Total Pageviews

Site Archive

FOCUS POINTS NOTES KERALA PLUS TWO BUSINESS STUDIES CHAPTER 8 Controlling


Kerala Plus Two Business Studies Notes Chapter 8 Controlling focus points only 

Controlling 
(നിയന്ത്രണം)

Control is the measurement and subordination of subordinates' activities according to plan 
കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആസൂത്രണം അനുസരിച്ചാണെന്ന് അളന്നുനോക്കുകയും വേണ്ട തിരുത്തൽ വരുത്തുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് നിയന്ത്രണം

According to Koontz and O’Donnell” Managerial control implies the measurement of accomplishment against the standard and the correction of deviations to assure attainment of objectives according to plans”.
Koontz ഉം O’Donnell ഉം അനുസരിച്ച് ”നിയന്ത്രണം എന്നത് മാനദണ്ഡങ്ങൾക്കെതിരെയുള്ള നേട്ടത്തിന്റെ അളവെടുപ്പും പദ്ധതികൾക്കനുസരിച്ച് ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നതിന് വ്യതിയാനങ്ങൾ തിരുത്തലുമാണ് ”.

Steps in Control Process 
(നിയന്തണ പ്രക്രിയയിലെ നടപടികൾ)

The important steps included in the control process are as follows:

1. Setting performance standards

(നിലവാരം നിശ്ചയിക്കൽ)
A standard act as a reference line or basis of evaluation of actual performance. According to Koontz O’Donnell “Standards are established criteria against which actual result can be measured”.
യഥാർത്ഥ ജോലിനിർവ്വഹണത്തെ വിലയിരുത്താനുള്ള ഒരടിസ്ഥാനമാണ് നിലവാരം. നിലവാരം ഒരു മാനദണ്ഡമാണ്. ജോലിനിർവ്വഹണത്തിന്റെ യഥാർത്ഥ ഫലത്തെ അളന്നുനോക്കാനുള്ള സുസ്ഥാപിത മാനദണ്ഡമാണ് നിലവാരം എന്നാണ് കൂൺസും ഓഡോണല്ലും പറയുന്നത്.

2. Measurement of actual performance
(ജോലിനിർവ്വഹണം അളക്കൽ)
The second step in the control process is the measurement of performance of various Individuals, groups, departments or the whole enterprise. It means the evaluation of the work done and result achieved.
വ്യക്തികൾ, ഗ്രൂപ്പുകൾ, ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകൾ തുടങ്ങിയവയുടെ ജോലി നിർവ്വഹണം അളക്കുക എന്നതാണ് നിയന്ത്രണപ്രക്രിയയിലെ രണ്ടാമത്ത പടി, ചെയ്ത ജോലിയും കൈവരിച്ച ഫലവും വിലയിരുത്തുക എന്നാണ് ഇതിനർത്ഥം.

3. Comparing actual performance 
(യഥാർത്ഥ ജോലിനിർവ്വഹണത്തെ താരതമ്യപ്പെ ടുത്തൽ)
This step involves comparison of actual performance with the standard. Such comparison helps in revealing the deviations between actual and desired results.
ലക്ഷ്യമിട്ടതും യഥാർത്ഥ ജോലിനിർവ്വഹണവും തമ്മിൽ താരതമ്യം ചെയ്യലാണ് ഈ പ്രക്രിയയിൽ പറയുന്നത്. യഥാർത്ഥ ജോലിയും ലക്ഷ്യമിട്ടുള്ള  ജോലിയും തമ്മിലുള്ള വ്യതിയാനം ഇതിലൂടെ മനസ്സിലാക്കാൻ സാധിക്കും.

4. Analysing deviations 
(വ്യതിയാനത്തിന്റെ വിശകലനം)
When the deviation between the planned and actual performance is significant, It should be pinpointed. A detailed analysis is made of the causes responsible for such deviations. Following points should keep in mind while analyzing deviations
ലക്ഷ്യമിട്ടതും യഥാർത്ഥ നിർവഹണവും തമ്മിൽ ഗുരുതരമായ പാളിച്ച സംഭവിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അത് എവിടെ സംഭവിച്ചുവെന്ന് ചൂണ്ടിക്കാണിക്കണം. തുടർന്ന് പാളിച്ചകളുടെ കാരണങ്ങളെപ്പറ്റി വിശദമായ വിശകലനം നടത്തണം. വ്യതിയാനങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുമ്പോൾ ഇനിപ്പറയുന്ന പോയിന്റുകൾ ഓർമ്മിക്കേണ്ടതാണ്.

  • a) Critical point control
    ക്രിട്ടിക്കൽ പോയിന്റ് നിയന്ത്രണം
    According to this principle control system should first focus on Key Result Area (KRA) which are critical to the success of the organization. If anything goes wrong at the critical points, the entire organization suffers.
    ഈ തത്ത്വമനുസരിച്ച് നിയന്ത്രണ സംവിധാനം ആദ്യം ഓർഗനൈസേഷന്റെ വിജയത്തിന് നിർണായകമായ കീ റിസൾട്ട് ഏരിയയിൽ (കെ‌ആർ‌എ) ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കണം. നിർണായക ഘട്ടങ്ങളിൽ എന്തെങ്കിലും തെറ്റ് സംഭവിക്കുകയാണെങ്കിൽ, മുഴുവൻ ഓർഗനൈസേഷനും കഷ്ടപ്പെടുന്നു.

