Kerala Plus One Business Studies Notes Chapter 7 FOCUS AREA ONLY
Formation of a Company
ഒരു കമ്പനിയുടെ രൂപീകരണം
Formation of a company is a very time consuming, lengthy and complex process.
It involves a lot of formalities and legal procedures. The steps involved in
the formation of a company are:
ഒരു കമ്പനിയുടെ രൂപീകരണം വളരെ സമയമെടുക്കുന്നതും ദൈർഘ്യമേറിയതും സങ്കീർണ്ണവുമായ
പ്രക്രിയയാണ്. അതിൽ ധാരാളം ഔപചാരികതകളും നിയമപരമായ നടപടിക്രമങ്ങളും ഉൾപ്പെടുന്നു.
ഒരു കമ്പനിയുടെ രൂപീകരണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഘട്ടങ്ങൾ ഇവയാണ്:
- I. Promotion പ്രമോഷൻ
- II. Incorporation ഇൻകോര്പറേഷൻ
- III. Capital subscription കാപ്പിറ്റൽ സബ്സ്ക്രിപ്ഷൻ
- IV. Commencement of business ബിസിനസ്സ് ആരംഭിക്കൽ
A private company has to complete only the first two stages, while a public
company must undergo all the stages.
ഒരു സ്വകാര്യ കമ്പനി ആദ്യ രണ്ട് ഘട്ടങ്ങൾ മാത്രമേ പൂർത്തിയാക്കാവൂ, ഒരു പൊതു
കമ്പനി എല്ലാ ഘട്ടങ്ങൾക്കും വിധേയമായിരിക്കണം.
I. Promotion പ്രമോഷൻ
Promotion is the first stage in the formation of a company. Promotion simply
means the sum total of all activities which are necessary for bringing the
company into existence. It involves identification of business opportunities,
analysis of its prospects and initiating steps to form a joint stock
company.
ഒരു കമ്പനിയുടെ രൂപീകരണത്തിന്റെ ആദ്യ ഘട്ടമാണ് പ്രമോഷൻ. പ്രമോഷൻ എന്നതിനർത്ഥം
കമ്പനിയെ നിലവിലേയ്ക്ക് കൊണ്ടുവരാൻ ആവശ്യമായ എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെയും
ആകെത്തുകയാണ്. ബിസിനസ്സ് അവസരങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുക, അതിന്റെ സാധ്യതകൾ വിശകലനം
ചെയ്യുക, കമ്പനി രൂപീകരിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ ആരംഭിക്കുക എന്നിവ ഇതിൽ
ഉൾപ്പെടുന്നു.
Promoters പ്രമോട്ടർമാർ
The person who undertakes to form a company is called promoter. This includes
business Idea discovery, its detailed investigation, analyses its prospects
and gather the resources needed to set it up.
ഒരു കമ്പനി രൂപീകരിക്കാൻ ഏറ്റെടുക്കുന്ന വ്യക്തിയെ പ്രൊമോട്ടർ എന്ന്
വിളിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് ഐഡിയ കണ്ടെത്തൽ, വിശദമായ അന്വേഷണം, അതിന്റെ സാധ്യതകൾ
വിശകലനം ചെയ്യുക, അത് സജ്ജീകരിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ വിഭവങ്ങൾ ശേഖരിക്കുക എന്നിവ
ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
Functions of a Promoter: ഒരു പ്രമോട്ടറുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ:
-
Identification of business opportunity: ബിസിനസ്സ് അവസരത്തിന്റെ തിരിച്ചറിയൽ:
The first and foremost activity of a promoter is to identify a business opportunity.
