📘 CHAPTER 1: ACCOUNTING SYSTEM COMPUTERISED ACCOUNTING SYSTEM (CAS) കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റം
Meaning അർത്ഥം
System using computers & software to record, store, and analyse financial data. കമ്പ്യൂട്ടറും സോഫ്റ്റ്വെയറും ഉപയോഗിച്ച് സാമ്പത്തിക ഡാറ്റ രേഖപ്പെടുത്തുക, സൂക്ഷിക്കുക, വിശകലനം ചെയ്യുക.
Features സവിശേഷതകൾ
- Simple & integrated – ലളിതവും സമന്വിതവും
- Accurate & speedy – കൃത്യവും വേഗമേറിയതും
- Scalable / flexible – വിപുലീകരിക്കാവുന്ന / വഴക്കമുള്ളത്
- Transparent & controllable – സുതാര്യവും നിയന്ത്രിക്കാവുന്നതും
- Reliable – വിശ്വസനീയം
COMPONENTS OF CAS (5 PILLARS) ഘടകങ്ങൾ (5 തൂണുകൾ)
- Procedure – Logical sequence of tasks നടപടിക്രമം – ജോലികളുടെ യുക്തിസഹമായ ശ്രേണി
- Data – Raw facts from source documents ഡാറ്റ – സോഴ്സ് ഡോക്യുമെന്റുകളിൽ നിന്നുള്ള അസംസ്കൃത വസ്തുതകൾ
- People – Users (accountant, operator, manager) ആളുകൾ – ഉപയോക്താക്കൾ (അക്കൗണ്ടന്റ്, ഓപ്പറേറ്റർ, മാനേജർ)
- Hardware – Physical devices (CPU, monitor, printer) ഹാർഡ്വെയർ – ഭൗതിക ഉപകരണങ്ങൾ
- Software – System software (Windows) + Application software (Tally, Excel) സോഫ്റ്റ്വെയർ – സിസ്റ്റം സോഫ്റ്റ്വെയർ + ആപ്ലിക്കേഷൻ സോഫ്റ്റ്വെയർ
DATA vs INFORMATION ഡാറ്റ vs വിവരം
Data: Unprocessed raw facts (e.g., "25,000"). സംസ്കരിക്കാത്ത അസംസ്കൃത വസ്തുതകൾ (ഉദാ: "25,000").
Information: Processed data with meaning (e.g., "Total sales = 5,00,000"). അർത്ഥമുള്ള സംസ്കരിച്ച ഡാറ്റ (ഉദാ: "ആകെ വിൽപ്പന = 5,00,000").
Process: Data → Processing → Information. പ്രക്രിയ: ഡാറ്റ → സംസ്കരണം → വിവരം.
ACCOUNTING CYCLE IN CAS അക്കൗണ്ടിംഗ് സൈക്കിൾ
- Record transactions in journal ജേണലിൽ ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുക
- Post to ledger ലെഡ്ജറിലേക്ക് പോസ്റ്റ് ചെയ്യുക
- Prepare Trial Balance പരീക്ഷണ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുക
- Pass adjusting entries ക്രമീകരണ എൻട്രികൾ പാസാക്കുക
- Prepare adjusted Trial Balance ക്രമീകരിച്ച പരീക്ഷണ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കുക
- Pass closing entries അവസാനിപ്പിക്കൽ എൻട്രികൾ പാസാക്കുക
- Prepare Financial Statements സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ തയ്യാറാക്കുക
GROUPING OF ACCOUNTS അക്കൗണ്ടുകളുടെ ഗ്രൂപ്പിംഗ്
Based on Accounting Equation: Assets = Liabilities + Capital + (Revenue - Expenses). അക്കൗണ്ടിംഗ് സമവാക്യത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി: ആസ്തികൾ = ബാധ്യതകൾ + മൂലധനം + (വരുമാനം - ചെലവുകൾ).
Major Groups: Assets (Fixed, Current), Liabilities (Secured loans, Creditors), Capital (Share capital, Reserves), Revenues (Direct, Indirect), Expenses (Direct, Indirect).
CODIFICATION OF ACCOUNTS അക്കൗണ്ടുകളുടെ കോഡിഫിക്കേഷൻ
- Sequential: Consecutive numbers/letters (CM001, CM002). തുടർച്ചയായ അക്കങ്ങൾ/അക്ഷരങ്ങൾ.
- Block: Ranges for groups (001-500 = Direct Expenses). ബ്ലോക്ക്: ഗ്രൂപ്പുകൾക്കുള്ള പരിധികൾ.
