Important Topics:
- Meaning and Nature of Financial Statements
- Objectives of Financial Statements
- Types of Financial Statements (Balance Sheet, Statement of Profit and Loss)
- Form and Content of Balance Sheet as per Schedule III of Companies Act, 2013
- Detailed Explanation of Balance Sheet Items (Share Capital, Reserves, Borrowings, etc.)
- Form and Content of Statement of Profit and Loss as per Schedule III
- Uses and Importance of Financial Statements
- Limitations of Financial Statements
Meaning of Financial Statements
Financial statements are the basic and formal annual reports through which the corporate management communicates financial information to its owners and various other external parties which include investors, tax authorities, government, employees, etc. These refer to: the balance sheet (position statement) as at the end of accounting period, the statement of profit and loss of a company and the cash flow statement.
Nature of Financial Statements
The American Institute of Certified Public Accountants states the nature of financial statements as, "the statements prepared for the purpose of presenting a periodical review of report on progress by the management and deal with the status of investment in the business and the results achieved during the period under review. They reflect a combination of recorded facts, accounting principles and personal judgements".
- Recorded Facts: Financial statements are prepared on the basis of facts in the form of cost data recorded in accounting books (historical cost basis).
- Accounting Conventions: Certain conventions are followed, like valuing inventory at cost or market price whichever is lower.
- Postulates: Based on assumptions like going concern, money measurement, etc.
- Personal Judgements: Many figures are based on estimates and opinions (e.g., depreciation rate, provision for doubtful debts).
Objectives of Financial Statements
- To provide information about economic resources and obligations of a business.
- To provide information about the earning capacity of the business.
- To provide information about cash flows.
- To judge the effectiveness of management.
- To disclose accounting policies.
Types of Financial Statements
Every company registered under The Companies Act 2013 shall prepare its balance sheet, statement of profit and loss and notes to account in accordance with the manner prescribed in the revised Schedule III to the Companies Act, 2013.
Form and Content of Balance Sheet as per Schedule III
The balance sheet is a statement showing the financial position of a company on a particular date. It lists all assets owned, liabilities owed, and shareholders' funds. The format is vertical and classifies items into current and non-current.
Balance Sheet as at 31st March, 20..
Particulars Note No. Current Year Previous Year
I. EQUITY AND LIABILITIES
1) Shareholder's Funds
(a) Share Capital
(b) Reserves and Surplus
(c) Money received against share warrants
2) Share Application money pending allotment
3) Non-current Liabilities
(a) Long term borrowings
(b) Deferred tax liabilities (net)
(c) Other long term liabilities
(d) Long term provisions
4) Current Liabilities
(a) Short-term borrowings
(b) Trade payables
(c) Other current liabilities
(d) Short-term provisions
Total
II. ASSETS
1) Non-Current Assets
(a) Fixed assets
(i) Tangible assets
(ii) Intangible assets
(iii) Capital work-in-progress
(iv) Intangible assets under development
(b) Non-current investments
(c) Deferred tax assets (net)
(d) Long-term loans and advances
(e) Other non-current assets
2) Current Assets
(a) Current investments
(b) Inventories
(c) Trade receivables
(d) Cash and cash equivalents
(e) Short term loans and advances
(f) Other current assets
Total
- Applies to all Indian companies (except insurance, banking).
- Current/Non-current classification is mandatory.
- 'Sundry Debtors' and 'Sundry Creditors' are now 'Trade Receivables' and 'Trade Payables'.
- Rounding off requirements based on turnover (if turnover < ₹100 crore, round to nearest hundreds, thousands, lakhs; if > ₹100 crore, round to lakhs or millions).
Explanation of Key Items in Balance Sheet
Share Capital: Includes details like authorised capital, issued capital, subscribed capital, calls unpaid, forfeited shares, etc. Reconciliation of shares outstanding at beginning and end is required. Shares held by holding company or shareholders holding more than 5% must be disclosed.
Reserves and Surplus: Includes Capital Reserve, Capital Redemption Reserve, Securities Premium Reserve, Debenture Redemption Reserve, Revaluation Reserve, Share Options Outstanding Account, and Surplus (balance in Statement of Profit and Loss). Debit balance in P&L is shown as a negative figure under 'Surplus'.
Money received against share warrants: Shown separately under shareholder's funds.
Borrowings: Classified as long-term (repayable after 12 months) and short-term. Current maturities of long-term debt are shown under 'Other Current Liabilities'.
Trade Payables: Amounts to be settled beyond 12 months are classified under 'Other Long-term Liabilities'; otherwise under 'Current Liabilities'.