ഒരു ബിസിനസ്സ് അവസരം തിരിച്ചറിയുക എന്നതാണ് പ്രമോട്ടറുടെ ആദ്യത്തേതും പ്രധാനവുമായ പ്രവർത്തനം. - Technical feasibility: To determine whether the raw materials or technology is easily available സാങ്കേതിക സാധ്യത: അസംസ്കൃത വസ്തുക്കളോ സാങ്കേതികവിദ്യയോ എളുപ്പത്തിൽ ലഭ്യമാണോ എന്ന് നിർണ്ണയിക്കാൻ
- Financial feasibility: To determine the total estimated cost of the projectസാമ്പത്തിക സാധ്യത: പദ്ധതിയുടെ മൊത്തം കണക്കാക്കിയ ചെലവ് നിർണ്ണയിക്കാൻ
- Economic feasibility: To determine the I profitability of the proposed projectസാമ്പത്തിക സാധ്യത: നിർദ്ദിഷ്ട പ്രോജക്റ്റിന്റെ I ലാഭം നിർണ്ണയിക്കാൻ
- Name approval: പേര് അംഗീകാരം
After selecting the name of company the promoters submit an application to the Registrar of companies for its approval. The selected name is not the same or identical to an existing company. കമ്പനിയുടെ പേര് തിരഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം പ്രൊമോട്ടർമാർ അതിന്റെ അംഗീകാരത്തിനായി കമ്പനികളുടെ രജിസ്ട്രാർക്ക് ഒരു അപേക്ഷ സമർപ്പിക്കുന്നു. തിരഞ്ഞെടുത്ത പേര് നിലവിലുള്ള കമ്പനിക്ക് സമാനമാകരുത്. - Assembling the factors of production ഉൽപാദന ഘടകങ്ങൾ കൂട്ടിച്ചേർക്കുന്നതിൽ
Assembly of resources involves making contracts for purchase of material, land, machinery, recruitment of staff etc. മെറ്റീരിയൽ, ഭൂമി, യന്ത്രങ്ങൾ, ഉദ്യോഗസ്ഥരെ നിയമിക്കൽ തുടങ്ങിയവയ്ക്ക് കരാർ ഉണ്ടാക്കുന്നത് വിഭവങ്ങളുടെ അസംബ്ലിയിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. - Fixing up signatories to the Memorandum of Association: മെമ്മോറാണ്ടം ഓഫ്
അസോസിയേഷനിൽ
Promoters have to decide about the members who will be signing the Memorandum of Association of the proposed company. നിർദ്ദിഷ്ട കമ്പനിയുടെ അസോസിയേഷൻ ഓഫ് അസോസിയേഷനിൽ ഒപ്പിടുന്ന അംഗങ്ങളെക്കുറിച്ച് പ്രമോട്ടർമാർ തീരുമാനിക്കേണ്ടതുണ്ട്. - Appointment of professional: പ്രൊഫഷണലുകളുടെ നിയമനം:
Promoters appoint merchant bankers, auditors etc. to assist them in the preparation of necessary documents. ആവശ്യമായ രേഖകൾ തയ്യാറാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നതിന് പ്രമോട്ടർമാർ മർച്ചന്റ് ബാങ്കർമാരെയും ഓഡിറ്റർമാരെയും നിയമിക്കുന്നു.
Documents used in the formation of a company
ഒരു കമ്പനിയുടെ രൂപീകരണത്തിന് ഉപയോഗിക്കുന്ന രേഖകൾ
Memorandum of Association:
അസോസിയേഷൻ മെമ്മോറാണ്ടം:
It is the charter or magnacarta (principal or most important document) of the
company. It defines the objects of the company and provides the framework
beyond which the company cannot operate. It lays down the relationship of the
company with outside world.
ഇത് കമ്പനിയുടെ ചാർട്ടർ അല്ലെങ്കിൽ മാഗ്നകാർട്ട (പ്രധാന അല്ലെങ്കിൽ ഏറ്റവും
പ്രധാനപ്പെട്ട പ്രമാണം) ആണ്. ഇത് കമ്പനിയുടെ വസ്‌തുക്കളെ നിർവചിക്കുകയും
കമ്പനിക്ക് പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയാത്ത ചട്ടക്കൂട് നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇത് പുറം
ലോകവുമായുള്ള കമ്പനിയുടെ ബന്ധത്തെ പ്രതിപാദിക്കുന്നു.