- Mnemonic: Easy abbreviations (SLR = Salary, TVC = Thiruvananthapuram). എളുപ്പ ചുരുക്കെഴുത്തുകൾ.
SECURITY FEATURES OF CAS സുരക്ഷാ സവിശേഷതകൾ
- Password Security – പാസ്വേഡ് സുരക്ഷ – അനധികൃത പ്രവേശനം നിയന്ത്രിക്കുന്നു
- Data Audit – ഡാറ്റ ഓഡിറ്റ് – മാറ്റങ്ങൾ വരുത്തിയ ആളെയും സമയവും ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നു
- Data Vault (Encryption) – ഡാറ്റ വോൾട്ട് (എൻക്രിപ്ഷൻ) – അനധികൃത വായന തടയാൻ ഡാറ്റ സ്ക്രാംബിൾ ചെയ്യുന്നു
MERITS AND DEMERITS OF CAS ഗുണങ്ങളും ദോഷങ്ങളും
Merits: Timely reports in desired format, Easy alteration of transactions, Effective control, Economical for large data, Maintains confidentiality. ഗുണങ്ങൾ: ആവശ്യമുള്ള ഫോർമാറ്റിൽ സമയോചിത റിപ്പോർട്ടുകൾ, ഇടപാടുകളുടെ എളുപ്പ മാറ്റം, ഫലപ്രദമായ നിയന്ത്രണം, വലിയ ഡാറ്റയ്ക്ക് ലാഭകരം, രഹസ്യാത്മകത നിലനിർത്തുന്നു.
Demerits: Faster technology obsolescence, Data loss due to power failure / virus, Risk of hacking / phishing, Cannot generate unprogrammed reports, High training cost. ദോഷങ്ങൾ: വേഗത്തിലുള്ള സാങ്കേതിക കാലഹരണപ്പെടൽ, പവർ പരാജയം/വൈറസ് മൂലമുള്ള ഡാറ്റ നഷ്ടം, ഹാക്കിംഗ്/ഫിഷിംഗ് സാധ്യത, പ്രോഗ്രാം ചെയ്യാത്ത റിപ്പോർട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയില്ല, ഉയർന്ന പരിശീലന ചെലവ്.
ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM (AIS) - SUB-SYSTEMS ഉപസംവിധാനങ്ങൾ
Cash & Bank, Sales & Accounts Receivable, Inventory, Purchase & Accounts Payable, Payroll, Fixed Assets, Expense Accounting, Tax Accounting, Final Accounts, Budget, Management Information System (MIS). More Update: SimonMash.com
📗 CHAPTER 2: ELECTRONIC SPREADSHEET (LIBREOFFICE CALC) ഇലക്ട്രോണിക് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ്
SPREADSHEET BASICS അടിസ്ഥാനങ്ങൾ
Meaning: Computer program to store data in rows & columns grid for numerical/financial calculations. അർത്ഥം: സംഖ്യാ/സാമ്പത്തിക കണക്കുകൂട്ടലുകൾക്കായി വരികളിലും നിരകളിലും ഡാറ്റ സംഭരിക്കുന്ന കമ്പ്യൂട്ടർ പ്രോഗ്രാം.
Examples: Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Lotus 1-2-3. ഉദാഹരണങ്ങൾ.
Features: Easy calculations across sheets, What-If analysis, Database functions, Data sorting & filtering, Dynamic charts.
COMPONENTS OF SPREADSHEET ഘടകങ്ങൾ
- Workbook: File containing worksheets. വർക്ക്ബുക്ക്: വർക്ക്ഷീറ്റുകൾ അടങ്ങിയ ഫയൽ.
- Worksheet: Single page with rows & columns. വർക്ക്ഷീറ്റ്: വരികളും നിരകളുമുള്ള ഒറ്റ പേജ്.
- Cell: Intersection of row & column (e.g., A1). സെൽ: വരിയുടെയും നിരയുടെയും കവല (ഉദാ: A1).
- Range: Group of selected cells (e.g., B2:D8). റേഞ്ച്: തിരഞ്ഞെടുത്ത സെല്ലുകളുടെ കൂട്ടം.
- Named Range: Meaningful name for a range (e.g., "Score" for C2:C15). നെയിംഡ് റേഞ്ച്: ഒരു റേഞ്ചിന് അർത്ഥവത്തായ പേര്.
