This material is prepared in simple language with point-wise explanations. Study English section first, then refer Malayalam section for better understanding.
• 8 Marks: Levels of Management / Functions of Management
• 3-4 Marks: Planning / Coordination / Other sub-points
• 2 Marks: Definitions / Concepts
Complete study notes with detailed explanations
What is Management?
Simple Definition: "Management is the art of getting things done through other people" - Mary Parker Follet
Detailed Definition: "Management is the coordination of all resources through the process of planning, organising, directing and controlling in order to stated objectives." - Henry Sisk
Management is the process of planning, organising, staffing, directing and controlling various resources (human, financial, physical) to achieve organisational goals effectively and efficiently.
• Management is goal-oriented
• It works through people
• It is a continuous process
• It aims at efficiency (doing things right) and effectiveness (doing right things)
• It is both art and science
Five Concepts of Management
- Management as Economic Resource: Management is considered as the most important factor of production. It combines and coordinates other factors like land, labour and capital to produce results. Efficient management determines the success of an organisation.
- Management as a Class or Elite: Managers form a distinct social group with special knowledge and skills, responsible for achieving organisational objectives through others. Like doctors and engineers, managers are a professional class.
- Management as a System of Authority: Management involves hierarchy, chain of command, and formal relationships where managers have authority to give orders and make decisions. Different levels have different degrees of authority.
- Management as a Separate Discipline: Management has developed as a systematic body of knowledge with principles, theories and concepts taught in educational institutions and universities worldwide.
- Management as a Process: Management consists of series of inter-related functions - planning, organising, staffing, directing and controlling. It is a continuous cycle of activities.
|
|
The M's of Organisation (Manpower, Materials, Money, Machinery) Management coordinates all these resources |
Objectives of Management
| Type | Objectives | Explanation |
|---|---|---|
| Organisational/Economic | Survival, Profit, Growth | • Survival: Earn enough to cover costs • Profit: Return to owners for risk-taking • Growth: Exploit full potential and expand |
| Social | Employment, Environment, Community | • Use eco-friendly production methods • Provide employment opportunities • Contribute to community development • Follow ethical business practices |
| Personal | Salary, Growth, Recognition | • Satisfy financial needs (competitive salary) • Provide personal growth opportunities • Give recognition and job satisfaction • Ensure good working conditions |
Importance of Management
- Achieving Group Goals: Management brings individual efforts together and directs them towards achieving common organisational objectives.
- Increasing Efficiency: Management minimises costs and maximises output through optimum utilisation of resources. It reduces waste and improves productivity.
- Creating Dynamic Organisation: Management helps organisation adapt to changing business environment. It enables organisation to survive and grow in competitive world.
- Achieving Personal Objectives: Management helps individuals achieve their career goals while contributing to organisation. It provides motivation and satisfaction.
- Development of Society: Through quality products, employment generation, ethical practices and social responsibility, management contributes to overall social development.
Levels of Management (8 Marks Question)
|
| Three Levels of Management with their Positions |
Positions: Board of Directors, CEO, Managing Director, President, General Manager
Functions:
- Analyse, evaluate and deal with external business environment
- Establish overall long-term goals, strategies and policies
- Create organisational framework (authority and responsibility structure)
- Appoint key executives and top level managers
- Represent the company to outside world (government, public, media)
- Coordinate activities of different departments
- Mobilise financial and other key resources
Positions: Departmental Managers, Divisional Heads, Branch Managers
Functions:
- Execute plans and policies formulated by top management
- Make plans for sub-units or departments of organisation
- Interpret top management policies to lower level managers
- Evaluate performance of junior managers and supervisors
- Motivate supervisory personnel for better performance
- Develop and train operative personnel
- Report to top level management about progress and problems
Positions: Supervisors, Foremen, Inspectors, Office Superintendents
Functions:
- Plan day-to-day work activities and assign jobs to workers
- Supervise and control workers' performance
- Arrange materials, tools and maintain machinery
- Advise and assist workers in solving work problems
- Maintain discipline, morale and work culture among workers
- Report feedback about workers' problems to higher management
- Ensure quality of output and meeting production targets
Nature of Management
| Management as | Characteristics | Explanation |
|---|---|---|
| Science | Systematic body of knowledge, Universal principles, Cause-effect relationship | Management has organised knowledge developed through continuous observation and verification. Principles can be applied universally. |
| Art | Practical knowledge, Personal skill, Creativity, Perfection through practice | Management requires personal skills and creativity in applying knowledge. It is perfected through continuous practice and experience. |
| Profession | Specialised knowledge, Formal education, Code of conduct, Service motive | Management is moving towards becoming a profession with specialised courses, ethical codes, and professional associations. |
Functions of Management (8 Marks Question - POSDCORB)
P - Planning, O - Organising, S - Staffing, D - Directing,
Co - Coordinating, R - Reporting, B - Budgeting
1. Planning (3-4 Marks Question)
Definition: Planning is deciding in advance what to do, how to do it, when to do it, and who will do it. It involves setting objectives and developing courses of action to achieve them.
