PLUS ONE ACCOUNTANCY NOTES CHAPTER 13 COMPUTERIZED ACCOUNTING SYSTEM_FOCUS AREA_2021

Computerised Accounting System:
കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റം:

A computerised accounting system is an accounting information system that processes the financial transactions and events to produce reports as per user requirements. It is based on the concept of database and has two basic requirements:

• Accounting framework and
• Operating Procedure

ഉപയോക്തൃ ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് റിപ്പോർട്ടുകൾ നിർമ്മിക്കുന്നതിനായി സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും ഇവന്റുകളും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്ന ഒരു അക്കൗണ്ടിംഗ് വിവര സിസ്റ്റമാണ് കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റം. ഇത് ഡാറ്റാബേസ് എന്ന ആശയത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ് കൂടാതെ രണ്ട് അടിസ്ഥാന ആവശ്യകതകളുമുണ്ട്:

• അക്കൗണ്ടിംഗ് ചട്ടക്കൂട് 
• പ്രവർത്തന നടപടിക്രമം

Comparison between Manual Accounting and Computerised Accounting
മാനുവൽ അക്കൗണ്ടിംഗും കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗും തമ്മിലുള്ള താരതമ്യം

SI.No.	Basis	Manual Accounting	Computerised Accounting
1	Identifying transactions	Based on Accounting Principles	Based on Accounting Principles
2	Recording	In the books of original entries	In an accounting database (software)
3	Classification	By posting into ledger accounts – results in duplication of accounting data	Automatic by the software – no duplication of data
4	Summarising	By balancing all the ledger accounts	Ledger accounts do not need to be balanced-Automatic by the software
5	Financial Statements	Preparation of Final Accounts presupposes the availability of trial balance	Not necessary to prepare the trial balance for the preparation of final accounts
6	Closing the Books	After the preparation of financial reports, accountants make preparation for the next accounting period. It is by passing opening journal entries	There is year-end processing for closing the books of accounts of current year and to open new accounts for the next accounting period.

SI.No.	അടിസ്ഥാന	മാനുവൽ അക്കൗണ്ടിംഗ്	കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ്
1	ഇടപാടുകൾ തിരിച്ചറിയുന്നു	അക്കൗണ്ടിംഗ് തത്വങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി	അക്കൗണ്ടിംഗ് തത്വങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി
2	റെക്കോർഡിംഗ്	യഥാർത്ഥ എൻട്രികളുടെ പുസ്തകങ്ങളിൽ	ഒരു അക്കൗണ്ടിംഗ് ഡാറ്റാബേസിൽ (സോഫ്റ്റ്വെയർ)
3	വർഗ്ഗീകരണം	ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളിലേക്ക് പോസ്റ്റുചെയ്യുന്നതിലൂടെ - അക്കൗണ്ടിംഗ് ഡാറ്റയുടെ തനിപ്പകർപ്പിന് കാരണമാകുന്നു	സോഫ്റ്റ്വെയർ സ്വപ്രേരിതമായി - ഡാറ്റയുടെ തനിപ്പകർപ്പ് ഇല്ല
4	സംഗ്രഹിക്കുന്നു	എല്ലാ ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകളും ബാലൻസ് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ	ലെഡ്ജർ അക്കൗണ്ടുകൾ ബാലൻസ് ചെയ്യേണ്ടതില്ല, അത് യാന്ത്രികമാണ്
5	സാമ്പത്തിക പ്രസ്താവനകൾ	അന്തിമ അക്കൗണ്ടുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നത് ട്രയൽ ബാലൻസിന്റെ ലഭ്യതയെ മുൻ‌കൂട്ടി കാണിക്കുന്നു	അന്തിമ അക്കൗണ്ടുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനായി ട്രയൽ ബാലൻസ് തയ്യാറാക്കേണ്ടതില്ല
6	പുസ്തകങ്ങൾ അടയ്ക്കുന്നു	സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടുകൾ തയ്യാറാക്കിയ ശേഷം, അക്കൗണ്ടന്റുമാർ അടുത്ത അക്കൗണ്ടിംഗ്കാലയളവിനുള്ള തയ്യാറെടുപ്പുകൾ നടത്തുന്നു. ഓപ്പണിംഗ് ജേണൽ എൻ‌ട്രികൾ കൈമാറുന്നതിലൂടെയാണ് ഇത്	നടപ്പുവർഷത്തെ അക്കൗണ്ടുകളുടെ പുസ്‌തകങ്ങൾ‌ അടയ്‌ക്കുന്നതിനും അടുത്ത അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവിനായി പുതിയ അക്കൗണ്ടുകൾ‌ തുറക്കുന്നതിനും വർഷാവസാന പ്രോസസ്സിംഗ് ഉണ്ട്.

Advantages of Computerised Accounting
കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് അക്കൗണ്ടിഗ് സിസ്റ്റത്തിന്റെ മേന്മകൾ

1. Speed
   വേഗത
2. Accuracy
   കൃത്യത
3. Reliability
   വിശ്വാസീയത
4. Up-to-date information
   ആധുനികമായ വിവരങ്ങൾ
5. Real time user interface
   യൂസർ ഇന്റർഫെയ്സ്
6. Automated document production
   സ്വപ്രേരിത പ്രമാണ നിർമ്മാണം
7. Scalability
   സ്കേലബിളിറ്റി
8. Legibility
   വ്യക്തത
9. Efficiency Quality reports
   കാര്യക്ഷമത ഗുണനിലവാര റിപ്പോർട്ടുകൾ
10. MIS reports
     MIS റിപ്പോർട്ടുകൾ
11. Storage and retrieval
    സംഭരണവും വീണ്ടെടുക്കലും
12. Motivation and employees interest
    പ്രചോദനവും ജീവനക്കാരുടെ താൽപ്പര്യവും