Chapter 2 – Important Topics:
- Meaning and Nature of Management Principles
- Significance of Management Principles
- Scientific Management – Principles (Taylor)
- Scientific Management – Techniques (Functional Foremanship, Work Study, Differential Piece Wage, etc.)
- Fayol’s Principles of Management (14 principles)
- Comparison between Fayol and Taylor
Principles of Management – Concept and Nature
Principles of management is a fundamental truth that explains the relationship between two or more variables under given situations. Principle means an accepted rule of action.
Nature of Principles of Management
- Universal applicability – Management principles are practicable in different economic systems, in different types of organisations and in different places. Hence they are said to possess worldwide application.
- General guidelines – Management principles are general guidelines, as they cannot be applied blindly in all the situations. They do not provide ready made straight jacket solutions to all managerial problems, but only give the solution of a given problems.
- Formed by practice and experimentation – The principles of management are formed by experience and collective wisdom of managers as well as experimentation.
- Flexible – The principles of management are not rigid prescription, which have to be followed absolutely. They are flexible and can be modified by the manager when the situations so demands.
- Mainly behavioural – Management principles aims at influencing behaviour of human beings. Therefore, principles of management are mainly behavioural in nature.
- Cause and effect relationships – The principles of management are intended to establish relationship between cause and effect so that they can be used in similar situations in a large number of cases.
- Contingent – The application of principles of management is contingent or dependent upon the prevailing situation.
These principles are formed through practice and help managers take better decisions by showing cause-and-effect relationships.
Simple Hints: Because they deal with human behaviour, which is unpredictable. Situations also vary.
Answer Structure: Universal applicability, general guidelines, formed by practice – each with brief explanation.
Significance of Principles of Management
- Providing managers with useful insights into reality – Principles help managers to improve their knowledge and understanding of managerial situations.
- Optimum utilisation of resources and effective administration – Resources should give maximum benefit with minimum cost; principles increase efficiency.
- Scientific decisions – Management principles help in thoughtful decision making because they are based on logic rather than blind faith. Such decisions are free from bias and prejudice.
- Meeting changing environment requirements – Principles are dynamic and help organisations adapt to changes.
- Fulfilling social responsibility – Management principles are evolved to serve the demands of society and establish ethical behaviour.
- Management training, education and research – Principles act as a base for research and development in management studies and help train managers.
Simple Hints: They provide a common body of knowledge that can be taught in classrooms and applied in real situations.
Scientific Management
In the words of F.W. Taylor, “Scientific management means knowing exactly what you want men to do and seeing that they do it in the best and the cheapest way”. Scientific management refers to the application of science to management practices.
Principles of Scientific Management
- Science, not Rule of Thumb: Scientific investigation should be used for taking managerial decisions rather than basing decisions on opinion or rule of thumb.
- Harmony, Not Discord: There should be complete harmony between the management and workers and there should be transformation in thinking of both parties, called mental revolution.
- Co-operation, not Individualism: Competition should be replaced by co-operation. Management and workers both should realise that they need each other.
- Development of each and every person to his or her greatest efficiency and prosperity: Each person should be scientifically selected and then assigned work as per their specialisation; if training is required, it should be imparted. Efficient employees produce more and earn more.
Simple Hints: A complete change in the attitude of both workers and management – from conflict to cooperation, focusing on mutual prosperity.
Techniques of Scientific Management
- Functional Foremanship: Under this technique, a factory is divided into two departments – Planning and Production. Eight specialists (foremen) supervise workers: four in planning (Instruction Card Clerk, Route Clerk, Time and Cost Clerk, Disciplinarian) and four in production (Speed Boss, Gang Boss, Repair Boss, Inspector). Each worker takes orders from these eight specialists.
- Standardisation and Simplification of work: Setting standards for every business activity (process, raw material, time, machinery, methods) to achieve efficiency. Simplification means eliminating unnecessary varieties.
- Work Study Techniques:
- Method study: To find the best method of doing a particular job.
- Motion study: Study of movements of a worker to eliminate unnecessary, ill‑directed and inefficient movements.
- Time study: Observing and recording the time required to perform each element of an operation.
- Fatigue study: Determining the amount and frequency of rest intervals needed to complete a task.
- Differential Piece Wage System: Wages are paid on the basis of work done. Workers who produce above the standard get a higher rate; those below standard get a lower rate.
Simple Hints: To prevent worker exhaustion, maintain productivity, and reduce accidents.