Importance:
- Provides direction for all organisational activities
- Reduces risks and uncertainties of future
- Minimises overlapping and wasteful activities
- Promotes innovative ideas and creativity
- Facilitates decision making at all levels
- Establishes standards for controlling function
Process: Setting Objectives → Developing Premises → Identifying Alternatives → Evaluating Alternatives → Selecting Best Alternative → Implementing → Follow-up and Review
2. Organising
Definition: Organising is the process of identifying and grouping work, defining responsibilities, establishing relationships and allocating resources for achieving objectives.
Steps:
- Identification and division of work
- Departmentalisation (grouping similar activities)
- Assignment of duties to job positions
- Establishing reporting relationships
- Delegation of authority and responsibility
According to Henry Fayol: "To organise a business is to provide it with everything useful to its functioning - raw materials, tools, capital and personnel."
3. Staffing
Definition: Staffing involves manning the organisation structure through proper selection, appraisal and development of personnel. It is the process of filling positions with right people.
Process:
- Manpower Planning (estimating requirement)
- Recruitment (attracting candidates)
- Selection (choosing best candidates)
- Placement and Orientation
- Training and Development
- Performance Appraisal
- Promotion and Career Planning
4. Directing
Definition: Directing involves instructing, guiding, supervising, motivating and leading people to achieve organisational goals. It initiates action in organisation.
Elements:
- Supervision: Overseeing work of subordinates
- Motivation: Inspiring people to work willingly
- Leadership: Influencing people to achieve goals
- Communication: Exchange of information and ideas
Directing converts plans into performance through people.
5. Controlling
Definition: Controlling is the process of ensuring that activities are performed as per plans. It measures performance, compares with standards, and takes corrective action.
Process:
- Establishment of standards (what is expected)
- Measurement of actual performance
- Comparison of actual with standards
- Analysis of deviations (finding reasons)
- Taking corrective action
Controlling is a goal-oriented and continuous process that completes the management cycle.
6. Coordination (3-4 Marks Question)
Definition: Coordination is the process of synchronising activities of different departments and individuals to achieve harmony in pursuit of common goals.
According to E.F.L. Brech: "Coordination is balancing and keeping together the team by ensuring a suitable allocation of tasks to the various members and seeing that the tasks are performed with due harmony."
Importance:
- Ensures unity of action among employees
- Helps in achieving organisational objectives efficiently
- Improves goodwill and reputation of organisation
- Creates harmonious work environment
- Avoids duplication of work and conflicts
Nature: Coordination is not a separate function but the essence of management. It is required at all levels and for all functions. The three elements of coordination are balancing, timing and integration.
Coordination is not a separate managerial function but rather the force that binds all management functions together. Every managerial function involves coordination.
Management vs Administration
| Basis of Difference | Administration | Management |
|---|---|---|
| Level | Top level function | Middle and lower level function |
| Nature | Thinking function (determines what to do) | Doing function (implements what is decided) |
| Function | Determines policies, objectives and goals | Implements policies and achieves objectives |
| Scope | Wider scope (determines framework) | Narrower scope (executive activities) |
| Status | Owners or representatives get profits | Employees (managers) get salary |
| Decision Making | Major policy decisions | Operational and routine decisions |
| Usage | Mainly used in government and non-business organisations | Mainly used in business organisations |
In practical business context, administration and management are used interchangeably. However, academically, administration is broader and determines policies while management executes them.
എളുപ്പത്തിൽ മനസ്സിലാക്കാൻ വിശദമായ വിവരണങ്ങൾ
മാനേജ്മെന്റ് എന്താണ്? (What is Management?)