Memorandum of Association must be printed, divided into paragraphs, numbered
consecutively. The Memorandum of Association must be signed by at least seven
persons in case of a public company and by two persons in case of a private
company.
മെമ്മോറാണ്ടം ഓഫ് അസോസിയേഷൻ അച്ചടിക്കുകയും ഖണ്ഡികകളായി വിഭജിക്കുകയും
തുടർച്ചയായി അക്കമിടുകയും വേണം. ഒരു പൊതു കമ്പനിയുടെ കാര്യത്തിൽ കുറഞ്ഞത് ഏഴ്
പേരും ഒരു സ്വകാര്യ കമ്പനിയുടെ കാര്യത്തിൽ രണ്ട് പേരും ഒപ്പിടണം.
Contents of Memorandum of Association
മെമ്മോറാണ്ടം ഓഫ് അസോസിയേഷന്റെ ഉള്ളടക്കം
The Memorandum of Association is divided into Six clauses.
- (1) Name Clause നെയിം ക്ലോസ്
- (2) Situation or domicile Clause സാഹചര്യം അല്ലെങ്കിൽ വാസസ്ഥലം
- (3) Object Clause ഒബ്ജക്റ്റ് ക്ലോസ്
- (4) Liability Clause ബാധ്യതാ ക്ലോസ്
- (5) Capital Clause ക്യാപിറ്റൽ ക്ലോസ്
- (6) Association Clause. അസോസിയേഷൻ ക്ലോസ്.
- The name clause: നെയിം ക്ലോസ്:
Under this clause the name of the company is mentioned. A company can select any name subject to the following restrictions.
ഈ ക്ലോസ് പ്രകാരം കമ്പനിയുടെ പേര് പരാമർശിക്കുന്നു. ഒരു കമ്പനിക്ക് ഇനിപ്പറയുന്ന നിയന്ത്രണങ്ങൾക്ക് വിധേയമായി ഏത് പേരും തിരഞ്ഞെടുക്കാനാകും. - The proposed name should not be identical with the name of another company
- A name which can mislead the public
- In case of a public company the name should end with the word ‘Limited’ and in case of a private company the name should end with the word ‘Private Limited’
- The name must not directly or indirectly imply any participation of the Central or State Govt.
- The name must not suggest any connection or patronage of a national hero
- It should not include the word co operative.
- നിർദ്ദിഷ്ട പേര് മറ്റൊരു കമ്പനിയുടെ പേരുമായി സമാനമാകരുത്
- പൊതുജനങ്ങളെ തെറ്റിദ്ധരിപ്പിക്കുന്ന പേര്
- ഒരു പൊതു കമ്പനിയുടെ കാര്യത്തിൽ പേര് 'ലിമിറ്റഡ്' എന്ന വാക്കിലും ഒരു സ്വകാര്യ കമ്പനിയുടെ കാര്യത്തിൽ പേര് 'പ്രൈവറ്റ് ലിമിറ്റഡ്' എന്ന വാക്കിലും അവസാനിക്കണം.
- പേര് കേന്ദ്ര അല്ലെങ്കിൽ സംസ്ഥാന സർക്കാരിന്റെ ഏതെങ്കിലും പങ്കാളിത്തത്തെ നേരിട്ടോ അല്ലാതെയോ സൂചിപ്പിക്കരുത്.
- പേര് ഒരു ദേശീയ നായകന്റെ ബന്ധമോ സംരക്ഷണമോ നിർദ്ദേശിക്കരുത്
- ഇതിൽ കോ ഓപ്പറേറ്റീവ് എന്ന പദം ഉൾപ്പെടുത്തരുത്.
-
Domicile Clause or Situation Clause ഡൊമിസൈൽ ക്ലോസ് അല്ലെങ്കിൽ സാഹചര്യ ക്ലോസ്
This clause contains the name of the state, in which the registered office of the company is proposed to be situated. It must be informed to the Registrar within 30 days of the incorporation of the company.