Fixed Assets: Both tangible and intangible are non-current. Disclosures include gross block, depreciation, net block.
Investments: Classified as current (expected to be realised within 12 months) and non-current.
Inventories: Always treated as current assets.
Trade Receivables: Amounts realisable beyond 12 months are classified as 'Other Non-current Assets'.
Cash and Cash Equivalents: Always current.
Form and Content of Statement of Profit and Loss as per Schedule III
The statement of profit and loss shows the financial performance of a company over an accounting period.
Statement of Profit and Loss for the year ended 31st March, 20..
Particulars Note No. Current Year Previous Year
I. Revenue from operations
II. Other income
III. Total Revenue (I+II)
IV. Expenses:
Cost of materials consumed
Purchases of stock-in-trade
Changes in inventories of finished goods,
work-in-progress and stock-in-trade
Employee benefits expense
Finance costs
Depreciation and amortisation expense
Other expenses
Total expenses
V. Profit before extraordinary items and tax (III-IV)
VI. Exceptional items
VII. Profit before extraordinary items and tax (V-VI)
VIII. Extraordinary items
IX. Profit before tax (VII-VIII)
X. Tax expense:
(1) Current tax
(2) Deferred tax
XI. Profit/(Loss) for the period from continuing operations (IX-X)
XII. Profit/(Loss) from discontinuing operations
XIII. Tax expense of discontinuing operations
XIV. Profit/(Loss) from Discontinuing operations (after tax) (XII-XIII)
XV. Profit/(Loss) for the period (XI + XIV)
XVI. Earnings per equity share:
(1) Basic
(2) Diluted
Explanation of Key Items
Revenue from operations: Includes sale of products, sale of services, and other operating revenues.
Other income: Includes interest income (for non-finance companies), dividend income, net gain/loss on sale of investments, etc.
Cost of materials consumed: Raw materials used in production.
Purchase of stock-in-trade: Goods purchased for resale (trading companies).
Changes in inventories: Difference between opening and closing stock of finished goods, WIP, and stock-in-trade.
Employee benefits expense: Salaries, wages, staff welfare, etc.
Finance costs: Interest on borrowings.
Depreciation and amortisation: Reduction in value of fixed assets and writing off intangible assets.
Other expenses: All other expenses not covered above.
Uses and Importance of Financial Statements
- Report on stewardship function: Reports management's performance to shareholders.
- Basis for fiscal policies: Government uses them for taxation and economic policies.
- Basis for granting credit: Banks and lenders assess creditworthiness.
- Basis for prospective investors: Investors use them to make investment decisions.
- Guide to value of existing investment: Shareholders assess safety and return on their investment.
- Aids trade associations: Helps in benchmarking and standard setting.
- Helps stock exchanges: Ensures transparency and protects investor interests.
Limitations of Financial Statements
- Do not reflect current situation: Based on historical cost, not current market values.
- Assets may not realise stated values: In liquidation, assets may sell for less.
- Bias: Involve personal judgments and estimates.
- Aggregate information: Show totals, not detailed breakdowns.
- Vital information missing: Do not disclose loss of markets, pending lawsuits, etc.
- No qualitative information: Do not cover industrial relations, employee satisfaction, etc.
- Only interim reports: They are for a specific period and date; future performance may differ.
പ്രധാന പാഠഭാഗങ്ങൾ (മലയാളത്തിൽ):
- ധനകാര്യ പത്രികകളുടെ അർത്ഥവും സ്വഭാവവും
- ധനകാര്യ പത്രികകളുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ
- ധനകാര്യ പത്രികകളുടെ തരങ്ങൾ (ബാലൻസ് ഷീറ്റ്, ലാഭനഷ്ട പത്രിക)
- ഷെഡ്യൂൾ III പ്രകാരമുള്ള ബാലൻസ് ഷീറ്റിന്റെ രൂപവും ഉള്ളടക്കവും
- ബാലൻസ് ഷീറ്റ് ഇനങ്ങളുടെ വിശദീകരണം (ഓഹരി മൂലധനം, കരുതൽ ധനം, കടങ്ങൾ)
- ഷെഡ്യൂൾ III പ്രകാരമുള്ള ലാഭനഷ്ട പത്രികയുടെ രൂപവും ഉള്ളടക്കവും
- ധനകാര്യ പത്രികകളുടെ ഉപയോഗങ്ങളും പ്രാധാന്യവും
- ധനകാര്യ പത്രികകളുടെ പരിമിതികൾ
ധനകാര്യ പത്രികകൾ (Financial Statements) - മലയാളം
അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രക്രിയയുടെ അന്തിമ ഉൽപ്പന്നങ്ങളാണ് ധനകാര്യ പത്രികകൾ. ഒരു ബിസിനസ് സ്ഥാപനം ഒരു പ്രത്യേക തീയതിയിൽ നേടിയ ലാഭം അല്ലെങ്കിൽ നഷ്ടം, ആസ്തികളുടെയും ബാധ്യതകളുടെയും തുക, ഓഹരി ഉടമകളുടെ ഫണ്ട് എന്നിവ കണ്ടെത്തുന്നതിനായി തയ്യാറാക്കുന്ന വിവിധ തരം അക്കൗണ്ടുകളെയും പത്രികകളെയും ആണ് ധനകാര്യ പത്രികകൾ അറിയപ്പെടുന്നത്. 2013 ലെ കമ്പനി നിയമത്തിലെ സെക്ഷൻ 2(40) പ്രകാരം ഒരു കമ്പനിയുടെ ധനകാര്യ പത്രികകൾ പ്രധാനമായും: (i) ബാലൻസ് ഷീറ്റ് (സ്ഥാന പത്രിക) (ii) ലാഭനഷ്ട പത്രിക (വരുമാന പത്രിക) (iii) പണപ്രവാഹ പട്ടിക എന്നിവയാണ്.