Fayol’s Principles of Management
Henri Fayol is popularly known as the father of modern management. He concentrated on management at the top level. He gave 14 principles:
- Division of Work: Work is divided into small tasks and assigned to trained specialists, leading to specialisation.
- Authority and Responsibility: Authority is the right to give orders and obtain obedience; responsibility is the obligation to complete the assigned task. They must be balanced.
- Discipline: Sincerity and obedience towards organisational rules and regulations.
- Unity of Command: Each employee should receive orders from and be answerable to only one superior.
- Unity of Direction: One head and one plan for a group of activities having the same objective.
- Subordination of Individual Interest to General Interest: The interest of the organisation should prevail over personal interests.
- Remuneration of Employees: Pay should be fair and reasonable, satisfactory to both employees and employers.
- Centralisation and Decentralisation: There should be a proper balance between concentration and dispersal of authority depending on the organisation’s size and employees’ abilities.
- Scalar Chain: The chain of authority from top to bottom should be followed. However, in emergencies, a ‘gang plank’ can be used for direct communication.
- Order: A fixed place for everything and everyone – “right man in the right place”.
- Equity: Kindliness and justice in treatment of employees.
- Stability of Personnel: Employees should not be frequently shifted; they need time to adjust and perform.
- Initiative: Employees at all levels should be encouraged to think out and execute plans.
- Esprit de Corps: Team spirit, harmony, and unity among employees (replace ‘I’ with ‘We’).
Simple Hints: Unity of Command means one boss for each employee; Unity of Direction means one plan for each group of activities.
Distinction between views of Fayol and Taylor
| Henri Fayol | F.W. Taylor |
|---|---|
| Known as father of functional management | Known as father of scientific management |
| Universally applicable | Applicable to specialised situations |
| Based on personal experience | Based on observations and experimentation |
| Focused on top level management | Focused on shop floor level of a factory |
| Gives due regard to human element | Disregards human element |
| Worked from top to bottom | Worked from bottom to top |
Simple Hints: Yes, many modern practices (like lean manufacturing, HR policies, teamwork) have roots in their work.
മലയാളം വിഭാഗം
പ്രധാന പാഠഭാഗങ്ങൾ:
- മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ – അർത്ഥവും സ്വഭാവവും
- മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങളുടെ പ്രാധാന്യം
- ശാസ്ത്രീയ മാനേജ്മെന്റ് – തത്വങ്ങൾ (ടെയ്ലർ)
- ശാസ്ത്രീയ മാനേജ്മെന്റിന്റെ ടെക്നിക്കുകൾ (ഫങ്ഷണൽ ഫോർമാൻഷിപ്പ്, വർക്ക് സ്റ്റഡി, ഡിഫറൻഷ്യൽ പീസ് വേജ് മുതലായവ)
- ഫയോളിന്റെ മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ (14 തത്വങ്ങൾ)
- ഫയോളും ടെയ്ലറും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ
മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ – അർത്ഥവും സ്വഭാവവും
മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ ഒരു അടിസ്ഥാന സത്യമാണ്, മാറ്റത്തിന് വിധേയമാകുന്ന രണ്ടോ അതിലധികമോ ഘടകങ്ങളുടെ ബന്ധത്തെക്കുറിച്ച് വിവരിക്കുന്ന ഒന്നാണ്. അംഗീകരിക്കപ്പെട്ട നിയമങ്ങളാണ് തത്വങ്ങളായി മാറുന്നത്.
മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങളുടെ സ്വഭാവം
- സാർവത്രിക പ്രായോഗികത: വ്യത്യസ്ത സ്ഥലങ്ങളിലും, സംഘടനകളിലും, സാമ്പത്തിക വ്യവസ്ഥകളിലും മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ ഒരു പോലെ പ്രായോഗികമാണ്.
- പൊതു പ്രസ്താവനകൾ: മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ പൊതു പ്രസ്താവനകളാണ്. ഇവ നൂറു ശതമാനവും പരീക്ഷണവിധേയമാക്കാവുന്നവയല്ല.
- പരീക്ഷണങ്ങളിലൂടെ രൂപപ്പെട്ടവ: നിരന്തരമായ നിരീക്ഷണങ്ങളിലൂടെയും പരീക്ഷണങ്ങളിലൂടെയും മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ രൂപപ്പെട്ടവയാണ്.