കമ്പനിയുടെ രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത ഓഫീസ് സ്ഥിതിചെയ്യാൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്ന സംസ്ഥാനത്തിന്റെ പേര് ഈ ക്ലോസിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. കമ്പനി സംയോജിപ്പിച്ച് 30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ ഇത് രജിസ്ട്രാറെ അറിയിക്കണം. - Objects clause:ഒബ്ജക്റ്റ്സ് ക്ലോസ്:
This is the most important clause of the memorandum. It defines the purpose for which the company is formed. A company is not legally entitled to undertake an activity, which is beyond the objects stated in this clause.
മെമ്മോറാണ്ടത്തിന്റെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ക്ലോസ് ഇതാണ്. കമ്പനി രൂപീകരിക്കുന്നതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യത്തെ ഇത് നിർവചിക്കുന്നു. ഒരു കമ്പനിക്ക് നിയമപരമായി ഒരു പ്രവർത്തനം ഏറ്റെടുക്കാൻ അവകാശമില്ല, അത് ഈ ഉപവാക്യത്തിൽ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന വസ്തുക്കൾക്ക് അതീതമാണ്. - Liability clause: ബാധ്യതാ ക്ലോസ്:
It states that the liability of members is limited to the face value of shares held by them or the amount guaranteed to be paid on winding up.
അംഗങ്ങളുടെ ബാധ്യത അവരുടെ കൈവശമുള്ള ഷെയറുകളുടെ മുഖവിലയിലേക്കോ അല്ലെങ്കിൽ അവസാനിക്കുമ്പോൾ നൽകപ്പെടുമെന്ന് ഉറപ്പുനൽകുന്ന തുകയിലേക്കോ പരിമിതപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു. - Capital clause:ക്യാപിറ്റൽ ക്ലോസ്:
This clause specifies the maximum capital which the company will be authorised to raise through, the issue of shares.
ഷെയറുകളുടെ ഇഷ്യുവിലൂടെ സമാഹരിക്കാൻ കമ്പനിക്ക് അധികാരമുള്ള പരമാവധി മൂലധനം ഈ ക്ലോസ് വ്യക്തമാക്കുന്നു. - Association clause: അസോസിയേഷൻ ക്ലോസ്:
In this clause, the signatories to the Memorandum of Association state their intention to be associated with the company and also give their consent to purchase qualification shares.
ഈ ഉപവാക്യത്തിൽ, മെമ്മോറാണ്ടം ഓഫ് അസോസിയേഷനിൽ ഒപ്പിട്ടവർ കമ്പനിയുമായി ബന്ധപ്പെടാനുള്ള അവരുടെ ഉദ്ദേശ്യം വ്യക്തമാക്കുകയും യോഗ്യതാ ഓഹരികൾ വാങ്ങുന്നതിന് അവരുടെ സമ്മതം നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു.
Articles of Association: അസോസിയേഷന്റെ ആർട്ടിക്കിൾസ്
The Articles of Association is the second important document of a company. The
Articles define the rights, duties and powers of the officers and the Board of
directors. It contains the rules regarding internal management of the company.
It shows the relationship between the company and its members.
ഒരു കമ്പനിയുടെ രണ്ടാമത്തെ പ്രധാന രേഖയാണ് ആർട്ടിക്കിൾസ് ഓഫ് അസോസിയേഷൻ.
ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെയും ഡയറക്ടർ ബോർഡിന്റെയും അവകാശങ്ങൾ, ചുമതലകൾ, അധികാരങ്ങൾ എന്നിവ
ലേഖനങ്ങൾ നിർവചിക്കുന്നു. കമ്പനിയുടെ ആന്തരിക മാനേജുമെന്റ് സംബന്ധിച്ച നിയമങ്ങൾ
ഇതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഇത് കമ്പനിയും അതിന്റെ അംഗങ്ങളും തമ്മിലുള്ള ബന്ധം
കാണിക്കുന്നു.
Contents of Articles of Association:
ആർട്ടിക്കിൾസ് ഓഫ് അസോസിയേഷന്റെ ഉള്ളടക്കം:
- Share capital and its subdivision into different classes of shares, rights of share holders.
- Procedure for making allotment of shares and for making calls.
- Procedure for transfer of shares
- Procedure for forfeiture, re-issue and surrender of shares.
- Procedure for conversion of share into stock.
- Procedure for issue of share certificate and share warrant etc.
- Procedure for alteration and reduction of share capital.
- Borrowing powers of the company.
- Rules regarding appointment, re-appointment, qualification, remuneration, powers, duties etc of directors.
- Procedure for conducting meetings
- Procedure regarding quorum, voting right, poll proxy etc.
- Rules regarding capitalization of profits and declaration of dividends.
- Matters relating to keeping of statutory books of accounts and their audit.
- Seal of the company
- Procedure regarding winding up of the company.
ആർട്ടിക്കിൾസ് ഓഫ് അസോസിയേഷന്റെ ഉള്ളടക്കം:
- ഷെയർ ക്യാപിറ്റലും അതിന്റെ ഉപവിഭാഗവും വിവിധ തരം ഷെയറുകളായി, ഷെയർ ഹോൾഡർമാരുടെ അവകാശങ്ങൾ.
- ഷെയറുകൾ അനുവദിക്കുന്നതിനും കോളുകൾ വിളിക്കുന്നതിനുമുള്ള നടപടിക്രമം.
- ഓഹരികൾ കൈമാറുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമം
- ഓഹരികൾ പിടിച്ചെടുക്കൽ, വീണ്ടും ഇഷ്യു ചെയ്യൽ, കീഴടങ്ങൽ എന്നിവയ്ക്കുള്ള നടപടിക്രമം.
- ഓഹരി സ്റ്റോക്കാക്കി മാറ്റുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമം.
- ഷെയർ സർട്ടിഫിക്കറ്റ്, ഷെയർ വാറന്റ് തുടങ്ങിയവ വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമം.
- ഓഹരി മൂലധനം മാറ്റുന്നതിനും കുറയ്ക്കുന്നതിനുമുള്ള നടപടിക്രമം.
- കമ്പനിയുടെ വായ്പയെടുക്കൽ അധികാരങ്ങൾ.
- ഡയറക്ടർമാരുടെ നിയമനം, വീണ്ടും നിയമനം, യോഗ്യത, പ്രതിഫലം, അധികാരങ്ങൾ, ചുമതലകൾ തുടങ്ങിയ നിയമങ്ങൾ.
- മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമം
- കോറം, വോട്ടിംഗ് അവകാശം, വോട്ടെടുപ്പ് പ്രോക്സി തുടങ്ങിയവ സംബന്ധിച്ച നടപടിക്രമം.
- ലാഭത്തിന്റെ മൂലധനവൽക്കരണം, ലാഭവിഹിതം പ്രഖ്യാപിക്കൽ എന്നിവ സംബന്ധിച്ച നിയമങ്ങൾ.
- നിയമപരമായ അക്ക accounts ണ്ടുകളുടെ പുസ്തകങ്ങളും അവയുടെ ഓഡിറ്റും സൂക്ഷിക്കുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കാര്യങ്ങൾ.
- കമ്പനിയുടെ മുദ്ര
- കമ്പനി അവസാനിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമം.
Difference between Memorandum of Association and Articles of Association:
| Memorandum of Association | Articles of Association |
| It defines the object for which the company is formed | They are rules of internal management of the company. They indicate how the objectives of the company are to be achieved |
| It is the main document of the company | It is a subsidiary document of the Memorandum of Association |
| It defines the relationship of the company with outsiders | It defines the relationship of the company with members |
| Acts beyond the Memorandum of Association are invalid and cannot be ratified. | Acts beyond the Articles of Association can be ratified by the members. But they do not violate memorandum |
| Filing of Memorandum is compulsory | Filing of Articles is not compulsory for public company |
| Alteration of Memorandum is very difficult | It can be altered by passing a special resolution |
| മെമ്മോറാണ്ടം ഓഫ് അസോസിയേഷൻ | ആർട്ടിക്കിൾസ് ഓഫ് അസോസിയേഷൻ |
| കമ്പനി രൂപപ്പെടുന്ന ലക്ഷ്യങ്ങൾ ഇത് നിർവചിക്കുന്നു | അവ കമ്പനിയുടെ ആന്തരിക മാനേജുമെന്റിന്റെ നിയമങ്ങളാണ്. കമ്പനിയുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ എങ്ങനെ കൈവരിക്കാമെന്ന് അവർ സൂചിപ്പിക്കുന്നു |
| ഇത് കമ്പനിയുടെ പ്രധാന രേഖയാണ് | മെമ്മോറാണ്ടം ഓഫ് അസോസിയേഷന്റെ ഒരു അനുബന്ധ രേഖയാണ് ഇത് |
| ഇത് പുറത്തുനിന്നുള്ളവരുമായുള്ള കമ്പനിയുടെ ബന്ധത്തെ നിർവചിക്കുന്നു | അംഗങ്ങളുമായുള്ള കമ്പനിയുടെ ബന്ധത്തെ ഇത് നിർവചിക്കുന്നു |
| മെമ്മോറാണ്ടം ഓഫ് അസോസിയേഷന് അപ്പുറത്തുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ അസാധുവാണ്, അവ അംഗീകരിക്കാൻ കഴിയില്ല. | ആർട്ടിക്കിൾസ് ഓഫ് അസോസിയേഷന് അപ്പുറത്തുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ അംഗങ്ങൾക്ക് അംഗീകരിക്കാൻ കഴിയും. എന്നാൽ അവ മെമ്മോറാണ്ടം ലംഘിക്കുന്നില്ല |
| മെമ്മോറാണ്ടം ഫയൽ ചെയ്യുന്നത് നിർബന്ധമാണ് | ആർട്ടിക്കിൾസ് ഫയൽ ചെയ്യുന്നത് പൊതു കമ്പനിക്ക് നിർബന്ധമല്ല |
| മെമ്മോറാണ്ടം മാറ്റുന്നത് വളരെ ബുദ്ധിമുട്ടാണ് | ഒരു പ്രത്യേക മിഴിവ് പാസാക്കുന്നതിലൂടെ ഇത് മാറ്റാനാകും |
Prospectus: പ്രോസ്പെക്ടസ്:
Prospectus is a document issued by the public companies inviting the public to
subscribe for shares or debentures of the company. It contains all information
regarding the company’s affairs and its future prospects.
കമ്പനിയുടെ ഓഹരികൾക്കോ ഡിബഞ്ചറുകൾക്കോ വരിക്കാരാകാൻ പൊതു കമ്പനികൾ
പൊതുജനങ്ങളെ ക്ഷണിക്കുന്ന ഒരു രേഖയാണ് പ്രോസ്പെക്ടസ്. കമ്പനിയുടെ കാര്യങ്ങളെയും
ഭാവി സാധ്യതകളെയും കുറിച്ചുള്ള എല്ലാ വിവരങ്ങളും ഇതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
A prospectus must be dated and signed by all the directors. A copy of the
prospectus must be filed with Registrar before it is issued to public.
ഒരു പ്രോസ്പെക്ടസ് എല്ലാ ഡയറക്ടർമാരും തീയതി രേഖപ്പെടുത്തി ഒപ്പിടണം.
പ്രോസ്പെക്ടസിന്റെ ഒരു പകർപ്പ് രജിസ്ട്രാർക്ക് പൊതുജനങ്ങൾക്ക് നൽകുന്നതിനുമുമ്പ്
ഫയൽ ചെയ്യണം.