DATA TYPES ഡാറ്റ തരങ്ങൾ
- Value: Numerical data, right-aligned (2500, 5,000). മൂല്യം: സംഖ്യാ ഡാറ്റ, വലത്-വിന്യസിച്ചത്.
- Label: Text data, left-aligned (Name, City). ലേബൽ: ടെക്സ്റ്റ് ഡാറ്റ, ഇടത്-വിന്യസിച്ചത്.
- Formula: Starts with = sign (=A1+B1). ഫോർമുല: = ചിഹ്നത്തിൽ ആരംഭിക്കുന്നു.
CELL REFERENCING സെൽ റഫറൻസിംഗ്
- Relative: Changes when copied (=C5+D5 becomes =C6+D6). ആപേക്ഷികം: പകർത്തുമ്പോൾ മാറുന്നു.
- Absolute ($): Remains constant (=$A$1+$B$1). നിർദ്ദിഷ്ടം: സ്ഥിരമായി തുടരുന്നു.
- Mixed: Partly absolute, partly relative (=A$1+$B$1). മിശ്രിതം: ഭാഗികമായി നിർദ്ദിഷ്ടം, ഭാഗികമായി ആപേക്ഷികം.
DATE & TIME FUNCTIONS തീയതി, സമയ ഫംഗ്ഷനുകൾ
TODAY(): Current system date. =TODAY() നിലവിലെ സിസ്റ്റം തീയതി.
NOW(): Current date & time. =NOW() നിലവിലെ തീയതിയും സമയവും.
YEAR(): Extracts year. =YEAR("date") വർഷം വേർതിരിച്ചെടുക്കുന്നു.
MONTH(): Extracts month (1-12). =MONTH("date")
DAY(): Extracts day (1-31). =DAY("date")
DATEVALUE(): Converts text date to serial number. =DATEVALUE("date_text") ടെക്സ്റ്റ് തീയതിയെ സീരിയൽ നമ്പറാക്കി മാറ്റുന്നു.
DATE(): Returns date from year, month, day. =DATE(year, month, day)
MATHEMATICAL FUNCTIONS ഗണിത ഫംഗ്ഷനുകൾ
SUM(): Adds numbers. =SUM(range)
SUMIF(): Sums cells meeting condition. =SUMIF(range, criteria, sum_range)
ROUND(): Rounds to specified digits. =ROUND(number, count)
ROUNDUP(): Rounds up away from zero. =ROUNDUP(number, count)
ROUNDDOWN(): Rounds down towards zero. =ROUNDDOWN(number, count)
STATISTICAL FUNCTIONS സ്ഥിതിവിവര ഫംഗ്ഷനുകൾ
COUNT(): Counts cells with numbers only. =COUNT(range)
COUNTA(): Counts non-empty cells. =COUNTA(range)
COUNTBLANK(): Counts empty cells. =COUNTBLANK(range)
COUNTIF(): Counts cells meeting condition. =COUNTIF(range, criteria)
LOGICAL FUNCTIONS ലോജിക്കൽ ഫംഗ്ഷനുകൾ
IF(): Returns value based on condition. =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
AND(): TRUE if all arguments TRUE. =AND(logical1, logical2, ...)
OR(): TRUE if at least one TRUE. =OR(logical1, logical2, ...)
TEXT & LOOKUP FUNCTIONS ടെക്സ്റ്റ്, ലുക്കപ്പ് ഫംഗ്ഷനുകൾ
TEXT(): Converts number to text format. =TEXT(number, format)
CONCATENATE(): Joins text strings. =CONCATENATE(text1, text2, ...)
VLOOKUP(): Searches first column, returns from same row.
📙 CHAPTER 3: SPREADSHEET USE (PAYROLL, ASSET, LOAN) സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഉപയോഗം
1. PAYROLL ACCOUNTING ശമ്പള അക്കൗണ്ടിംഗ്
Meaning: Statement showing detailed salary calculation including earnings & deductions. അർത്ഥം: വരുമാനവും കിഴിവുകളും ഉൾപ്പെടെയുള്ള വിശദമായ ശമ്പള കണക്കുകൂട്ടൽ കാണിക്കുന്ന പ്രസ്താവന.
Components - Earnings: Basic Pay (BP), Dearness Allowance (DA) = BP*DA%, House Rent Allowance (HRA) = IF(BP>55500,2500,1500), Transport Allowance (TA) Fixed.
Components - Deductions: Provident Fund (PF) = (BP+DP)*PF%, Professional Tax (PT) Fixed slab, TDS, Loan Recovery Fixed EMI.
Formulas: Gross Pay = BP + All Allowances, Net Pay = Gross Pay - All Deductions.
PAYROLL EXAMPLE WITH ABSOLUTE REFERENCE ഉദാഹരണം
Data: Arjun (Manager,40000), Bina (Technician,25000), Ramesh (Driver,18000). Constants: DA 20% ($E$3), HRA Manager 3% ($E$4), Technician 2% ($E$5), Driver 0% ($E$6), PF 10% ($E$7).
Formulas (row 10):
- DA: = D10*$E$3
- HRA: =IF(C10="Manager",D10*$E$4, IF(C10="Technician",D10*$E$5, D10*$E$6))
- Gross: =SUM(D10:F10)
- PF: = D10*$E$7
- Net: = G10 - H10
Result: Arjun Net 45200, Bina 28000, Ramesh 19800.
2. ASSET ACCOUNTING അസറ്റ് അക്കൗണ്ടിംഗ്
Depreciation: Gradual decrease in fixed asset value. മൂല്യക്ഷയം: സ്ഥിര ആസ്തി മൂല്യത്തിലെ ക്രമാനുഗതമായ കുറവ്.
Straight Line Method (SLN): Fixed amount yearly. =SLN(Cost,Salvage,Life)
Example: Cost 11000, Salvage 2000, Life 10 years → =SLN(11000,2000,10) = 900 per year.
Written Down Value Method (DB): Decreasing amount yearly. =DB(Cost,Salvage,Life,Period,[Month])
Example: Cost 100000, Salvage 5000, Life 10 years, Year 1 → =DB(100000,5000,10,1,12) = 20600.
3. LOAN REPAYMENT SCHEDULE വായ്പ തിരിച്ചടവ് ഷെഡ്യൂൾ
PMT Function (EMI): =PMT(rate, nper, pv, [fv], [type])
Example: Loan (200000, 10% p.a., 5 years) → =PMT(10%/12, 5*12, 200000) = -4249 (monthly EMI).
Principal & Interest Split:
- PPMT: Principal part =PPMT(rate, period, nper, pv)
- IPMT: Interest part =IPMT(rate, period, nper, pv)
OTHER FINANCIAL FUNCTIONS
PV(): Present value. =PV(rate, nper, pmt, [fv], [type])
FV(): Future value. =FV(rate, nper, pmt, [pv], [type])
RATE(): Interest rate per period. =RATE(nper, pmt, pv, [fv], [type], [guess])
NPER(): Number of payments. =NPER(rate, pmt, pv, [fv], [type])
DATA TOOLS ഡാറ്റ ഉപകരണങ്ങൾ
- Auto Fill: Drag handle to copy/create series.
- Fill Series: Linear, growth, date series (Edit → Fill → Series).
- Data Validation: Restrict entries (list, whole number, date).
- Conditional Formatting: Highlight cells based on rules.
- Pivot Table: Interactive tool to summarise large datasets.
- Data Tables: One-variable (change one input), Two-variable (change two variables).
ERROR CODES IN CALC പിശക് കോഡുകൾ
- ###: Column too narrow. നിര വളരെ ഇടുങ്ങിയത്.
- #DIV/0! (532): Division by zero. പൂജ്യം കൊണ്ട് ഹരിക്കൽ.
- #NAME? (525): Text not recognised. ടെക്സ്റ്റ് തിരിച്ചറിയുന്നില്ല.
- #REF! (524): Invalid cell reference. അസാധുവായ സെൽ റഫറൻസ്.
- #VALUE! (519): Wrong argument type. തെറ്റായ ആർഗ്യുമെന്റ് തരം.
- #NUM! (503): Number too large/small. നമ്പർ വളരെ വലുതോ ചെറുതോ.
📊 CHAPTER 4: GRAPHS AND CHARTS ഗ്രാഫുകളും ചാർട്ടുകളും
Charts turn rows of numbers into pictures for faster understanding and visual impact. ചാർട്ടുകൾ സംഖ്യകളുടെ വരികളെ ചിത്രങ്ങളാക്കി മാറ്റുന്നു.
Live Example 1 - Sales Comparison: Laptops 12000, Desktops 10000, Tablets 14000, Mobiles 4000 – column chart shows tablets best-selling.
Live Example 2 - Trend Analysis: 5 years monthly sales – line chart reveals seasonal peaks & growth invisible in raw numbers.
TYPES OF CHARTS IN SPREADSHEET ചാർട്ടുകളുടെ തരങ്ങൾ
- Column Chart നിര ചാർട്ട്
- Line Chart രേഖാ ചാർട്ട്
- Pie Chart പൈ ചാർട്ട്
- Bar Chart ബാർ ചാർട്ട്
- Area Chart ഏരിയ ചാർട്ട്
- Scatter Chart (XY) സ്കാറ്റർ ചാർട്ട്
- Bubble Chart ബബിൾ ചാർട്ട്
- Radar Chart (Net Chart) റഡാർ ചാർട്ട്
- Stock Chart സ്റ്റോക്ക് ചാർട്ട്
- Column & Line Chart നിര, രേഖാ ചാർട്ട്
- Exploded Pie Chart വികസിപ്പിച്ച പൈ ചാർട്ട്
- Donut Chart ഡോനട്ട് ചാർട്ട്
- Exploded Donut Chart വികസിപ്പിച്ച ഡോനട്ട് ചാർട്ട്
STEPS TO CREATE CHARTS IN LIBREOFFICE CALC
- Enter data with headers. ഹെഡറുകൾക്കൊപ്പം ഡാറ്റ നൽകുക.
- Select data. ഡാറ്റ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- Insert → Chart → Choose type. ഇൻസേർട്ട് → ചാർട്ട് → തരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- Tick "First row as label" & "First column as label". "ആദ്യ വരി ലേബലായി", "ആദ്യ നിര ലേബലായി" ടിക്ക് ചെയ്യുക.
- Finish. പൂർത്തിയാക്കുക.
Exam Q (2019 Mar): Missing step from "Enter data → Select data → Finish"? Ans: Click 'Insert' menu and choose 'Chart'. ഉത്തരം: 'ഇൻസേർട്ട്' മെനുവിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് 'ചാർട്ട്' തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
ELEMENTS OF A CHART ചാർട്ടിന്റെ ഘടകങ്ങൾ
- Chart Text: Titles (Chart, Axis). ചാർട്ട് വാചകം: ശീർഷകങ്ങൾ.
- Chart Area: Entire region. ചാർട്ട് ഏരിയ: മുഴുവൻ പ്രദേശം.
- Plot Area: Where data is plotted. പ്ലോട്ട് ഏരിയ: ഡാറ്റ പ്ലോട്ട് ചെയ്തിരിക്കുന്ന സ്ഥലം.
- Axis: X, Y, Z reference lines. അച്ചുതണ്ട്: X, Y, Z റഫറൻസ് ലൈനുകൾ.
- Data Labels: Values of data points. ഡാറ്റ ലേബലുകൾ: ഡാറ്റ പോയിന്റുകളുടെ മൂല്യങ്ങൾ.
- Gridlines: Optional guides. ഗ്രിഡ്ലൈനുകൾ: ഓപ്ഷണൽ ഗൈഡുകൾ.
- Legend: Colour/symbol indicators. ലെജന്റ്: നിറം/ചിഹ്ന സൂചകങ്ങൾ.
Exam Q (2018 Mar, 2021 Mar): Name four elements? Ans: Chart Title, Axis, Legend, Plot Area (any four).
2D vs 3D CHARTS
2D: Flat (X,Y) – accurate for reading values. പരന്നത് (X,Y) – മൂല്യങ്ങൾ വായിക്കാൻ കൃത്യത.
3D: Adds depth (Z axis) – visually attractive but may distort perception. ആഴം കൂട്ടുന്നു (Z അക്ഷം) – കാഴ്ചയിൽ ആകർഷകം പക്ഷേ ധാരണയെ വളച്ചൊടിച്ചേക്കാം.
Exam Q (2018 Say): 3D chart has? Ans: All of these (X, Y, Z axes).
ADVANTAGES OF CHARTS & GRAPHS ഗുണങ്ങൾ
- Visually appealing ദൃശ്യ ആകർഷണം
- Easy to read വായിക്കാൻ എളുപ്പം
- Quick analysis ദ്രുത വിശകലനം
- Trend identification ട്രെൻഡ് തിരിച്ചറിയൽ
- Fast comprehension വേഗത്തിലുള്ള ഗ്രാഹ്യം
- Large data volume presentation വലിയ ഡാറ്റ അളവ് അവതരണം
Exam Q (2021 Say, 2022 Mar, 2022 Say): Any two advantages? Ans: 1. Make data easy to understand and visually appealing. 2. Allow quick analysis and comparison. 1. ഡാറ്റ മനസ്സിലാക്കാൻ എളുപ്പവും ദൃശ്യപരമായി ആകർഷകവുമാക്കുന്നു. 2. ദ്രുത വിശകലനവും താരതമ്യവും അനുവദിക്കുന്നു.
💰 CHAPTER 5: Gnu KHATA ഗ്നു ഖത്ത
Meaning അർത്ഥം
Free & Open Source Software (FOSS) for accounting & inventory, developed by Digital Freedom Foundation & ICFOSS. അക്കൗണ്ടിംഗിനും ഇൻവെന്ററിക്കുമുള്ള സ്വതന്ത്ര ഓപ്പൺ സോഴ്സ് സോഫ്റ്റ്വെയർ.
Features: Free & open source, double-entry bookkeeping, all financial reports, dual ledger, attach source docs, link sales/purchase to invoice, export/import spreadsheet, password security, data audit.
CREATE ORGANISATION & ADMIN ഓർഗനൈസേഷനും അഡ്മിനും സൃഷ്ടിക്കുക
Organisation: Home → Create Organisation (Shift+Ctrl+R) → Fill name, type (Profit/Not for Profit), financial year, inventory option → Proceed. ഹോം → ഓർഗനൈസേഷൻ സൃഷ്ടിക്കുക → പേര്, തരം, സാമ്പത്തിക വർഷം, ഇൻവെന്ററി ഓപ്ഷൻ പൂരിപ്പിക്കുക → തുടരുക.
Admin: After org, create admin: username, password, security question → Create & Login.
GROUPS AND SUB-GROUPS ഗ്രൂപ്പുകളും ഉപഗ്രൂപ്പുകളും
13 pre-defined groups (9 BS, 4 P&L). Cannot delete/add main groups; can create sub-groups.
Balance Sheet Groups: Fixed Assets, Investments, Loans (Asset), Current Assets, Misc Expenses (Asset), Capital/Corpus, Loans (Liability), Reserves, Current Liability.
P&L Groups: Direct Income, Direct Expense, Indirect Income, Indirect Expense.
Sub-groups ex: Under Fixed Assets: Building, Furniture, Land, Plant & Machinery; Under Current Assets: Bank, Cash, Inventory, Sundry Debtors.
SYSTEM GENERATED LEDGER ACCOUNTS സിസ്റ്റം ജനറേറ്റ് ചെയ്ത ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ
Created automatically, cannot be modified/deleted:
- Opening Stock (Direct Expenses)
- Closing Stock (Current Assets)
- Profit & Loss Account (Direct Income)
- Stock at the Beginning (Current Assets)
LEDGER ACCOUNT OPERATIONS ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ട് പ്രവർത്തനങ്ങൾ
- Create (F2): Master → Create Account → Select Group, Sub-group → Enter name, opening balance → Save.
- Display (Ctrl+7): Report → List of Accounts.
- Edit (F3): Master → Edit Account → Select → Change name/opening balance (cannot change group).
- Delete: Master → Edit Account → Select → Delete (cannot delete system accounts or accounts with transactions).
VOUCHER TYPES & SHORTCUTS വൗച്ചർ തരങ്ങളും കുറുക്കുവഴികളും
| Voucher | Use | Key |
|---|---|---|
| Receipt | Cash/cheque receipt | F4 |
| Payment | Cash/cheque payment | F5 |
| Sales | Cash/credit sales | F6 |
| Purchase | Cash/credit purchase | F7 |
| Contra | Cash deposit/withdrawal, fund transfer | F8 |
| Journal | Rectification, adjustment, transfers | F9 |
| Sales Return | Customer returns | Ctrl+1 |
| Purchase Return | Return to supplier | Ctrl+2 |
| Credit Note | Reduce amount from customer | Ctrl+3 |
| Debit Note | Reduce amount payable to supplier | Ctrl+4 |
Find/Edit Voucher: F10. Add Account during entry: Click "Add Account" → fill details → return.
REPORTS റിപ്പോർട്ടുകൾ
- Ledger (F11): Report → Ledger → Select account → From date, To date → View.
- Trial Balance (F12): Report → Trial Balance → From date, To date → View.
- P&L A/c: Report → Profit & Loss → From date, To date → View.
- Balance Sheet: Report → Balance Sheet → View.
OPENING & CLOSING STOCK ഓപ്പണിംഗ്, ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റോക്ക്
Opening Stock entry:
1. Master → Edit Account → "Stock at the Beginning" → Edit → Enter opening balance.
2. Voucher → Journal (F9): Dr Opening Stock, Cr Stock at the Beginning.
Closing Stock entry:
Journal (F9): Dr Closing Stock, Cr Profit & Loss A/c.
BANK RECONCILIATION STATEMENT (BRS) ബാങ്ക് റീകൺസിലിയേഷൻ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്
Path: Master → Bank Reconciliation Statement (Alt+R) → Select account → Set period → Enter clearance dates.
Causes of difference: Cheque issued not presented, cheque deposited not collected, direct credits/debits by bank, bank charges, interest, etc.
IMPORTANT SHORTCUT KEYS പ്രധാന കുറുക്കുവഴി കീകൾ
F2: Create ledger, F3: Edit ledger, F4-F9: Vouchers, F10: Find/edit voucher, F11: Ledger, F12: Trial Balance, Ctrl+7: List of accounts, Alt+R: BRS.
🗄️ CHAPTER 6: DATABASE & DBMS ഡാറ്റാബേസും ഡിബിഎംഎസും
Database & DBMS
Database: Collection of related data organised for easy access, management & update. ഡാറ്റാബേസ്: എളുപ്പത്തിലുള്ള ആക്സസ്, മാനേജ്മെന്റ്, അപ്ഡേറ്റ് എന്നിവയ്ക്കായി ക്രമീകരിച്ച ബന്ധപ്പെട്ട ഡാറ്റയുടെ ശേഖരം.
DBMS: Software to create & maintain database (LibreOffice Base, MS Access, Oracle, MySQL). ഡിബിഎംഎസ്: ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും പരിപാലിക്കുന്നതിനുമുള്ള സോഫ്റ്റ്വെയർ.
Advantages: Centralised data, portability, multiple user access, reduced redundancy, timely info.
Components: Data, Hardware, Software, Users.
LIBREOFFICE BASE INTRODUCTION
Extension: .odb. Free & open source DBMS in LibreOffice suite.
KEY TERMS പ്രധാന പദങ്ങൾ
- Data: Raw facts ("Aneesh", 3031). ഡാറ്റ: അസംസ്കൃത വസ്തുതകൾ.
- Table: Rows & columns storing data. പട്ടിക: ഡാറ്റ സംഭരിക്കുന്ന വരികളും നിരകളും.
- Field: Column (Student_Name). ഫീൽഡ്: നിര.
- Record/Tuple: Row (one person's data). റെക്കോർഡ്/ട്യൂപ്പിൾ: വരി.
- Entity: Real-world object (Student). എന്റിറ്റി: യഥാർത്ഥ ലോക വസ്തു.
- Attribute: Property of entity (Name, DOB). ആട്രിബ്യൂട്ട്: എന്റിറ്റിയുടെ സ്വത്ത്.
- Primary Key: Unique ID for each record (Admission No). പ്രൈമറി കീ: ഓരോ റെക്കോർഡിനുമുള്ള തനതായ ഐഡി.
- Foreign Key: Field linking to primary key of another table.
- Relationship: Connection between tables.
- Query: Question to retrieve data.
- Form: Interface for data entry.
- Report: Formatted output for printing.
STEPS TO CREATE DATABASE ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള ഘട്ടങ്ങൾ
- Create blank database (.odb). ശൂന്യമായ ഡാറ്റാബേസ് സൃഷ്ടിക്കുക.
- Create tables (Design View/Wizard). പട്ടികകൾ സൃഷ്ടിക്കുക.
- Define relationships (Tools → Relationships). ബന്ധങ്ങൾ നിർവചിക്കുക.
- Create forms. ഫോമുകൾ സൃഷ്ടിക്കുക.
- Create queries. ക്വറികൾ സൃഷ്ടിക്കുക.
- Create reports. റിപ്പോർട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കുക.
CREATING TABLES - DESIGN VIEW പട്ടികകൾ സൃഷ്ടിക്കൽ - ഡിസൈൻ വ്യൂ
Fields: Name, Type (Text, Number, Date), Description, Properties.
Primary Key: Right-click on field → Primary Key.
Save: Ctrl+S → table name.
Data Types: Text [VARCHAR], Memo [LONGVARCHAR], Number [NUMERIC], Date [DATE], Time [TIME], Date/Time [TIMESTAMP], Currency [DECIMAL], Yes/No [BOOLEAN].
DEFINING RELATIONSHIPS ബന്ധങ്ങൾ നിർവചിക്കൽ
Path: Tools → Relationships → Add Tables → Drag primary key to foreign key.
Importance: Links tables to pull data together in queries.
CREATING FORMS ഫോമുകൾ സൃഷ്ടിക്കൽ
Methods: Wizard (step-by-step) or Design View (manual).