- വഴക്കമുള്ളത്: മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ കർക്കശങ്ങളല്ല. സാഹചര്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് മാറ്റം വരുത്താവുന്നവയാണ്.
- പെരുമാറ്റ പ്രാധാന്യം: മാനേജ്മെന്റ് തത്ത്വങ്ങൾ ഏറിയ പങ്കും മനുഷ്യന്റെ പ്രവർത്തനത്തെ സ്വാധീനിക്കുന്നവയാണ്.
- കാര്യകാരണ ബന്ധം: വ്യത്യസ്ത ഘടകങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള കാര്യകാരണ ബന്ധം സ്ഥാപിക്കുന്നു.
- സംഭവിക്കാനിടയുള്ളത്: നിലവിലുള്ള അവസ്ഥയെ ആശ്രയിച്ചിട്ടുള്ളതുമായിരിക്കും.
മാനേജ്മെന്റ് തത്ത്വങ്ങളുടെ പ്രാധാന്യം
- മാനേജർമാർക്ക് ഉൾക്കാഴ്ച നൽകുന്നു: തത്വങ്ങൾ മാനേജർമാരുടെ അറിവ് വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും കാര്യക്ഷമത ആർജിക്കാൻ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
- വിഭവങ്ങളുടെ പരമാവധി ഉപയോഗവും ഫലപ്രദമായ ഭരണനിർവ്വഹണവും: ചെലവ് കുറച്ച് കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.
- ശാസ്ത്രീയമായ തീരുമാനം: യുക്തിപൂർവ്വമായ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
- മാറുന്ന പരിസ്ഥിതിക്ക് അനുസൃതമാക്കുക: തത്വങ്ങൾ ചലനാത്മകമായതിനാൽ മാറ്റങ്ങളുമായി പൊരുത്തപ്പെടാൻ കഴിയും.
- സാമൂഹിക ഉത്തരവാദിത്തം നിറവേറ്റുക: സാമൂഹിക ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് ധാർമ്മികത ഉറപ്പാക്കുന്നു.
- മാനേജ്മെന്റ് പരിശീലനം, വിദ്യാഭ്യാസം, ഗവേഷണം: മാനേജ്മെന്റ് പഠനങ്ങളുടെ ഗവേഷണത്തിനും വികസനത്തിനും അടിസ്ഥാനം.
ശാസ്ത്രീയ മാനേജ്മെന്റ്
എഫ്.ഡബ്ല്യു. ടെയ്ലർ നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നത് “തൊഴിലാളികൾ എന്തു ചെയ്യണമെന്ന് നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവോ, അത് കൃത്യമായി മനസ്സിലാക്കുകയും അത് ഏറ്റവും നന്നായി ചെലവു കുറഞ്ഞ രീതിയിൽ അവർ ചെയ്യുന്നുണ്ട് എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് ശാസ്ത്രീയ മാനേജ്മെന്റ്”.
ശാസ്ത്രീയ മാനേജ്മെന്റ് തത്ത്വങ്ങൾ
- സേച്ഛാപരമായ രീതി മാറ്റുക: തീരുമാനങ്ങൾ ഊഹത്തിലല്ല, ശാസ്ത്രീയ പഠനത്തിലൂടെ എടുക്കണം.
- തൊഴിലാളികളും മാനേജ്മെന്റും തമ്മിലുള്ള സൗഹാർദ്ദം: ഇരുകൂട്ടരും തമ്മിൽ പരസ്പരം ചിന്തകൾ കൈമാറുന്നതിനെ മെന്റൽ റിവല്യൂഷൻ എന്നു പറയുന്നു.
- തൊഴിലാളികളും മാനേജ്മെന്റും തമ്മിലുള്ള സഹകരണം: മത്സരത്തിനുപകരം സഹകരണം. ഇരുവരും പരസ്പരം ആവശ്യമാണെന്ന് തിരിച്ചറിയണം.
- ഓരോ വ്യക്തിയുടെയും പരമാവധി കാര്യക്ഷമതയും സമൃദ്ധിയും ഉറപ്പാക്കുക: ശാസ്ത്രീയമായി തെരഞ്ഞെടുക്കുക, പരിശീലനം നൽകുക, കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുക.
ശാസ്ത്രീയ മാനേജ്മെന്റിന്റെ ടെക്നിക്കുകൾ
- ഫങ്ഷണൽ ഫോർമാൻഷിപ്പ്: ഒരു ഫാക്ടറിയെ പ്ലാനിംഗ്, പ്രൊഡക്ഷൻ എന്നീ രണ്ട് വിഭാഗങ്ങളായി തിരിച്ച് എട്ട് സ്പെഷ്യലിസ്റ്റ് ഫോർമാന്മാർ തൊഴിലാളികൾക്ക് നിർദേശം നൽകുന്നു.
- നിലവാരവൽക്കരണവും ലളിതവൽക്കരണവും: എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കും നിലവാരം നിശ്ചയിക്കുകയും അനാവശ്യ വൈവിധ്യങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുകയും ചെയ്യുക.
- ജോലിയുടെ പഠന ടെക്നിക്കുകൾ:
- രീതി പഠനം: ഒരു ജോലി ചെയ്യാനുള്ള ഏറ്റവും നല്ല രീതി കണ്ടെത്തുക.
- ചലന പഠനം: അനാവശ്യ ചലനങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക.
- സമയ പഠനം: ഓരോ പ്രവർത്തനത്തിനും വേണ്ട സമയം രേഖപ്പെടുത്തുക.
- ക്ഷീണ പഠനം: വിശ്രമ ഇടവേളകളുടെ അളവും ആവൃത്തിയും നിർണയിക്കുക.
- ഡിഫറൻഷ്യൽ പീസ് വേജ് സിസ്റ്റം: നിശ്ചിത നിലവാരത്തിന് മുകളിൽ ഉൽപാദിപ്പിക്കുന്നവർക്ക് ഉയർന്ന വേതനവും, താഴെ ഉൽപാദിപ്പിക്കുന്നവർക്ക് താഴ്ന്ന വേതനവും.
ഹെൻറി ഫയോളിന്റെ മാനേജ്മെന്റ് തത്വങ്ങൾ
ആധുനിക മാനേജ്മെന്റിന്റെ പിതാവ് എന്നറിയപ്പെടുന്ന ഫയോൾ 14 തത്വങ്ങൾ നൽകി.
- തൊഴിൽ വിഭജനം: ജോലികൾ ചെറുതായി വിഭജിച്ച് സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾക്ക് നൽകുക.
- അധികാരവും ഉത്തരവാദിത്തവും: അധികാരവും ഉത്തരവാദിത്തവും സമതുലിതമായിരിക്കണം.
- അച്ചടക്കം: നിയമങ്ങളോടുള്ള വിധേയത്വവും അനുസരണവും.
- യൂണിറ്റി ഓഫ് കമാൻഡ്: ഒരു ജീവനക്കാരൻ ഒരു മേലുദ്യോഗസ്ഥനിൽ നിന്ന് മാത്രം കൽപ്പന സ്വീകരിക്കുക.
- യൂണിറ്റി ഓഫ് ഡയറക്ഷൻ: ഒരേ ലക്ഷ്യമുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് ഒരു പദ്ധതിയും ഒരു തലവനും.
- വ്യക്തി താൽപ്പര്യം പൊതു താൽപ്പര്യത്തിന് വിധേയമാക്കുക: സ്ഥാപനത്തിന്റെ താൽപ്പര്യം വ്യക്തിതാൽപ്പര്യത്തിന് മുകളിൽ.
- ജീവനക്കാർക്കുള്ള പ്രതിഫലം: ന്യായവും സംതൃപ്തവുമായ വേതനം.
- കേന്ദ്രീകരണവും വികേന്ദ്രീകരണവും: സാഹചര്യമനുസരിച്ച് അധികാരത്തിന്റെ കേന്ദ്രീകരണവും വികേന്ദ്രീകരണവും തമ്മിൽ സന്തുലനം.
- സ്കാലർ ചെയിൻ: മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്കുള്ള അധികാര ശൃംഖല. അടിയന്തര സാഹചര്യത്തിൽ ഗാങ് പ്ലാങ്ക് ഉപയോഗിക്കാം.
- ക്രമം: എല്ലാത്തിനും ഒരു സ്ഥാനം, എല്ലാവർക്കും അവരുടെ സ്ഥാനം.
- ന്യായദീക്ഷ: ജീവനക്കാരോട് നീതിയും ദയയും കാണിക്കുക.
- ജോലിസ്ഥിരത: ജീവനക്കാരെ ഇടയ്ക്കിടെ മാറ്റാതിരിക്കുക.
- മുൻകയ്യ്: ജീവനക്കാർക്ക് പുതിയ ആശയങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കാൻ പ്രോത്സാഹനം നൽകുക.
- എസ്പിറ്റ് ദി കോർപ്സ്: സംഘബോധവും ഐക്യവും വളർത്തുക.
ഫയോളിന്റെയും ടെയ്ലറുടെയും വീക്ഷണങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ
| Henry Fayol | F.W. Taylor |
|---|---|
| ഫങ്ഷണൽ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പിതാവ് | ശാസ്ത്രീയ മാനേജ്മെന്റിന്റെ പിതാവ് |
| സാർവത്രികമായി ബാധകം | പ്രത്യേക സാഹചര്യങ്ങൾക്ക് ബാധകം |
| വ്യക്തിഗത അനുഭവത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി | നിരീക്ഷണങ്ങളും പരീക്ഷണങ്ങളും അടിസ്ഥാനമാക്കി |
| ഉന്നതതല മാനേജ്മെന്റിൽ ശ്രദ്ധ | ഷോപ്പ് ഫ്ലോർ തലത്തിൽ ശ്രദ്ധ |
| മനുഷ്യവശത്തെ പരിഗണിക്കുന്നു | മാനുഷിക വശത്തെ അവഗണിക്കുന്നു |
| മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക് | താഴെ നിന്ന് മുകളിലേക്ക് |
Important Exam Questions
- Identify the management principle which states that a manager should replace "I with We" in all his conversations with workers to foster team spirit. (2019 Mar - 1 Mark)
- Find the odd one relating to the features of management principles: Universal, Flexible, Behavioral, Rigidity. (2020 Mar - 1 Mark)
- Which of the following is a nature of Principles of Management? (a) Rigid (b) Limited applicability (c) Cause and effect relationship (d) Specific guidelines. (2020 Say - 1 Mark)
- Find the odd one: Speed boss, Gang boss, Manager, Inspector. (2021 Mar - 1 Mark)
- Which of the following denotes 'one best way' to perform a task? (a) Time study (b) Motion study (c) Fatigue study (d) Method study. (2021 Say - 1 Mark)
- Study of movement like lifting, changing position etc. are called? (2023 Mar - 1 Mark)
- 'A place for everything and everything in its place' relates to which principle? (2023 Say - 1 Mark)
- How many principles of management are given by Henri Fayol? (2024 Mar - 1 Mark)
- "Management should find one best way to perform a task." Which technique is this? (2024 Mar - 1 Mark)
- Identify the management principles: (a) Management should promote a team spirit among employees. (b) There should be a place for everything in the organization. (2020 Mar - 2 Marks)
- What is fatigue study? (2021 Mar - 2 Marks)
- State any two causes of fatigue that may create hindrance in the employees performance. (2025 Mar - 2 Marks)
- List any four principles of management put forward by Henry Fayol. (2025 Say - 2 Marks)
- Briefly explain any three techniques of Scientific Management. (2023 Mar - 3 Marks)
- Draw a diagram showing the technique of functional foremanship by Taylor. (2023 Say - 3 Marks)
- Illustrate scalar chain with the help of a diagram. (2024 Mar - 3 Marks)
- Explain the principle of Scalar Chain and Gang Plank (using diagram). (2025 Mar - 3 Marks)
- Explain the technique of 'Functional Foremanship' as enunciated by Taylor using the diagram. (2025 Mar - 4 Marks)
- In a classroom presentation, Appu argued that Fayol's principles and Taylor's scientific management are the same. (a) Do you support him? (b) Justify your view. (2019 Say - 5 Marks)
- Explain any Two principles of scientific management. (2021 Mar - 5 Marks)
- Describe any five principles of management contributed by Henry Fayol. (2021 Say - 5 Marks)
- Henry Fayol propounded 14 principles of management. Explain any five among them. (2023 Mar - 5 Marks)
- (a) Who is known as the father of Scientific Management? (b) Give the meaning of Scientific Management. (c) Name any two techniques of Scientific Management. (2024 Mar - 5 Marks)
- Briefly describe the following principles of management suggested by Henry Fayol: (a) Unity of Command (b) Equity (c) Order. (2024 Mar - 5 Marks)
- Write a short note on the principles of scientific management. (2022 Mar - 6 Marks)
- What is Scientific Management? Briefly explain the various techniques of scientific management propounded by F.W. Taylor. (2021 Say - 8 Marks)
- Briefly explain any Eight principles of management given by Henry Fayol. (2022 Mar - 8 Marks)