  • b) Management by Exception (control by exception)
    ഒഴിവാക്കൽ അനുസരിച്ച് മാനേജുമെന്റ് (ഒഴിവാക്കലിലൂടെ നിയന്ത്രണം)
    According to this principle, only significant (exceptional) deviations which go beyond the permissible limit should be brought to the notice of management. An attempt to control everything may end up in controlling nothing
    ഈ തത്ത്വമനുസരിച്ച്, അനുവദനീയമായ പരിധിക്കപ്പുറമുള്ള സുപ്രധാന (അസാധാരണമായ) വ്യതിയാനങ്ങൾ മാത്രമേ മാനേജ്മെന്റിന്റെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തൂ. എല്ലാം നിയന്ത്രിക്കാനുള്ള ശ്രമം ഒന്നും നിയന്ത്രിക്കാൻ പറ്റാത്തതിൽ  കലാശിച്ചേക്കാം

5. Taking corrective action
(തിരുത്തൽ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കൽ)
The last but most important step in the control process is taking corrective action. Corrective actions are initiated on the basis of factors causing deviations from standards. നിയന്ത്രണ പ്രക്രിയയിലെ അവസാനത്തേതെങ്കിലും ഏറ്റവും പ്രധാനമായ പ്രകിയ തിരുത്തൽ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കലാണ്, പാളിച്ചകൾക്ക് കാരണമായ ഘടകങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് തിരുത്തൽ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുക.


Techniques of Managerial Control 
(മാനേജീരിയൽ നിയന്ത്രണത്തിന്റെ തന്ത്രങ്ങൾ)

The various technique of managerial control may be classified into two broad categories: Traditional techniques and Modern techniques.
മാനേജർ നിയന്ത്രണത്തിന്റെ വിവിധ സാങ്കേതികതയെ രണ്ട് വിശാലമായ വിഭാഗങ്ങളായി തിരിക്കാം: പരമ്പരാഗത സങ്കേതങ്ങളും ആധുനിക സാങ്കേതികതകളും.

Traditional Techniques 
(പരമ്പരാഗത തന്തങ്ങൾ)

Traditional techniques include:
1. Personal observation 
(വ്യക്തിപരമായ നിരീക്ഷണം)
In this method managers observe the working time of an employee. It creates a psychological pressure on the employees. It is a very time-consuming exercise.
കീഴ്ജീവനക്കാരുടെ ജോലി തത്സമയം നിരീക്ഷിക്കുന്നതാണ് ഈ രീതി കീഴ്ജീവനക്കാരിൽ കൂടുതൽ സമ്മർദ്ദം ചെലുത്തി ജോലിചെയ്യിക്കുന്ന രീതിയാണിത്. ഈ രീതി വളരെ ചെലവേറിയതാണ്.

2. Statistical reports
(സ്റ്റാറ്റിസ്റ്റിക്കൽ റിപ്പോർട്ട്)
The organisation uses various statistical techniques for standardising the performance.
സ്റ്റാറ്റിസ്റ്റിക്കൽ തന്ത്രങ്ങളുപയോഗിച്ച് സ്ഥാപനത്തിലെ വിവിധ ജോലികളുടെ നിലവാരം രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.

3. Breakeven analysis 
(ബ്രേക്ക്‌ ഇവൻ അനാലിസിസ്)

Breakeven point is a point when there is no profit no loss. It is technique used by managers to study the relationship between costs, volume, and profits.

ലാഭമോ നഷ്ടമോ ഇല്ലാത്ത പോയന്റിനെയാണ് ബ്രേക്ക് ഇവൻ പോയന്റ് എന്നുപറയുന്നത്. ചെലവ്, അളവ്, ലാഭം എന്നിവ തമ്മിലുള്ള ബന്ധം പഠിക്കാൻ മാനേജർമാർ ഉപയോഗിക്കുന്ന സാങ്കേതികതയാണിത്.

4. Budgetary control 
(ബഡ്ജറ്ററി നിയന്ത്രണം)
It is a technique of managerial control in which all operations are planned in advance in the form of budgets and actual results are compared with budgetory standards.
ഒരു നിശ്ചിത കാലഘട്ടത്തിലേക്കുള്ള സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി തീരുമാനിക്കുകയും യഥാർത്ഥ പ്രവർത്തനം ബഡ്ജറ്ററി നിലവാരവുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.

Modern Techniques 
(ആധുനിക യന്ത്രങ്ങൾ)
It includes the following

1. Return on investment 
(റിട്ടേൺ ഓൺ ഇൻവെസ്റ്റ്മെന്റ്)
It is used for measuring whether or not invested capital has been used effectively for generating reasonable amount of return.
മൂലധനം കാര്യക്ഷമമായി ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടാ എന്ന് പരിശോധിക്കാനുള്ള രീതിയാണിത്.