ലളിത നിർവചനം: "മറ്റുള്ളവരിലൂടെ കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാനുള്ള കലയാണ് മാനേജ്മെന്റ്" - മേരി പാർക്കർ ഫോളറ്റ്
വിശദ നിർവചനം: "പ്രഖ്യാപിത ലക്ഷ്യങ്ങൾക്കായി ആസൂത്രണം, ഓർഗനൈസേഷൻ, സംവിധാനം, നിയന്ത്രണം എന്നിവയിലൂടെ എല്ലാ വിഭവങ്ങളുടെയും ഏകോപനമാണ് മാനേജ്മെന്റ്." - ഹെൻറി സിസ്ക്
മാനേജ്മെന്റ് എന്നത് സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കാര്യക്ഷമമായും ഫലപ്രദമായും കൈവരിക്കുന്നതിന് വിവിധ വിഭവങ്ങൾ (മനുഷ്യ, ധന, ഭൗതിക) ആസൂത്രണം, സംഘടന, സ്റ്റാഫിംഗ്, സംവിധാനം, നിയന്ത്രണം എന്നിവയിലൂടെ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ്.
• മാനേജ്മെന്റ് ലക്ഷ്യ സംവേദിയാണ്
• ഇത് ആളുകളിലൂടെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു
• ഇതൊരു തുടർച്ചയായ പ്രക്രിയയാണ്
• ഇത് കാര്യക്ഷമതയും (കാര്യങ്ങൾ ശരിയായി ചെയ്യുക) ഫലപ്രാപ്തിയും (ശരിയായ കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യുക) ലക്ഷ്യമിടുന്നു
• ഇത് കലയും ശാസ്ത്രവുമാണ്
മാനേജ്മെന്റിന്റെ അഞ്ച് ആശയങ്ങൾ (Five Concepts)
- സാമ്പത്തിക വിഭവമായി മാനേജ്മെന്റ്: മാനേജ്മെന്റ് ഉൽപ്പാദനത്തിലെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഘടകമായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു. ഭൂമി, അധ്വാനം, മൂലധനം എന്നിവയെ സംയോജിപ്പിച്ച് ഫലങ്ങൾ നൽകുന്നു. കാര്യക്ഷമമായ മാനേജ്മെന്റ് ഒരു സംഘടനയുടെ വിജയം നിർണ്ണയിക്കുന്നു.
- ഒരു വർഗമോ എലൈറ്റോ ആയി മാനേജ്മെന്റ്: മാനേജർമാർ പ്രത്യേക അറിവും കഴിവുമുള്ള ഒരു സാമൂഹിക ഗ്രൂപ്പ് രൂപീകരിക്കുന്നു, മറ്റുള്ളവരിലൂടെ സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കാൻ ഉത്തരവാദികളാണ്. ഡോക്ടർമാരും എഞ്ചിനീയർമാരും പോലെ, മാനേജർമാരും ഒരു പ്രൊഫഷണൽ വിഭാഗമാണ്.
- അധികാര വ്യവസ്ഥയായി മാനേജ്മെന്റ്: മാനേജ്മെന്റിൽ ശ്രേണി, കമാൻഡ് ചെയിൻ, ഔപചാരിക ബന്ധങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു, ഇവിടെ മാനേജർമാർക്ക് ഉത്തരവിടാനും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാനും അധികാരമുണ്ട്. വ്യത്യസ്ത തലങ്ങൾക്ക് വ്യത്യസ്ത അളവിൽ അധികാരമുണ്ട്.
- വ്യത്യസ്ത വിഷയമായി മാനേജ്മെന്റ്: മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ, സിദ്ധാന്തങ്ങൾ, ആശയങ്ങൾ എന്നിവയുള്ള ഒരു വ്യവസ്ഥാപിതമായ അറിവാകി വികസിച്ചിട്ടുണ്ട്. ലോകമെമ്പാടുമുള്ള വിദ്യാഭ്യാസ സ്ഥാപനങ്ങളിലും സർവകലാശാലകളിലും ഇത് പഠിപ്പിക്കുന്നു.
- ഒരു പ്രക്രിയയായി മാനേജ്മെന്റ്: മാനേജ്മെന്റിൽ പരസ്പരബന്ധിതമായ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഒരു പരമ്പര അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു - ആസൂത്രണം, സംഘടന, സ്റ്റാഫിംഗ്, സംവിധാനം, നിയന്ത്രണം. ഇത് പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ തുടർച്ചയായ ചക്രമാണ്.
