1. Meaning / അർത്ഥം
Definition: “Staffing or Human Resources Management is the recruitment, selection, development, utilisation, compensation and motivation of human resources of the organisation.” – French Wendell
മലയാളം: “ഒരു സംഘടനയിലെ മനുഷ്യവിഭവശേഷിയുടെ റിക്രൂട്ട്മെന്റ്, തിരഞ്ഞെടുപ്പ്, വികസനം, വിനിയോഗം, നഷ്ടപരിഹാരം, പ്രചോദനം എന്നിവയാണ് ഉദ്യോഗവൽക്കരണം അഥവാ മാനവവിഭവ മാനേജ്മെന്റ്.”
Simple Hint: Staffing is the function of finding, hiring, and keeping the right people for the right jobs. It's like being the casting director for a movie – finding the perfect actor for each role.
2. Importance / പ്രാധാന്യം
- Competent personnel (കഴിവുള്ള ഉദ്യോഗാർത്ഥികൾ): Helps discover and obtain skilled people – വിദഗ്ദ്ധരായ ആളുകളെ കണ്ടെത്താനും നേടാനും സഹായിക്കുന്നു.
- Higher performance (ഉയർന്ന പ്രകടനം): Puts the right person in the right job – ശരിയായ വ്യക്തിയെ ശരിയായ ജോലിയിൽ നിയമിക്കുന്നു.
- Survival and growth (നിലനിൽപ്പും വളർച്ചയും): Ensures continuity through succession planning – പിന്തുടർച്ച ആസൂത്രണത്തിലൂടെ തുടർച്ച ഉറപ്പാക്കുന്നു.
- Optimum utilisation (പരമാവധി വിനിയോഗം): Makes the best use of human resources – മനുഷ്യവിഭവശേഷിയുടെ മികച്ച ഉപയോഗം.
- Job satisfaction (ജോലി സംതൃപ്തി): Improves morale of employees – ജീവനക്കാരുടെ ധാർമ്മികതയും സംതൃപ്തിയും മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു.
3. Steps in Staffing Process / ഉദ്യോഗവൽക്കരണത്തിന്റെ ഘട്ടങ്ങൾ
- Estimating Manpower Requirements (മനുഷ്യശേഷി കണക്കാക്കുക): Forecasting number and kind of employees needed – ആവശ്യമായ ജീവനക്കാരുടെ എണ്ണവും തരവും മുൻകൂട്ടി കാണുക.
- Recruitment (റിക്രൂട്ട്മെന്റ്): Searching for prospective employees and stimulating them to apply – സാധ്യതയുള്ള ജീവനക്കാരെ തിരയുകയും അപേക്ഷിക്കാൻ പ്രേരിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക.
- Selection (തിരഞ്ഞെടുപ്പ്): Choosing the most suitable candidate from among the applicants – അപേക്ഷകരിൽ നിന്ന് ഏറ്റവും അനുയോജ്യനായ ഉദ്യോഗാർത്ഥിയെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- Placement and Orientation (നിയോഗിക്കലും പരിചയപ്പെടുത്തലും): Putting the person on the job and introducing them to the organization – വ്യക്തിയെ ജോലിയിൽ നിയോഗിക്കുകയും സംഘടനയെ പരിചയപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
- Training and Development (പരിശീലനവും വികസനവും): Improving skills for present and future jobs – നിലവിലെയും ഭാവിയിലെയും ജോലികൾക്കായി കഴിവുകൾ മെച്ചപ്പെടുത്തുക.
- Performance Appraisal (പ്രകടന വിലയിരുത്തൽ): Periodic assessment of employee performance – ജീവനക്കാരുടെ പ്രകടനത്തിന്റെ ആനുകാലിക വിലയിരുത്തൽ.
- Promotion and Career Planning (സ്ഥാനക്കയറ്റവും കരിയർ ആസൂത്രണവും): Moving to higher positions and planning future growth – ഉയർന്ന സ്ഥാനങ്ങളിലേക്കുള്ള മാറ്റവും ഭാവി വളർച്ചയുടെ ആസൂത്രണവും.
- Compensation (വേതനം): Determining salary and other benefits – ശമ്പളവും മറ്റ് ആനുകൂല്യങ്ങളും നിർണ്ണയിക്കുക.
4. Recruitment (Internal vs External) / റിക്രൂട്ട്മെന്റ് (ആഭ്യന്തരം vs ബാഹ്യം)
Definition: Process of searching for prospective employees and stimulating them to apply – സാധ്യതയുള്ള ജീവനക്കാരെ തിരയുകയും അപേക്ഷിക്കാൻ പ്രേരിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയ. It is a positive process / ക്രിയാത്മക പ്രക്രിയ.
A) Internal Sources (ആഭ്യന്തര ഉറവിടങ്ങൾ)
Types: Promotion (സ്ഥാനക്കയറ്റം), Transfer (സ്ഥലമാറ്റം).
Merits: Economical (മിതവ്യയകരം), builds loyalty (കൂറു വളർത്തുന്നു), sense of security (സുരക്ഷിതത്വബോധം), industrial peace (വ്യവസായ സമാധാനം).
Demerits: Favouritism (പക്ഷപാതം), discourages fresh talent (പുതിയ പ്രതിഭകളെ നിരുത്സാഹപ്പെടുത്തുന്നു), restricts choice (തിരഞ്ഞെടുപ്പ് പരിമിതപ്പെടുത്തുന്നു), hampers competition (മത്സരബോധം കുറയ്ക്കുന്നു).
B) External Sources (ബാഹ്യ ഉറവിടങ്ങൾ)
Types: Direct recruitment (നേരിട്ടുള്ള നിയമനം), Advertisement (പരസ്യം), Employment Exchanges (തൊഴിൽ വിനിമയ കേന്ദ്രങ്ങൾ), Campus Recruitment (ക്യാമ്പസ് റിക്രൂട്ട്മെന്റ്), Placement Agencies (പ്ലേസ്മെന്റ് ഏജൻസികൾ), Casual callers (താൽക്കാലിക അപേക്ഷകർ), Recommendations (ശുപാർശകൾ), Labour Contractors (തൊഴിൽ കരാറുകാർ), Online Job Portals (ഓൺലൈൻ പോർട്ടലുകൾ).
Merits: Qualified personnel (യോഗ്യരായ ആളുകൾ), wider choice (വിശാലമായ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്), fresh talent (പുതിയ പ്രതിഭ), competitive spirit (മത്സരാത്മകത).
Demerits: Dissatisfaction among existing staff (നിലവിലുള്ളവരുടെ അസംതൃപ്തി), lengthy process (ദൈർഘ്യമേറിയ പ്രക്രിയ), costly (ചെലവേറിയത്).
5. Selection Tests / തിരഞ്ഞെടുപ്പ് പരീക്ഷകൾ
- Trade Test (ട്രേഡ് ടെസ്റ്റ്): Measures ability to perform a given task – ഒരു നിശ്ചിത ജോലി ചെയ്യാനുള്ള കഴിവ് അളക്കുന്നു.
- Aptitude Test (അപ്റ്റിറ്റ്യൂഡ് ടെസ്റ്റ്): Measures potential for learning a new skill – ഒരു പുതിയ വൈദഗ്ദ്ധ്യം പഠിക്കാനുള്ള സാധ്യത അളക്കുന്നു.
- Intelligence Test (ഇന്റലിജൻസ് ടെസ്റ്റ്): Measures mental capacity and reasoning – മാനസിക ശേഷിയും യുക്തിയും അളക്കുന്നു.
- Personality Test (വ്യക്തിത്വ പരീക്ഷ): Assesses overall personality traits – മൊത്തത്തിലുള്ള വ്യക്തിത്വ സവിശേഷതകൾ വിലയിരുത്തുന്നു.
- Interest Test (താൽപ്പര്യ പരീക്ഷ): Identifies areas of interest – താൽപ്പര്യമുള്ള മേഖലകൾ തിരിച്ചറിയുന്നു.
6. Training Methods / പരിശീലന രീതികൾ
On-the-Job Methods (ജോലിക്കിടയിലുള്ള പരിശീലനം)
- Apprenticeship (അപ്രന്റീസ്ഷിപ്പ്): Learning while doing under a master – ഒരു മാസ്റ്ററിന് കീഴിൽ ജോലി ചെയ്തുകൊണ്ട് പഠിക്കുക.
- Coaching (കോച്ചിംഗ്): Direct guidance by a superior – മേലുദ്യോഗസ്ഥന്റെ നേരിട്ടുള്ള മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശം.
- Internship (ഇന്റേൺഷിപ്പ്): Joint program by educational institutes and businesses – വിദ്യാഭ്യാസ സ്ഥാപനങ്ങളും ബിസിനസ്സുകളും ചേർന്നുള്ള സംയുക്ത പരിപാടി.
- Job Rotation (ജോബ് റൊട്ടേഷൻ): Shifting employee from one job to another – ജീവനക്കാരനെ ഒരു ജോലിയിൽ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് മാറ്റുക.
Off-the-Job Methods (ജോലിക്ക് പുറത്തുള്ള പരിശീലനം)
- Vestibule Training (വെസ്റ്റിബ്യൂൾ പരിശീലനം): Training on dummy equipment in a separate classroom – പ്രത്യേക ക്ലാസ് മുറിയിൽ ഡമ്മി ഉപകരണങ്ങളിൽ പരിശീലനം.
- Lecture Method (ലക്ചർ രീതി): Classroom teaching – ക്ലാസ് മുറി അധ്യാപനം.
- Conference (കോൺഫറൻസ്): Group discussion for problem-solving – പ്രശ്നപരിഹാരത്തിനുള്ള ഗ്രൂപ്പ് ചർച്ച.
- Case Study (കേസ് സ്റ്റഡി): Analyzing real-life business situations – യഥാർത്ഥ ബിസിനസ് സാഹചര്യങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുക.
7. Key Previous Year Questions (with answers)
- Company gets applications without declaring vacancies. Which source? (2019 Mar) → Casual callers (Unsolicited applications).
- Test to measure potential for learning a new skill? (2020 Say) → Aptitude test.
- Measuring ability to perform a given task? (2021 Mar) → Trade test.
- Negative process in staffing? (2021 Say) → Selection.
- Training methods applied while actually doing the work? (2022 Mar) → On-the-job training.
- Shifting an employee from one job to another without change in responsibility? (2022 Say) → Transfer.
- Process of finding possible candidates for a job? (2023 Mar) → Recruitment.
- Correct sequential order: Recruitment, Selection, Training, Placement? (2024 Mar) → Recruitment, Selection, Placement, Training.
- Shifting employee from one department to another as part of training is known as? (2024 Say) → Job rotation.
- Which are internal sources: (a) Campus (b) Promotion (c) Contractors (d) Transfer? (2025 Mar) → (b) Promotion and (d) Transfer.
- 'Recruitment is a positive process.' - Justify? (2019 Say) → It aims to create a large pool of applicants; more applicants = better chance to select.
- List any two Selection Tests? (2020 Mar) → Trade test, Aptitude test.
- What is performance appraisal? (2021 Mar) → Periodic assessment of employee performance against set standards.
- What is Placement and orientation? (2021 Say) → Placement: assigning job; Orientation: introducing to rules and colleagues.
- Benefits of training to business? (2022 Say) → Increased productivity, reduced wastage, better quality, adaptability.
- "Internal sources are better than external sources." Do you agree? Give two reasons? (2019 Say) → Yes (if agree). Economical, builds loyalty, sense of security, industrial peace.
- Describe three important elements of staffing? (2023 Mar) → Recruitment, Selection, Training (any three).
- Suggest three sources of recruitment for a new enterprise? (2023 Say) → Advertisement, Campus recruitment, Placement agencies.
- Merits of external sources? (2024 Mar) → Qualified personnel, wider choice, fresh talent, competitive spirit.
- Merits of training to employees? (2024 Say) → Better career opportunities, higher salary, improved morale, personal growth.
- Distinguish between training and development (any three)? (2025 Mar) → Training is job-specific, short-term; Development is overall growth, long-term.
- Explain Vestibule training and Apprenticeship training? (2019 Mar) → Vestibule: separate dummy setup; Apprenticeship: learn on-the-job under master.
- "This source develops dissatisfaction among existing staff." Identify and explain four sources under this? (2020 Mar) → External sources; e.g., Advertisement, Campus, Placement agencies, Casual callers.
- "Training beneficial to both organization and employees." Justify? (2020 Say) → For organization: productivity, quality; For employee: skills, promotion.
- "Staffing fills the job positions." Is this correct? Write three importance? (2021 Mar) → Correct; Importance: competent personnel, higher performance, survival and growth.
- Explain any two 'on the job training' methods? (2021 Say) → Apprenticeship, Coaching, Internship, Job Rotation.
- Explain any four tests used for selection? (2022 Mar) → Trade, Aptitude, Intelligence, Personality.
- Differences between on-the-job and off-the-job training (any four)? (2022 Say) → On-job: at workplace, while doing; Off-job: away from workplace, separate room.
- This function begins with workforce planning. Name it and explain its first four steps? (2019 Mar) → Staffing; Steps 1-4: Estimating, Recruitment, Selection, Placement & Orientation.
- "The basis of this training method is learning while doing." Identify type and explain four methods under it? (2019 Say) → On-the-job training; Apprenticeship, Coaching, Internship, Job Rotation.
- Classify into internal/external sources: Transfers, Campus, Direct, Promotions? (2021 Mar) → Internal: Transfers, Promotions; External: Campus, Direct.
- Explain the various on-the-job training methods? (2021 Mar – 8 Marks) → Apprenticeship, Coaching, Internship, Job Rotation.
- Explain external sources of recruitment, merits and demerits? (2021 Say – 8 Marks) → Sources as in section 4B; merits/demerits as above.
- Describe the various steps in staffing process? (2022 Mar – 8 Marks) → All 8 steps explained.
- Staffing involves various steps. Explain? (2023 Mar – 8 Marks) → Same 8 steps.
- Distinguish between on-the-job and off-the-job training? List four benefits of training? (2023 Say – 8 Marks) → Distinguish as above; benefits: productivity, quality, morale, adaptability.
- What is Selection? Why called negative process? Explain important tests? (2024 Mar – 8 Marks) → Selection: choosing; Negative because it rejects; Tests: Trade, Aptitude, Intelligence, Personality.
- Explain any eight external sources of recruitment? (2024 Say – 8 Marks) → Any eight from section 4B.
- Explain the procedure for selection of employees? (2025 Mar – 8 Marks) → Steps: Screening, Application, Tests, Interview, Reference, Medical, Job Offer.
- Training is beneficial for both. a) Two benefits each b) Differentiate on-job and off-job? (2025 Say – 8 Marks) → Benefits as above; differentiate as in section 6.
📘 Micro Notes – +2 Business Studies (Chapter 6: Staffing)
SimonMash.com