ധനകാര്യ പത്രികകളുടെ സ്വഭാവം (Nature)
- രേഖപ്പെടുത്തിയ വസ്തുതകൾ: ഹിസ്റ്റോറിക്കൽ കോസ്റ്റ് അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളത്.
- അക്കൗണ്ടിംഗ് ആശയങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനം: ഉദാ: ഇൻവെന്ററി വാല്യുവേഷൻ.
- പോസ്റ്റുലേറ്റുകൾ: ഗോയിംഗ് കൺസേൺ, മണി മെഷർമെന്റ് തുടങ്ങിയ അനുമാനങ്ങൾ.
- വ്യക്തിഗത വിധിന്യായങ്ങൾ: മൂല്യത്തകർച്ച, സംശയാസ്പദ കടങ്ങൾക്കുള്ള കരുതൽ തുടങ്ങിയവ കണക്കാക്കാൻ വ്യക്തിപരമായ അഭിപ്രായങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്.
ധനകാര്യ പത്രികകളുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ (Objectives)
- ബിസിനസ്സിന്റെ സാമ്പത്തിക വിഭവങ്ങളെയും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളെക്കുറിച്ചും വിവരങ്ങൾ നൽകുക.
- ബിസിനസ്സിന്റെ വരുമാന ശേഷിയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ നൽകുക.
- പണ പ്രവാഹത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ നൽകുക.
- മാനേജ്മെന്റിന്റെ കാര്യക്ഷമത വിലയിരുത്തുക.
- അക്കൗണ്ടിംഗ് നയങ്ങൾ വെളിപ്പെടുത്തുക.
ബാലൻസ് ഷീറ്റ് (Balance Sheet)
ഒരു പ്രത്യേക തീയതിയിലെ കമ്പനിയുടെ സാമ്പത്തിക സ്ഥിതി കാണിക്കുന്ന പ്രസ്താവനയാണ് ബാലൻസ് ഷീറ്റ്. 2013 ലെ കമ്പനി നിയമത്തിലെ പുതുക്കിയ ഷെഡ്യൂൾ III ൽ നിർദ്ദേശിച്ചിരിക്കുന്ന രീതിക്ക് അനുസൃതമായിരിക്കണം ഒരു കമ്പനിയുടെ ബാലൻസ് ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കേണ്ടത്.
ബാലൻസ് ഷീറ്റിലെ പ്രധാന ഇനങ്ങൾ:
- ഓഹരി മൂലധനം (Share Capital): അംഗീകൃത മൂലധനം, പുറപ്പെടുവിച്ച മൂലധനം, ഏറ്റെടുത്ത മൂലധനം, കോൾസ് ഇൻ അറിയേഴ്സ്, ഫോർഫീറ്റഡ് ഷെയറുകൾ തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങൾ.
- കരുതൽ ധനവും മിച്ചവും (Reserves and Surplus): ക്യാപിറ്റൽ റിസർവ്, സെക്യൂരിറ്റീസ് പ്രീമിയം, ഡിബെഞ്ചർ റിഡംപ്ഷൻ റിസർവ്, ലാഭനഷ്ട അക്കൗണ്ടിലെ ബാലൻസ് തുടങ്ങിയവ.
- ദീർഘകാല ബാധ്യതകൾ (Non-current Liabilities): 12 മാസത്തിൽ കൂടുതൽ കാലയളവുള്ള വായ്പകൾ, ഡിബെഞ്ചറുകൾ.
- ഹ്രസ്വകാല ബാധ്യതകൾ (Current Liabilities): 12 മാസത്തിനുള്ളിൽ തിരിച്ചടയ്ക്കേണ്ട വായ്പകൾ, ട്രേഡ് പേയബിൾസ്, മറ്റ് ബാധ്യതകൾ.
- സ്ഥിര ആസ്തികൾ (Fixed Assets): മൂർത്ത ആസ്തികൾ (Tangible) - യന്ത്രങ്ങൾ, കെട്ടിടം; അമൂർത്ത ആസ്തികൾ (Intangible) - ഗുഡ്വിൽ.
- നിലവിലെ ആസ്തികൾ (Current Assets): 12 മാസത്തിനുള്ളിൽ പണമാക്കി മാറ്റാവുന്ന ആസ്തികൾ - ഇൻവെന്ററി, ട്രേഡ് റിസീവബിൾസ്, പണം.
ലാഭനഷ്ട പത്രിക (Statement of Profit and Loss)
ഒരു അക്കൗണ്ടിംഗ് വർഷത്തെ കമ്പനിയുടെ പ്രവർത്തന ഫലങ്ങൾ കണ്ടെത്താനാണ് ലാഭനഷ്ട പത്രിക തയ്യാറാക്കുന്നത്.
പ്രധാന ഇനങ്ങൾ:
- പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള വരുമാനം (Revenue from operations): ഉൽപ്പന്ന വിൽപ്പന, സേവന വരുമാനം.
- മറ്റ് വരുമാനം (Other income): പലിശ വരുമാനം, ലാഭവിഹിതം, നിക്ഷേപ വിൽപ്പനയിലെ ലാഭം.
- ചെലവുകൾ (Expenses): അസംസ്കൃത വസ്തു ചെലവ്, വാങ്ങലുകൾ, ശമ്പളം, പലിശ ചെലവ്, മൂല്യത്തകർച്ച, മറ്റ് ചെലവുകൾ.
ധനകാര്യ പത്രികകളുടെ പ്രാധാന്യവും ഉപയോഗങ്ങളും
- ഓഹരി ഉടമകൾക്ക് മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങളെക്കുറിച്ച് റിപ്പോർട്ട് നൽകുന്നു.
- സർക്കാരിന്റെ നികുതി, സാമ്പത്തിക നയങ്ങൾക്ക് അടിസ്ഥാനം നൽകുന്നു.
- ബാങ്കുകൾക്കും മറ്റ് ധനകാര്യ സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും വായ്പ അനുവദിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
- നിക്ഷേപകർക്ക് നിക്ഷേപ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
- ഓഹരി വിപണിക്ക് സുതാര്യത ഉറപ്പാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
ധനകാര്യ പത്രികകളുടെ പരിമിതികൾ (Limitations)
- നിലവിലെ വിപണി സാഹചര്യത്തെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നില്ല (ഹിസ്റ്റോറിക്കൽ കോസ്റ്റ്).
- കമ്പനി പിരിച്ചുവിട്ടാൽ ആസ്തികൾക്ക് ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ കാണിക്കുന്ന വില കിട്ടണമെന്നില്ല.
- വ്യക്തിപരമായ വിധിന്യായങ്ങളെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു.
- വിശദമായ വിവരങ്ങൾ നൽകുന്നില്ല, സംഗ്രഹം മാത്രം.
- വിപണി നഷ്ടം, നിയമവ്യവഹാരങ്ങൾ തുടങ്ങിയ സുപ്രധാന വിവരങ്ങൾ ഇതിലില്ല.
- തൊഴിൽ ബന്ധങ്ങൾ, ജീവനക്കാരുടെ സംതൃപ്തി തുടങ്ങിയ ഗുണപരമായ വിവരങ്ങൾ ഇല്ല.
- ഇടക്കാല റിപ്പോർട്ടുകൾ മാത്രമാണ്; ഭാവി പ്രകടനം വ്യത്യസ്തമായിരിക്കും.
Important Exam Questions
Short Answer Questions (2/3/4 Marks)
- State the meaning of financial statements.
- What are the limitations of financial statements? (List any three)
- List any three objectives of financial statements.
- State the importance of financial statements to: (i) shareholders (ii) creditors (iii) government (iv) investors
- How will you disclose the following items in the Balance Sheet of a company: (i) Current assets, inventory (ii) Contingent liabilities (iii) Shareholders Funds, Reserve and Surplus (iv) Fixed Assets, Intangible Assets
- Explain the nature of financial statements.