|
|
|
സംഘടനയുടെ M's (മാൻപവർ, മെറ്റീരിയലുകൾ, പണം, മെഷീനറി) മാനേജ്മെന്റ് ഈ വിഭവങ്ങളെല്ലാം ഏകോപിപ്പിക്കുന്നു |
മാനേജ്മെന്റിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ (Objectives)
| തരം | ലക്ഷ്യങ്ങൾ | വിശദീകരണം |
|---|---|---|
| സംഘടനാ/സാമ്പത്തിക | അതിജീവനം, ലാഭം, വളർച്ച | • അതിജീവനം: ചെലവ് നികത്താൻ മതിയായ വരുമാനം നേടുക • ലാഭം: സാധ്യമായ നഷ്ടം സ്വീകരിക്കുന്നതിന് ഉടമകൾക്കുള്ള പ്രതിഫലം • വളർച്ച: പൂർണ്ണമായ ശേഷി ഉപയോഗിക്കുകയും വികസിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക |
| സാമൂഹിക | തൊഴിൽ, പരിസ്ഥിതി, സമൂഹം | • പരിസ്ഥിതി സൗഹൃദ ഉൽപ്പാദന രീതികൾ ഉപയോഗിക്കുക • തൊഴിലവസരങ്ങൾ നൽകുക • സമൂഹ വികസനത്തിന് സംഭാവന ചെയ്യുക • നൈതിക ബിസിനസ് പ്രക്രിയകൾ പാലിക്കുക |
| വ്യക്തിഗത | ശമ്പളം, വളർച്ച, അംഗീകാരം | • സാമ്പത്തിക ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുക (മത്സരാധിഷ്ഠിത ശമ്പളം) • വ്യക്തിഗത വളർച്ചാ അവസരങ്ങൾ നൽകുക • അംഗീകാരവും ജോലി തൃപ്തിയും നൽകുക • നല്ല ജോലി സാഹചര്യങ്ങൾ ഉറപ്പാക്കുക |
മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രാധാന്യം (Importance)
- സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുക: മാനേജ്മെന്റ് വ്യക്തിഗത പരിശ്രമങ്ങളെ ഒന്നിച്ചുചേർത്ത് പൊതു സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിന് ദിശ നൽകുന്നു.
- കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുക: മാനേജ്മെന്റ് ചെലവ് കുറയ്ക്കുകയും വിഭവങ്ങളുടെ ഒപ്റ്റിമം ഉപയോഗത്തിലൂടെ ഔട്ട്പുട്ട് വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇത് മാലിന്യം കുറയ്ക്കുകയും ഉത്പാദനക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.
- ചലനാത്മക സംഘടന സൃഷ്ടിക്കുക: മാനേജ്മെന്റ് മാറിക്കൊണ്ടിരിക്കുന്ന ബിസിനസ് പരിസ്ഥിതിയിലേക്ക് സംഘടനയെ പൊരുത്തപ്പെടുത്താൻ സഹായിക്കുന്നു. മത്സരാധിഷ്ഠിതമായ ലോകത്തിൽ സംഘടന അതിജീവിക്കാനും വളരാനും ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
- വ്യക്തിഗത ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുക: മാനേജ്മെന്റ് വ്യക്തികൾ സംഘടനയ്ക്ക് സംഭാവന ചെയ്യുമ്പോൾ അവരുടെ കരിയർ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു. ഇത് പ്രോത്സാഹനവും തൃപ്തിയും നൽകുന്നു.
- സമൂഹത്തിന്റെ വികസനം: ഗുണനിലവാരമുള്ള ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ, തൊഴിൽ സൃഷ്ടി, നൈതിക പ്രവർത്തനങ്ങൾ, സാമൂഹിക ഉത്തരവാദിത്തം എന്നിവയിലൂടെ മാനേജ്മെന്റ് മൊത്തത്തിലുള്ള സാമൂഹിക വികസനത്തിന് സംഭാവന ചെയ്യുന്നു.
മാനേജ്മെന്റിന്റെ തലങ്ങൾ (8 മാർക്ക് ചോദ്യം) (Levels)
|
|
| മൂന്ന് തലങ്ങളിലുള്ള മാനേജ്മെന്റ് അവരുടെ സ്ഥാനങ്ങളോടെ |
സ്ഥാനങ്ങൾ: ബോർഡ് ഓഫ് ഡയറക്ടർമാർ, സിഇഒ, മാനേജിംഗ് ഡയറക്ടർ, പ്രസിഡന്റ്, ജനറൽ മാനേജർ
പ്രവർത്തനങ്ങൾ:
- ബാഹ്യ ബിസിനസ് പരിസ്ഥിതിയെ വിശകലനം ചെയ്യുക, വിലയിരുത്തുക, കൈകാര്യം ചെയ്യുക
- മൊത്തത്തിലുള്ള ദീർഘകാല ലക്ഷ്യങ്ങൾ, തന്ത്രങ്ങൾ, നയങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുക
- സംഘടനാ ചട്ടക്കൂട് സൃഷ്ടിക്കുക (അധികാരവും ഉത്തരവാദിത്ത ഘടനയും)
- പ്രധാന എക്സിക്യൂട്ടീവുകളെയും ഉന്നത തല മാനേജർമാരെയും നിയമിക്കുക
- കമ്പനിയെ പുറംലോകത്തിന് മുന്നിൽ പ്രതിനിധീകരിക്കുക (സർക്കാർ, പൊതുജനം, മീഡിയ)
- വ്യത്യസ്ത വകുപ്പുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുക
- ധനസഹായവും മറ്റ് പ്രധാന വിഭവങ്ങളും ശേഖരിക്കുക
സ്ഥാനങ്ങൾ: വകുപ്പ് മാനേജർമാർ, ഡിവിഷണൽ ഹെഡുകൾ, ബ്രാഞ്ച് മാനേജർമാർ
പ്രവർത്തനങ്ങൾ:
- ഉന്നത മാനേജ്മെന്റ് രൂപപ്പെടുത്തിയ പദ്ധതികളും നയങ്ങളും നടപ്പിലാക്കുക
- സംഘടനയുടെ ഉപയൂണിറ്റുകൾക്കോ വകുപ്പുകൾക്കോ പദ്ധതികൾ തയ്യാറാക്കുക
- ഉന്നത മാനേജ്മെന്റ് നയങ്ങൾ താഴ്ന്ന തല മാനേജർമാർക്ക് വ്യാഖ്യാനിക്കുക
- ജൂനിയർ മാനേജർമാരുടെയും സൂപ്പർവൈസർമാരുടെയും പ്രകടനം വിലയിരുത്തുക
- മെച്ചപ്പെട്ട പ്രകടനത്തിനായി സൂപ്പർവൈസറി ഉദ്യോഗസ്ഥരെ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുക
- ഓപ്പറേറ്റീവ് ഉദ്യോഗസ്ഥരെ വികസിപ്പിക്കുകയും പരിശീലിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക
- പുരോഗതിയും പ്രശ്നങ്ങളും ഉന്നത തല മാനേജ്മെന്റിന് റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുക
സ്ഥാനങ്ങൾ: സൂപ്പർവൈസർമാർ, ഫോർമെൻമാർ, ഇൻസ്പെക്ടർമാർ, ഓഫീസ് സൂപ്പ്രണ്ടുകൾ
പ്രവർത്തനങ്ങൾ:
- ദൈനംദിന ജോലി പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആസൂത്രണം ചെയ്യുകയും തൊഴിലാളികൾക്ക് ജോലി നൽകുകയും ചെയ്യുക
- തൊഴിലാളികളുടെ പ്രകടനം മേൽനോട്ടം വഹിക്കുകയും നിയന്ത്രിക്കുകയും ചെയ്യുക
- മെറ്റീരിയലുകൾ, ഉപകരണങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുകയും യന്ത്രങ്ങൾ പരിപാലിക്കുകയും ചെയ്യുക
- തൊഴിലാളികളെ ജോലി പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിൽ ഉപദേശിക്കുകയും സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുക
- തൊഴിലാളികൾക്കിടയിൽ അച്ചടക്കം, മനോബലം, ജോലി സംസ്കാരം പാലിക്കുക
- തൊഴിലാളികളുടെ പ്രശ്നങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള ഫീഡ്ബാക്ക് ഉയർന്ന മാനേജ്മെന്റിന് റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുക
- ഔട്ട്പുട്ടിന്റെ ഗുണനിലവാരവും ഉൽപാദന ലക്ഷ്യങ്ങളും ഉറപ്പാക്കുക
മാനേജ്മെന്റിന്റെ സ്വഭാവം (Nature)
| മാനേജ്മെന്റ് എന്ന നിലയിൽ | സവിശേഷതകൾ | വിശദീകരണം |
|---|---|---|
| ശാസ്ത്രം (Science) | വ്യവസ്ഥാപിതമായ അറിവ്, സാർവത്രിക തത്വങ്ങൾ, കാരണ-പ്രഭാവ ബന്ധം | മാനേജ്മെന്റിന് തുടർച്ചയായ നിരീക്ഷണത്തിലൂടെയും പരിശോധനയിലൂടെയും വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത ചിട്ടയായ അറിവുണ്ട്. തത്വങ്ങൾ സാർവത്രികമായി പ്രയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. |