2. Ratio analysis 
(റേഷ്യാ അനാലിസിസ്.)
It refers to analysis of financial statements through computation of ratio.
റേഷ്യാ കണക്കാക്കിയതിനുശേഷം അതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ഫിനാൻഷ്യൽ സ്റ്റേറ്റുമെന്റുകൾ വിശകലനം ചെയ്യുന്ന രീതിയാണിത്.

3. Responsibity accounting
(ഉത്തരവാദിത്ത അക്കൗണ്ടിംഗ്)
It is system of accounting in which different sections, divisions, and departments of an organisation are setup as responsibility centres. Responsibility centres are cost centre, Revenue centre, investment centre.
ഈ രീതി ഉപയോഗിച്ച് സ്ഥാപനത്തിന്റെ വിവിധ വിഭാഗങ്ങളെയും, ഡിവിഷനുകളെയും, ഡിപ്പാർട്ടുമെന്റുകളെയും ഓരോ ഉത്തരവാദിത്ത കേന്ദ്രങ്ങളാക്കി തിരിക്കുന്നു. ഇതിനെ ഉത്തരവാദിത്ത കേന്ദ്രങ്ങൾ എന്നറിയപ്പെടുന്നു. ചെലവ് കേന്ദ്രം, വരവ് കേന്ദ്രം, നിക്ഷേപ കേന്ദ്രം തുടങ്ങിയ ഉത്തരവാദിത്തകേന്ദ്രങ്ങളാണ് ഒരു സ്ഥാപനത്തിനുള്ളത്.

4. Mangement audit
(മാനേജ്മെന്റ് ഓഡിറ്റ്)
Management audit refers to systematic appraisal of the overall performance of the management of an organisation.
ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പ്രവർത്തനക്ഷമത പരിശോധിക്കുന്നതാണ് മാനേജ്മെന്റ് ഓഡിറ്റ്.

5. PERT and CPM
(പെർട്ട്, സി.പി.എം)
PERT (Programme Evaluation and Review Technique) and CPM (Critical Path Method) are important network techniques useful in planning and controlling.
ആസുത്രണത്തിനും നിയന്ത്രണത്തിനും ഉപയോഗിക്കുന്ന രണ്ട് പ്രധാനപ്പെട്ട തന്തങ്ങളാണ് പെർട്ടും, സി. പി. എം.

6. Management Information System(MIS) 
(മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫോർമേഷൻ സിസ്റ്റം )
MIS is a computer based information system that provides information and support for effective managerial decision-making.
കാര്യക്ഷമമായ തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാൻ മാനേജ്മെന്റിനെ സഹായിക്കുന്ന ‘കമ്പ്യൂട്ടർ അധിഷ്ഠിത സംവിധാനമാണ് മാനേജ്മെന്റ് ഇൻഫോർമേഷൻ സിസ്റ്റം.


Advantages of Critical point control and Management by Exception (control by exception)

  1. It saves the time and efforts of managers as they deal with only significant deviations.
  2. It focuses managerial attention on important areas. Thus there is better utilization of managerial talent.
  3. The routine problems are left to the subordinates. MBE facilitates delegation of authority and increases morale of employees.
  4. It identifies critical problems which need timely action to keep the organization in right track.

ക്രിട്ടിക്കൽ പോയിന്റ് നിയന്ത്രണത്തിന്റെയും ഒഴിവാക്കൽമാനേജ്മെന്റിന്റെയും  ( ഒഴിവാക്കൽ പ്രകാരം നിയന്ത്രണം)  നേട്ടങ്ങൾ 

  1. കാര്യമായ വ്യതിയാനങ്ങൾ മാത്രം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനാൽ മാനേജർമാരുടെ സമയവും പരിശ്രമവും ഇത് ലാഭിക്കുന്നു.
  2. ഇത് പ്രധാനപ്പെട്ട മേഖലകളിൽ മാനേജർ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നു. അങ്ങനെ മാനേജർ പ്രതിഭകളെ മികച്ച രീതിയിൽ ഉപയോഗപ്പെടുത്താം.
  3. പതിവ് പ്രശ്നങ്ങൾ കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് വിട്ടുകൊടുക്കുന്നു. എം‌ബി‌ഇ അധികാരം ഏൽപ്പിക്കുന്നതിനും ജീവനക്കാരുടെ മനോവീര്യം വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനും സഹായിക്കുന്നു.
  4. ഓർഗനൈസേഷനെ ശരിയായ പാതയിൽ നിലനിർത്തുന്നതിന് സമയബന്ധിതമായ പ്രവർത്തനം ആവശ്യമായ ഗുരുതരമായ പ്രശ്നങ്ങൾ ഇത് തിരിച്ചറിയുന്നു.
Share it:

Plus Two Business Studies Notes

Post A Comment:

0 comments: