുസ്തകത്തിലെ ആകെ ₹ 15,000 തെറ്റായി ചേർത്ത്, 150,000 ആയി പോസ്റ്റ് ചെയ്താൽ ഇതൊരു ഓവർ കാസ്റ്റിംഗ് പിശകാണ്. ഇത് അനുചിതമായി, 15,00 ആയി ചേർത്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഇത് ഒരു കാസ്റ്റിംഗ് പിശകാണ്.
4. Error of carrying forward: When a sum of one page is recorded inappropriately on the adjacent page, the error of carrying forward arises.  Example: Sum of cash book on page 52 of the ledger is ₹ 4,04,000. At the time of transmitting to the next page, if it is reported as ₹ 4,40,000, this causes the relevant error.
   ഒരു പേജിന്റെ ആകെത്തുക അടുത്തുള്ള പേജിൽ അനുചിതമായി രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോൾ, മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകുന്നതിലെ പിശക് ഉണ്ടാകുന്നു. ഉദാഹരണം: ലെഡ്ജറിന്റെ 52 ആം പേജിലെ ക്യാഷ് ബുക്കിന്റെ തുക, 4,04,000. അടുത്ത പേജിലേക്ക് കൈമാറുന്ന സമയത്ത്, ഇത്, 4,40,000 എന്ന് റിപ്പോർട്ടുചെയ്താൽ, ഇത് പ്രസക്തമായ പിശകിന് കാരണമാകുന്നു.
3. Compensating errors: പൂരീകൃത തെറ്റുകൾ
   If two or more errors occur and they affect the debit and credit of the account equally and do not ultimately reflect the error, then such errors are called compensating errors.
   രണ്ടാ അതിലധികമാ തെറ്റുകൾ സംഭവിക്കുകയും അവ അക്കൗണ്ടിലെ  ഡെബിറ്റിനെയും , ക്രെഡിറ്റിനെയും തുല്യമായി ബാധിക്കുകയും അത്യന്തികമായി തെറ്റ് പ്രതിഫലിപ്പിക്കാതിരിക്കുകയും  ചെയ്താൽ അത്തരം തെറ്റുകളെ പൂരീകൃത തെറ്റുകൾ എന്നു പറയുന്നു.
 For example, if the purchases book is under cast by Rs.200 and the sales book is also under cast by the same amount. Such errors do not affect the tallying of the trial balance.
ഉദാഹരണത്തിന്, പർച്ചേസ് ബുക്ക് 200 രൂപയ്ക്ക് കീഴിലാണെങ്കിൽ സെയിൽസ് ബുക്കും അതേ തുകയിൽ കാസ്റ്റുചെയ്യുന്നു. അത്തരം പിശകുകൾ‌ ട്രയൽ‌ ബാലൻ‌സിന്റെ തുല്യതയെ ബാധിക്കില്ല

Rectification of errors 
പിശകുകളുടെ തിരുത്തൽ 

Disagreement of trial balance is a clear indication that there are errors in accounting procedure. When errors are located they have to be rectified. From the point of view of rectification, errors are classified into two categories: 
ട്രയൽ ബാലൻസിന്റെ വിയോജിപ്പ് അക്കൗണ്ടിംഗ് നടപടിക്രമത്തിൽ പിശകുകളുണ്ടെന്നതിന്റെ വ്യക്തമായ സൂചനയാണ്. പിശകുകൾ കണ്ടെത്തുമ്പോൾ അവ ശരിയാക്കേണ്ടതുണ്ട്. തിരുത്തലിന്റെ വീക്ഷണകോണിൽ നിന്ന്, പിശകുകളെ രണ്ട് വിഭാഗങ്ങളായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു:

Errors which do not affect the agreement of Trial Balance (2 Sided Errors)
ട്രയൽ ബാലൻസിനെ ബാധിക്കാത്ത പിശകുകൾ (2 വശങ്ങളുള്ള പിശകുകൾ)

1. Error of principle താത്വിക തെറ്റുകൾ
2. Error of complete omission-omitting an entry altogether from the subsidiary book. സബ്സിഡിയറി പുസ്തകത്തിൽ നിന്ന് ഒരു എൻ‌ട്രി പൂർണ്ണമായും ഒഴിവാക്കുന്ന പിശക്.
3. Compensating Errors പൂരീകൃത തെറ്റുകൾ
4. Error of recording in the original entry (Journal / Subsidiary book)- it may be in the form of writing wrong amount in the subsidiary book, writing an entry in the wrong subsidiary book etc.
   യഥാർത്ഥ എൻ‌ട്രിയിൽ‌ (ജേണൽ‌ / സബ്‌സിഡിയറി ബുക്ക്) റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിൽ‌ പിശക് - ഇത് സബ്‌സിഡിയറി പുസ്തകത്തിൽ‌ തെറ്റായ തുക എഴുതുക, തെറ്റായ സബ്‌സിഡിയറി പുസ്തകത്തിൽ‌ ഒരു എൻ‌ട്രി എഴുതുക തുടങ്ങിയ രൂപത്തിലായിരിക്കാം.
5. Error of posting to wrong account but correct side, e.g , an amount to be debited to customer name is debited to customer name, the trial balance will still agree.
   തെറ്റായ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് പോസ്റ്റുചെയ്യുന്ന പിശക്, പക്ഷേ ശരിയായ വശം, ഉദാ. ഉപഭോക്തൃ നാമത്തിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യേണ്ട തുക ഉപഭോക്തൃ നാമത്തിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു, ട്രയൽ ബാലൻസ് ഇപ്പോഴും സമ്മതിക്കും

Errors which will affect the agreement of Trial Balance (1 Sided errors)
ട്രയൽ ബാലൻസിനെ ബാധിക്കുന്ന പിശകുകൾ (1 വശങ്ങളുള്ള  പിശകുകൾ)

1. Error of Partial Omission-Omission to post an amount from the subsidiary book to ledger.
2. Error of casting (Overcasting/ totaled more or under casting/totaled less) 
3. Posting of a wrong amount
4. Posting an amount in the wrong side of an account.
5. Wrong balancing of an account.
6. Posting an amount on the wrong side of an account.
7. Posting a wrong amount on the correct side of an account.
8. Posting the same amount twice in an account.
9. writing the balance of an account on the wrong side of the trial balance.
10. Omitting to post the totals of the subsidiary book.

1. ഭാഗിക ഒമിഷൻ-സബ്സിഡിയറി പുസ്തകത്തിൽ നിന്ന് ലെഡ്ജറിലേക്ക് ഒരു തുക പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നതിനുള്ള പിശക്.
2. കാസ്റ്റുചെയ്യുന്നതിലെ പിശക് (ഓവർ‌കാസ്റ്റിംഗ് / ആകെ കൂടുതൽ‌ അല്ലെങ്കിൽ‌ കാസ്റ്റിംഗിന് കീഴിൽ / ആകെ കുറവ്) 
3. തെറ്റായ തുക പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നു
4. ഒരു അക്കൗണ്ടിന്റെ തെറ്റായ ഭാഗത്ത് ഒരു തുക പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നു.
5. ഒരു അക്കൗണ്ടിന്റെ തെറ്റായ ബാലൻസിംഗ്.
6. ഒരു അക്കൗണ്ടിന്റെ തെറ്റായ ഭാഗത്ത് ഒരു തുക പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നു.
7. ഒരു അക്കൗണ്ടിന്റെ ശരിയായ ഭാഗത്ത് ഒരു തെറ്റായ തുക പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നു.
8. ഒരേ തുക ഒരു അക്കൗണ്ടിൽ രണ്ടുതവണ പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നു.
9. ട്രയൽ ബാലൻസിന്റെ തെറ്റായ ഭാഗത്ത് ഒരു അക്കൗണ്ടിന്റെ ബാലൻസ് എഴുതുന്നു.
10. സബ്സിഡിയറി പുസ്തകത്തിന്റെ ആകെത്തുക പോസ്റ്റുചെയ്യാൻ അനുവദിക്കുന്നു.

Errors affecting only one account can be rectified by giving an explanatory note or by passing a journal entry. Errors which affect two or more accounts are rectified by passing a journal entry. The entry which is used to correct the mistake is called rectification entry.

ഒരു അക്കൗണ്ടിനെ മാത്രം ബാധിക്കുന്ന പിശകുകൾ‌ ഒരു വിശദീകരണ കുറിപ്പ് നൽ‌കുന്നതിലൂടെ അല്ലെങ്കിൽ‌ ഒരു ജേണൽ‌ എൻ‌ട്രി പാസാക്കുന്നതിലൂടെ ശരിയാക്കാൻ‌ കഴിയും. രണ്ടോ അതിലധികമോ അക്കൗണ്ടുകളെ ബാധിക്കുന്ന പിശകുകൾ ഒരു ജേണൽ എൻ‌ട്രി പാസാക്കുന്നതിലൂടെ ശരിയാക്കുന്നു. തെറ്റ് തിരുത്താൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന എൻ‌ട്രിയെ തിരുത്തൽ എൻ‌ട്രി എന്ന് വിളിക്കുന്നു.

Stages of Rectification of Errors    
പിശകുകളുടെ തിരുത്തലിന്റെ ഘട്ടങ്ങൾ

1. Rectification before preparation of Trial Balance.
   ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനുമുമ്പ് തിരുത്തൽ
   Here, errors can be rectified by giving an explanatory note in the account affected.
   ബാധിച്ച അക്കൗണ്ടിൽ വിശദീകരണ കുറിപ്പ് നൽകി ഇവിടെ പിശകുകൾ പരിഹരിക്കാനാകും.
   
   Example:
   Sales day book is under cast (totaled less) by Rs.200 The mistake is occurred in Sales Account. To rectify the mistake Sales A/c may be credited  with Rs.200. By this, total sales will be increased.
   ഉദാഹരണം:
   സെയിൽസ് ഡേ ബുക്ക് കാസ്റ്റുചെയ്യുന്നു (ആകെ കുറവാണ്) 200 രൂപയാണ് തെറ്റ് സംഭവിച്ചത് സെയിൽസ് അക്കൗണ്ടിലാണ്. തെറ്റ് തിരുത്താൻ സെയിൽസ് എ / സിക്ക് 200 രൂപ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യാം. ഇതിലൂടെ മൊത്തം വിൽപ്പന വർദ്ധിക്കും.



Sales Account

Dr.			Cr.
		By Mistake in totaling sales day book (Under cast)	200



Sales day book is over cast (totaled more) by Rs.200. It affects the sales account. To decrease the sales account balance, it must be debited.
സെയിൽസ് ഡേ ബുക്ക് ഓവർ കാസ്റ്റ് (ആകെ കൂടുതൽ) 300 രൂപ. ഇത് വിൽപ്പന അക്കൗണ്ടിനെ ബാധിക്കുന്നു. സെയിൽസ് അക്കൗണ്ട് ബാലൻസ് കുറയ്ക്കുന്നതിന്, അത് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യണം.


Sales Account

Dr.			Cr.
To Mistake in totaling sales Book (over cast)	200



2. Rectification after the preparation of Trial balance, but before the preparation of final account.ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കിയതിനുശേഷം തിരുത്തൽ, പക്ഷേ അന്തിമ അക്കൗണ്ട് തയ്യാറാക്കുന്നതിനുമുമ്പ്.
   If a trial balance is prepared before the rectification of one sided errors, it will not agree. Therefore, the difference in the Trial Balance is normally placed in a temporary account called ‘Suspense Account’. If the debits are short, the difference is debited to suspense account and if the credits are short, the difference is credited to suspense account.
   ഒരു വശത്തുള്ള പിശകുകൾ പരിഹരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കിയാൽ, അത് അംഗീകരിക്കില്ല. അതിനാൽ, ട്രയൽ ബാലൻസിലെ വ്യത്യാസം സാധാരണയായി 'സസ്‌പെൻസ് അക്കൗണ്ട്' എന്ന ഒരു താൽക്കാലിക അക്കൗണ്ടിൽ സ്ഥാപിക്കുന്നു. ഡെബിറ്റുകൾ‌ ഹ്രസ്വമാണെങ്കിൽ‌ (കുറവാണെകിൽ ), വ്യത്യാസം സസ്‌പെൻ‌സ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുകയും ക്രെഡിറ്റുകൾ‌ ഹ്രസ്വമാണെങ്കിൽ‌ (കുറവാണെകിൽ ) , വ്യത്യാസം സസ്‌പെൻ‌സ് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു.
   
   
Trial Balance

	Dr.	Cr.
Cash Capital Rent Sundry Assets Suspense A/c	100 200 500 200	1000
	1000	1000




Suspense Account




Dr.			Cr.
To Difference in Trial balance	200




3. Rectification after the preparation of final account. (Not included in the syllabus)
   അന്തിമ അക്കൗണ്ട് തയ്യാറാക്കിയതിനുശേഷം തിരുത്തൽ. (സിലബസിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ല)
   

Rectification of Errors in the Next Accounting Year
അടുത്ത അക്കൗണ്ടിംഗ് വർഷത്തിലെ പിശകുകളുടെ തിരുത്തൽ

Sometimes we carry out the rectification of errors in the next accounting period. Thus, we can carry forward or transfer the balance remaining in the suspense account to the capital account. It is important to rectify the errors related to the previous accounting year. Rectification of such errors should be made in such a manner that the current year’s profit and loss remain unaffected. To achieve this objective we prepare “profit and loss adjustment account”. We transfer the balance of Profit and loss adjustment account to the Profit and loss account. However, the Prior period items should be charged after ascertaining the current year net profit
ചില സമയങ്ങളിൽ അടുത്ത അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവിൽ പിശകുകൾ തിരുത്തുന്നു. അങ്ങനെ, സസ്‌പെൻസ് അക്കൗണ്ടിൽ ശേഷിക്കുന്ന ബാക്കി തുക ക്യാപിറ്റൽ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകാനോ കൈമാറാനോ കഴിയും. മുമ്പത്തെ അക്കൗണ്ടിംഗ് വർഷവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പിശകുകൾ തിരുത്തേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. നടപ്പുവർഷത്തെ ലാഭനഷ്ടം ബാധിക്കപ്പെടാത്ത വിധത്തിൽ അത്തരം പിശകുകൾ തിരുത്തണം. ഈ ലക്ഷ്യം നേടുന്നതിന്  “ലാഭനഷ്ട ക്രമീകരണ അക്കൗണ്ട്” തയ്യാറാക്കുന്നു. ലാഭനഷ്ട ക്രമീകരണ അക്കൗണ്ടിന്റെ ബാലൻസ് ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ടിലേക്ക് മാറ്റുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, നടപ്പുവർഷത്തെ അറ്റാദായം കണ്ടെത്തിയതിനുശേഷം പ്രീ പീരിയഡ് ഇനങ്ങൾ ഈടാക്കണം