| കല (Art) | പ്രായോഗിക അറിവ്, വ്യക്തിഗത വൈദഗ്ധ്യം, സർഗ്ഗാത്മകത, പരിശീലനത്തിലൂടെ പൂർണ്ണത | മാനേജ്മെന്റിന് അറിവ് പ്രയോഗിക്കുന്നതിൽ വ്യക്തിഗത കഴിവുകളും സർഗ്ഗാത്മകതയും ആവശ്യമാണ്. തുടർച്ചയായ പരിശീലനത്തിലൂടെയും അനുഭവത്തിലൂടെയും ഇത് പൂർണ്ണമാക്കുന്നു. |
| തൊഴിൽ (Profession) | പ്രത്യേക അറിവ്, ഔപചാരിക വിദ്യാഭ്യാസം, പെരുമാറ്റച്ചട്ടം, സേവന പ്രചോദനം | മാനേജ്മെന്റ് പ്രത്യേക കോഴ്സുകൾ, നൈതിക സഹജത, പ്രൊഫഷണൽ അസോസിയേഷനുകൾ എന്നിവയുള്ള ഒരു തൊഴിലായി മാറുന്നതാണ്. |
മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ (8 മാർക്ക് ചോദ്യം - POSDCORB) (Functions)
P - ആസൂത്രണം (Planning), O - സംഘടന (Organising), S - സ്റ്റാഫിംഗ് (Staffing), D - സംവിധാനം (Directing),
Co - ഏകോപനം (Coordinating), R - റിപ്പോർട്ടിംഗ് (Reporting), B - ബജറ്റിംഗ് (Budgeting)
1. ആസൂത്രണം (3-4 മാർക്ക് ചോദ്യം) (Planning)
നിർവചനം: എന്ത് ചെയ്യണം, എങ്ങനെ ചെയ്യണം, എപ്പോൾ ചെയ്യണം, ആർ ചെയ്യും എന്നിവ മുൻകൂട്ടി തീരുമാനിക്കുന്നതാണ് ആസൂത്രണം. ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിശ്ചയിക്കുകയും അവ കൈവരിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ വികസിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നത് ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
പ്രാധാന്യം:
- എല്ലാ സംഘടനാ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കും ദിശ നൽകുന്നു
- ഭാവിയിലെ അപകടസാധ്യതകളും അനിശ്ചിതത്വങ്ങളും കുറയ്ക്കുന്നു
- ആവർത്തനവും മാലിന്യപ്രവർത്തനങ്ങളും ചെറുക്കുന്നു
- നൂതന ആശയങ്ങളും സർഗ്ഗാത്മകതയും പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു
- എല്ലാ തലങ്ങളിലും തീരുമാനമെടുക്കൽ സുഗമമാക്കുന്നു
- നിയന്ത്രണ പ്രവർത്തനത്തിനുള്ള അടിസ്ഥാനം സ്ഥാപിക്കുന്നു
പ്രക്രിയ: ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിശ്ചയിക്കുക → അനുമാനങ്ങൾ വികസിപ്പിക്കുക → ബദലുകൾ തിരിച്ചറിയുക → ബദലുകൾ വിലയിരുത്തുക → മികച്ച ബദൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക → നടപ്പിലാക്കുക → പിന്തുടരൽ, അവലോകനം
2. സംഘടന (Organising)
നിർവചനം: ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിന് ജോലി തിരിച്ചറിയുകയും ഗ്രൂപ്പുചെയ്യുകയും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ നിർവ്വചിക്കുകയും ബന്ധങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുകയും വിഭവങ്ങൾ തിരിച്ചുവിടുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് സംഘടന.
പ്രക്രിയ:
- ജോലി തിരിച്ചറിയലും വിഭജനവും
- വകുപ്പുകളാക്കൽ (സമാന പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഗ്രൂപ്പുചെയ്യൽ)
- ജോലി സ്ഥാനങ്ങൾക്ക് ചുമതലകൾ നൽകൽ
- റിപ്പോർട്ടിംഗ് ബന്ധങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കൽ
- അധികാരവും ഉത്തരവാദിത്തവും ഏൽപ്പിക്കൽ
ഹെൻറി ഫയോൾ പറയുന്നതനുസരിച്ച്: "ഒരു ബിസിനസ്സ് സംഘടിപ്പിക്കുകയെന്നത് അതിന്റെ പ്രവർത്തനത്തിന് ആവശ്യമായ എല്ലാം നൽകുക എന്നതാണ് - അസംസ്കൃത വസ്തുക്കൾ, ഉപകരണങ്ങൾ, മൂലധനം, ഉദ്യോഗസ്ഥർ."
3. സ്റ്റാഫിംഗ് (Staffing)
നിർവചനം: ശരിയായ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്, വിലയിരുത്തൽ, വികസനം എന്നിവയിലൂടെ സംഘടനാ ഘടനയിൽ ആളുകളെ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത് സ്റ്റാഫിംഗ് ആണ്. ശരിയായ ആളുകളുമായി സ്ഥാനങ്ങൾ നിറയ്ക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണിത്.
പ്രക്രിയ:
- മാൻപവർ പ്ലാനിംഗ് (ആവശ്യം കണക്കാക്കൽ)
- നിയമനം (അപേക്ഷകളെ ആകർഷിക്കൽ)
- തിരഞ്ഞെടുപ്പ് (മികച്ച അപേക്ഷകരെ തിരഞ്ഞെടുക്കൽ)
- പ്ലേസ്മെന്റും ഓറിയന്റേഷനും
- പരിശീലനവും വികസനവും
- പ്രകടന വിലയിരുത്തൽ
- സ്ഥാനക്കയറ്റവും കരിയർ പ്ലാനിംഗും
4. സംവിധാനം (Directing)
നിർവചനം: സംവിധാനം എന്നതിൽ സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിന് ആളുകളെ നിർദ്ദേശിക്കുക, മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം നൽകുക, മേൽനോട്ടം വഹിക്കുക, പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുക, നയിക്കുക എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഇത് സംഘടനയിൽ പ്രവർത്തനം ആരംഭിക്കുന്നു.
ഘടകങ്ങൾ:
- മേൽനോട്ടം (Supervision): കീഴുദ്യോഗസ്ഥരുടെ ജോലി ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം കാണുക
- പ്രേരണ (Motivation): ആളുകളെ സ്വമേധയാ പ്രവർത്തിക്കാൻ പ്രചോദിപ്പിക്കുക
- നേതൃത്വം (Leadership): ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിന് ആളുകളെ സ്വാധീനിക്കുക
- ആശയവിനിമയം (Communication): വിവരങ്ങളുടെയും ആശയങ്ങളുടെയും കൈമാറ്റം
സംവിധാനം ആളുകളിലൂടെ പദ്ധതികളെ പ്രകടനമാക്കി മാറ്റുന്നു.
5. നിയന്ത്രണം (Controlling)
നിർവചനം: പ്രവർത്തനങ്ങൾ പദ്ധതി പോലെ നടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് നിയന്ത്രണം. ഇത് പ്രകടനം അളക്കുകയും മാനദണ്ഡങ്ങളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുകയും തിരുത്തൽ നടപടി കൈക്കൊള്ളുകയും ചെയ്യുന്നു.
പ്രക്രിയ:
- മാനദണ്ഡങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കൽ (എന്താണ് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നത്)
- യഥാർത്ഥ പ്രകടനം അളക്കൽ
- യഥാർത്ഥവും മാനദണ്ഡങ്ങളും താരതമ്യം ചെയ്യൽ
- വ്യതിയാനങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യൽ (കാരണങ്ങൾ കണ്ടെത്തൽ)
- തിരുത്തൽ നടപടി കൈക്കൊള്ളൽ
നിയന്ത്രണം ഒരു ലക്ഷ്യ-സംവേദിയായതും തുടർച്ചയായതുമായ പ്രക്രിയയാണ്, ഇത് മാനേജ്മെന്റ് ചക്രം പൂർത്തിയാക്കുന്നു.
6. ഏകോപനം (3-4 മാർക്ക് ചോദ്യം) (Coordination)
നിർവചനം: പൊതു ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിന് വ്യത്യസ്ത വകുപ്പുകളുടെയും വ്യക്തികളുടെയും പ്രവർത്തനങ്ങൾ സമന്വയിപ്പിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണ് ഏകോപനം.
E.F.L. ബ്രെച്ച് പറയുന്നതനുസരിച്ച്: "വ്യത്യസ്ത അംഗങ്ങൾക്ക് ജോലികളുടെ ഉചിതമായ വിന്യാസം ഉറപ്പാക്കുന്നതിലൂടെയും ജോലികൾ ഉചിതമായ ഐക്യത്തോടെ ചെയ്യപ്പെടുന്നുവെന്ന് കാണുന്നതിലൂടെയും ടീമിനെ സന്തുലിതമാക്കുകയും ഒന്നിച്ച് നിർത്തുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് ഏകോപനം."