Form Wizard: Select fields → Add subform (optional) → Arrange layout → Set data mode → Apply style → Name & finish.
Modify Design: Right-click form → Edit → Change labels, fonts, align controls.
Controls: List Box (values from table), Push Button (actions), Check Box (Yes/No), Option Button (mutual choice).
CREATING QUERIES ക്വറികൾ സൃഷ്ടിക്കൽ
Methods: Wizard or Design View.
Query Wizard: Select fields → Set sort → Set criteria → Choose detailed/summary → Name & finish.
Design View: Add tables → Select fields, alias, sort, visible, function, criterion.
Computational Field: Create calculated columns like "Salary"*0.4 as DA.
CREATING REPORTS റിപ്പോർട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കൽ
Types: Static (fixed data) vs Dynamic (live data).
Report Wizard: Select fields → Set labels → Grouping → Sorting → Layout → Title → Choose static/dynamic → Finish.
ADVANCED EXAMPLE - LEDGER & VOUCHER FORMS
Tables: TBLADD_ACCOUNTS (ledger), tbTransactionMaster (vouchers).
Forms: frmCreateLedger (add accounts), frmTransactionMaster (voucher entry with combo boxes, buttons).
Queries: Payment Query, Receipt Query.
Reports: Payment Report, Receipt Report.
❓ KEY PREVIOUS YEAR QUESTIONS (WITH ANSWERS) മുൻ വർഷ ചോദ്യങ്ങൾ (ഉത്തരങ്ങളോടെ)
- Q: Name four elements of a chart. (2018 Mar, 2021 Mar)
A: Chart Title, Axis, Legend, Plot Area. ചാർട്ട് ശീർഷകം, അച്ചുതണ്ട്, ലെജന്റ്, പ്ലോട്ട് ഏരിയ. - Q: What is a 3D chart? (2018 Say)
A: Chart with X, Y, Z axes (adds depth). X, Y, Z അക്ഷങ്ങൾ ഉള്ള ചാർട്ട് (ആഴം കൂട്ടുന്നു). - Q: Two advantages of charts. (2021 Say, 2022 Mar, 2022 Say)
A: Easy to understand, quick comparison. മനസ്സിലാക്കാൻ എളുപ്പം, വേഗത്തിലുള്ള താരതമ്യം. - Q: Missing step in chart creation (Enter data → Select data → Finish)? (2019 Mar)
A: Click Insert menu and choose Chart. ഇൻസേർട്ട് മെനുവിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ചാർട്ട് തിരഞ്ഞെടുക്കുക. - Q: What is the difference between relative and absolute referencing?
A: Relative changes on copy, absolute remains constant ($). ആപേക്ഷികം പകർത്തുമ്പോൾ മാറും, നിർദ്ദിഷ്ടം സ്ഥിരമായിരിക്കും. - Q: Write the function of PMT with example.
A: Calculates EMI =PMT(10%/12, 5*12, 200000) for ₹2,00,000 loan at 10% for 5 years. ഇഎംഐ കണക്കാക്കുന്നു. - Q: Name any two statistical functions in Calc.
A: COUNT(), COUNTIF(). - Q: What is a pivot table?
A: Interactive tool to summarise large datasets. വലിയ ഡാറ്റാസെറ്റുകൾ സംഗ്രഹിക്കുന്ന സംവേദനാത്മക ഉപകരണം. - Q: List any four voucher types in Gnu Khata with keys.
A: F4 Receipt, F5 Payment, F6 Sales, F7 Purchase. - Q: What is the purpose of bank reconciliation statement (BRS)?
A: Matches bank balance as per cash book and passbook. ബാങ്ക് ബാലൻസ് ഒത്തുനോക്കൽ. - Q: Define primary key.
A: Unique identifier for each record in a table. ഓരോ റെക്കോർഡിന്റെയും തനതായ ഐഡി. - Q: What is the use of VLOOKUP?
A: Searches for a value in first column and returns a value in the same row from a specified column. ആദ്യ നിരയിൽ തിരഞ്ഞ് വില നൽകുന്നു. - Q: What is data validation?
A: Restrict entries (list, whole number, date). ഡാറ്റ നിയന്ത്രണം. - Q: Name any two system generated ledgers in Gnu Khata.
A: Opening Stock, Profit & Loss A/c. - Q: Expand DBMS and give an example.
A: Database Management System; e.g., LibreOffice Base. ഡാറ്റാബേസ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം; ഉദാ: ലിബ്രഓഫീസ് ബേസ്.