- Explain in detail about the significance of the financial statements.
Long Answer Questions (5/6/8 Marks)
- Prepare the format of statement of profit and loss as per Schedule III and explain its items up to the ascertainment of profit before tax.
- Prepare the format of balance sheet as per Schedule III and explain the various elements of balance sheet.
- Explain how financial statements are useful to the various parties who are interested in the affairs of an undertaking.
- "Financial statements reflect a combination of recorded facts, accounting conventions and personal judgements". Discuss.
- Explain the process of preparing income statement and balance sheet.
Numerical Questions
- Show the following items in the balance sheet as per Schedule III: Preliminary Expenses ₹2,40,000; Goodwill ₹30,000; Discount on issue of shares ₹20,000; Loose tools ₹12,000; 10% Debentures ₹2,00,000; Motor Vehicles ₹4,75,000; Stock in trade ₹1,40,000; Provision for tax ₹16,000; Cash at bank ₹1,35,000; Bills receivable ₹1,20,000.
- On April 1, 2017, Jumbo Ltd. issued 10,000; 12% debentures of ₹100 each at a discount of 20%, redeemable after 5 years. The company decided to write-off discount on issue of such debentures on March 31, 2018. Show the items in the balance sheet of the company immediately after the issue of these debentures.
- From the following information prepare the balance sheet of Gitanjali Ltd.: Inventories ₹14,00,000; Equity Share Capital ₹20,00,000; Plant and Machinery ₹10,00,000; Preference Share Capital ₹12,00,000; Debenture Redemption Reserve ₹6,00,000; Outstanding Expenses ₹3,00,000; Proposed Dividend ₹5,00,000; Land and Building ₹20,00,000; Current Investments ₹8,00,000; Cash Equivalent ₹10,00,000; Short term loan from Zaveri Ltd. ₹4,00,000; Public Deposits ₹12,00,000.
- From the following information prepare the balance sheet of Jam Ltd.: Inventories ₹7,00,000; Equity Share Capital ₹16,00,000; Plant and Machinery ₹8,00,000; 8% Preference Share Capital ₹6,00,000; General Reserves ₹6,00,000; Bills payable ₹1,50,000; Provision for taxation ₹2,50,000; Land and Building ₹16,00,000; Non-current Investments ₹10,00,000; Cash at Bank ₹5,00,000; Creditors ₹2,00,000; 12% Debentures ₹12,00,000.
- Prepare the balance sheet of Jyoti Ltd. as at March 31, 2017 from the following information. Building ₹10,00,000; Investments in the shares of Metro Tyers Ltd. ₹3,00,000; Stores & Spares ₹1,00,000; Statement of Profit and Loss (Dr.) ₹90,000; 5,00,000 Equity Shares of ₹20 each fully paid-up; Capital Redemption Reserve ₹1,00,000; 10% Debentures ₹3,00,000; Unpaid dividends ₹90,000; Share options outstanding account ₹10,000.
- Brinda Ltd. has furnished the following information: (a) 25,000, 10% debentures of ₹100 each; (b) Bank Loan of ₹10,00,000 repayable after 5 years; (c) Interest on debentures is yet to be paid. Show the above items in the balance sheet of the company as at March 31, 2017.
- Prepare a balance sheet of Black Swan Ltd. as at March 31, 2017 from the following information: General Reserve ₹3,000; 10% Debentures ₹3,000; Balance in Statement of Profit and Loss ₹1,200; Depreciation on fixed assets ₹700; Gross Block ₹9,000; Current Liabilities ₹2,500; Preliminary Expenses ₹300; 6% Preference Share Capital ₹5,000; Cash & Cash Equivalents ₹6,100.
| S. No. | Items | Major Head | Sub-head (if any) |
|---|---|---|---|
| 1. | Goodwill | Non-current assets | Fixed assets – Intangible assets |
| 2. | Forfeited shares | Shareholders' funds | Share Capital (as part of Subscribed Capital) |
| 3. | Preliminary expenses | Non-current assets | Other non-current assets |
| 4. | Capital reserve | Shareholders' funds | Reserves and Surplus |
| 5. | Loose tools | Current assets | Inventories |
| 6. | Interest accrued but not due on secured loans | Current assets | Other current assets |
| 7. | Unclaimed dividend | Current liabilities | Other current liabilities |
| 8. | Calls in arrears | Shareholders' funds | Share Capital (as deduction) |
| 9. | Patents, trademarks, design | Non-current assets | Fixed assets – Intangible assets |
| 10. | Calls in advance | Current liabilities | Other current liabilities |