പ്രാധാന്യം:
- ജീവനക്കാരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഏകീകരണം ഉറപ്പാക്കുന്നു
- സംഘടനാ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കാര്യക്ഷമമായി കൈവരിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു
- സംഘടനയുടെ നല്ല പേരും പ്രതിഷ്ഠയും മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു
- സാമരസ്യപൂർണ്ണമായ ജോലി പരിസ്ഥിതി സൃഷ്ടിക്കുന്നു
- ജോലിയുടെ ആവർത്തനവും സംഘർഷങ്ങളും ഒഴിവാക്കുന്നു
സ്വഭാവം: ഏകോപനം ഒരു പ്രത്യേക പ്രവർത്തനമല്ല, മറിച്ച് മാനേജ്മെന്റിന്റെ സത്തയാണ്. ഇത് എല്ലാ തലങ്ങളിലും എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കും ആവശ്യമാണ്. ഏകോപനത്തിന്റെ മൂന്ന് ഘടകങ്ങൾ സന്തുലിതമാക്കൽ, സമയം, സംയോജനം എന്നിവയാണ്.
ഏകോപനം ഒരു പ്രത്യേക മാനേജീരിയൽ പ്രവർത്തനമല്ല, മറിച്ച് എല്ലാ മാനേജ്മെന്റ് പ്രവർത്തനങ്ങളെയും ഒരുമിച്ച് ബന്ധിപ്പിക്കുന്ന ബലമാണ്. ഓരോ മാനേജീരിയൽ പ്രവർത്തനത്തിലും ഏകോപനം ഉൾപ്പെടുന്നു.
മാനേജ്മെന്റ് vs അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ (Management vs Administration)
| വ്യത്യാസത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനം | ഭരണകൂടം (Administration) | മാനേജ്മെന്റ് (Management) |
|---|---|---|
| തലം (Level) | ഉന്നത തല പ്രവർത്തനം | മധ്യവും താഴ്ന്നതുമായ തല പ്രവർത്തനം |
| സ്വഭാവം (Nature) | ചിന്തിക്കുന്ന പ്രവർത്തനം (എന്ത് ചെയ്യണം എന്ന് നിർണ്ണയിക്കുന്നു) | ചെയ്യുന്ന പ്രവർത്തനം (തീരുമാനിച്ചത് നടപ്പിലാക്കുന്നു) |
| പ്രവർത്തനം (Function) | നയങ്ങൾ, ലക്ഷ്യങ്ങൾ, ഗോൾസ് നിശ്ചയിക്കുന്നു | നയങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുകയും ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു |
| വ്യാപ്തി (Scope) | വിശാലമായ വ്യാപ്തി (ചട്ടക്കൂട് നിർണ്ണയിക്കുന്നു) | ചെറിയ വ്യാപ്തി (എക്സിക്യൂട്ടീവ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ) |
| സ്ഥിതി (Status) | ഉടമകൾക്കോ പ്രതിനിധികൾക്കോ ലാഭം ലഭിക്കും | ജീവനക്കാർക്ക് (മാനേജർമാർക്ക്) ശമ്പളം ലഭിക്കും |
| തീരുമാനമെടുക്കൽ (Decision Making) | പ്രധാന നയ തീരുമാനങ്ങൾ | പ്രവർത്തനപരവും റൂട്ടീൻ തീരുമാനങ്ങളും |
| ഉപയോഗം (Usage) | പ്രധാനമായും സർക്കാരിലും ബിസിനസ് ഇതര സംഘടനകളിലും ഉപയോഗിക്കുന്നു | പ്രധാനമായും ബിസിനസ് സംഘടനകളിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നു |
പ്രായോഗിക ബിസിനസ് സന്ദർഭത്തിൽ, ഭരണകൂടം, മാനേജ്മെന്റ് എന്നിവ പരസ്പരം മാറ്റി ഉപയോഗിക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, വിദ്യാഭ്യാസപരമായി, ഭരണകൂടം വിശാലമായതും നയങ്ങൾ നിർണ്ണയിക്കുന്നതുമാണ്, മാനേജ്മെന്റ് അവ നടപ്പിലാക്കുന്നു.
1. 8 മാർക്ക് ചോദ്യങ്ങൾക്ക് എല്ലാ പോയിന്റുകളും വിശദമായി എഴുതുക
2. 3-4 മാർക്ക് ചോദ്യങ്ങൾക്ക് നിർവചനം, പ്രാധാന്യം, പ്രക്രിയ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുത്തുക
3. ഡയഗ്രമുകൾ വരച്ചാൽ കൂടുതൽ മാർക്ക് ലഭിക്കും
4. പോയിന്റ് രീതിയിൽ എഴുതാൻ മറക്കരുത്
5. ഓരോ പോയിന്റിനും ഒരു ഉദാഹരണം നൽകിയാൽ മികച്ചതാണ്
